Hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói khác nhau thế nào?
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là bản báo giá gửi trước khi giao hàng để người mua xác nhận đơn hàng, thu xếp thanh toán hoặc xin giấy phép nhập khẩu. Hóa đơn thương mại là hóa đơn bán hàng cuối cùng mà hải quan dùng để tính thuế; trên đó ghi giá trị, xuất xứ và điều kiện bán hàng. Phiếu đóng gói cho biết hàng được đóng gói ra sao: số thùng carton, số lượng, trọng lượng và kích thước. Hải quan và đơn vị giao nhận (forwarder) sẽ đối chiếu các chứng từ này, vì vậy số lượng phải khớp nhau.
Incoterms nào buộc người bán trả cước vận tải và bảo hiểm?
Với CFR và CPT, người bán trả cước vận tải chính. Với CIF và CIP, người bán còn mua bảo hiểm cho hàng hóa; Incoterms 2020 yêu cầu bảo hiểm tối thiểu 110% giá trị hàng, theo điều kiện ICC (C) đối với CIF và ICC (A) đối với CIP. Với EXW, FCA, FAS và FOB, người mua trả cước vận tải chính. Với DAP, DPU và DDP, người bán giao hàng tại nơi đến.
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì được tính như thế nào?
Trọng lượng tịnh là riêng hàng hóa; trọng lượng cả bì cộng thêm bao bì. Triplicate lấy trọng lượng mỗi thùng mà bạn nhập, tính ra trọng lượng tịnh trên mỗi sản phẩm để thùng cuối cùng chưa đầy vẫn được tính đúng, rồi cộng trọng lượng bao bì một lần cho mỗi thùng.
Nên dùng bao nhiêu chữ số của mã HS?
6 chữ số đầu giống nhau ở mọi quốc gia áp dụng Hệ thống Hài hòa (HS). Sau đó mỗi nước thêm các chữ số riêng, ví dụ 10 chữ số ở Hàn Quốc và Hoa Kỳ, còn 8 chữ số trong Combined Nomenclature của EU. Hãy dùng mã của nước bạn trên chứng từ xuất khẩu và để nhà nhập khẩu xác nhận việc phân loại tại nước đến.
Người mua có thể thanh toán bằng USDC không?
Triplicate có thể in địa chỉ ví và mã QR cho USDC hoặc USDT như một phương thức thanh toán, bên cạnh thông tin ngân hàng của bạn. Tiền được chuyển thẳng từ người mua vào ví của bạn. Hãy luôn ghi rõ chính xác mạng (network) sử dụng, và kiểm tra quy định về ngoại hối và thuế của nước bạn trước khi nhận tiền mã hóa cho hàng xuất khẩu.
Dữ liệu của tôi có được lưu ở đâu không?
Không. Không cần tài khoản, và chứng từ được tạo ngay trong trình duyệt của bạn chứ không tải lên. Các mục bạn nhập gần nhất được lưu trong chính trình duyệt của bạn để bạn làm tiếp từ chỗ đã dừng. Ngoại lệ duy nhất là đoạn văn bản bạn chọn dán vào AI điền nhanh: nó chỉ được gửi đến máy chủ của chúng tôi để điền vào biểu mẫu, như chính sách quyền riêng tư đã giải thích.
Tôi có thể lập đơn đặt hàng bằng Triplicate không?
Có. Chọn tab “Đơn đặt hàng PO”, điền công ty của bạn là người mua (người nhận hàng) và nhà cung cấp của bạn là người gửi hàng/nhà xuất khẩu, thì các mặt hàng, giá và Incoterms đó sẽ thành một đơn đặt hàng có chỗ ký tên cho bạn và nhà cung cấp. Ngoài ra còn có mẫu đơn đặt hàng Excel miễn phí.
Tôi có thể lập hợp đồng mua bán để người mua ký không?
Có. Mở tab “Hợp đồng mua bán”: bên bán, bên mua, hàng hóa, giá, điều kiện Incoterms, thanh toán và thông tin giao hàng đều lấy từ cùng một biểu mẫu, kèm chỗ ký của cả hai bên. Mọi nội dung bạn viết trong “Ghi chú (in trên chứng từ)” sẽ được in thành các điều khoản khác. Hãy nhờ người rà soát hợp đồng trước khi ký; ngoài ra còn có mẫu hợp đồng mua bán Excel miễn phí.
Tôi có thể lập giấy chứng nhận xuất xứ bằng Triplicate không?
Có, loại thông thường (không ưu đãi). Hãy mở tab Giấy chứng nhận xuất xứ: nhà xuất khẩu, người nhận hàng, thông tin vận chuyển, hàng hóa, mã HS, số thùng và trọng lượng lấy từ cùng một biểu mẫu, kèm khai báo của nhà xuất khẩu và ô dành cho dấu của phòng thương mại. Để hưởng thuế suất thấp hơn theo hiệp định thương mại, hãy dùng mẫu hoặc tuyên bố xuất xứ riêng của hiệp định đó. Ngoài ra còn có mẫu giấy chứng nhận xuất xứ Excel miễn phí.
Làm thế nào để gửi chứng từ cho người mua hoặc đồng nghiệp?
Hãy chọn “Lưu PDF”, hoặc dùng “Sao chép liên kết”: liên kết chứa sẵn chứng từ, nên ai mở ra cũng thấy chứng từ đã điền đầy đủ. Bạn cũng có thể tải chứng từ đang mở về dưới dạng “Tệp Excel (.xlsx)”. Không có gì được tải lên; các thông tin nằm ngay trong liên kết. Các email tiếng Anh soạn sẵn (hóa đơn chiếu lệ, thông báo giao hàng, nhắc thanh toán, v.v.) có trong mẫu email xuất khẩu.
Tôi có thể in hóa đơn theo kiểu “in triplicate” (3 bản), gồm bản gốc và các bản sao không?
Có. Bên cạnh các nút PDF, hãy chọn “Số bản”: khi đó mỗi chứng từ được lưu với một trang đánh dấu ORIGINAL, tiếp theo là các trang đánh dấu COPY, chẳng hạn một bản gốc và hai bản sao khi thư tín dụng (L/C) yêu cầu hóa đơn thương mại “in triplicate” (3 bản). Lựa chọn này được ghi nhớ trên thiết bị này.