Mẫu xác nhận đơn hàng miễn phí (xác nhận đơn đặt hàng)

Vì sao nên xác nhận đơn đặt hàng

Xác nhận bằng văn bản cho thấy nhà cung cấp đã chấp nhận đơn hàng và theo những điều kiện nào. Việc này giúp phát hiện sớm sai sót, chẳng hạn giá cũ, số lượng không khớp với số thùng carton đầy, hoặc ngày xuất hàng mà nhà máy không đáp ứng được, đồng thời cho cả hai bên một căn cứ chung cho sản xuất, hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) và hóa đơn thương mại.

Thay đổi là một phản đề nghị

Theo Công ước của Liên hợp quốc về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), khi công ước được áp dụng, một phản hồi bổ sung hoặc thay đổi các điều khoản là sự từ chối, và là một phản đề nghị nếu các thay đổi mang tính quan trọng, chẳng hạn giá cả, thanh toán, chất lượng và số lượng, địa điểm và thời gian giao hàng, trách nhiệm hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, khi bản xác nhận thay đổi một dòng, hãy đánh dấu rõ ràng và đề nghị người mua chấp nhận thay đổi đó bằng văn bản.

Từng dòng một, với cùng số tham chiếu

Giữ nguyên số dòng PO và mã hàng của người mua, hiển thị giá trị đặt hàng và giá trị đã xác nhận cạnh nhau, và để bảng tính đánh dấu các điểm khác biệt. Nêu lại quy tắc Incoterms và địa điểm quy định, điều khoản thanh toán, cách đóng gói và chứng từ yêu cầu, rồi dùng cùng các số tham chiếu đó trên hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói (packing list) sau này.