Triplicate

Mẫu cargo claim letter (thư khiếu nại hàng hóa) miễn phí

Thư khiếu nại hàng hóa (cargo claim letter), hay thông báo tổn thất hoặc hư hỏng hàng hóa, là văn bản thông báo cho người chuyên chở rằng hàng đến nơi bị hư hỏng, thiếu hoặc không đến, và bạn yêu cầu họ chịu trách nhiệm. Gửi đúng hạn sẽ bảo vệ quyền khiếu nại của bạn đối với người chuyên chở, và công ty bảo hiểm hàng hóa cũng sẽ yêu cầu thông báo này. Hãy ghi rõ hư hỏng trên biên nhận giao hàng, và dùng bản email khi cần gửi thông báo đầu tiên trong vài phút.

Tải .xlsxTất cả mẫu miễn phí →

Cargo claim letter (thư khiếu nại hàng hóa) – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

  • Người nhận hàng hoặc chủ hàng, và người chuyên chở, đại lý của họ hoặc công ty giao nhận đã phát hành chứng từ vận chuyển
  • Số và ngày của vận đơn (B/L), vận đơn hàng không (AWB) hoặc giấy gửi hàng CMR, tên tàu và số chuyến hoặc số hiệu chuyến bay
  • Số container và số seal, tình trạng seal khi giao hàng, nơi xếp hàng và nơi dỡ hàng
  • Ngày giao hàng và ngày phát hiện tổn thất hoặc hư hỏng
  • Ký mã hiệu, mô tả hàng hóa, số kiện ghi trên chứng từ vận chuyển và số kiện bị ảnh hưởng
  • Loại tổn thất (hư hỏng, thiếu hàng, không giao hàng hoặc chậm giao) và số tiền ước tính nếu đã biết
  • Nơi có thể kiểm tra hàng hóa, để giám định chung
  • Chứng từ đính kèm, như ảnh chụp và biên nhận giao hàng có ghi chú ngoại lệ, và chữ ký

Nguồn tham khảo

  1. UK Carriage of Goods by Sea Act 1971, Schedule (Hague-Visby Rules), article III rule 6
  2. US Carriage of Goods by Sea Act, note to 46 U.S.C. 30701 (Cornell LII)
  3. UNCITRAL, United Nations Convention on the Carriage of Goods by Sea, 1978 (Hamburg Rules)
  4. Canadian Transportation Agency, decision 17-C-A-2022 (Montreal Convention article 31)
  5. Dawson v Thomson Airways [2014] EWCA Civ 845 (Montreal Convention article 35)
  6. UK Carriage of Goods by Road Act 1965, Schedule (CMR Convention), articles 30 and 32
  7. If P&C Insurance, Check list on receipt of goods

Hướng dẫn liên quan

Giới hạn trách nhiệm người chuyên chở: Hague-Visby, COGSA, Montreal, CMRNgười chuyên chở bồi thường bao nhiêu khi hàng bị mất hoặc hư hỏng: Hague-Visby 666,67 SDR mỗi kiện hoặc 2 SDR mỗi kg, COGSA của Mỹ USD 500 mỗi…Bảo hiểm hàng hóa ICC A, B, C khác nhau thế nào? 110%, CIF và CIPInstitute Cargo Clauses (A), (B) và (C) 2009 bảo hiểm và loại trừ những gì, thời hạn bảo hiểm từ kho đến kho, giá trị bảo hiểm 110%, CIF và CIP…Tổn thất chung là gì? Chủ hàng phải làm gì khi tàu tuyên bốTổn thất chung theo Quy tắc York-Antwerp (York-Antwerp Rules) 2016: vì sao mọi chủ hàng cùng chia sẻ chi phí cứu tàu, cam kết, bảo lãnh hoặc khoản…House B/L và Master B/L khác gì: NVOCC, giao hàng, AMS, ICS2, UCP 600Vận đơn nhà và vận đơn chủ: ai phát hành, ai ký từng loại, người gửi hàng và người nhận hàng trên mỗi vận đơn, gom hàng LCL, giao hàng, AMS và ISF…

Vận chuyển đường biển: thông báo trong vòng ba ngày

Theo Quy tắc Hague-Visby (Điều III khoản 6) và COGSA của Mỹ, hãy gửi thông báo bằng văn bản về tổn thất hoặc hư hỏng cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ tại cảng dỡ khi nhận hàng, hoặc trong vòng ba ngày nếu hư hỏng không thể thấy rõ. Nếu không có thông báo, việc nhận hàng là bằng chứng prima facie (bằng chứng ban đầu) rằng hàng đến đúng như mô tả trên vận đơn (B/L), khiến việc chứng minh khiếu nại khó hơn. Không cần thông báo nếu hàng đã được giám định chung khi nhận. Quy tắc Hamburg cho phép đến ngày làm việc tiếp theo, hoặc 15 ngày liên tục đối với hư hỏng không thể thấy rõ.

Hàng không và đường bộ: 14 ngày, 7 ngày, và 21 ngày nếu chậm giao

Với hàng không theo Công ước Montreal (Điều 31), hãy khiếu nại bằng văn bản ngay khi phát hiện hư hỏng và chậm nhất trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận hàng, hoặc 21 ngày nếu chậm giao; nếu không khiếu nại kịp thời thì không thể kiện người chuyên chở, trừ trường hợp gian lận. Với vận chuyển đường bộ theo Công ước CMR (Điều 30), hãy bảo lưu quyền ngay khi giao hàng đối với tổn thất hoặc hư hỏng thấy rõ, bằng văn bản trong vòng 7 ngày, không tính Chủ nhật và ngày lễ, nếu không thấy rõ, và bằng văn bản trong vòng 21 ngày nếu chậm giao.

Giữ chứng cứ và lưu ý thời hiệu khởi kiện

Ghi hư hỏng hoặc thiếu hàng lên biên nhận giao hàng hoặc phiếu giao nhận thiết bị (EIR), chụp ảnh hàng hóa, bao bì và container, giữ lại seal, và mời người chuyên chở cùng giám định. Hãy báo ngay cho công ty bảo hiểm hàng hóa: Điều khoản bảo hiểm hàng hóa của Viện (Institute Cargo Clauses) yêu cầu bạn bảo lưu đúng cách quyền đối với người chuyên chở. Thông báo không làm ngừng thời hiệu: theo Hague-Visby và COGSA của Mỹ, phải khởi kiện trong vòng một năm kể từ khi giao hàng, theo CMR là một năm trong hầu hết các trường hợp, và theo Công ước Montreal là hai năm kể từ khi hàng đến, vì vậy nếu khiếu nại không được giải quyết kịp thời, hãy khởi kiện hoặc, với khiếu nại đường biển, yêu cầu người chuyên chở bằng văn bản gia hạn thời hạn.

Câu hỏi thường gặp

Thư khiếu nại hàng hóa (cargo claim letter) là gì?

Là thông báo bằng văn bản gửi cho người chuyên chở, đại lý của họ hoặc công ty giao nhận đã phát hành chứng từ vận chuyển, nêu rằng hàng bị mất, hư hỏng hoặc giao thiếu và bạn yêu cầu người chuyên chở chịu trách nhiệm. Đơn khiếu nại đầy đủ kèm số tiền và chứng từ có thể gửi sau khi đã xác định được tổn thất.

Phải thông báo cho người chuyên chở về hư hỏng hàng hóa trong bao lâu?

Ngay khi giao hàng nếu hư hỏng nhìn thấy được. Nếu không thấy rõ: trong vòng 3 ngày đối với đường biển theo Hague-Visby hoặc COGSA của Mỹ, 14 ngày đối với hàng không theo Công ước Montreal, và 7 ngày đối với đường bộ theo CMR, không tính Chủ nhật và ngày lễ. Hãy kiểm tra thêm điều khoản trong chứng từ vận chuyển của bạn.

Có nên ghi hư hỏng lên biên nhận giao hàng không?

Có. Biên nhận sạch (không ghi chú) khiến khiếu nại khó chứng minh hơn. Hãy ghi hư hỏng hoặc thiếu hàng lên biên nhận giao hàng hoặc phiếu giao nhận thiết bị (EIR), chụp ảnh, giữ seal, rồi gửi thông báo bằng văn bản này.

Nên gửi thông báo cho người chuyên chở hay công ty giao nhận?

Gửi cho bên đã phát hành chứng từ vận chuyển của bạn, chẳng hạn hãng tàu hoặc hãng hàng không, hoặc công ty giao nhận đã phát hành vận đơn nhà (house B/L), hoặc đại lý của họ tại nơi giao hàng. Nếu không chắc bên nào chịu trách nhiệm, hãy gửi cho cả hai.

Có bản email không?

Có. Mẫu email thông báo hư hỏng hàng hóa gửi người chuyên chở nêu các điểm tương tự trong một tin nhắn ngắn cho thông báo đầu tiên; dùng bảng này khi cần thư chính thức có chữ ký, hoặc để theo dõi sau email.

Công cụ miễn phí khác

Triplicate AI: trợ lý xuất nhập khẩu của bạnTính CBMTính xếp containerTính phí hàng lẻ LCL (W/M và CFS)Tính xếp palletTính trọng lượng thể tíchĐọc số tiền bằng chữ (tiếng Việt và tiếng Anh)Bảng Incoterms 2020Nên dùng điều kiện Incoterms nào?Trắc nghiệm Incoterms 2020Mẫu commercial invoice, packing list và proforma invoice miễn phíMẫu commercial invoice miễn phíMẫu packing list miễn phíMẫu proforma invoice miễn phíMẫu shipping instruction (SI) miễn phíMẫu hợp đồng mua bán xuất khẩu miễn phíMẫu giấy chứng nhận xuất xứ miễn phíMẫu chứng nhận của người thụ hưởng miễn phí (thư tín dụng)Mẫu hối phiếu (draft) miễn phíMẫu shipper's letter of instruction (SLI) miễn phíMẫu báo giá xuất khẩu miễn phíMẫu đơn đặt hàng (PO) miễn phí cho nhà nhập khẩuMẫu email xuất khẩuMẫu hóa đơn hàng mẫu miễn phí (không có giá trị thương mại)Kích thước container đường biểnKiểm tra và tra cứu số containerTheo dõi lô hàngMáy tính demurrage và detentionTra cứu mã cảng (UN/LOCODE)Công cụ tạo Shipping MarkCông cụ tạo nhãn thùng hàngCông cụ tạo nhãn nhập khẩuTra cứu mã HSChecklist thư tín dụng (L/C)Hướng dẫn về giấy chứng nhận xuất xứTính chi phí nhập khẩu (Landed Cost) & thuế nhập khẩuTính chi phí nhập khẩu trên mỗi đơn vịCông cụ tính giá xuất khẩu (báo giá theo Incoterms)Chuyển đổi tiền tệGhi chú thương mạiThuật ngữ xuất nhập khẩu & vận tảiCông cụ tạo invoice & packing list
Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsAppLinkedInX

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥