Mẫu shipping advice (thông báo giao hàng) miễn phí

Shipping advice báo cho người mua, và thường cả công ty bảo hiểm của người mua, biết hàng đã được gửi đi, gửi trên tàu nào, kèm chứng từ nào và với giá trị bao nhiêu. Nhiều thư tín dụng yêu cầu một bản sao của thông báo này, hoặc một giấy chứng nhận đã gửi thông báo, trong vòng một số ngày nhất định sau khi giao hàng. Dùng bản email khi cần báo nhanh và dùng bảng tính này khi cần một chứng từ chính thức.

Tải .xlsx Tất cả mẫu miễn phí →

Shipping advice (thông báo giao hàng) – Ví dụ được điền bằng công cụ tạo miễn phí (dữ liệu mẫu)

Mẫu bao gồm những gì

Người gửi hàng và người nhận thông báo: người mua, bên nhận thông báo (notify party) hoặc công ty bảo hiểm của người mua
Ngày, số tham chiếu của bạn, và số L/C khi giao dịch dùng thư tín dụng
Số giấy bảo hiểm tạm thời (cover note) hoặc số đơn bảo hiểm bao (open policy) của người mua, khi người mua mua bảo hiểm cho hàng
Mô tả hàng hóa, số lượng và loại kiện hàng, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh và thể tích
Số hóa đơn, ngày và giá trị
Tên tàu và số chuyến hoặc chuyến bay, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, ETD và ETA
Số và ngày của B/L hoặc AWB, số container và số seal
Họ tên, chức danh và chữ ký của người gửi thông báo

Nguồn tham khảo

Hướng dẫn liên quan

Bảo hiểm hàng hóa ICC A, B, C khác nhau thế nào? 110%, CIF và CIPInstitute Cargo Clauses (A), (B) và (C) 2009 bảo hiểm và loại trừ những gì, thời hạn bảo hiểm từ kho đến kho, giá trị bảo hiểm 110%, CIF và CIP…Lỗi thường gặp với Incoterms 2020: FOB và FCA, EXW, DDP, bảo hiểm CIFNhững lỗi Incoterms 2020 nhà xuất khẩu hay mắc nhất: dùng FOB hoặc CIF cho container, cạm bẫy của EXW và DDP, địa điểm mơ hồ, bảo hiểm yếu, và hóa…Letter of credit (L/C) là gì? Quy trình từng bước cho nhà xuất khẩuHướng dẫn L/C cho nhà xuất khẩu: các bên tham gia, từ hóa đơn chiếu lệ đến khi L/C được phát hành, kiểm tra và sửa đổi, thời hạn giao hàng và xuất…Bất hợp lệ trong thư tín dụng: vì sao ngân hàng từ chốiNhững lý do phổ biến nhất khiến ngân hàng từ chối chứng từ theo thư tín dụng, dựa trên UCP 600 và ISBP 821, kèm checklist trước khi xuất trình…

Vì sao người mua cần thông báo này: rủi ro và bảo hiểm

Theo Incoterms 2020, người bán phải thông báo cho người mua rằng hàng đã được giao (article A10 của mỗi quy tắc). Theo FCA, FOB, CFR và CPT, rủi ro chuyển sang người mua khi giao hàng trong khi người mua tự thu xếp bảo hiểm, nên một thông báo kịp thời kèm tên tàu, giá trị và chứng từ giúp người mua, hoặc công ty bảo hiểm của họ theo đơn bảo hiểm bao (open policy), bảo hiểm cho lô hàng kịp thời.

Shipping advice theo thư tín dụng

Thư tín dụng thường yêu cầu một bản sao shipping advice gửi cho người yêu cầu mở thư tín dụng (applicant) hoặc công ty bảo hiểm của họ, ghi số giấy bảo hiểm tạm thời (cover note) hoặc số đơn bảo hiểm bao (open policy), hoặc một chứng nhận của người thụ hưởng (beneficiary's certificate) rằng thông báo đã được gửi trong vòng một số ngày sau khi giao hàng. Hãy gửi trong thời hạn đó, giữ bằng chứng như email hoặc báo cáo fax, và bảo đảm dữ liệu trong thông báo không mâu thuẫn với hóa đơn và chứng từ vận tải (UCP 600 article 14(d)).

Giữ cho nhất quán với các chứng từ khác

Dùng cùng mô tả hàng hóa, số kiện, trọng lượng, tên tàu, số B/L và ngày tháng như trên hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn. Nếu có gì thay đổi sau khi đã gửi thông báo, chẳng hạn đổi sang tàu đi muộn hơn hoặc số B/L khác, hãy gửi thông báo đã sửa và nêu rõ điều gì đã thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

Shipping advice trong xuất khẩu là gì?

Thông báo của người bán gửi người mua, và thường cả công ty bảo hiểm của người mua, rằng hàng đã được gửi đi, kèm tên tàu, ngày tháng, chứng từ, số kiện và giá trị. Có thể là một email hoặc một chứng từ chính thức.

Khi nào nên gửi shipping advice?

Ngay khi hàng được xếp lên tàu hoặc chứng từ vận tải được phát hành. Với thư tín dụng, trong số ngày mà thư tín dụng quy định, thường tính từ ngày giao hàng.

Vì sao thư tín dụng yêu cầu shipping advice?

Để người yêu cầu mở thư tín dụng (applicant) có thể mua bảo hiểm cho hàng kịp thời khi tự thu xếp bảo hiểm, như theo FOB hoặc CFR, và chuẩn bị thông quan. Thư tín dụng có thể yêu cầu một bản sao thông báo hoặc một chứng nhận của người thụ hưởng (beneficiary's certificate) rằng thông báo đã được gửi.

Shipping advice khác shipping instruction thế nào?

Hướng dẫn gửi hàng (shipping instruction) đi từ người gửi hàng đến forwarder hoặc hãng vận chuyển trước khi giao hàng, để đặt chỗ và phát hành vận đơn. Shipping advice đi từ người bán đến người mua sau khi giao hàng, để cho biết đã gửi gì và bằng cách nào.

Có bản email không?

Có. Mẫu email shipping advice điền sẵn các chi tiết tương tự từ hóa đơn của bạn; hãy dùng bảng tính này khi cần một chứng từ chính thức có chữ ký.

Công cụ miễn phí khác

Chia sẻ với đồng nghiệpWhatsApp LinkedIn X

Triplicate miễn phí và ngày càng tốt hơn. Bạn thấy hữu ích chứ? Ủng hộ Triplicate ♥