Бесплатный шаблон извещения об отгрузке (shipping advice)
Извещение об отгрузке сообщает покупателю, а часто и его страховщику, что товар отгружен, на каком судне, с какими документами и на какую стоимость. Многие аккредитивы требуют копию извещения или сертификат о том, что оно было отправлено, в течение установленного числа дней после отгрузки. Для быстрого уведомления используйте вариант в виде письма, а этот лист — когда нужен официальный документ.
Скачать .xlsxВсе бесплатные шаблоны →
Что включает шаблон
- Грузоотправитель и адресат извещения: покупатель, сторона для уведомления (notify party) или страховщик покупателя
- Дата, ваш референс и номер L/C, если продажа идёт по аккредитиву
- Номер страхового ковернота или генерального полиса покупателя, если покупатель страхует груз
- Описание товара, количество и вид мест, вес брутто и нетто, объём
- Номер, дата и стоимость инвойса
- Судно и рейс или авиарейс, порты погрузки и выгрузки, ETD и ETA
- Номер и дата B/L или AWB, номера контейнеров и пломб
- Имя, должность и подпись лица, отправляющего извещение
Источники
Руководства по теме
Зачем оно покупателю: риск и страхование
По Incoterms 2020 продавец обязан уведомить покупателя о том, что товар поставлен (статья A10 каждого правила). По условиям FCA, FOB, CFR и CPT риск переходит к покупателю при поставке, а страхование организует покупатель, поэтому своевременное извещение с указанием судна, стоимости и документов позволяет покупателю или его страховщику по генеральному полису вовремя застраховать груз.
Извещение об отгрузке по аккредитиву
Аккредитивы часто требуют копию извещения об отгрузке, направленного приказодателю или страховщику приказодателя, с указанием номера страхового ковернота или генерального полиса, либо сертификат бенефициара о том, что оно было отправлено в течение определённого числа дней после отгрузки. Отправьте его в этот срок, сохраните подтверждение, например письмо или отчёт о передаче факса, и проследите, чтобы данные в нём не противоречили инвойсу и транспортному документу (UCP 600, статья 14(d)).
Согласуйте его с остальными документами
Указывайте то же описание товара, то же количество мест, те же вес, судно, номер B/L и даты, что и в коммерческом инвойсе, упаковочном листе и коносаменте. Если после отправки извещения что-то изменилось, например, более позднее судно или другой номер B/L, отправьте исправленное извещение и укажите, что изменилось.
Частые вопросы
Что такое извещение об отгрузке в экспорте?
Уведомление продавца покупателю, а часто и страховщику покупателя, о том, что товар отгружен, с указанием судна, дат, документов, мест и стоимости. Это может быть письмо или официальный документ.
Когда нужно отправлять извещение об отгрузке?
Как только груз погружен или оформлен транспортный документ. По аккредитиву — в течение числа дней, указанного в аккредитиве, обычно считая от даты отгрузки.
Зачем аккредитив требует извещение об отгрузке?
Чтобы приказодатель мог вовремя застраховать товар, если он организует страхование сам, как при FOB или CFR, и подготовиться к таможенному оформлению. Аккредитив может требовать копию извещения или сертификат бенефициара о том, что оно было отправлено.
Чем извещение об отгрузке отличается от поручения на отгрузку?
Поручение на отгрузку идёт от грузоотправителя экспедитору или перевозчику до отгрузки, для бронирования и выпуска коносамента. Извещение об отгрузке идёт от продавца покупателю после отгрузки, чтобы сообщить, что отгружено и как.
Есть ли вариант для электронной почты?
Да. Шаблон письма с извещением об отгрузке подставляет те же данные из вашего инвойса; используйте этот лист, когда требуется официальный подписанный документ.
Другие бесплатные инструменты
Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥
Хотите без рекламы? Pro убирает всю рекламу · $1 в месяц