House B/L và Master B/L khác gì: NVOCC, giao hàng, AMS, ICS2, UCP 600

Hai vận đơn cho một lô hàng: ai phát hành vận đơn nhà và vận đơn chủ

Nếu bạn đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu, hãng tàu phát hành một vận đơn (B/L) và bạn là người gửi hàng trên đó. Nếu bạn gửi hàng qua một forwarder hoạt động với tư cách người chuyên chở, thường sẽ có hai vận đơn. Quy định của Mỹ gọi những công ty này là người chuyên chở không có tàu (NVOCC): "người chuyên chở công cộng không khai thác các con tàu dùng để cung cấp dịch vụ vận tải biển, và là người gửi hàng trong quan hệ với người chuyên chở công cộng đường biển (ocean common carrier)" (46 CFR 515.2). Dịch vụ của họ bao gồm phát hành vận đơn. NVOCC phát hành cho bạn vận đơn của chính họ, tức vận đơn nhà (HBL). Sau đó họ đặt chỗ với hãng tàu dưới tên mình và nhận vận đơn của hãng tàu, tức vận đơn chủ (MBL).

Hai vận đơn là hai hợp đồng vận chuyển riêng biệt. Quyền của bạn phát sinh theo vận đơn nhà, đối với NVOCC và theo điều khoản của họ; NVOCC có hợp đồng riêng với hãng tàu theo vận đơn chủ, và bạn không phải là một bên của hợp đồng đó. Forwarder cũng có thể chỉ làm đại lý cho bạn và đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu cho bạn; khi đó vận đơn của hãng tàu ghi bạn là người gửi hàng và không có vận đơn nhà. Hãy hỏi ngay khi nhận báo giá xem bạn sẽ nhận loại nào, vì điều đó quyết định bạn khiếu nại ai, ai giao hàng và ai ký vận đơn. Để biết mình đang giữ loại vận đơn nào, hãy xem:

• Tên người chuyên chở và ô chữ ký: là hãng tàu, hay forwarder hoặc NVOCC ký với tư cách người chuyên chở.
• Số vận đơn: trên các tuyến đi Mỹ, mọi vận đơn, dù do người chuyên chở hay forwarder phát hành, đều cần một số duy nhất dài tối đa 16 ký tự, bắt đầu bằng mã nhận dạng người chuyên chở tiêu chuẩn (SCAC) gồm 4 chữ cái của bên phát hành (19 CFR 4.7a). Vì vậy vận đơn nhà và vận đơn chủ của cùng một container có số khác nhau.
• Ô người gửi hàng: công ty của bạn trên vận đơn nhà hoặc trên vận đơn hãng tàu đặt chỗ dưới tên bạn; forwarder trên vận đơn chủ.
• Điều khoản mặt sau: điều khoản riêng của NVOCC, hoặc điều khoản của vận đơn đa phương thức FIATA (Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận), không phải điều khoản của hãng tàu.

Người gửi hàng, người nhận hàng và bên được thông báo trên mỗi vận đơn

Các bên trên hai vận đơn khác nhau, và đó là điều bình thường. Bạn duyệt vận đơn nhà; vận đơn chủ là chứng từ của forwarder. Tuy nhiên cả hai mô tả cùng một lô hàng, nên số container và số seal, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng hóa phải khớp nhau.

• Người gửi hàng trên vận đơn nhà: bạn, nhà xuất khẩu, với đầy đủ tên pháp lý và địa chỉ như trên hóa đơn thương mại.
• Người nhận hàng trên vận đơn nhà: người mua của bạn (vận đơn đích danh), "to order" hoặc "to order of shipper", hoặc "to order of" một ngân hàng, theo yêu cầu của điều kiện thanh toán hoặc thư tín dụng. Bên được thông báo thường là người mua hoặc đại lý hải quan của họ.
• Người gửi hàng trên vận đơn chủ: NVOCC hoặc văn phòng của họ tại nơi đi, vì NVOCC là người gửi hàng trong quan hệ với hãng tàu.
• Người nhận hàng và bên được thông báo trên vận đơn chủ: thường là văn phòng hoặc đại lý của chính NVOCC tại cảng dỡ hàng, bên nhận container từ hãng tàu rồi giao hàng cho người giữ vận đơn nhà.
• Co-loading: đôi khi forwarder giao hàng LCL cho một đơn vị gom hàng khác. Khi đó chuỗi có thêm một vận đơn nhà nữa, và vận đơn chủ ghi tên đơn vị gom hàng đó chứ không phải forwarder của bạn.
• Dữ liệu hàng hóa: cùng số container và số seal trên cả hai vận đơn. Trong container ghép, vận đơn chủ bao gồm toàn bộ lô hàng, còn vận đơn nhà của bạn chỉ bao gồm các kiện của bạn.

Gom hàng vận hành thế nào: LCL và FCL qua forwarder

Trong vận chuyển hàng lẻ (LCL), đơn vị gom hàng nhận hàng từ nhiều nhà xuất khẩu tại kho CFS (container freight station) của mình, đóng vào một container và gửi theo một vận đơn chủ. Mỗi nhà xuất khẩu nhận một vận đơn nhà cho các kiện hàng của mình. Tại nơi đến, đại lý của đơn vị gom hàng nhận container theo vận đơn chủ, rút hàng tại một kho CFS và giao từng lô cho người giữ vận đơn nhà tương ứng, hoặc theo chỉ dẫn giải phóng hàng của vận đơn đó. Bạn không đóng hàng hay niêm phong container, nên trong Khai báo an ninh nhà nhập khẩu (ISF) của Mỹ, đơn vị gom hàng (bên đóng hàng), tức "bên đã đóng hàng vào container hoặc thu xếp việc đóng hàng", cùng địa điểm đóng hàng vào container là forwarder và kho CFS của họ, không phải bạn (19 CFR 149.3).

Forwarder cũng bán chỗ hàng nguyên container (FCL) theo hợp đồng riêng của họ với hãng tàu. Bạn đóng hàng và niêm phong container; forwarder đặt chỗ với hãng tàu dưới tên mình, nhận vận đơn chủ và phát hành cho bạn vận đơn nhà cho cùng container đó, nên cả hai vận đơn ghi cùng số container và số seal.

Gom hàng giúp các nhà xuất khẩu nhỏ dùng chung container, nhưng thêm một mắt xích vào chuỗi: hàng của bạn chỉ được giải phóng khi cả hai vận đơn đều đã được giải quyết. Một vấn đề trên vận đơn chủ, như chưa trả cước, sai dữ liệu hay bị hải quan giữ hàng, sẽ làm đình trệ cả container, kể cả hàng của bạn.

Giao hàng tại nơi đến: người mua xuất trình vận đơn nào, forwarder nộp lại vận đơn nào

Tại nơi đến có hai lần giải phóng hàng. Trước tiên, hãng tàu giao container cho người nhận hàng trên vận đơn chủ, thường là đại lý của NVOCC, khi nhận vận đơn chủ gốc, express release hoặc sea waybill, và sau khi cước phí cùng các khoản phí của hãng tàu đã được thanh toán. Ví dụ vận đơn của MSC yêu cầu nộp lại một bản gốc, được ký hậu hợp lệ nếu là vận đơn theo lệnh, "cùng với cước phí và các khoản phí còn nợ" để đổi lấy hàng hóa hoặc lệnh giao hàng (delivery order). Sau đó đại lý của NVOCC giao hàng của bạn cho người mua khi nhận vận đơn nhà gốc, hoặc theo telex release hay waybill của chính NVOCC, sau khi các khoản phí tại nơi đến đã được thanh toán.

Vì vậy người mua cần vận đơn nhà chứ không phải vận đơn chủ, và làm việc với đại lý của NVOCC có tên trên vận đơn đó. Forwarder hoặc đại lý của họ nộp lại vận đơn chủ cho hãng tàu. Nếu người mua gọi cho hãng tàu với số vận đơn nhà của bạn, hãng tàu thường sẽ không tìm thấy: vận đơn của hãng tàu ghi số vận đơn chủ và ghi NVOCC là người gửi hàng.

Telex release hay express release vận hành riêng trên từng vận đơn. Ví dụ tại CMA CGM, toàn bộ bộ vận đơn gốc được nộp lại tại cảng xếp hàng cùng thư bảo đảm (LOI), và đại lý tại cảng dỡ hàng phát hành lệnh giao hàng cho người nhận được chỉ định. Trên vận đơn chủ, NVOCC thu xếp việc này và người nhận là đại lý của chính họ, nên điều đó không giải phóng hàng của bạn cho người mua. Với lô hàng của bạn, chỉ việc giải phóng hàng theo vận đơn nhà mới có giá trị: hãy trả lại các bản gốc vận đơn nhà cho forwarder, đề nghị họ chỉ thị cho đại lý tại nơi đến và lấy xác nhận bằng văn bản. Nếu bạn giữ bản gốc cho đến khi được thanh toán, hãy đề nghị forwarder xác nhận bằng văn bản rằng đại lý của họ chỉ giao hàng khi nhận vận đơn nhà gốc, bất kể điều gì xảy ra trên vận đơn chủ.

Dữ liệu hải quan trước: AMS và ISF của Mỹ, ICS2 của EU

Hoa Kỳ: Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Mỹ (CBP) phải nhận được khai báo hàng hóa từ người chuyên chở đến Mỹ qua Hệ thống Manifest Tự động (AMS), hoặc một hệ thống khác được phê duyệt, 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài (19 CFR 4.7(b)(2)). Một NVOCC đáp ứng các điều kiện của CBP, bao gồm có bảo lãnh người chuyên chở quốc tế (international carrier bond), có thể truyền trực tiếp dữ liệu vận đơn nhà của mình cho CBP; nếu không, họ phải cung cấp thông tin cho hãng tàu để khai. Khai báo gồm "số và số lượng trên vận đơn đường biển của người chuyên chở, là vận đơn chủ hoặc vận đơn nhà, tùy trường hợp", tên và địa chỉ đầy đủ (hoặc mã số nhận dạng) của người gửi hàng và người nhận hàng từ tất cả các vận đơn, số container và số seal, cùng mô tả chính xác hoặc mã số 6 chữ số theo Biểu thuế hài hòa (HTS) của Mỹ. Các mô tả chung chung như "FAK" (freight of all kinds), "general cargo" và "STC" (said to contain) không được chấp nhận (19 CFR 4.7a), nên cả vận đơn chủ lẫn từng vận đơn nhà đều cần mô tả hàng hóa thực tế.

Ngoài ra, người nhập khẩu ISF, thường là người mua Mỹ hoặc đại lý hải quan của họ, nộp Khai báo an ninh nhà nhập khẩu (ISF), trong đó có đơn vị gom hàng và địa điểm đóng hàng vào container. Với hàng LCL, hãy lấy các thông tin này từ forwarder rồi gửi cho người mua cùng với số vận đơn nhà và vận đơn chủ; ghi chú về ISF trình bày thời hạn và mức phạt.

Liên minh châu Âu: theo Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (ICS2), dữ liệu an toàn và an ninh đến hải quan qua tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS). Ủy ban châu Âu cho biết, tùy theo thỏa thuận hợp đồng giữa các bên trong chuỗi cung ứng và khả năng có được thông tin, "có thể khai ENS một lần hoặc nhiều lần": ví dụ người chuyên chở khai cấp vận đơn chủ, còn forwarder tự khai dữ liệu cấp vận đơn nhà của mình. Đối với vận tải biển, người chuyên chở có giai đoạn triển khai từ 3/6 đến 4/12/2024, còn bên khai cấp vận đơn nhà từ 4/12/2024 đến 1/4/2025. Mục hỏi đáp ENS của Hapag-Lloyd yêu cầu người gửi hàng và người nhận hàng trên vận đơn nhà cùng số Đăng ký và Nhận dạng Doanh nghiệp (EORI) của họ, nếu đã được cấp, và khi một bên khác khai cấp vận đơn nhà thì cần EORI của bên khai đó để liên kết các phần; mọi phần của ENS phải được nộp ít nhất 24 giờ trước khi bắt đầu xếp hàng tại mỗi cảng xếp hàng ngoài EU. Hải quan có thể yêu cầu thêm thông tin, yêu cầu bên khai không xếp hàng, hoặc áp dụng chế tài hành chính đối với việc không tuân thủ yêu cầu dữ liệu.

Giấy phép NVOCC, ký quỹ và biểu cước tại Mỹ, cùng FIATA FBL

Ủy ban Hàng hải Liên bang Mỹ (FMC) quản lý các trung gian vận tải biển (OTI), gồm forwarder đường biển và NVOCC. "Không ai tại Hoa Kỳ được quảng cáo, tự giới thiệu hoặc hoạt động với tư cách trung gian vận tải biển nếu không có giấy phép hợp lệ do Ủy ban cấp" (46 CFR 515.3). NVOCC đặt trụ sở ngoài Mỹ có thể chọn giữa giấy phép FMC và đăng ký. Mỗi OTI phải chứng minh năng lực tài chính, thường bằng bảo lãnh (surety bond): USD 75.000 cho NVOCC có giấy phép, dù ở Mỹ hay nước ngoài, USD 150.000 cho NVOCC nước ngoài đã đăng ký (không có giấy phép) và USD 50.000 cho forwarder đường biển (46 CFR 515.21).

Forwarder đường biển theo nghĩa của FMC đặt chỗ và xử lý chứng từ thay mặt người gửi hàng, còn việc phát hành vận đơn được liệt kê là dịch vụ của NVOCC, nên trên tuyến đi Mỹ, forwarder phát hành vận đơn nhà của chính mình là đang hoạt động như một NVOCC. Trang cấp phép của FMC cũng lưu ý rằng phần lớn NVOCC đã đăng ký dùng một đơn vị công bố biểu cước (tariff publisher) để hỗ trợ nộp Form FMC-1. Các quy định về biểu cước và thỏa thuận giá cước của NVOCC không được tóm tắt ở đây; hãy kiểm tra với FMC trước khi dựa vào một mức cước được báo.

Các forwarder là thành viên của hiệp hội quốc gia thuộc FIATA cũng có thể phát hành vận đơn vận tải đa phương thức FIATA (FBL). FIATA mô tả đây là vận đơn có thể chuyển nhượng dành cho forwarder hoạt động với tư cách người kinh doanh vận tải đa phương thức; bên phát hành phải là thành viên hợp lệ của FIATA hoặc một hiệp hội quốc gia và có bảo hiểm trách nhiệm còn hiệu lực, và có cả phiên bản số (eFBL). Giống như vận đơn nhà của NVOCC, đây là vận đơn của chính forwarder: forwarder đảm nhận vai trò người chuyên chở đối với bạn, còn chặng biển chạy theo vận đơn chủ của hãng tàu. Trước khi chọn một forwarder sẽ phát hành vận đơn riêng:

• Với hàng đi Mỹ, kiểm tra giấy phép hoặc đăng ký FMC của NVOCC trước khi đặt chỗ.
• Hỏi tên ai sẽ ghi là người chuyên chở trên vận đơn nhà, ai sẽ ký và ký với tư cách gì.
• Hỏi đại lý tại nơi đến là ai và họ giao hàng khi nhận vận đơn nhà gốc như thế nào.
• Hỏi forwarder tự khai vận đơn nhà của mình trên AMS và ICS2 hay chuyển dữ liệu cho hãng tàu.

Vận đơn nhà theo thư tín dụng: UCP 600 Điều 20

Theo thư tín dụng (L/C) dẫn chiếu UCP 600, Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), ngân hàng kiểm tra chứng từ vận tải mà bạn xuất trình, tức vận đơn nhà của bạn; vận đơn chủ không được xuất trình. Điều 20(a)(i) yêu cầu vận đơn "ghi tên người chuyên chở và được ký bởi: người chuyên chở hoặc đại lý được nêu tên thay mặt người chuyên chở, hoặc thuyền trưởng hoặc đại lý được nêu tên thay mặt thuyền trưởng". NVOCC là người chuyên chở theo vận đơn của chính họ, nên một vận đơn nhà ghi NVOCC là người chuyên chở và được NVOCC ký với tư cách người chuyên chở, hoặc được một đại lý có nêu tên ký thay NVOCC, có thể đáp ứng quy định này.

Vấn đề phát sinh từ chữ ký sai tư cách, chẳng hạn một công ty ký "as agent" (với tư cách đại lý) mà không nêu tên người chuyên chở mình đại diện, hoặc chỉ ký với tư cách forwarder. Ủy ban Ngân hàng của ICC đã vạch ranh giới cho bản sao trong Ý kiến R857 (TA827rev): "Một bản sao vận đơn do forwarder ký với tư cách forwarder, không hành động thay mặt người chuyên chở, thì không bất hợp lệ." Các bản gốc được yêu cầu theo Điều 20 vẫn cần ghi tên người chuyên chở và có chữ ký của người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý được nêu tên, vì vậy hãy kiểm tra ô chữ ký trên bản nháp vận đơn nhà.

Phần còn lại của Điều 20 áp dụng cho vận đơn nhà giống như cho vận đơn của hãng tàu: ghi chú đã xếp hàng lên tàu, các cảng, số bản gốc và cách ghi người nhận hàng phải khớp với thư tín dụng, như ghi chú về kiểm tra bản nháp B/L đã giải thích. Hãy đọc điều khoản chứng từ vận tải của thư tín dụng trước khi giao hàng. Nếu điều khoản loại trừ vận đơn nhà hoặc vận đơn forwarder, bạn cần vận đơn của chính hãng tàu, vì vậy hãy đặt chỗ trực tiếp, đề nghị forwarder chỉ làm đại lý, hoặc đề nghị người mua tu chỉnh thư tín dụng. Vận đơn nhà ghi theo lệnh ngân hàng chỉ bảo vệ ngân hàng nếu đại lý của NVOCC chỉ giao hàng khi nhận bản gốc đó.