Kiểm tra bản nháp vận đơn (B/L): SI, VGM, UCP 600, ISF Mỹ, ICS2 EU

Bản nháp từ đâu ra: booking, hạn chót SI và VGM

Bản nháp B/L là nội dung vận đơn do người chuyên chở đề xuất. Nó kết hợp shipping instruction của bạn với những gì người chuyên chở đã biết từ booking và từ cảng: tàu, chuyến, số container và số seal, và sau khi hàng đã xếp lên tàu thì có thêm ngày xếp hàng (on-board date). Nếu gửi hàng qua forwarder, bạn nhận bản nháp vận đơn nhà (house B/L) của forwarder, còn forwarder gửi chỉ thị riêng của mình cho hãng tàu để lập vận đơn chủ (master B/L).

Mỗi người chuyên chở đặt một hạn chót nộp chứng từ (SI cut-off) cho từng chuyến tàu. Nộp SI trễ có nguy cơ không kịp manifest và có thể bị thu phí: ví dụ biểu phí xuất khẩu của Hapag-Lloyd tại Đức (phiên bản ngày 15/6/2026) quy định phí nộp shipping instruction trễ là EUR 70 cho mỗi bộ chứng từ khi SI được nộp sau hạn chót nộp chứng từ đã công bố. Hãy gửi SI đầy đủ từ sớm, kèm mã HS 6 số khi nơi đến hoặc người chuyên chở yêu cầu, để khi bản nháp về tay bạn vẫn còn thời gian sửa.

Khối lượng tổng đã xác minh (VGM) là một khai báo riêng. Theo quy định VI/2 của SOLAS, được sửa đổi bởi nghị quyết MSC.380(94) và có hiệu lực từ ngày 1/7/2016, người gửi hàng phải cung cấp VGM của từng container đã đóng hàng, xác định bằng một trong hai phương pháp: cân container đã đóng hàng, hoặc cân tất cả các kiện hàng và hạng mục hàng hóa, kể cả pallet, vật chèn lót (dunnage) và vật liệu chằng buộc khác, rồi cộng thêm trọng lượng vỏ (tare) của container. Người gửi hàng nêu VGM trong một chứng từ vận chuyển gửi cho thuyền trưởng hoặc người đại diện và cho terminal kịp lập kế hoạch xếp hàng (stowage plan); IMO mô tả đây là điều kiện để được xếp hàng. Vì VGM đã bao gồm container và vật liệu đóng gói nên đó không phải trọng lượng cả bì của hàng hóa ghi trên B/L.

Các bên, tàu và hành trình

Hãy bắt đầu với những ô quyết định ai có thể nhận hàng và hàng đi đâu. Đối chiếu từng ô, từng chữ một, với SI, xác nhận booking, hóa đơn và phiếu đóng gói, hợp đồng mua bán và thư tín dụng (nếu có).

• Người gửi hàng (Shipper): tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ của bạn, giống trên hóa đơn thương mại. Việc forwarder xuất hiện là người gửi hàng là bình thường trên vận đơn chủ mà hãng tàu cấp cho họ, chứ không phải trên vận đơn nhà cấp cho bạn.
• Người nhận hàng (Consignee): "to order", "to order of shipper" hoặc "to order of" một ngân hàng cụ thể làm cho vận đơn có thể chuyển nhượng; ghi tên người nhận hàng thì là vận đơn đích danh (straight B/L). Hãy dùng đúng câu chữ mà hợp đồng hoặc thư tín dụng yêu cầu; bài về telex release giải thích lựa chọn nào phù hợp với điều kiện thanh toán nào.
• Bên được thông báo (Notify party): thường là người mua hoặc đại lý hải quan của họ, kèm địa chỉ và thông tin liên hệ đầy đủ. Khi người nhận hàng là "to order", đây là bên duy nhất được nêu tên tại nơi đến, và quy định manifest của một số nước đến yêu cầu thông tin chi tiết của bên này.
• Tàu và chuyến: giống xác nhận booking. Bản nháp ghi "intended vessel" (tàu dự kiến) thì sau khi xếp hàng cần có ghi chú xếp hàng lên tàu (on-board notation) nêu tên tàu thực tế.
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng: ghi cảng chứ không chỉ ghi quốc gia, khớp với booking, hóa đơn và thư tín dụng. Cảng chuyển tải (transhipment) không phải là cảng dỡ hàng.
• Nơi nhận hàng và nơi giao hàng: chỉ điền khi người chuyên chở còn vận chuyển hàng nội địa trước hoặc sau chặng biển. Theo thư tín dụng, nếu nơi nhận hàng nằm trước cảng xếp hàng thì nội dung mà ghi chú xếp hàng lên tàu phải thể hiện sẽ thay đổi.

Hàng hóa, ký mã hiệu, container và trọng lượng

Mô tả hàng hóa phải bao quát đúng những hàng hóa trong hóa đơn và phiếu đóng gói, bằng từ ngữ đơn giản nói rõ đó là hàng gì. Tại Mỹ, bản khai hàng hóa (cargo declaration) của người chuyên chở lấy từ mọi vận đơn, dù là vận đơn chủ hay vận đơn nhà, mô tả chính xác (hoặc mã HTS 6 số nếu người gửi hàng cung cấp) cùng trọng lượng; các mô tả chung chung như "FAK" (freight of all kinds), "general cargo" và "STC" (said to contain) không được chấp nhận (19 CFR 4.7a). Với hàng đi EU, Hapag-Lloyd yêu cầu mã HS 6 số cùng mô tả hàng hóa chính xác và đầy đủ cho ICS2. B/L không cần ghi từng SKU trong hóa đơn; một mô tả ngắn hơn như "skin care creams and lotions" (kem và sữa dưỡng da) là chấp nhận được miễn là không mâu thuẫn với hóa đơn.

Ký mã hiệu, số hiệu và số lượng là khai báo của bạn. Theo Quy tắc Hague-Visby, khi áp dụng, người chuyên chở cấp vận đơn ghi ký mã hiệu chính và số kiện hoặc số lượng hoặc trọng lượng "as furnished in writing by the shipper" (theo đúng văn bản do người gửi hàng cung cấp), cùng tình trạng bên ngoài của hàng hóa, nhưng không cần ghi những số liệu mà họ có lý do để nghi ngờ hoặc không có phương tiện hợp lý để kiểm tra. Người gửi hàng được coi là đã bảo đảm tính chính xác của các thông tin đó và phải bồi thường cho người chuyên chở các tổn thất do thông tin không chính xác; khi vận đơn đã được chuyển cho một bên thứ ba ngay tình, người chuyên chở không thể chứng minh điều ngược lại đối với người giữ vận đơn đó (Art. III, khoản 3 đến 5).

• Ký mã hiệu và số hiệu: đúng như in trên thùng hoặc pallet và trên phiếu đóng gói; ghi "N/M" (no marks, không có ký mã hiệu) nếu không có.
• Số lượng và loại kiện hàng: các kiện bên ngoài đã đếm trên phiếu đóng gói, ví dụ 20 pallet chứa 1.200 thùng carton, số và chữ phải khớp nhau.
• Số container và số seal: lấy từ hồ sơ đóng hàng hoặc ghi nhận gate-in tại cảng; bản khai hàng hóa của Mỹ cần cả hai.
• Trọng lượng cả bì và thể tích: trọng lượng cả bì và thể tích (CBM) của hàng hóa theo phiếu đóng gói, không phải VGM.
• Mã HS: thêm vào khi nơi đến hoặc người chuyên chở yêu cầu, dùng cùng mã với hóa đơn.
• Điều khoản ghi chú: với container do bạn đóng hàng và niêm seal, người chuyên chở thường thêm "shipper's load, stow and count" (người gửi hàng đóng hàng, xếp hàng và đếm hàng) hoặc "said to contain" (khai là chứa). Các ghi chú này cho biết người chuyên chở không kiểm tra bên trong và là bình thường; còn ghi chú về tình trạng hàng hóa hoặc bao bì lại là chuyện khác.

Điều kiện cước, bản gốc và ngày tháng

Điều kiện cước phải khớp với điều kiện Incoterms và booking của bạn. Theo CFR và CIF, người bán đặt chỗ và trả cước, đồng thời phải giao cho người mua một vận đơn hợp lệ, nên B/L ghi "freight prepaid" (cước trả trước); khi người mua trả cước biển thì ghi "freight collect" (cước trả sau, thu tại nơi đến). Nếu thư tín dụng nêu một trong hai thì B/L không được ghi cái còn lại.

Kiểm tra số bản gốc (thường là ba, ghi là "3/3") và số bản sao không thể chuyển nhượng so với hợp đồng hoặc thư tín dụng, cùng loại bạn đã yêu cầu: vận đơn gốc, sea waybill, hoặc bản gốc để surrender nhằm telex release.

Vận đơn "shipped on board" (đã xếp lên tàu) xác nhận việc xếp hàng ngay trong nội dung in sẵn; vận đơn "received for shipment" (nhận để xếp) cần có ghi chú xếp hàng lên tàu (on-board notation) có ghi ngày sau khi xếp hàng, và theo Quy tắc Hague-Visby, khi đó người gửi hàng có thể yêu cầu cấp vận đơn đã xếp hàng (shipped bill) (Art. III, khoản 7). Hướng dẫn của ICC coi ngày phát hành là ngày giao hàng, trừ khi B/L có ghi chú xếp hàng lên tàu có ghi ngày, khi đó ngày của ghi chú được tính. Hãy kiểm tra ngày này là ngày xếp hàng thực tế và nằm trong ngày giao hàng muộn nhất của hợp đồng hoặc thư tín dụng. Đừng bao giờ yêu cầu người chuyên chở ghi lùi ngày (back-date) B/L.

Kiểm tra bổ sung khi thanh toán bằng thư tín dụng (UCP 600)

Ngân hàng đối chiếu B/L với thư tín dụng và các chứng từ khác được xuất trình. Theo UCP 600 Art. 14(d), dữ liệu "need not be identical to, but must not conflict with" (không cần giống hệt nhưng không được mâu thuẫn với) dữ liệu trong cùng chứng từ, bất kỳ chứng từ quy định nào khác hoặc thư tín dụng. Theo Art. 14(e), các chứng từ khác ngoài hóa đơn thương mại có thể mô tả hàng hóa bằng thuật ngữ chung không mâu thuẫn với thư tín dụng. Theo Art. 14(j), khi địa chỉ và thông tin liên hệ của người yêu cầu mở thư tín dụng xuất hiện trong thông tin người nhận hàng hoặc bên được thông báo trên chứng từ vận tải, chúng phải đúng như nêu trong thư tín dụng.

Hãy đối chiếu bản nháp với thư tín dụng chứ không chỉ với hóa đơn. Một điểm bất hợp lệ phát hiện được trên bản nháp chỉ tốn một email; nếu ngân hàng phát hiện sau khi đã phát hành bản gốc, việc thanh toán có thể bị chậm hoặc bị dừng.

• Người nhận hàng và bên được thông báo: chép đúng câu chữ của thư tín dụng, ví dụ theo lệnh của ngân hàng phát hành (to order of the issuing bank), thông báo cho người yêu cầu mở L/C theo địa chỉ mà thư tín dụng nêu.
• Cảng: B/L phải thể hiện việc giao hàng từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng nêu trong thư tín dụng (Art. 20(a)(iii)). Nếu B/L ghi cảng xếp hàng khác, hoặc gọi cảng xếp hàng là "intended", thì cần có ghi chú xếp hàng lên tàu nêu cảng xếp hàng theo thư tín dụng, ngày giao hàng và tên tàu.
• Đã xếp lên tàu (On board): nội dung in sẵn hoặc ghi chú xếp hàng lên tàu phải thể hiện hàng đã được xếp lên tàu có tên tại cảng xếp hàng (Art. 20(a)(ii)). Với "intended vessel", ghi chú phải nêu tàu thực tế và ngày; khi nơi nhận hàng nằm trước cảng xếp hàng, phải thể hiện cảng và tên tàu trừ khi B/L đã nêu rõ.
• Sạch (Clean): theo Art. 27, chứng từ vận tải sạch không mang điều khoản hay ghi chú nào tuyên bố rõ ràng tình trạng khiếm khuyết của hàng hóa hoặc bao bì, và chữ "clean" không nhất thiết phải xuất hiện, kể cả khi thư tín dụng yêu cầu vận đơn "clean on board". Trong Opinion 470/TA.941rev (tháng 7/2024) của Ủy ban Ngân hàng ICC, việc từ chối B/L có ghi chú "Cargo Conditions As Per Survey Report" là không hợp lệ khi báo cáo đó không được yêu cầu cũng không được xuất trình.
• Cước, bản gốc và ngày tháng: cước trả trước hay trả sau, số bản gốc và ngày giao hàng phải khớp với yêu cầu của thư tín dụng.

Khai báo tại nơi đến dùng dữ liệu B/L: Mỹ, EU và Trung Quốc

Hoa Kỳ: bản khai hàng hóa của người chuyên chở lấy dữ liệu từ các vận đơn, dù là vận đơn chủ hay vận đơn nhà: tên và địa chỉ đầy đủ hoặc số định danh của người gửi hàng và người nhận hàng, mô tả chính xác hoặc mã HTS 6 số, trọng lượng, số container và số seal (19 CFR 4.7a). Ngoài ra, nhà nhập khẩu ISF hoặc đại lý được ủy quyền của họ phải nộp Khai báo an ninh nhà nhập khẩu (Importer Security Filing, ISF, thường gọi là "10+2") chậm nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài. Địa điểm đóng hàng vào container và đơn vị gom hàng (consolidator) có thể bổ sung sau, nhưng chậm nhất 24 giờ trước khi đến cảng Mỹ, và phải cập nhật khai báo nếu thông tin thay đổi hoặc có thông tin chính xác hơn trước khi hàng đến (19 CFR 149.2). ISF dựa một phần vào dữ liệu do bạn cung cấp, chẳng hạn nơi container được đóng hàng, nên hãy giữ cho nhất quán với B/L.

Liên minh châu Âu: theo Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (Import Control System 2, ICS2), mọi đơn vị đưa hàng vào hoặc quá cảnh qua EU phải khai dữ liệu an toàn và an ninh trong tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS), bằng một lần khai hoặc nhiều lần khai, ví dụ hãng vận chuyển khai cho vận đơn chủ và forwarder khai cho các vận đơn nhà của mình. Phân tích rủi ro có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung thông tin hoặc soi chiếu kiểm tra, hoặc chỉ thị không được xếp hàng (do-not-load), và hải quan có thể áp dụng chế tài hành chính nếu không tuân thủ yêu cầu về dữ liệu. Hướng dẫn ICS2 của Hapag-Lloyd yêu cầu người gửi hàng cung cấp mã HS 6 số cùng mô tả chính xác và đầy đủ, và số đăng ký và nhận dạng chủ thể kinh tế (Economic Operators Registration and Identification, EORI) của người nhận hàng có trụ sở tại EU, đồng thời đưa ra thời hạn 24 giờ trước khi xếp hàng đối với hàng container đi tuyến viễn dương. Ủy ban châu Âu cũng công bố danh sách "stop words" (từ bị cấm) cho mô tả hàng hóa; danh sách cập nhật có hiệu lực từ ngày 3/8/2026.

Trung Quốc: tài liệu hỏi đáp (FAQ) ngày 4/5/2018 của Maersk về quy định manifest trước (advance manifest) của Hải quan Trung Quốc (Order No. 56 [2017], áp dụng cho hàng xếp từ ngày 1/6/2018 đi hoặc quá cảnh qua Trung Quốc đại lục) nêu rằng manifest phải được nộp 24 giờ trước khi xếp hàng lên tàu, và SI phải ghi mã công ty và số điện thoại của người gửi hàng (consignor), cùng tên, mã, số điện thoại và người liên hệ của người nhận hàng, hoặc, nếu người nhận hàng là "to order", thì mã và số điện thoại của bên được thông báo; SI thiếu dữ liệu bắt buộc sẽ bị từ chối. Đây là bản tóm tắt năm 2018 của một người chuyên chở, nên hãy xác nhận yêu cầu hiện hành, kể cả yêu cầu về mã HS, với người chuyên chở của bạn.

Sửa sau khi phát hành, vận đơn nhà và vận đơn chủ, waybill và eBL

Sửa trước hạn chót nộp chứng từ là rẻ nhất. Sau đó, người chuyên chở thu phí, mức phí khác nhau tùy người chuyên chở, quốc gia và giai đoạn. Ví dụ, biểu phí xuất khẩu của Hapag-Lloyd tại Đức (15/6/2026) liệt kê EUR 125 mỗi lần sửa đổi sau khi đóng SI (từ ngày 1/1/2026), EUR 200 mỗi B/L cho switch B/L hoặc sửa đổi kèm in và phát hành bộ mới, và với hàng FCL, EUR 85 mỗi lần sửa booking sau khi xác nhận booking, lần sửa đầu tiên miễn phí. Hãy kiểm tra biểu phí địa phương của chính người chuyên chở bạn dùng. Nếu bản gốc đã phát hành, hãy hỏi người chuyên chở cần thu hồi những gì trước khi họ phát hành bộ đã sửa, báo cho người mua và ngân hàng liên quan, và nhớ rằng ISF của Mỹ phải được cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

Khi forwarder hoạt động với tư cách người chuyên chở không có tàu (non-vessel-operating common carrier, NVOCC), bạn duyệt vận đơn nhà, nhưng vận đơn chủ và các khai báo hải quan phải nói cùng một câu chuyện: manifest Mỹ dùng số hiệu và số lượng từ vận đơn chủ hoặc vận đơn nhà, và trong ICS2, dữ liệu cấp vận đơn nhà có thể được khai riêng với dữ liệu của hãng vận chuyển. Hãy đề nghị forwarder xác nhận vận đơn chủ ghi cùng số container và số seal, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng hóa.

Sea waybill, hoặc vận đơn để surrender nhằm telex release, cũng trải qua việc kiểm tra bản nháp tương tự. Với waybill không có bản gốc để xuất trình, nên người nhận hàng có tên phải hoàn toàn chính xác. Vận đơn điện tử (eBL) mang cùng dữ liệu trên một nền tảng, và hiệu lực pháp lý của nó phụ thuộc vào luật quốc gia: UNCITRAL liệt kê các luật dựa trên hoặc chịu ảnh hưởng của Luật mẫu về Hồ sơ Chuyển nhượng Điện tử (Model Law on Electronic Transferable Records, 2017) ở, trong số các nước khác, Singapore (2021), Vương quốc Anh (2023), Pháp (2024) và Trung Quốc (2025, chỉ với vận đơn). Trước khi đồng ý dùng eBL, hãy kiểm tra xem người mua và ngân hàng nào theo thư tín dụng có thể nhận được nó hay không.