Vérifier le projet de B/L : SI, VGM, UCP 600, ISF américain et ICS2

D'où vient le projet : réservation, cut-off de la SI et VGM

Un projet de B/L est le texte de connaissement proposé par le transporteur. Il combine votre shipping instruction avec ce que le transporteur connaît déjà grâce à la réservation et au terminal : navire, voyage, numéros de conteneur et de plomb et, une fois la marchandise chargée, la date de mise à bord. Si vous expédiez par un transitaire, vous recevez le projet de son B/L house, et le transitaire envoie sa propre instruction à la compagnie maritime pour le B/L master.

Chaque transporteur fixe un cut-off documentaire (SI) pour chaque départ. Une SI tardive risque de manquer le manifeste et peut être facturée : le tarif export allemand de Hapag-Lloyd (version du 15 juin 2026), par exemple, prévoit des frais pour shipping instruction tardive, soit EUR 70 par document, lorsque la SI est remise après la clôture documentaire publiée. Envoyez tôt une SI complète, avec le code HS à 6 chiffres lorsque la destination ou le transporteur le demande, afin que le projet vous parvienne alors qu'il reste du temps pour le corriger.

La masse brute vérifiée (VGM) est une déclaration distincte. Selon la règle VI/2 de la convention SOLAS, telle que modifiée par la résolution MSC.380(94) et en vigueur depuis le 1er juillet 2016, le chargeur doit fournir la masse brute vérifiée de chaque conteneur garni, déterminée par l'une de deux méthodes : peser le conteneur garni, ou peser tous les colis et articles de chargement, y compris les palettes, les matériaux de calage et autres matériaux d'arrimage, puis ajouter la tare du conteneur. Le chargeur l'indique dans un document d'expédition transmis au capitaine ou à son représentant et au terminal à temps pour le plan d'arrimage ; l'Organisation maritime internationale (IMO) la décrit comme une condition du chargement. Comme la VGM inclut le conteneur et les matériaux d'emballage, ce n'est pas le poids brut de la marchandise qui figure sur le B/L.

Parties, navire et itinéraire

Commencez par les cases qui déterminent qui peut réclamer la marchandise et où elle va. Comparez chacune, lettre par lettre, avec la SI, la confirmation de réservation, la facture et la liste de colisage, le contrat de vente et tout crédit.

• Chargeur (shipper) : votre raison sociale complète et votre adresse, comme sur la facture commerciale. Qu'un transitaire figure comme chargeur est normal sur le B/L master que la compagnie maritime lui délivre, pas sur le B/L house qui vous est délivré.
• Destinataire : « to order », « to order of shipper » ou « to order of » une banque nommée rend le connaissement négociable (à ordre) ; un destinataire nommé en fait un connaissement nominatif (straight). Utilisez exactement la formulation exigée par le contrat ou le crédit ; la note sur le telex release explique quel choix convient à quelles conditions de paiement.
• Partie à notifier (notify party) : en général l'acheteur ou son commissionnaire en douane, avec adresse complète et coordonnées. Avec un destinataire « to order », c'est la seule partie nommée à destination, et les règles de manifeste de certaines destinations demandent ses coordonnées.
• Navire et voyage : comme sur la confirmation de réservation. Un projet qui indique « intended vessel » (navire prévu) nécessite une mention de mise à bord (on board notation) indiquant le navire réel une fois la marchandise chargée.
• Port de chargement et port de déchargement : les ports, pas seulement les pays, conformes à la réservation, à la facture et au crédit. Un port de transbordement n'est pas le port de déchargement.
• Lieu de prise en charge et lieu de livraison : à remplir seulement lorsque le transporteur achemine aussi la marchandise par voie terrestre avant ou après le trajet maritime. Sous un crédit, un lieu de prise en charge situé avant le port de chargement modifie ce que la mention de mise à bord doit indiquer.

Marchandise, marques, conteneurs et poids

La description doit couvrir les mêmes marchandises que la facture et la liste de colisage, en termes simples qui disent de quoi il s'agit. Aux États-Unis, la déclaration de cargaison du transporteur reprend, pour chaque connaissement, master ou house, une description précise, ou le numéro HTS à 6 chiffres si le chargeur le fournit, ainsi que le poids ; les descriptions génériques telles que « FAK » (freight of all kinds, fret de toute nature), « general cargo » (marchandises diverses) et « STC » (said to contain, dit contenir) ne sont pas acceptables (19 CFR 4.7a). Pour les marchandises à destination de l'UE, Hapag-Lloyd demande un code HS à six chiffres ainsi qu'une description exacte et complète de la cargaison pour l'ICS2. Le B/L n'a pas besoin de reprendre chaque référence (SKU) de la facture ; une description plus courte comme « crèmes et lotions de soin pour la peau » convient tant qu'elle ne contredit pas la facture.

Les marques, numéros et quantités relèvent de votre déclaration. Selon les Règles de Hague-Visby, lorsqu'elles s'appliquent, le transporteur émet un connaissement indiquant les marques principales et le nombre de colis ou la quantité ou le poids « as furnished in writing by the shipper » (tels que fournis par écrit par le chargeur), ainsi que l'état et le conditionnement apparents de la marchandise, mais n'a pas à indiquer des données qu'il a des raisons de soupçonner d'être inexactes ou qu'il n'a pas de moyen raisonnable de vérifier. Le chargeur est réputé en avoir garanti l'exactitude et doit indemniser le transporteur des pertes causées par des inexactitudes ; une fois le connaissement transféré à un tiers de bonne foi, le transporteur ne peut pas apporter la preuve contraire à l'encontre de ce porteur (Art. III, règles 3 à 5).

• Marques et numéros : exactement comme imprimés sur les cartons ou les palettes et sur la liste de colisage ; « N/M » (no marks, sans marques) s'il n'y en a aucune.
• Nombre et nature des colis : les colis extérieurs comptés sur la liste de colisage, par exemple 20 palettes contenant 1 200 cartons, avec chiffres et lettres concordants.
• Numéros de conteneur et de plomb : d'après votre relevé d'empotage ou l'entrée au terminal (gate-in) ; la déclaration de cargaison américaine exige les deux.
• Poids brut et volume : le poids brut et le volume (CBM) de la marchandise d'après la liste de colisage, pas la VGM.
• Code HS : ajoutez-le lorsque la destination ou le transporteur l'exige, en utilisant le même code que sur la facture.
• Clauses : sur un conteneur que vous empotez et plombez vous-même, les transporteurs ajoutent souvent « shipper's load, stow and count » (chargé, arrimé et compté par le chargeur) ou « said to contain » (dit contenir). Elles indiquent que le transporteur n'a pas vérifié le contenu et sont normales ; une remarque sur l'état de la marchandise ou de l'emballage est tout autre chose.

Conditions de fret, originaux et dates

Les conditions de fret doivent correspondre à votre règle Incoterms et à la réservation. En CFR et CIF, le vendeur réserve et paie le fret et doit remettre à l'acheteur un connaissement valable, de sorte que le B/L porte « freight prepaid » (fret payé d'avance) ; lorsque l'acheteur paie le fret maritime, il porte « freight collect » (fret payable à destination). Si un crédit en mentionne un, le B/L ne doit pas porter l'autre.

Vérifiez le nombre d'originaux (souvent trois, indiqué « 3/3 ») et de copies non négociables par rapport au contrat ou au crédit, ainsi que le type demandé : connaissements originaux, sea waybill, ou originaux à remettre pour un telex release.

Un connaissement « shipped on board » (embarqué à bord) confirme le chargement dans son texte imprimé ; un connaissement « received for shipment » (reçu pour embarquement) nécessite une mention de mise à bord datée après le chargement, et selon les Règles de Hague-Visby le chargeur peut alors exiger un connaissement embarqué (Art. III, règle 7). Les orientations de la CCI (ICC) considèrent la date d'émission comme la date d'expédition, sauf si le B/L porte une mention de mise à bord datée, auquel cas c'est la date de la mention qui compte. Vérifiez que cette date est la date réelle de chargement et qu'elle respecte la date limite d'expédition du contrat ou du crédit. Ne demandez jamais à un transporteur d'antidater un B/L.

Vérifications supplémentaires si vous êtes payé par crédit documentaire (UCP 600)

Les banques comparent le B/L avec le crédit et avec les autres documents présentés. Selon l'Art. 14(d) des UCP 600, les données « need not be identical to, but must not conflict with » (n'ont pas à être identiques, mais ne doivent pas être en contradiction avec) les données figurant dans le même document, dans tout autre document stipulé ou dans le crédit. Selon l'Art. 14(e), les documents autres que la facture commerciale peuvent décrire la marchandise en termes généraux n'entrant pas en contradiction avec le crédit. Selon l'Art. 14(j), lorsque l'adresse et les coordonnées du donneur d'ordre figurent dans les données du destinataire ou de la partie à notifier sur un document de transport, elles doivent être celles indiquées dans le crédit.

Vérifiez le projet par rapport au crédit, pas seulement à la facture. Une irrégularité repérée sur le projet coûte un e-mail ; celle repérée par la banque après l'émission des originaux peut retarder ou bloquer le paiement.

• Destinataire et partie à notifier : reprenez la formulation du crédit, par exemple à l'ordre de la banque émettrice, notifier le donneur d'ordre à l'adresse indiquée dans le crédit.
• Ports : le B/L doit indiquer l'expédition depuis le port de chargement jusqu'au port de déchargement indiqués dans le crédit (Art. 20(a)(iii)). S'il indique un autre port de chargement, ou qualifie le port de chargement d'« intended » (prévu), il faut une mention de mise à bord indiquant le port de chargement du crédit, la date d'expédition et le nom du navire.
• Mise à bord : le texte préimprimé ou une mention de mise à bord doit montrer que la marchandise a été embarquée sur un navire nommé au port de chargement (Art. 20(a)(ii)). Avec « intended vessel », la mention doit indiquer le navire réel et la date ; avec un lieu de prise en charge situé avant le port de chargement, elle doit indiquer le port et le navire, sauf si le B/L le précise déjà.
• Net : selon l'Art. 27, un document de transport net ne porte aucune clause ni mention déclarant expressément un état défectueux de la marchandise ou de son emballage, et le mot « clean » n'a pas à figurer même si le crédit demande un connaissement « clean on board ». Dans l'Opinion ICC 470/TA.941rev de la Commission bancaire de la CCI (juillet 2024), le refus d'un B/L portant la mention « Cargo Conditions As Per Survey Report » (état de la cargaison selon le rapport d'expertise) n'était pas valable, le rapport n'ayant été ni exigé ni présenté.
• Fret, originaux et dates : fret payé d'avance ou payable à destination, nombre d'originaux et date d'expédition doivent correspondre à ce que demande le crédit.

Déclarations à destination utilisant les données du B/L : États-Unis, UE et Chine

États-Unis : la déclaration de cargaison du transporteur tire ses données des connaissements, master ou house : le nom et l'adresse complets, ou le numéro d'identification, du chargeur et du destinataire, une description précise ou le numéro HTS à 6 chiffres, le poids, ainsi que les numéros de conteneur et de plomb (19 CFR 4.7a). Par ailleurs, l'importateur au titre de l'ISF ou son agent autorisé doit déposer l'Importer Security Filing (ISF, souvent appelé « 10+2 ») au plus tard 24 heures avant le chargement de la cargaison sur le navire au port étranger. Le lieu d'empotage (stuffing) du conteneur et le consolidateur peuvent suivre, mais au plus tard 24 heures avant l'arrivée dans un port américain, et la déclaration doit être mise à jour si les informations changent ou si des informations plus exactes deviennent disponibles avant l'arrivée des marchandises (19 CFR 149.2). L'ISF repose en partie sur des données que vous fournissez, comme le lieu où le conteneur a été empoté ; gardez-les donc cohérentes avec le B/L.

Union européenne : dans le cadre de l'Import Control System 2 (ICS2), tous les opérateurs qui introduisent des marchandises dans l'UE ou à travers celle-ci doivent déclarer des données de sûreté et de sécurité dans une déclaration sommaire d'entrée (ENS), en un seul dépôt ou en plusieurs, par exemple par le transporteur pour le B/L master et par un transitaire pour ses B/L house. L'analyse de risque peut conduire à des demandes d'informations complémentaires ou à un contrôle, ou à une instruction de ne pas charger la cargaison, et la douane peut imposer des sanctions administratives en cas de non-respect des exigences de données. Les consignes ICS2 de Hapag-Lloyd demandent aux chargeurs un code HS à six chiffres avec une description exacte et complète, ainsi que le numéro d'enregistrement et d'identification des opérateurs économiques (EORI) du destinataire établi dans l'UE, et fixent un délai de 24 heures avant le chargement pour les marchandises conteneurisées en transport maritime long-courrier (deep-sea). La Commission européenne publie aussi une liste de « mots interdits » (stop words) pour les descriptions de marchandises ; une liste actualisée entre en vigueur le 3 août 2026.

Chine : la FAQ de Maersk du 4 mai 2018 sur les règles de manifeste avancé de la douane chinoise (Order No. 56 [2017], pour les marchandises chargées à partir du 1er juin 2018 à destination de la Chine continentale ou via celle-ci) indique que le manifeste doit être déposé 24 heures avant le chargement sur le navire et que la SI doit comporter le code d'entreprise et le téléphone de l'expéditeur (consignor) ainsi que le nom, le code, le téléphone et la personne de contact du destinataire ou, pour un destinataire « to order », le code et le téléphone de la partie à notifier ; une SI sans les données obligatoires est refusée. Il s'agit d'un résumé de transporteur datant de 2018 ; confirmez donc les exigences actuelles, y compris toute exigence de code HS, auprès de votre transporteur.

Corrections après émission, house vs master, waybills et eBL

Les corrections avant le cut-off documentaire sont les moins chères. Après, les transporteurs facturent des frais qui varient selon le transporteur, le pays et le stade. Le tarif export allemand de Hapag-Lloyd (15 juin 2026), par exemple, prévoit EUR 125 par modification après la clôture de la shipping instruction (depuis le 1er janvier 2026), EUR 200 par B/L pour un switch B/L ou une modification avec un nouveau jeu imprimé et émis et, pour le FCL, EUR 85 par modification de réservation après la confirmation de réservation, la première modification étant gratuite. Consultez le tarif local de votre propre transporteur. Si les originaux ont déjà été émis, demandez au transporteur ce qu'il faut lui retourner avant qu'il n'émette un jeu corrigé, informez votre acheteur et toute banque, et n'oubliez pas qu'un ISF américain doit être mis à jour lorsque ses données changent.

Lorsqu'un transitaire agit comme transporteur public n'exploitant pas de navires (NVOCC), vous approuvez le B/L house, mais le B/L master et les déclarations douanières doivent raconter la même histoire : les manifestes américains utilisent les numéros et les quantités des connaissements master ou house, et dans l'ICS2 les données au niveau house peuvent être déposées séparément de celles du transporteur. Demandez au transitaire de confirmer que le B/L master indique les mêmes numéros de conteneur et de plomb, le même nombre de colis, les mêmes poids et la même description.

Un sea waybill, ou un B/L à remettre pour un telex release, passe par la même vérification du projet. Avec un waybill, il n'y a pas d'original à présenter, de sorte que le destinataire nommé doit être exactement le bon. Un B/L électronique (eBL) porte les mêmes données sur une plateforme, et son effet juridique dépend du droit national : la CNUDCI (UNCITRAL) recense des lois fondées sur sa Loi type sur les documents transférables électroniques (2017), ou inspirées par elle, notamment à Singapour (2021), au Royaume-Uni (2023), en France (2024) et en Chine (2025, pour les connaissements uniquement). Avant d'accepter un eBL, vérifiez que votre acheteur et toute banque intervenant au titre d'un crédit documentaire peuvent le recevoir.