ICS2 pour exporter vers l'UE : délais ENS, code HS à 6 chiffres, stop words

Ce qu'est l'ICS2 et qui dépose l'ENS

La Commission européenne décrit l'ICS2 comme un système d'information préalable sur le fret : tous les opérateurs économiques qui amènent des marchandises dans l'UE ou à travers celle-ci doivent déclarer des données de sûreté et de sécurité dans une déclaration sommaire d'entrée (ENS), que la douane utilise pour l'analyse de risque avant l'arrivée des marchandises et, pour le fret aérien, avant le chargement. L'ENS n'est pas la déclaration en douane d'importation ; elle vient en premier et sert à l'analyse de risque en matière de sûreté.

Le transporteur est responsable de l'ENS, même s'il désigne un représentant tel qu'un transitaire. Selon les contrats de la chaîne logistique, on peut recourir à une seule ENS ou à des dépôts multiples, par exemple par le transporteur pour le B/L master et par un transitaire ou un consolidateur pour ses B/L house ; les opérateurs postaux et express déposent pour leurs envois. Les déclarants utilisent la Shared Trader Interface ou le Shared Trader Portal (interface et portail communs des opérateurs).

• Release 1, à partir du 15 mars 2021 : opérateurs postaux et express pour les envois aériens.
• Release 2, à partir du 1er mars 2023 : tout le fret aérien, avec les transporteurs, les transitaires et les opérateurs postaux et express.
• Release 3, à partir du 3 juin 2024 : transporteurs maritimes et de navigation intérieure ; déclarants maritimes au niveau house à partir du 4 décembre 2024.
• Transporteurs routiers et ferroviaires à partir du 1er avril 2025 ; à partir du 1er septembre 2025, l'ICS2 a entièrement remplacé l'ICS1.
• Certains États membres ont accordé aux opérateurs routiers et ferroviaires des dérogations temporaires jusqu'au 31 décembre 2025 ou jusqu'au 31 mai 2026 ; à partir du 1er juin 2026, chaque envoi entrant dans l'UE, quel que soit le mode de transport, nécessite une ENS dans l'ICS2, ou une déclaration combinée de transit et d'ENS dans le NCTS Phase 6 lorsque l'État membre la propose.

Délais de l'ENS selon le mode de transport

Les délais ci-dessous sont les dernières échéances pour le déclarant ; l'ENS peut être déposée au plus tôt 200 jours avant l'arrivée. Votre transporteur ou transitaire a besoin de vos données avant son propre dépôt : demandez-lui donc son cut-off.

• Maritime, marchandises conteneurisées : 24 heures avant le chargement du conteneur sur le navire au port de départ.
• Maritime, marchandises non conteneurisées (vrac) : 4 heures avant l'arrivée du navire.
• Lignes maritimes à courte distance (short sea) : 2 heures avant l'arrivée au premier port de l'UE, par exemple depuis le Maroc, le Groenland, les îles Féroé ou les ports de la mer Baltique, de la mer du Nord, de la mer Noire et de la Méditerranée.
• Aérien : un ensemble minimal de données avant le chargement des marchandises dans l'avion ; l'ENS complète au plus tard au départ effectif pour les vols de moins de 4 heures, sinon 4 heures avant l'arrivée au premier aéroport de l'UE.
• Route : 1 heure avant l'arrivée à la frontière de l'UE (premier bureau de douane d'entrée).
• Rail : 2 heures avant l'arrivée à la frontière de l'UE.

Ce que l'exportateur doit fournir

Même si c'est le transporteur ou un transitaire qui dépose, les données proviennent de votre shipping instruction, de votre facture commerciale et de votre liste de colisage, et elles doivent concorder avec ces documents. Les fiches d'information de la Commission sur la route et le rail demandent une description détaillée des marchandises avec un code HS à six chiffres, les coordonnées des parties (expéditeur, destinataire, acheteur et vendeur) et les informations de transport. Pour les conteneurs à destination de l'UE, Hapag-Lloyd demande aux chargeurs un code HS à six chiffres avec une description exacte et complète, ainsi que le numéro EORI du destinataire établi dans l'UE.

• Un code HS à six chiffres pour chaque ligne de marchandises.
• Une description en langage courant selon la dénomination commerciale usuelle.
• Expéditeur, destinataire, acheteur et vendeur, avec noms et adresses.
• Le numéro EORI du destinataire dans l'UE, lorsque le transporteur le demande.
• Colis, poids et marques cohérents avec la facture, la liste de colisage et le connaissement.

Descriptions des marchandises et liste des mots interdits

Les orientations de la Commission sur les descriptions de marchandises acceptables demandent une description en langage courant, assez précise pour que la douane puisse identifier les marchandises. Les termes généraux comme « consolidated » (groupage), « general cargo » (marchandises diverses), « parts » (pièces) ou « freight of all kinds » (fret de toute nature) ne sont pas acceptables : au lieu de « spare parts » (pièces détachées), nommez les marchandises (pompe, joints, moteurs) ; au lieu de « electronics » (électronique), indiquez ordinateurs, téléviseurs ou téléphones mobiles.

La Commission tient aussi une liste de mots interdits (stop words). La douane finlandaise explique qu'une description de marchandises ne peut pas se limiter à des termes tels que « Vegan » (végétalien), « Attached manifest » (manifeste joint), « Spare parts » (pièces détachées) ou « Garments » (vêtements). L'Autorité fiscale et douanière du Portugal a annoncé une liste actualisée en vigueur à partir du 3 août 2026 et avertit que, si un mot interdit est utilisé seul comme description des marchandises, la déclaration peut être rejetée automatiquement. La liste complète figure dans la bibliothèque publique CIRCABC de la Commission consacrée à l'ICS2.

Ce qui se passe après le dépôt

Après l'analyse de risque, la douane peut émettre des « referrals » (demandes d'atténuation du risque) qui demandent au déclarant des informations complémentaires, un contrôle du fret et du courrier à haut risque, ou de ne pas charger la cargaison ; il faut répondre à une telle demande avant que l'évaluation du risque reprenne. Les fiches d'information de la Commission avertissent que, sans ENS en bonne et due forme, les marchandises peuvent être arrêtées à la frontière de l'UE et ne pas être dédouanées, et que les déclarations inadéquates peuvent être rejetées ou faire l'objet d'une intervention, avec d'éventuelles sanctions.