ICS2 khi xuất khẩu sang EU: hạn nộp ENS, mã HS 6 số, từ bị cấm (stop words)

ICS2 là gì và ai nộp ENS

Ủy ban châu Âu mô tả ICS2 là hệ thống thông tin hàng hóa trước khi đến: mọi đơn vị đưa hàng vào hoặc quá cảnh qua EU phải khai dữ liệu an toàn và an ninh trong tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS); hải quan dùng dữ liệu này để phân tích rủi ro trước khi hàng đến, và với hàng không là trước khi xếp hàng. ENS không phải là tờ khai hải quan nhập khẩu; nó được nộp trước và phục vụ phân tích rủi ro về an ninh.

Người vận chuyển chịu trách nhiệm về ENS, kể cả khi họ chỉ định một đại diện như đại lý giao nhận. Tùy hợp đồng trong chuỗi cung ứng, có thể nộp một ENS duy nhất hoặc khai nhiều lần (multiple filing), ví dụ hãng vận chuyển khai cho vận đơn chủ còn forwarder hoặc đơn vị gom hàng (consolidator) khai cho các vận đơn nhà của mình; đơn vị bưu chính và chuyển phát nhanh khai cho các lô hàng của họ. Bên nộp tờ khai dùng Shared Trader Interface hoặc Shared Trader Portal.

• Đợt triển khai 1 (Release 1), từ 15/3/2021: đơn vị bưu chính và chuyển phát nhanh đối với hàng gửi đường hàng không.
• Đợt triển khai 2 (Release 2), từ 1/3/2023: toàn bộ hàng không, gồm người vận chuyển, forwarder, đơn vị bưu chính và chuyển phát nhanh.
• Đợt triển khai 3 (Release 3), từ 3/6/2024: người vận chuyển đường biển và đường thủy nội địa; bên khai cấp vận đơn nhà đường biển từ 4/12/2024.
• Người vận chuyển đường bộ và đường sắt từ 1/4/2025; từ 1/9/2025, ICS2 đã thay thế hoàn toàn ICS1.
• Một số quốc gia thành viên cho phép đơn vị vận tải đường bộ và đường sắt được áp dụng ngoại lệ tạm thời đến 31/12/2025 hoặc 31/5/2026; từ 1/6/2026, mọi lô hàng vào EU bằng bất kỳ phương thức vận tải nào đều cần ENS trong ICS2, hoặc tờ khai kết hợp quá cảnh và ENS trong NCTS Phase 6 nếu quốc gia thành viên có cung cấp.

Thời hạn nộp ENS theo phương thức vận tải

Các thời hạn dưới đây là thời điểm muộn nhất đối với bên nộp tờ khai; ENS có thể được nộp sớm nhất 200 ngày trước khi hàng đến. Người vận chuyển hoặc forwarder của bạn cần dữ liệu của bạn trước khi họ tự nộp tờ khai, nên hãy hỏi hạn chót (cut-off) của họ.

• Đường biển, hàng container: 24 giờ trước khi container được xếp lên tàu tại cảng đi.
• Đường biển, hàng ngoài container (hàng rời): 4 giờ trước khi tàu đến.
• Tuyến biển ngắn (short sea): 2 giờ trước khi đến cảng EU đầu tiên, ví dụ từ Ma-rốc, Greenland, quần đảo Faroe hoặc các cảng trên biển Baltic, Biển Bắc, Biển Đen và Địa Trung Hải.
• Hàng không: bộ dữ liệu tối thiểu trước khi hàng được xếp lên máy bay; ENS đầy đủ chậm nhất khi chuyến bay thực tế khởi hành đối với chuyến bay dưới 4 giờ, nếu không thì 4 giờ trước khi đến sân bay EU đầu tiên.
• Đường bộ: 1 giờ trước khi đến biên giới EU (cơ quan hải quan cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên).
• Đường sắt: 2 giờ trước khi đến biên giới EU.

Nhà xuất khẩu phải cung cấp gì

Dù người vận chuyển hoặc forwarder là bên nộp, dữ liệu lấy từ shipping instruction, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói của bạn, và phải khớp với các chứng từ đó. Tờ thông tin về đường bộ và đường sắt của Ủy ban châu Âu yêu cầu mô tả hàng hóa chi tiết kèm mã HS 6 số, thông tin các bên (người gửi hàng, người nhận hàng, người mua và người bán) và thông tin vận tải. Với container đi EU, Hapag-Lloyd yêu cầu người gửi hàng cung cấp mã HS 6 số cùng mô tả chính xác, đầy đủ và số EORI của người nhận hàng có trụ sở tại EU.

• Mã HS 6 số cho từng dòng hàng.
• Mô tả bằng ngôn ngữ dễ hiểu theo tên thương mại thông dụng.
• Người gửi hàng, người nhận hàng, người mua và người bán, kèm tên và địa chỉ.
• Số EORI của người nhận hàng tại EU, khi người vận chuyển yêu cầu.
• Số kiện, trọng lượng và ký mã hiệu khớp với hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn.

Mô tả hàng hóa và danh sách stop words

Hướng dẫn của Ủy ban châu Âu về mô tả hàng hóa chấp nhận được yêu cầu mô tả bằng ngôn ngữ dễ hiểu, đủ chính xác để hải quan nhận diện hàng hóa. Các thuật ngữ chung như "consolidated" (hàng gom), "general cargo" (hàng tổng hợp), "parts" (linh kiện) hay "freight of all kinds" (hàng đủ loại) không được chấp nhận: thay vì "spare parts" (phụ tùng), hãy nêu tên hàng hóa (bơm, gioăng, động cơ); thay vì "electronics" (đồ điện tử), hãy ghi máy tính, tivi hoặc điện thoại di động.

Ủy ban cũng duy trì danh sách stop words. Hải quan Phần Lan giải thích rằng mô tả hàng hóa không thể chỉ gồm các từ như "Vegan" (thuần chay), "Attached manifest" (manifest đính kèm), "Spare parts" (phụ tùng) hay "Garments" (hàng may mặc). Cơ quan Thuế và Hải quan Bồ Đào Nha (AT) đã thông báo danh sách cập nhật có hiệu lực từ ngày 3/8/2026 và cảnh báo rằng nếu một stop word được dùng riêng lẻ làm mô tả hàng hóa, tờ khai có thể bị từ chối tự động. Danh sách đầy đủ nằm trong thư viện CIRCABC công khai của Ủy ban về ICS2.

Điều gì xảy ra sau khi nộp

Sau khi phân tích rủi ro, hải quan có thể đưa ra các yêu cầu giảm thiểu rủi ro (referral), yêu cầu bên nộp tờ khai cung cấp thêm thông tin, soi chiếu kiểm tra hàng hóa và bưu phẩm rủi ro cao, hoặc không xếp hàng; phải trả lời referral thì việc đánh giá rủi ro mới tiếp tục. Các tờ thông tin của Ủy ban châu Âu cảnh báo rằng nếu không có ENS hợp lệ, hàng có thể bị chặn tại biên giới EU và không được thông quan, còn tờ khai không đạt yêu cầu có thể bị từ chối hoặc bị can thiệp, kèm khả năng bị xử phạt.