Cách xuất khẩu sang EU: hướng dẫn từng bước cho người bán ngoài EU

Ai là bên nhập khẩu: bên khai báo, đại diện và mã EORI

Pháp luật EU không có khái niệm người nhập khẩu đứng tên (importer of record); vai trò then chốt là bên khai báo, tức bên đứng tên nộp tờ khai hải quan, hoặc bên mà tờ khai được nộp dưới tên của họ. Bên khai báo về nguyên tắc phải được thành lập tại EU (Bộ luật Hải quan Liên minh (Union Customs Code), Điều 170), chỉ có những ngoại lệ hẹp như quá cảnh, tạm nhập và các tờ khai không thường xuyên mà hải quan chấp nhận là hợp lý. Đại diện hải quan có thể hành động trực tiếp, dưới tên của bạn, hoặc gián tiếp, dưới tên của chính họ thay mặt bạn (Điều 18). Theo hình thức đại diện trực tiếp, bạn vẫn là bên khai báo, nên người bán ngoài EU bán theo DDP thường sử dụng một đại diện gián tiếp được thành lập tại EU, và khi đó cả hai bên đều có nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu (xem ghi chú của Triplicate về người nhập khẩu đứng tên).

Bên khai báo cần có mã EORI. Mọi chủ thể kinh tế được thành lập tại EU đều phải đăng ký (Điều 9), và một doanh nghiệp chỉ giữ một mã EORI hợp lệ, dùng ở mọi quốc gia EU. Doanh nghiệp ngoài EU không có nghĩa vụ chung phải xin mã chỉ để bán cho người mua tại EU: họ chỉ đăng ký trước khi tự nộp tờ khai hải quan, tờ khai tóm tắt nhập cảnh hoặc xuất cảnh hay tờ khai lưu kho tạm thời, hoặc hoạt động với tư cách người vận chuyển, và khi đó chỉ đăng ký một lần tại quốc gia EU nơi thực hiện nghiệp vụ hải quan đầu tiên. Mã số VAT không phải là mã EORI, vì vậy hãy kiểm tra mã của người mua qua dịch vụ xác thực EORI của Ủy ban châu Âu (xem ghi chú của Triplicate về mã EORI). Ai là bên nhập khẩu tùy thuộc vào điều kiện Incoterm và loại hình bán hàng:

• DAP, FCA, FOB hoặc EXW: người mua tại EU hoặc đại lý hải quan của họ khai báo hàng hóa bằng mã EORI của chính họ và nộp thuế nhập khẩu cùng VAT nhập khẩu.
• DDP: bạn đảm nhận việc này thông qua một đại diện gián tiếp tại EU được chỉ định bằng văn bản; hãy thống nhất mã EORI của ai được ghi vào ô nhà nhập khẩu và ô bên khai báo. ICC khuyên những người bán không thể đáp ứng nghĩa vụ DDP nên dùng DAP hoặc DPU.
• Kiện hàng tiêu dùng đến 150 EUR: VAT được xử lý qua đăng ký IOSS của bạn hoặc qua sàn thương mại điện tử; hãy cung cấp mã số IOSS cho người vận chuyển hoặc đơn vị bưu chính. Người tiêu dùng thông thường không cần mã EORI.

Trị giá hải quan, mã TARIC và xuất xứ

Thuế được tính trên trị giá hải quan, thông thường là trị giá giao dịch: giá thực tế đã trả hoặc phải trả, cộng với các chi phí do người mua chịu mà giá chưa bao gồm, như hoa hồng bán hàng, chi phí đóng gói, hỗ trợ (assists) và tiền bản quyền trả như một điều kiện của việc bán hàng. EU cộng thêm chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí liên quan đến điểm hàng hóa vào EU, tức trị giá dạng CIF (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 71), và không tính vận chuyển sau biên giới. Hãy ghi riêng cước vận chuyển và bảo hiểm thành các khoản tách biệt trên hóa đơn, kể cả khi giá là CIF hoặc DDP, để hải quan chỉ tính các chi phí đến biên giới.

Thuế suất phụ thuộc vào mã thuế quan và nước xuất xứ. 6 chữ số đầu của mã là Hệ thống Hài hòa (HS); Danh pháp Kết hợp của EU (Combined Nomenclature) dùng 8 chữ số và TARIC dùng 10 chữ số, và tờ khai dùng mã đầy đủ của EU chứ không phải mã xuất khẩu của nước bạn. Hãy kiểm tra thuế và mọi thuế suất ưu đãi của mã đó trong TARIC; để chắc chắn trước khi gửi hàng, hãy xin thông tin thuế quan ràng buộc của EU (binding tariff information), có hiệu lực 3 năm.

Xuất xứ không ưu đãi thường là nước nơi diễn ra công đoạn chuyển đổi cơ bản cuối cùng (ở EU là công đoạn gia công cơ bản cuối cùng có lý do kinh tế, Bộ luật Hải quan Liên minh Điều 60), nên hàng hóa chỉ được đóng gói lại hoặc dán nhãn lại ở nước khác vẫn giữ xuất xứ ban đầu. Thuế suất thấp hơn theo hiệp định thương mại phụ thuộc vào xuất xứ ưu đãi và chứng từ chứng minh riêng, được mô tả dưới đây.

VAT nhập khẩu, IOSS và thuế 3 EUR cho kiện hàng tiêu dùng

VAT nhập khẩu được tính thêm trên thuế nhập khẩu, theo thuế suất của quốc gia nhập khẩu. Người mua là doanh nghiệp đã đăng ký VAT thường có thể khấu trừ khoản này; người tiêu dùng thì không. Nếu bạn bán theo DDP và tự chịu VAT nhập khẩu, việc bán hàng tiếp theo của bạn cho người mua được coi là diễn ra tại quốc gia đó, nên bạn thường cần đăng ký VAT tại đó; hãy xin tư vấn VAT địa phương trước khi báo giá DDP.

Đối với các giao dịch bán hàng từ xa cho người tiêu dùng trong các lô hàng có trị giá nội tại (giá hàng hóa không gồm vận chuyển và bảo hiểm, trừ khi các khoản này nằm trong giá mà không được ghi riêng) đến 150 EUR, Cơ chế một cửa nhập khẩu (Import One-Stop Shop, IOSS) cho phép bạn thu VAT EU ngay tại bước thanh toán thông qua một lần đăng ký. Khi đó việc nhập khẩu được miễn VAT, nên khách hàng không phải trả VAT khi nhận hàng; hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt không được áp dụng. Người bán đặt trụ sở ngoài EU phải chỉ định một trung gian (intermediary) đặt tại EU, người này chịu trách nhiệm về VAT, trừ khi người bán đặt trụ sở tại, và gửi hàng từ, một quốc gia có thỏa thuận hỗ trợ hành chính lẫn nhau về VAT với EU. Nếu một sàn thương mại điện tử tạo điều kiện cho giao dịch bán hàng, sàn đó được coi là nhà cung cấp danh nghĩa (deemed supplier) và thu VAT. Mã số IOSS (IM cộng 10 chữ số) là mã số VAT chứ không phải mã EORI; hãy cung cấp cho người vận chuyển. Trên 150 EUR, VAT được nộp khi nhập khẩu.

Council Regulation (EU) 2026/382 đã bãi bỏ chế độ miễn thuế 150 EUR. Từ 1/7/2026 đến 1/7/2028, các giao dịch bán hàng từ xa trong lô hàng đến 150 EUR phải trả thuế nhập khẩu 3 EUR mỗi mặt hàng, bất kể áp dụng phương thức VAT nào. Một mặt hàng là các hàng hóa có cùng phân loại thuế quan: 5 áo phông tính là 1 mặt hàng, 1 áo phông và 1 đồng hồ tính là 2 mặt hàng. Bên khai báo là bên nộp khoản này, và từ 1/11/2026 các tờ khai này phải có thông tin nhận diện sản phẩm. Riêng biệt, ngày 21/9/2026, Ủy ban châu Âu đã thông qua một đạo luật ủy quyền (delegated act) quy định phí xử lý 2 EUR mỗi mặt hàng cho các giao dịch bán hàng từ xa với mọi giá trị, dự kiến bắt đầu không muộn hơn 1/11/2026; hãy xác nhận ngày bắt đầu.

Thuế ưu đãi: statement on origin, REX và EUR.1

Thuế suất giảm hoặc bằng 0 theo hiệp định thương mại của EU hoặc GSP của EU chỉ có hiệu lực nếu hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định đó và nhà nhập khẩu có chứng từ chứng minh đúng hình thức mà hiệp định quy định; nếu không có chứng từ hợp lệ, hãy chuẩn bị chịu thuế suất tiêu chuẩn. Giấy chứng nhận xuất xứ không ưu đãi của phòng thương mại chỉ cho biết hàng hóa được sản xuất ở đâu và không giúp giảm thuế; chỉ cần khi nước nhập khẩu, hợp đồng hoặc thư tín dụng yêu cầu. Các hình thức chứng minh xuất xứ ưu đãi chính của EU như sau (xem ghi chú của Triplicate về giấy chứng nhận xuất xứ):

• Statement on origin: do nhà xuất khẩu lập trên hóa đơn hoặc chứng từ thương mại khác, đúng nguyên văn mà hiệp định quy định, như theo hiệp định EU-Nhật Bản và EU-Anh (hiệp định EU-Canada gọi là origin declaration). Nếu không có đăng ký REX hoặc tư cách nhà xuất khẩu đủ điều kiện, bản khai chỉ giới hạn cho các lô hàng đến 6,000 EUR; theo hiệp định EU-Anh, nhà xuất khẩu Anh dùng mã EORI của mình làm số tham chiếu nhà xuất khẩu.
• Bản khai xuất xứ (origin declaration) của nhà xuất khẩu đủ điều kiện, như theo hiệp định EU-Hàn Quốc.
• Giấy chứng nhận lưu thông hàng hóa EUR.1, được hải quan xác nhận theo nhiều hiệp định; ở Anh do phòng thương mại hoặc Institute of Chartered Shipbrokers cấp. EUR.1 có thể được cấp sau (hồi tố) khi xảy ra sai sót hoặc thiếu sót.
• EU GSP: nhà xuất khẩu ở các nước thụ hưởng đăng ký trong REX và lập statement on origin; không cần REX nếu hàng hóa có xuất xứ trong lô hàng có giá trị từ 6,000 EUR trở xuống. Từ ngày 1/1/2021, cơ quan có thẩm quyền của các nước này không còn được cấp Form A cho EU.

Quy định về sản phẩm: mỹ phẩm, an toàn sản phẩm và bao bì gỗ

Mỹ phẩm thuộc phạm vi Regulation (EC) No 1223/2009. Chỉ sản phẩm có người chịu trách nhiệm (Responsible Person, RP) được thành lập tại EU mới được đưa ra thị trường, nên một công ty ngoài EU không thể làm RP: đối với hàng nhập khẩu, RP là nhà nhập khẩu, trừ khi nhà nhập khẩu chỉ định một người khác được thành lập tại EU bằng văn bản ủy quyền. RP lưu giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) kèm báo cáo an toàn trong 10 năm sau khi lô sản xuất cuối cùng được đưa ra thị trường, và công bố từng sản phẩm trên cổng CPNP trước khi bán; một lần công bố miễn phí có hiệu lực trên toàn EU. Nhãn ghi tên và địa chỉ của RP, nước xuất xứ, thành phần theo tên chung trong danh mục thuật ngữ, hạn sử dụng hoặc thời hạn sử dụng sau khi mở, thận trọng khi sử dụng, số lô và công dụng, bằng ngôn ngữ do từng quốc gia thành viên quy định. Sản phẩm được đưa ra thị trường từ 31/7/2026 cần tuân thủ quy định mở rộng về nhãn chất gây dị ứng trong hương liệu (xem ghi chú của Triplicate về xuất khẩu mỹ phẩm sang EU).

Từ 13/12/2024, Quy định An toàn Sản phẩm Chung (GPSR) yêu cầu mỗi sản phẩm có một chủ thể kinh tế được thành lập tại EU, ghi tên cùng địa chỉ bưu điện và địa chỉ điện tử trên sản phẩm, bao bì, kiện hàng hoặc tài liệu kèm theo, cùng với thông tin nhà sản xuất và số kiểu hoặc số lô. Trang bán hàng trực tuyến phải hiển thị nhà sản xuất, người chịu trách nhiệm tại EU, thông tin nhận diện sản phẩm, hình ảnh và cảnh báo. Đồ chơi, thiết bị điện, máy móc, thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và các sản phẩm thuộc diện khác còn cần nhãn CE, kèm bản công bố hợp chuẩn và hồ sơ kỹ thuật lưu giữ 10 năm. Hàng hóa thuộc diện cấm hoặc hạn chế không thể dùng tờ khai giá trị thấp đơn giản hóa (H7), và Đức yêu cầu đăng ký LUCID trước khi bao bì có chứa hàng hóa, kể cả hộp vận chuyển, được đưa ra thị trường nước này lần đầu.

Bao bì bằng gỗ nguyên khối từ ngoài EU, như pallet, thùng gỗ và gỗ chèn lót (dunnage), phải được bóc vỏ, xử lý và đóng dấu theo ISPM 15 (Regulation (EU) 2016/2031). Bao bì làm hoàn toàn từ gỗ dán, OSB hoặc gỗ chế biến khác, hoặc từ nhựa hay kim loại, không cần xử lý ISPM 15, nhưng các thanh trượt hoặc khối chèn bằng gỗ nguyên khối trên đó thì cần. Đến hết 31/12/2026, bao bì gỗ đi kèm các mặt hàng như đá phiến, đá, gạch men và tấm nhôm từ Belarus, Trung Quốc và Ấn Độ được kiểm tra ở ít nhất 15% số lô hàng (xem ghi chú của Triplicate về bao bì gỗ ISPM 15).

Chứng từ, dữ liệu trước khi hàng đến, bộ luật hải quan mới và Anh

Luật EU không quy định mẫu hóa đơn. Hóa đơn thương mại là chứng từ đi kèm mà bên khai báo phải giữ và sẵn sàng cho hải quan khi nộp tờ khai, đồng thời phải nộp khi luật EU yêu cầu hoặc hải quan đề nghị (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 163). Đại lý hải quan lấy giá, loại tiền, điều kiện giao hàng, xuất xứ và các khoản phí từ hóa đơn, nên hãy cung cấp các mục cốt lõi kèm mã EORI nếu các bên có, và lập phiếu đóng gói từ cùng một bộ dữ liệu; công cụ tạo chứng từ miễn phí của Triplicate lập được cả hai (xem ghi chú của Triplicate về yêu cầu đối với hóa đơn thương mại).

Trước khi hàng đến, người vận chuyển, hoặc đôi khi là forwarder hay đơn vị bưu chính, nộp tờ khai tóm tắt nhập cảnh (entry summary declaration) trong Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (Import Control System 2, ICS2) cho mọi phương thức vận tải; đối với hàng không, một số dữ liệu phải nộp trước khi xếp hàng. Hãy cung cấp mã EORI của người nhận hàng tại EU hoặc, nếu họ không có, địa chỉ đầy đủ, cùng mô tả chính xác: ICS2 có danh sách từ bị cấm (stop words) không được dùng riêng lẻ làm mô tả, và dữ liệu mơ hồ dẫn đến yêu cầu bổ sung thông tin, thông báo không được xếp hàng (do-not-load) hoặc bị xử phạt. Bộ luật Hải quan Liên minh mới, Regulation (EU) 2026/2108, có hiệu lực từ ngày 20/9/2026 và áp dụng theo từng giai đoạn từ năm 2027 đến năm 2034. Bộ luật này quy định các nền tảng và người bán ngoài EU chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan và thuế; Trung tâm dữ liệu hải quan (Customs Data Hub) của bộ luật sẽ mở cho thương mại điện tử vào năm 2028, khi đó các mức thuế thông thường dự kiến sẽ thay thế mức thuế 3 EUR, vì vậy hãy theo dõi các thay đổi.

Great Britain có quy định riêng kể từ Brexit: mã EORI GB, một đại lý được thành lập tại Anh hành động gián tiếp cho nhà nhập khẩu ngoài Anh, VAT nhập khẩu 20% đối với hàng hóa như mỹ phẩm và, riêng với mỹ phẩm, người chịu trách nhiệm tại Anh cùng công bố SCPN. Bắc Ireland dùng mã EORI XI và theo quy định mỹ phẩm của EU, với RP tại Bắc Ireland hoặc EU và công bố CPNP (xem ghi chú của Triplicate về xuất khẩu mỹ phẩm sang Anh).