Xuất khẩu mỹ phẩm sang EU: người chịu trách nhiệm, CPNP và nhãn mác

Người chịu trách nhiệm tại EU (RP)

Chỉ mỹ phẩm có người chịu trách nhiệm (Responsible Person, RP) đặt tại EU mới được đưa ra thị trường EU; một công ty ở ngoài EU không thể làm RP.

Đối với hàng nhập khẩu, nhà nhập khẩu là RP, trừ khi nhà nhập khẩu chỉ định một người khác đặt tại EU bằng văn bản ủy quyền. Tên và địa chỉ của RP phải ghi trên nhãn, và hồ sơ sản phẩm phải được lưu giữ tại địa chỉ đó.

Báo cáo an toàn, hồ sơ sản phẩm và GMP

Mỗi sản phẩm cần có Báo cáo an toàn sản phẩm mỹ phẩm (Cosmetic Product Safety Report, Phụ lục I) do một người đánh giá có chuyên môn về dược, độc chất học, y khoa hoặc lĩnh vực tương đương thực hiện.

RP lưu giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (Product Information File, PIF) trong 10 năm sau khi lô sản xuất cuối cùng được đưa ra thị trường: mô tả sản phẩm, báo cáo an toàn, phương pháp sản xuất và bản công bố GMP, chứng minh cho các công bố tính năng và mọi dữ liệu thử nghiệm trên động vật (nếu có).

Tuân thủ tiêu chuẩn EN ISO 22716 được coi là đáp ứng yêu cầu GMP. Việc bán mỹ phẩm đã thử nghiệm trên động vật để đáp ứng Regulation này bị cấm hoàn toàn từ ngày 11/3/2013.

Công bố CPNP

Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường lần đầu, RP phải công bố sản phẩm trên Cổng công bố sản phẩm mỹ phẩm (Cosmetic Products Notification Portal, CPNP). Một lần công bố có hiệu lực trên toàn EU và miễn phí.

Nội dung công bố bao gồm nhóm sản phẩm, RP, nước xuất xứ, quốc gia thành viên bán đầu tiên, vật liệu nano, chất CMR, công thức khung (frame formulation) và nhãn. Hầu hết sản phẩm chứa vật liệu nano cần công bố bổ sung 6 tháng trước khi ra mắt.

Yêu cầu về nhãn

Mỗi quốc gia thành viên tự quy định ngôn ngữ dùng cho thành phần, hạn dùng, thận trọng khi sử dụng và công dụng. Thành phần sử dụng tên chung theo danh mục thuật ngữ của Ủy ban châu Âu (dựa trên INCI), giống nhau ở mọi ngôn ngữ EU.

• Tên và địa chỉ của RP tại EU, và nước xuất xứ đối với hàng nhập khẩu
• Định lượng (không cần ghi nếu dưới 5 g hoặc 5 ml, hàng mẫu hoặc gói dùng một lần)
• Hạn sử dụng nếu thời hạn bảo quản từ 30 tháng trở xuống; nếu không thì ghi thời hạn sử dụng sau khi mở (period after opening, PAO)
• Thận trọng khi sử dụng, số lô và công dụng
• Thành phần xếp theo thứ tự hàm lượng giảm dần, vật liệu nano ghi "(nano)", hương liệu ghi "parfum"
• Chất gây dị ứng trong hương liệu có tên riêng với hàm lượng trên 0,001% (sản phẩm lưu lại trên da - leave-on) hoặc 0,01% (sản phẩm rửa trôi - rinse-off)

Chất cấm, chất CMR và chất gây dị ứng

Phụ lục II liệt kê các chất cấm sử dụng, Phụ lục III liệt kê các chất hạn chế sử dụng; chất màu, chất bảo quản và chất lọc tia UV phải có trong Phụ lục IV đến VI. Chất CMR (gây ung thư, đột biến hoặc độc hại cho sinh sản) bị cấm trừ khi được cho phép cụ thể.

Omnibus VII (Regulation (EU) 2025/877) áp dụng từ 1/9/2025 và cấm TPO, chất dùng trong một số sản phẩm sơn móng. Omnibus VIII (Regulation (EU) 2026/78) áp dụng từ 1/5/2026, không có thời gian bán hết hàng tồn (sell-off period). Omnibus IX đang được chuẩn bị, dự kiến áp dụng từ 1/2/2027.

Regulation (EU) 2026/909 cấm triphenyl phosphate và hạn chế các chất như benzyl salicylate, citral và các hợp chất nhôm; đối với hầu hết các chất này, sản phẩm không tuân thủ sẽ không được đưa ra thị trường từ 1/1/2027.

Regulation (EU) 2023/1545 mở rộng danh sách chất gây dị ứng trong hương liệu phải ghi trên nhãn. Sản phẩm đưa ra thị trường từ 31/7/2026 phải tuân thủ; hàng tồn trước đó có thể bán đến 31/7/2028.

Một gói đơn giản hóa quy định về hóa chất được thỏa thuận tạm thời vào tháng 6/2026 sẽ thay đổi cách áp dụng dần các lệnh cấm CMR; hãy kiểm tra xem gói này đã được thông qua chính thức hay chưa.

Thủ tục hải quan nhập khẩu: mã EORI, mã HS, thuế nhập khẩu và VAT

Bên khai báo hải quan, thường là nhà nhập khẩu tại EU hoặc đại lý hải quan của họ, cần có mã EORI.

Các nhóm mã HS thường gặp: 3303 (nước hoa), 3304 (trang điểm, chăm sóc da), 3305 (chăm sóc tóc), 3307 (khử mùi, cạo râu, tắm), 3401 (xà phòng). Kiểm tra thuế suất và thuế suất ưu đãi trong TARIC; để hưởng thuế suất ưu đãi cần có chứng minh xuất xứ.

VAT nhập khẩu được tính theo mức thuế của quốc gia thành viên nhập khẩu. Từ 1/7/2026 đến 1/7/2028, các lô hàng B2C có giá trị 150 EUR hoặc thấp hơn còn phải trả thêm 3 EUR thuế cho mỗi mặt hàng khác nhau (theo mã thuế).

Anh (Great Britain) và cập nhật quy định

Việc công bố tại EU không có hiệu lực tại Anh (Great Britain); nơi này cần một người chịu trách nhiệm đặt tại Anh và công bố SCPN gửi tới Office for Product Safety and Standards. Bắc Ireland vẫn áp dụng quy định của EU.

Các quy định thường xuyên thay đổi. Đây là hướng dẫn thực tế, không phải tư vấn pháp lý; hãy xác nhận với cơ quan có thẩm quyền, RP của bạn hoặc đại lý hải quan, chuyên gia tư vấn được cấp phép.