Mã EORI: ai cần, định dạng, cách đăng ký và tra cứu (EU, Anh)

Mã EORI là gì và ai cần

EORI là viết tắt của Economic Operators Registration and Identification (Đăng ký và nhận dạng chủ thể kinh tế). Đây là mã định danh duy nhất trong lãnh thổ hải quan EU, do cơ quan hải quan cấp để đăng ký một doanh nghiệp hoặc cá nhân cho mục đích hải quan (Quy định ủy quyền (Delegated Regulation) (EU) 2015/2446, Điều 1(18)). Ủy ban châu Âu cho biết mã này bắt buộc đối với mọi loại nghiệp vụ hải quan tại EU, như nhập khẩu, xuất khẩu và quá cảnh. Một chủ thể chỉ được giữ một mã EORI hợp lệ tại một thời điểm (Quy định thực thi (Implementing Regulation) (EU) 2015/2447, Điều 7(2)).

Theo Điều 9 của Bộ luật Hải quan Liên minh (Union Customs Code, UCC), các chủ thể kinh tế được thành lập tại EU đăng ký với cơ quan hải quan nơi mình được thành lập. Đối với công ty, được thành lập nghĩa là có trụ sở đăng ký, trụ sở chính hoặc cơ sở kinh doanh thường trú tại EU. Các chủ thể kinh tế không được thành lập tại EU chỉ đăng ký trong những trường hợp cụ thể, với cơ quan hải quan nơi họ lần đầu nộp tờ khai hoặc xin một quyết định. Những người khác, như cá nhân, chỉ đăng ký khi pháp luật yêu cầu, và người chỉ thỉnh thoảng nộp tờ khai có thể được miễn nếu hải quan thấy hợp lý (Quy định ủy quyền 2015/2446, Điều 6(2)).

Anh vẫn giữ hệ thống này sau Brexit: HMRC (Cơ quan Thuế và Hải quan Anh) cấp mã GB và, đối với Bắc Ireland, mã XI. Các quy định này xuất phát từ UCC hiện hành, tức Regulation (EU) No 952/2013. Văn bản thay thế, Regulation (EU) 2026/2108, có hiệu lực từ 20/9/2026 và được áp dụng theo từng giai đoạn từ 2027 đến 2034, vì vậy hãy theo dõi các thay đổi về đăng ký.

Doanh nghiệp ngoài EU: khi nào cần mã EORI EU riêng

Doanh nghiệp ngoài EU không cần mã EORI EU chỉ để bán cho người mua tại EU; hải quan Đức cho biết các chủ thể ngoài EU không có nghĩa vụ chung phải xin mã. Quy định ủy quyền 2015/2446, Điều 5, chỉ yêu cầu đăng ký trước khi doanh nghiệp ngoài EU nộp tờ khai hải quan tại EU, tờ khai tóm tắt nhập cảnh hoặc xuất cảnh (ENS hoặc EXS) hay tờ khai lưu kho tạm thời, hoặc hoạt động với tư cách người vận chuyển đường biển, đường thủy nội địa hoặc đường hàng không, hoặc người vận chuyển kết nối với hệ thống hải quan và muốn nhận thông báo ENS.

• Ngoại lệ: tờ khai miệng và các tờ khai đơn giản hóa khác, gồm cả hàng gửi qua bưu điện (Điều 135 đến 144 của quy định đó), hầu hết tờ khai tạm nhập, và tờ khai quá cảnh của các chủ thể được thành lập tại các nước tham gia quá cảnh chung. Người vận chuyển đường biển và đường hàng không có mã từ chương trình đối tác thương nhân của nước thứ ba mà EU công nhận thì không phải đăng ký.
• Nơi đăng ký: đăng ký một lần tại nước EU nơi thực hiện nghiệp vụ hải quan đầu tiên của bạn. Sau đó mã có hiệu lực ở mọi quốc gia thành viên. Nếu hai nước cùng cấp mã cho bạn, mã đầu tiên được giữ lại còn mã thứ hai bị vô hiệu hóa.
• Cách thức: qua cơ quan hải quan quốc gia, ví dụ miễn phí tại Đức và Pháp. Đức bắt buộc dùng Zoll-Portal từ 1/10/2026, và người nộp đơn ngoài EU vẫn có thể gửi mẫu 0870 kèm lý do bằng văn bản giải thích vì sao hải quan Đức có thẩm quyền. Pháp dùng dịch vụ trực tuyến SOPRANO và yêu cầu người nộp đơn không có mã số VAT của Pháp cung cấp bản trích lục đăng ký doanh nghiệp cùng bằng chứng rằng Pháp là nơi thực hiện nghiệp vụ hải quan đầu tiên của họ.
• Thời gian: khác nhau tùy quốc gia. Ủy ban châu Âu khuyến nghị nộp đơn trước khi bắt đầu, vì việc đăng ký có thể mất vài ngày; mã của Pháp có hiệu lực sau 24 giờ kể từ khi được cấp.
• Thụy Sĩ không cấp mã EORI. Các công ty Thụy Sĩ dùng UID (CHE-123.456.789) với hải quan Thụy Sĩ, và áp dụng các quy tắc trên khi cần mã EORI EU.

Anh: mã GB và XI

Bạn cần mã EORI GB để vận chuyển hàng hóa giữa Great Britain (Anh, Scotland và xứ Wales) hoặc đảo Man với bất kỳ quốc gia nào khác, kể cả EU, và giữa Great Britain với Bắc Ireland hoặc quần đảo Channel. Hàng hóa không bị kiểm soát và chỉ dùng cho mục đích cá nhân thì không cần. Doanh nghiệp thường cần có cơ sở tại Anh để được cấp mã. Doanh nghiệp không được thành lập tại Anh chỉ có thể xin mã cho các nghiệp vụ được liệt kê, như tờ khai quá cảnh hoặc tạm nhập, xin quyết định hải quan, tờ khai nhập cảnh, xuất cảnh hoặc lưu kho tạm thời, hoặc hoạt động với tư cách người vận chuyển. Nếu không, doanh nghiệp chỉ định một người xử lý thủ tục hải quan thay mình, và người đó sẽ xin EORI.

Đăng ký trên GOV.UK. HMRC cấp mã GB ngay lập tức trừ khi cần kiểm tra, việc này có thể mất tối đa 5 ngày làm việc. Doanh nghiệp Anh cung cấp Unique Taxpayer Reference (UTR, mã số người nộp thuế duy nhất), ngày bắt đầu kinh doanh, mã SIC (mã phân loại ngành tiêu chuẩn) và mã số VAT nếu đã đăng ký; doanh nghiệp không có trụ sở tại Anh không cần UTR hay mã SIC. Mã GB gồm GB cộng 12 chữ số và bao gồm mã số VAT của doanh nghiệp đã đăng ký VAT. Hủy đăng ký VAT tại Anh sẽ đồng thời hủy EORI, và hủy mã GB cũng hủy luôn mã XI.

Cần EORI XI để đưa hàng vào Bắc Ireland từ Great Britain hoặc từ Bắc Ireland đến nước ngoài EU, hoặc để khai báo tại Bắc Ireland. Hãy xin mã GB trước, rồi điền mẫu đăng ký XI; HMRC cấp trong 5 ngày và yêu cầu bằng chứng về cơ sở kinh doanh thường trú tại Bắc Ireland, trừ khi bạn chỉ cần mã cho một số tờ khai nhất định hoặc với tư cách người vận chuyển. Doanh nghiệp đã có EORI EU không cần mã XI, và mã XI chỉ được dùng cho tờ khai EU khi doanh nghiệp có cơ sở kinh doanh thường trú tại Bắc Ireland.

Định dạng và cách tra cứu mã

EORI EU bắt đầu bằng mã hai chữ cái của nước cấp, theo sau là tối đa 15 chữ cái hoặc chữ số do nước đó quy định, thường lấy từ mã số thuế hoặc mã số công ty. Hà Lan dùng NL cộng RSIN 9 chữ số. Pháp dùng FR cộng SIREN 9 chữ số hoặc, theo dạng cũ, SIRET 14 chữ số; Pháp sẽ vô hiệu hóa các EORI dựa trên SIRET vào nửa cuối năm 2026, vào một ngày chưa được công bố, và các ứng dụng hải quan trên toàn EU hiện đã không chấp nhận các mã này.

Trông giống mã số VAT không có nghĩa là mã EORI: chỉ mã đã được đăng ký trong hệ thống EORI mới hợp lệ. Mã EORI không có ngày hết hạn, nhưng hải quan vô hiệu hóa khi có yêu cầu hoặc khi doanh nghiệp ngừng các hoạt động cần đăng ký (Quy định ủy quyền 2015/2446, Điều 7).

• Mã EU và XI: dịch vụ xác thực EORI của Ủy ban châu Âu. Dịch vụ chỉ hiển thị tên và địa chỉ nếu chủ sở hữu đồng ý công bố.
• Mã GB: dịch vụ Check an EORI number của HMRC, cũng chỉ hiển thị tên và địa chỉ nếu doanh nghiệp đồng ý.
• Lưu ảnh chụp màn hình kết quả có ghi ngày vào hồ sơ lô hàng, và kiểm tra lại khi có người mua mới hoặc sau một thời gian dài.

EORI được ghi ở đâu: tờ khai, ICS2, booking và hóa đơn

Hải quan dùng EORI để nhận diện các bên trong tờ khai điện tử. Chứng từ thương mại cũng ghi mã này để đại lý hải quan và hãng vận chuyển sao chép chính xác.

• Tờ khai nhập khẩu và xuất khẩu: EORI của bên khai báo và, nếu có, EORI của nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu và của đại diện. Hướng dẫn của HMRC yêu cầu EORI GB, EU hoặc XI của nhà nhập khẩu đối với hàng nhập khẩu thương mại, trừ khi có miễn trừ theo luật.
• Tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS) trong ICS2, hệ thống bao phủ mọi phương thức vận tải vào EU từ 1/9/2025, ngoại trừ một số trường hợp miễn trừ tạm thời của từng nước: người nộp tờ khai ghi EORI của chính mình và, nếu khác, EORI của người vận chuyển. Người vận chuyển đường biển cũng yêu cầu EORI của người nhận hàng tại EU nếu có, hoặc địa chỉ đầy đủ nếu không có.
• Booking với hãng vận chuyển và shipping instruction: EORI của người nhận hàng cho ENS; các hãng chuyển phát nhanh yêu cầu EORI của người nhận đối với lô hàng doanh nghiệp đến EU.
• Hóa đơn thương mại và packing list: đại lý hải quan và hãng vận chuyển thường sao chép EORI từ các chứng từ này, vì vậy hãy ghi EORI của nhà xuất khẩu (nếu có) và nhà nhập khẩu. Công cụ tạo chứng từ miễn phí của Triplicate lập được cả hai.
• Tuyên bố xuất xứ theo Hiệp định Thương mại và Hợp tác EU–Anh: đối với lô hàng trên 6.000 EUR, nhà xuất khẩu Anh dùng EORI của mình làm mã tham chiếu của nhà xuất khẩu, còn nhà xuất khẩu EU dùng mã REX.

DAP, DDP và kiện hàng tiêu dùng (IOSS)

Theo điều kiện DAP, FCA hoặc FOB, người mua làm thủ tục thông quan, nên EORI của họ, hoặc của đại lý hải quan của họ, được ghi trên tờ khai nhập khẩu. Theo DDP, bạn thông quan. Tại EU, bên khai báo thông thường phải được thành lập tại EU (UCC, Điều 170), nên người bán ngoài EU thường dùng đại diện gián tiếp, đại diện này khai báo dưới tên của chính mình bằng EORI của mình. Hãy thỏa thuận bằng văn bản EORI của ai sẽ ghi vào ô nhà nhập khẩu và ô bên khai báo. Tại Anh, người bán không có cơ sở tại Anh chỉ định một người xử lý thủ tục hải quan, và người đó giữ EORI.

Người tiêu dùng thông thường không cần EORI. Tại EU, khi luật quốc gia không yêu cầu cá nhân đăng ký, ô EORI của nhà nhập khẩu trong tờ khai giá trị thấp (H7) để trống. Tại Anh, hàng hóa dùng cho mục đích cá nhân không bị kiểm soát thì không cần.

Mã số IOSS không phải là EORI. Đây là mã số nhận dạng VAT (IM cộng 10 chữ số) cho phép bạn thu VAT EU ngay khi thanh toán đối với các lô hàng đến 150 EUR. Bạn cung cấp mã này cho hãng vận chuyển hoặc đơn vị bưu chính, đơn vị này khai báo trong một trường dữ liệu riêng. Từ 1/7/2026 đến 1/7/2028, các lô hàng bán từ xa này còn phải chịu thuế 3 EUR mỗi mặt hàng, bất kể áp dụng cơ chế VAT nào.