Người nhập khẩu đứng tên (Importer of Record, IOR) là ai? Quy định DDP tại Mỹ, EU, Anh

Người nhập khẩu đứng tên làm những việc gì

IOR khai báo hàng hóa với hải quan, trực tiếp hoặc thông qua đại lý hải quan, nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác, đồng thời chịu trách nhiệm về việc phân loại, trị giá và xuất xứ đã khai báo. IOR lưu giữ hồ sơ tờ khai và nhận bất kỳ khoản hoàn thuế nào. Đây không phải lúc nào cũng là công ty mà hàng hóa được gửi đến, và đại lý hải quan hay forwarder thường chỉ đóng vai trò đại diện cho IOR.

Theo Incoterms 2020, điều kiện DAP quy định người mua xử lý và trả chi phí thông quan nhập khẩu; điều kiện DDP quy định người bán thực hiện việc này, bao gồm cả thuế và phí. ICC lưu ý rằng một số quốc gia yêu cầu nhà nhập khẩu tại chỗ phải tự thông quan hàng hóa, và DDP phù hợp với người bán không muốn, hoặc không được phép, xử lý thông quan nhập khẩu.

Mỹ: ai có thể là IOR và nhà nhập khẩu không cư trú cần gì

Theo 19 U.S.C. 1484, IOR phải là chủ hàng hoặc người mua hàng, hoặc một đại lý hải quan được cấp phép do chủ hàng, người mua hoặc người nhận hàng chỉ định, và phải thực hiện việc khai báo trị giá, phân loại và mức thuế với sự cẩn trọng hợp lý. Thuế là khoản nợ cá nhân của người nhập khẩu, ngay cả khi đại lý hải quan không nộp thuế thay (19 CFR 141.1). Các khoản hoàn thuế, kể cả hoàn thuế IEEPA, được trả cho IOR có tên trên tờ khai.

Một công ty nước ngoài có thể là IOR (nhà nhập khẩu không cư trú). Một pháp nhân không cư trú cần có đại lý cư trú được ủy quyền nhận tống đạt tại bang nơi có cảng nhập cảnh, cùng với khoản bảo lãnh do một pháp nhân bảo lãnh cư trú cấp (19 CFR 141.18).

• Mã số nhập khẩu: mã số nhận dạng chủ lao động (EIN) của IRS cấp cho công ty, hoặc nếu chưa có, mã số do CBP cấp khi xin qua CBP Form 5106 vào lần khai báo chính thức đầu tiên (19 CFR 24.5).
• Bảo lãnh hải quan: cần cho tờ khai chính thức, thường áp dụng cho lô hàng trên 2.500 USD; có thể là bảo lãnh theo từng lần (một tờ khai) hoặc bảo lãnh liên tục (nhiều tờ khai).
• Đại lý hải quan: cần có giấy ủy quyền của bạn (19 CFR 141.46); giấy ủy quyền của bên không cư trú chỉ được chấp nhận nếu đại lý được nêu tên là người cư trú tại Mỹ có thẩm quyền nhận tống đạt (19 CFR 141.36).
• Hàng giá trị thấp: chế độ miễn trừ 800 USD (de minimis) đã bị đình chỉ từ 29/8/2025, và đình chỉ vô thời hạn từ 24/6/2026, nên các lô hàng chuyển phát nhanh và hàng hóa cần tờ khai không chính thức (thường đến 2.500 USD) hoặc tờ khai chính thức. Theo luật, việc đình chỉ này kết thúc vào 1/7/2027.
• Lưu hồ sơ: lưu giữ 5 năm kể từ ngày khai báo (19 CFR 163.4).

EU: bên khai báo, đại diện và VAT nhập khẩu

Pháp luật EU không có khái niệm người nhập khẩu đứng tên (importer of record); vai trò then chốt là bên khai báo — bên đứng tên nộp tờ khai hải quan, hoặc bên mà tờ khai được nộp dưới tên của họ. Bên khai báo về nguyên tắc phải được thành lập tại EU, trừ trường hợp quá cảnh hoặc tạm nhập, các tờ khai không thường xuyên mà hải quan chấp nhận là hợp lý, và một số bên khai báo từ các nước lân cận (Bộ luật Hải quan Liên minh, Điều 170).

Đại diện hải quan có thể hành động trực tiếp, dưới tên của bạn, hoặc gián tiếp, dưới tên của chính họ thay mặt bạn (Điều 18). Theo hình thức đại diện trực tiếp, bạn vẫn là bên khai báo, nên người bán ngoài EU thường sử dụng một đại diện gián tiếp được thành lập tại EU, và khi đó cả hai bên đều có nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu (Điều 77(3)).

VAT nhập khẩu do bên mà quốc gia nhập khẩu chỉ định phải nộp (Chỉ thị VAT, Điều 201). Nếu bên đó là người bán ngoài EU, giao dịch bán hàng của họ cho người mua được coi là diễn ra tại quốc gia đó (Điều 32), nên người bán theo điều kiện DDP thường cần đăng ký VAT tại địa phương; quy định khác nhau tùy quốc gia. Các lô hàng tiêu dùng đến 150 EUR có thể dùng IOSS hoặc sàn thương mại điện tử thay thế (xem ghi chú về nhập khẩu EU của Triplicate).

Anh: bên được thành lập tại Anh

Một doanh nghiệp thường cần có cơ sở tại Anh (được coi là 'thành lập') để được cấp mã EORI GB. HMRC cho biết một bên không có cơ sở tại Anh cần có người xử lý thủ tục hải quan thay mình, người này hoàn thành tờ khai nhập khẩu và, nếu bạn không thể xin được mã EORI, sẽ xin mã đó thay bạn.

Một doanh nghiệp ngoài Anh đã đăng ký VAT tại Anh có thể sử dụng cơ chế hạch toán VAT hoãn nộp (postponed VAT accounting) bằng cách chỉ thị bằng văn bản cho đại lý đó và được ghi nhận là người nhận hàng.

Dịch vụ IOR của bên thứ ba

Một số công ty cung cấp dịch vụ đóng vai trò người nhập khẩu đứng tên cho người bán nước ngoài, hoặc tại châu Âu là đại diện gián tiếp, giúp việc bán theo DDP khả thi mà không cần thành lập pháp nhân tại địa phương. Hãy kiểm tra nhà cung cấp đủ điều kiện theo cách nào (tại Mỹ, là chủ hàng hoặc người mua, hay là đại lý hải quan được cấp phép do một trong hai bên đó chỉ định), ai nộp và xin hoàn VAT nhập khẩu, ai lưu giữ hồ sơ và nhận các khoản hoàn thuế, và ai chịu khoản thuế phát sinh thêm nếu sau này hải quan thay đổi nội dung tờ khai.

Người xuất khẩu đứng tên (Exporter of Record)

"Exporter of record" là cách gọi thông dụng trong thương mại để chỉ bên được ghi tên là người xuất khẩu trên tờ khai xuất khẩu và chịu trách nhiệm về các quy định xuất khẩu; các quy định của Mỹ không định nghĩa thuật ngữ này. Foreign Trade Regulations sử dụng khái niệm bên có lợi ích chính tại Mỹ (U.S. Principal Party in Interest, USPPI) — người tại Mỹ nhận được lợi ích chính từ việc xuất khẩu, chẳng hạn như người bán hoặc nhà sản xuất tại Mỹ (15 CFR 30.1, 30.3). Export Administration Regulations định nghĩa "exporter" là người tại Mỹ có thẩm quyền của một bên có lợi ích chính để quyết định và kiểm soát việc đưa hàng hóa ra khỏi Mỹ (15 CFR 772.1).

USPPI hoặc đại lý được ủy quyền của USPPI nộp Thông tin xuất khẩu điện tử (Electronic Export Information, EEI) trên hệ thống AES; nếu USPPI là một tổ chức nước ngoài thì bắt buộc phải sử dụng đại lý. Trong một giao dịch xuất khẩu ủy quyền (routed export transaction), người mua nước ngoài ủy quyền cho một đại lý tại Mỹ xử lý việc xuất khẩu và nộp EEI.