Exportar a la UE: guía paso a paso para vendedores de fuera de la UE

Quién importa: el declarante, un representante y el EORI

El derecho de la UE no conoce la figura del importador de registro; el papel clave es el del declarante, que presenta la declaración en aduana en su propio nombre o en cuyo nombre se presenta. El declarante normalmente debe estar establecido en la UE (Código Aduanero de la Unión (UCC), artículo 170), con excepciones limitadas, como el tránsito, la admisión temporal y las declaraciones ocasionales que la aduana acepte como justificadas. Un representante aduanero puede actuar de forma directa, en tu nombre, o indirecta, en el suyo propio por cuenta tuya (artículo 18). Con la representación directa sigues siendo tú el declarante, así que un vendedor de fuera de la UE que vende en DDP normalmente usa un representante indirecto establecido en la UE, y entonces ambos responden del arancel (consulta la nota de Triplicate sobre el importador de registro).

El declarante necesita un número EORI. Todo operador económico establecido en la UE debe registrarse (artículo 9), y una empresa tiene un solo EORI válido, que se usa en todos los países de la UE. Una empresa de fuera de la UE no tiene la obligación general de obtener uno solo por vender a compradores de la UE: se registra únicamente antes de presentar por sí misma una declaración en aduana, una declaración sumaria de entrada o de salida o una declaración de depósito temporal, o antes de actuar como transportista, y entonces lo hace una sola vez, en el país de la UE de su primera operación aduanera. Un número de IVA no es un EORI, así que comprueba el número de tu comprador en el servicio de validación de EORI de la Comisión Europea (consulta la nota de Triplicate sobre los números EORI). Quién importa depende del Incoterm y del tipo de venta:

• DAP, FCA, FOB o EXW: el comprador de la UE o su agente aduanal declara la mercancía con su propio EORI y paga el arancel y el IVA de importación.
• DDP: lo asumes tú mediante un representante indirecto de la UE designado por escrito; acuerda de quién es el EORI que va en los campos de importador y de declarante. La ICC aconseja a los vendedores que no pueden cumplir las obligaciones de DDP que usen DAP o DPU.
• Paquetes de consumo de hasta EUR 150: el IVA se gestiona con tu registro IOSS o a través del marketplace; entrega el número IOSS al transportista o al operador postal. Los consumidores normalmente no necesitan EORI.

Valor en aduana, código TARIC y origen

El arancel se cobra sobre el valor en aduana, normalmente el valor de transacción: el precio realmente pagado o por pagar, más los costes a cargo del comprador que el precio no incluye, como las comisiones de venta, el embalaje, las prestaciones del comprador (assists) y los cánones pagados como condición de la venta. La UE añade el transporte, el seguro y los costes relacionados hasta el punto en que la mercancía entra en la UE, un valor de tipo CIF (UCC, artículo 71), y excluye el transporte posterior a la frontera. Muestra el flete y el seguro como importes separados en la factura, incluso con un precio CIF o DDP, para que la aduana cuente solo los costes hasta la frontera.

La tasa del arancel depende del código arancelario y del país de origen. Los primeros 6 dígitos del código son los del Sistema Armonizado; la Nomenclatura Combinada de la UE usa 8 dígitos y el TARIC 10, y la declaración usa el código completo de la UE, no el código de exportación de tu propio país. Consulta el arancel y cualquier tasa preferencial del código en el TARIC y, para tener certeza antes de enviar, solicita la información arancelaria vinculante (BTI) de la UE, válida durante 3 años.

El origen no preferencial suele ser el del país de la última transformación sustancial (en la UE, la última transformación sustancial y económicamente justificada, UCC, artículo 60), así que la mercancía que solo se reenvasa o se reetiqueta en otro país conserva su origen. Una tasa más baja en virtud de un acuerdo comercial depende del origen preferencial y de su propia prueba, que se describen a continuación.

IVA de importación, IOSS y el arancel de EUR 3 en paquetes de consumo

El IVA de importación se cobra además del arancel, a la tasa del país de importación. Un comprador empresarial registrado a efectos de IVA normalmente puede deducirlo; un consumidor no. Si vendes en DDP y eres tú quien debe el IVA de importación, tu venta posterior al comprador se considera realizada en ese país, así que normalmente necesitas un registro de IVA allí; pide asesoría local en materia de IVA antes de cotizar en DDP.

En las ventas a distancia a consumidores en envíos con un valor intrínseco de hasta EUR 150 (el precio de la mercancía sin transporte ni seguro, salvo que estos estén incluidos en el precio y no se muestren por separado), la Ventanilla Única de Importación (IOSS) te permite cobrar el IVA de la UE en el checkout mediante un único registro. La importación queda entonces exenta de IVA, así que el cliente no paga IVA en la entrega; los productos sujetos a impuestos especiales quedan excluidos. Un vendedor establecido fuera de la UE debe designar un intermediario establecido en la UE, que responde del IVA, salvo que esté establecido en un país con un acuerdo de asistencia mutua en materia de IVA con la UE y envíe desde él. Si un marketplace facilita la venta, se le considera el proveedor presunto y cobra el IVA. El número IOSS (IM más 10 dígitos) es un número de IVA, no un EORI; entrégalo al transportista. Por encima de EUR 150, el IVA se paga en la importación.

El Reglamento (UE) 2026/382 del Consejo eliminó la exención de arancel de EUR 150. Del 1 de julio de 2026 al 1 de julio de 2028, las ventas a distancia en envíos de hasta EUR 150 pagan un arancel de EUR 3 por artículo con cualquier método de IVA. Un artículo es la mercancía que comparte una misma clasificación arancelaria: cinco camisetas son un artículo; una camiseta y un reloj son dos. Paga el declarante y, desde el 1 de noviembre de 2026, estas declaraciones deben llevar identificadores de producto. Aparte, el 21 de septiembre de 2026 la Comisión adoptó un acto delegado que fija una tasa de gestión de EUR 2 por artículo en las ventas a distancia de cualquier valor, cuyo inicio está previsto a más tardar el 1 de noviembre de 2026; confirma la fecha de inicio.

Arancel preferencial: declaraciones de origen, REX y EUR.1

Una tasa reducida o cero en virtud de un acuerdo comercial de la UE o del SGP de la UE solo funciona si la mercancía cumple las reglas de origen de ese acuerdo y el importador tiene una prueba en la forma exacta que fija el acuerdo; sin una prueba válida, espera la tasa normal. Un certificado de origen no preferencial de una cámara de comercio solo indica dónde se fabricó la mercancía y no da ninguna reducción del arancel; hace falta únicamente cuando el país importador, el contrato o una carta de crédito lo piden. Las principales formas de prueba preferencial de la UE son estas (consulta la nota de Triplicate sobre los certificados de origen):

• Declaración de origen (statement on origin): la redacta el exportador en la factura u otro documento comercial, con la redacción exacta que fija el acuerdo, como en UE-Japón y UE-Reino Unido (UE-Canadá la llama origin declaration). Sin registro REX ni condición de exportador autorizado, se limita a envíos de hasta EUR 6000; en el acuerdo UE-Reino Unido, un exportador del Reino Unido usa su EORI como número de referencia del exportador.
• Declaración de origen de un exportador autorizado, como en UE-Corea.
• Certificado de circulación EUR.1, visado por la aduana en muchos acuerdos; en el Reino Unido lo emiten las cámaras o el Institute of Chartered Shipbrokers. Los EUR.1 pueden emitirse a posteriori tras un error u omisión.
• SGP de la UE: los exportadores de los países beneficiarios se registran en REX y emiten declaraciones de origen; no hace falta REX si las mercancías originarias del envío valen EUR 6000 o menos. Desde el 1 de enero de 2021, sus autoridades ya no pueden emitir el Form A para la UE.

Normas de producto: cosméticos, seguridad de los productos y embalaje de madera

Los cosméticos se rigen por el Reglamento (CE) n.º 1223/2009. Solo pueden colocarse en el mercado los productos que tienen una Persona Responsable (RP) establecida en la UE, así que una empresa de fuera de la UE no puede ser la RP: en las importaciones lo es el importador, salvo que este designe a otra persona establecida en la UE mediante un mandato por escrito. La RP conserva el Product Information File con un informe de seguridad durante 10 años después de que se coloque en el mercado el último lote, y notifica cada producto antes de la venta en el portal CPNP; una notificación gratuita cubre toda la UE. Las etiquetas indican el nombre y la dirección de la RP, el país de origen, los ingredientes con los nombres comunes del glosario, la durabilidad o el plazo después de abrir, las precauciones, el lote y la función, en el idioma que fije cada Estado miembro. Los productos colocados en el mercado desde el 31 de julio de 2026 necesitan el etiquetado ampliado de alérgenos de fragancia (consulta la nota de Triplicate sobre exportar cosméticos a la UE).

Desde el 13 de diciembre de 2024, el Reglamento sobre seguridad general de los productos (GPSR) exige un operador económico establecido en la UE para cada producto, indicado con su dirección postal y electrónica en el producto, el embalaje, el paquete o un documento adjunto, además de los datos del fabricante y un número de tipo o de lote. Los anuncios en línea deben mostrar el fabricante, la persona responsable de la UE, la identificación del producto, una imagen y las advertencias. Los juguetes, los equipos eléctricos, la maquinaria, los EPI y otros productos incluidos necesitan además el marcado CE, con una declaración de conformidad y un expediente técnico conservados durante 10 años. Las mercancías sujetas a prohibiciones o restricciones no pueden usar la declaración simplificada de bajo valor (H7), y Alemania exige el registro LUCID antes de que los envases llenos, incluidas las cajas de envío, se coloquen por primera vez en su mercado.

El embalaje de madera maciza procedente de fuera de la UE, como palés, cajones y material de estiba, debe estar descortezado, tratado y marcado conforme a ISPM 15 (Reglamento (UE) 2016/2031). El embalaje hecho totalmente de contrachapado, OSB u otra madera procesada, o de plástico o metal, no necesita tratamiento ISPM 15, pero sí los patines o tacos de madera maciza que lleve. Hasta el 31 de diciembre de 2026, el embalaje de madera que acompaña mercancías como pizarra, piedra, baldosas cerámicas y láminas de aluminio procedentes de Bielorrusia, China e India se controla en al menos el 15% de los envíos (consulta la nota de Triplicate sobre el embalaje de madera ISPM 15).

Documentos, datos anticipados, el nuevo código aduanero y el Reino Unido

El derecho de la UE no fija un formato de factura. La factura comercial es un documento justificativo que debe estar en poder del declarante y a disposición de la aduana cuando se presenta la declaración, y entregarse cuando el derecho de la UE lo exija o la aduana lo pida (UCC, artículo 163). El agente aduanal toma de ella el precio, la moneda, las condiciones de entrega, el origen y los cargos, así que indica los campos esenciales con los EORI cuando las partes los tengan, y haz la lista de empaque con los mismos datos; el generador gratuito de Triplicate crea ambos (consulta la nota de Triplicate sobre los requisitos de la factura comercial).

Antes de la llegada, el transportista, o a veces un agente de carga o un operador postal, presenta una declaración sumaria de entrada en el Import Control System 2 (ICS2) para todos los modos de transporte, con algunos datos exigibles antes de la carga en el caso de la carga aérea. Facilítale el EORI del consignatario de la UE o, si no lo tiene, su dirección completa, y descripciones precisas: el ICS2 mantiene una lista de palabras excluidas (stop words) que no pueden figurar solas como descripción, y los datos vagos dan lugar a solicitudes de información, mensajes de no carga (do-not-load) o sanciones. El nuevo Código Aduanero de la Unión, el Reglamento (UE) 2026/2108, entró en vigor el 20 de septiembre de 2026 y se aplica por fases de 2027 a 2034. Hace responsables de los trámites aduaneros y del arancel a las plataformas y a los vendedores de fuera de la UE, y su Customs Data Hub se abre al comercio electrónico en 2028, cuando los aranceles normales deben sustituir a los EUR 3, así que conviene seguir de cerca los cambios.

Gran Bretaña tiene sus propias normas desde el Brexit: un EORI GB, un agente establecido en el Reino Unido que actúa de forma indirecta por un importador de fuera del Reino Unido, un IVA de importación del 20% para mercancías como los cosméticos y, para estos, una Persona Responsable en el Reino Unido y la notificación SCPN. Irlanda del Norte usa números EORI XI y sigue las normas de cosméticos de la UE, con una RP en Irlanda del Norte o en la UE y la notificación CPNP (consulta la nota de Triplicate sobre exportar cosméticos al Reino Unido).