Cara Memeriksa Draft B/L: SI, VGM, UCP 600, ISF AS, dan ICS2 UE

Asal draft: booking, cut-off SI, dan VGM

Draft B/L adalah teks bill yang diusulkan pengangkut. Isinya menggabungkan shipping instruction Anda dengan hal yang sudah diketahui pengangkut dari booking dan terminal: kapal, voyage, nomor kontainer dan seal, serta, setelah barang dimuat, tanggal on-board. Jika Anda mengirim lewat freight forwarder, Anda menerima draft house B/L dari forwarder, dan forwarder mengirim instruksinya sendiri ke pelayaran untuk master B/L.

Setiap pengangkut menetapkan cut-off dokumentasi (SI) untuk tiap pelayaran. SI yang terlambat berisiko tidak masuk manifest dan bisa dikenai biaya: tarif ekspor Hapag-Lloyd di Jerman (versi 15 Juni 2026), misalnya, mencantumkan biaya shipping instruction terlambat sebesar EUR 70 per dokumen jika SI diserahkan setelah penutupan dokumentasi yang dipublikasikan. Kirim SI yang lengkap sejak awal, dengan kode HS 6 digit jika negara tujuan atau pengangkut memintanya, agar draft sampai ke Anda saat masih ada waktu untuk memperbaikinya.

Verified gross mass (VGM) adalah deklarasi tersendiri. Menurut SOLAS regulation VI/2, sebagaimana diubah dengan resolusi MSC.380(94) dan berlaku sejak 1 Juli 2016, shipper wajib menyampaikan verified gross mass setiap kontainer yang sudah diisi, yang ditentukan dengan salah satu dari dua metode: menimbang kontainer yang sudah diisi, atau menimbang semua kemasan dan item kargo, termasuk palet, dunnage, dan bahan pengikat lainnya, lalu menambahkan berat tare kontainer. Shipper mencantumkannya dalam dokumen pengiriman yang disampaikan kepada nakhoda atau wakilnya dan kepada terminal tepat waktu untuk stowage plan; IMO menyebutnya sebagai syarat pemuatan. Karena VGM mencakup kontainer dan bahan pengemas, angka ini bukan berat kotor kargo yang dicantumkan pada B/L.

Para pihak, kapal, dan rute

Mulailah dengan kolom-kolom yang menentukan siapa yang dapat mengklaim barang dan ke mana barang pergi. Bandingkan setiap kolom, huruf demi huruf, dengan SI, konfirmasi booking, invoice dan packing list, kontrak penjualan, serta L/C jika ada.

• Shipper: nama hukum lengkap dan alamat Anda, sama seperti di commercial invoice. Forwarder yang tampil sebagai shipper itu wajar pada master B/L yang diterbitkan pelayaran untuknya, bukan pada house B/L yang diterbitkan untuk Anda.
• Consignee: "to order", "to order of shipper", atau "to order of" bank tertentu membuat bill menjadi negotiable; consignee yang disebutkan namanya membuatnya menjadi straight bill. Gunakan persis redaksi yang diminta kontrak atau L/C; artikel telex release menjelaskan pilihan mana yang cocok untuk syarat pembayaran mana.
• Notify party: biasanya pembeli atau customs broker-nya, lengkap dengan alamat dan kontak. Dengan consignee "to order", ini adalah satu-satunya pihak bernama di tujuan, dan aturan manifest sebagian negara tujuan meminta datanya.
• Kapal dan voyage: sama seperti di konfirmasi booking. Draft yang tertulis "intended vessel" (kapal rencana) memerlukan on-board notation yang menyebut kapal sebenarnya setelah barang dimuat.
• Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar: tulis pelabuhannya, bukan hanya negaranya, sesuai booking, invoice, dan L/C. Pelabuhan transhipment bukan pelabuhan bongkar.
• Place of receipt dan place of delivery: diisi hanya jika pengangkut juga mengangkut barang lewat darat sebelum atau sesudah pelayaran laut. Di bawah L/C, place of receipt yang berada sebelum pelabuhan muat mengubah apa yang harus ditunjukkan oleh on-board notation.

Barang, marka, kontainer, dan berat

Deskripsi harus mencakup barang yang sama dengan invoice dan packing list, dengan kata-kata sederhana yang menjelaskan barang apa itu. Di AS, cargo declaration pengangkut mengambil dari setiap bill, master maupun house, deskripsi yang presisi, atau nomor HTS 6 digit jika shipper menyediakannya, serta berat; deskripsi generik seperti "FAK" (freight of all kinds), "general cargo", dan "STC" (said to contain) tidak dapat diterima (19 CFR 4.7a). Untuk kargo tujuan UE, Hapag-Lloyd meminta kode HS enam digit beserta deskripsi barang yang akurat dan lengkap untuk ICS2. B/L tidak perlu memuat setiap SKU dari invoice; deskripsi yang lebih singkat seperti "skin care creams and lotions" (krim dan lotion perawatan kulit) boleh selama tidak bertentangan dengan invoice.

Marka, nomor, dan kuantitas adalah deklarasi Anda. Berdasarkan Hague-Visby Rules, jika berlaku, pengangkut menerbitkan B/L yang menunjukkan marka utama dan jumlah kemasan atau kuantitas atau berat "as furnished in writing by the shipper" (sebagaimana diberikan secara tertulis oleh shipper), beserta kondisi dan keadaan luar barang, tetapi tidak wajib mencantumkan angka yang ia punya alasan untuk meragukan atau tidak punya sarana yang wajar untuk memeriksanya. Shipper dianggap telah menjamin keakuratannya dan wajib mengganti kerugian pengangkut akibat ketidakakuratan, dan begitu bill dialihkan kepada pihak ketiga yang beritikad baik, pengangkut tidak dapat membuktikan hal sebaliknya terhadap pemegang itu (Art. III, ayat 3 sampai 5).

• Marka dan nomor: persis seperti yang tercetak pada karton atau palet dan pada packing list; "N/M" (no marks, tanpa marka) jika tidak ada.
• Jumlah dan jenis kemasan: kemasan luar yang dihitung pada packing list, misalnya 20 palet berisi 1.200 karton, dengan angka dan kata yang sesuai.
• Nomor kontainer dan seal: dari catatan pengepakan atau gate-in terminal; cargo declaration AS memerlukan keduanya.
• Berat kotor dan ukuran: berat kotor kargo dan volume (CBM) dari packing list, bukan VGM.
• Kode HS: tambahkan jika negara tujuan atau pengangkut mensyaratkannya, dengan kode yang sama seperti di invoice.
• Klausul: pada kontainer yang Anda isi dan segel sendiri, pengangkut sering menambahkan "shipper's load, stow and count" (shipper yang memuat, menata, dan menghitung) atau "said to contain" (dinyatakan berisi). Klausul ini mencatat bahwa pengangkut tidak memeriksa isinya dan itu wajar; catatan tentang kondisi barang atau kemasan adalah hal yang berbeda.

Syarat freight, original, dan tanggal

Syarat freight harus sesuai dengan aturan Incoterms Anda dan booking. Di bawah CFR dan CIF, penjual memesan dan membayar freight serta wajib menyerahkan bill of lading yang valid kepada pembeli, sehingga B/L menunjukkan "freight prepaid" (freight dibayar di muka); ketika pembeli membayar ocean freight, B/L menunjukkan "freight collect" (freight dibayar di tujuan). Jika L/C menyebut salah satunya, B/L tidak boleh menunjukkan yang lain.

Periksa jumlah original (sering tiga, tertulis "3/3") dan salinan non-negotiable terhadap kontrak atau L/C, serta jenis yang Anda minta: original bill, sea waybill, atau original yang akan di-surrender untuk telex release.

B/L "shipped on board" mengonfirmasi pemuatan melalui teks cetaknya; B/L "received for shipment" memerlukan on-board notation bertanggal setelah pemuatan, dan berdasarkan Hague-Visby Rules shipper kemudian dapat menuntut shipped bill (Art. III, ayat 7). Panduan ICC memperlakukan tanggal terbit sebagai tanggal pengapalan kecuali B/L memuat on-board notation bertanggal, dan dalam hal itu tanggal notasinya yang dipakai. Periksa bahwa tanggal ini adalah tanggal pemuatan sebenarnya dan jatuh dalam batas tanggal pengapalan terakhir pada kontrak atau L/C. Jangan pernah meminta pengangkut me-back-date B/L.

Pemeriksaan tambahan jika Anda dibayar dengan letter of credit (UCP 600)

Bank membandingkan B/L dengan L/C dan dokumen lain yang diajukan. Menurut UCP 600 Art. 14(d), data "need not be identical to, but must not conflict with" (tidak perlu identik, tetapi tidak boleh bertentangan dengan) data dalam dokumen yang sama, dokumen lain yang disyaratkan, atau L/C. Menurut Art. 14(e), dokumen selain commercial invoice boleh mendeskripsikan barang dengan istilah umum yang tidak bertentangan dengan L/C. Menurut Art. 14(j), jika alamat dan detail kontak applicant muncul sebagai bagian dari detail consignee atau notify party pada dokumen transportasi, semuanya harus sebagaimana tercantum dalam L/C.

Periksa draft terhadap L/C, bukan hanya terhadap invoice. Diskrepansi yang ditemukan pada draft hanya memakan satu email; yang ditemukan bank setelah original terbit bisa menunda atau menghentikan pembayaran.

• Consignee dan notify party: salin redaksi L/C, misalnya to order of the issuing bank, notify applicant pada alamat yang diberikan L/C.
• Pelabuhan: B/L harus menunjukkan pengapalan dari pelabuhan muat ke pelabuhan bongkar yang tercantum dalam L/C (Art. 20(a)(iii)). Jika B/L menunjukkan pelabuhan muat lain, atau menyebut pelabuhan muat sebagai "intended", diperlukan on-board notation dengan pelabuhan muat sesuai L/C, tanggal pengapalan, dan nama kapal.
• On board: redaksi pracetak atau on-board notation harus menunjukkan bahwa barang telah dimuat di kapal yang disebutkan namanya di pelabuhan muat (Art. 20(a)(ii)). Dengan "intended vessel", notasi harus mencantumkan kapal sebenarnya dan tanggalnya; dengan place of receipt sebelum pelabuhan muat, notasi harus menunjukkan pelabuhan dan kapal kecuali B/L sudah menjelaskannya.
• Bersih (clean): berdasarkan Art. 27, dokumen transportasi yang bersih tidak memuat klausul atau notasi yang secara tegas menyatakan kondisi cacat pada barang atau kemasannya, dan kata "clean" tidak harus muncul meskipun L/C meminta bill "clean on board". Dalam ICC Banking Commission Opinion 470/TA.941rev (Juli 2024), penolakan terhadap B/L yang mencatat "Cargo Conditions As Per Survey Report" dinyatakan tidak sah ketika laporan itu tidak disyaratkan dan tidak diajukan.
• Freight, original, dan tanggal: freight prepaid atau collect, jumlah original, dan tanggal pengapalan harus sesuai dengan yang diminta L/C.

Pelaporan di negara tujuan yang memakai data B/L: AS, UE, dan Tiongkok

Amerika Serikat: cargo declaration pengangkut mengambil datanya dari bill of lading, master maupun house: nama dan alamat lengkap atau nomor identifikasi shipper dan consignee, deskripsi yang presisi atau nomor HTS 6 digit, berat, serta nomor kontainer dan seal (19 CFR 4.7a). Secara terpisah, importir ISF atau agennya yang diberi kuasa wajib mengajukan Importer Security Filing (ISF, sering disebut "10+2") paling lambat 24 jam sebelum kargo dimuat ke kapal di pelabuhan luar negeri. Lokasi stuffing kontainer dan konsolidator boleh menyusul, tetapi paling lambat 24 jam sebelum kedatangan di pelabuhan AS, dan pengajuan harus diperbarui jika informasi berubah atau tersedia informasi yang lebih akurat sebelum barang tiba (19 CFR 149.2). ISF sebagian bergantung pada data yang Anda berikan, seperti lokasi stuffing kontainer, jadi jaga agar konsisten dengan B/L.

Uni Eropa: berdasarkan Import Control System 2 (ICS2), semua pelaku yang membawa barang ke dalam atau melalui UE wajib mendeklarasikan data keselamatan dan keamanan dalam entry summary declaration (ENS), dalam satu pengajuan atau beberapa pengajuan, misalnya oleh pengangkut untuk master bill dan oleh forwarder untuk house bill miliknya. Analisis risiko dapat berujung pada permintaan informasi tambahan atau pemeriksaan, atau instruksi agar kargo tidak dimuat (do-not-load), dan bea cukai dapat menjatuhkan sanksi administratif atas ketidakpatuhan terhadap persyaratan data. Panduan ICS2 Hapag-Lloyd meminta shipper memberikan kode HS enam digit dengan deskripsi yang akurat dan lengkap serta nomor Economic Operators Registration and Identification (EORI) milik consignee yang berdomisili di UE, dan menetapkan batas waktu 24 jam sebelum pemuatan untuk kargo kontainer deep-sea. Komisi Eropa juga menerbitkan daftar "stop words" untuk deskripsi barang; daftar yang diperbarui mulai berlaku pada 3 Agustus 2026.

Tiongkok: FAQ Maersk tertanggal 4 Mei 2018 tentang aturan advance manifest Bea Cukai Tiongkok (Order No. 56 [2017], untuk kargo yang dimuat mulai 1 Juni 2018 menuju atau melalui daratan Tiongkok) menyatakan bahwa manifest harus diajukan 24 jam sebelum pemuatan kapal dan SI harus mencantumkan kode perusahaan dan nomor telepon consignor serta nama, kode, telepon, dan contact person consignee, atau, untuk consignee "to order", kode dan telepon notify party; SI yang tidak memuat data wajib akan ditolak. Ini adalah ringkasan pengangkut tahun 2018, jadi konfirmasikan persyaratan terkini, termasuk persyaratan kode HS, kepada pengangkut Anda.

Koreksi setelah terbit, house vs master, waybill, dan eBL

Koreksi sebelum cut-off dokumentasi adalah yang termurah. Setelah itu, pengangkut mengenakan biaya yang bervariasi menurut pengangkut, negara, dan tahap. Tarif ekspor Hapag-Lloyd di Jerman (15 Juni 2026), misalnya, mencantumkan EUR 125 per perubahan setelah penutupan shipping instruction (sejak 1 Januari 2026), EUR 200 per B/L untuk switch B/L atau perubahan dengan set baru yang dicetak dan diterbitkan, dan, untuk FCL, EUR 85 per perubahan booking setelah konfirmasi booking, dengan perubahan pertama gratis. Periksa tarif lokal pengangkut Anda sendiri. Jika original sudah terbit, tanyakan kepada pengangkut apa yang harus dikembalikan sebelum mereka menerbitkan set yang sudah dikoreksi, beri tahu pembeli dan bank mana pun, dan ingat bahwa ISF AS harus diperbarui jika datanya berubah.

Dengan forwarder yang bertindak sebagai non-vessel-operating common carrier (NVOCC), Anda menyetujui house B/L, tetapi master B/L dan pelaporan bea cukai harus menceritakan hal yang sama: manifest AS memakai nomor dan kuantitas dari master atau house bill, dan di ICS2 data tingkat house dapat diajukan terpisah dari data pengangkut. Minta forwarder mengonfirmasi bahwa master B/L menunjukkan nomor kontainer dan seal, jumlah kemasan, berat, dan deskripsi yang sama.

Sea waybill, atau bill yang akan di-surrender untuk telex release, menjalani pemeriksaan draft yang sama. Dengan waybill tidak ada original untuk diajukan, sehingga consignee yang disebutkan namanya harus benar-benar tepat. B/L elektronik (eBL) membawa data yang sama di sebuah platform, dan kekuatan hukumnya bergantung pada hukum nasional: UNCITRAL mencantumkan undang-undang yang didasarkan pada atau dipengaruhi oleh Model Law on Electronic Transferable Records (2017) di antaranya di Singapura (2021), Inggris (2023), Prancis (2024), dan Tiongkok (2025, hanya untuk bill of lading). Sebelum menyetujui eBL, pastikan pembeli Anda dan bank mana pun di bawah L/C dapat menerimanya.