Telex Release vs Sea Waybill vs Vận đơn gốc 3/3: Cách nào an toàn?

Vận đơn dùng để làm gì

Vận đơn (B/L) do người chuyên chở, hoặc forwarder hoạt động với tư cách người chuyên chở, phát hành khi nhận hàng của bạn. Các hãng tàu như Maersk mô tả ba chức năng của vận đơn: hợp đồng vận chuyển, biên nhận cho thấy người chuyên chở đã nhận hàng đúng tình trạng thỏa thuận, và — đối với vận đơn gốc — chứng từ sở hữu hàng hóa, nghĩa là người giữ bản gốc có thể yêu cầu nhận hàng khi hàng đến.

Bản gốc thường được phát hành theo bộ, phổ biến nhất là ba bản, và số lượng này được in trên vận đơn; "3/3" nghĩa là đủ cả ba bản. Tại nơi đến, chỉ cần một bản gốc là đủ: ví dụ, vận đơn của MSC quy định rằng khi một bản gốc đã được xuất trình (surrender) thì tất cả các bản còn lại đều vô hiệu, và với vận đơn có thể chuyển nhượng, bản gốc đó phải được ký hậu hợp lệ. Hãy coi cả bộ là một chứng từ duy nhất và giữ tất cả các bản gốc cho đến khi được thanh toán hoặc giao cả bộ cho ngân hàng của bạn.

Vận đơn đích danh, theo lệnh và theo lệnh ngân hàng

Ô người nhận hàng quyết định vận đơn có thể chuyển nhượng hay không và ai có thể nhận hàng. Hãy chọn theo điều kiện thanh toán, và kiểm tra lại trên bản nháp vận đơn (B/L draft) trước khi phát hành bản gốc.

• Đích danh (named consignee, straight B/L): không thể chuyển nhượng bằng ký hậu. Điều kiện giao hàng của từng hãng tàu khác nhau; vận đơn của MSC quy định giao hàng khi xuất trình một bản gốc "hoặc theo pháp luật quốc gia" tại cảng dỡ hàng, nên ở một số nơi, người nhận hàng đích danh có thể nhận hàng mà không cần bản gốc.
• Theo lệnh (to order), hoặc theo lệnh của người gửi hàng: có thể chuyển nhượng. Người gửi hàng ký hậu bản gốc, để trống hoặc chỉ định cho một bên cụ thể, để chuyển quyền đối với hàng hóa, và người giữ vận đơn xuất trình một bản gốc đã ký hậu cho người chuyên chở.
• Theo lệnh của ngân hàng (to order of a bank): không ai có thể nhận hàng cho đến khi ngân hàng ký hậu vận đơn, đây là cách ngân hàng giữ quyền kiểm soát hàng hóa. Hãy tuân thủ đúng câu chữ của thư tín dụng; đối với nhờ thu, quy tắc ICC (URC 522, Art. 10) quy định hàng hóa không nên được gửi đích danh hoặc theo lệnh của một ngân hàng nếu không có sự đồng ý trước của ngân hàng đó.

Telex release, express release và sea waybill

Telex release, hay vận đơn đã surrender, không phải là một chứng từ riêng biệt. Người gửi hàng trả lại các bản gốc cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ tại nơi đi, và người chuyên chở để văn phòng của mình tại nơi đến giao hàng mà không cần bản gốc. Maersk mô tả đây là hình thức giao hàng điện tử hoặc kỹ thuật số thay cho việc xuất trình bản gốc bằng giấy, còn Ủy ban Ngân hàng của ICC gọi "surrendered" là một trạng thái của bản gốc, chứ không phải một loại vận đơn. Người chuyên chở thường yêu cầu đủ cả bộ bản gốc kèm giấy yêu cầu có chữ ký hoặc thư bảo lãnh (Letter of Indemnity, L/I), và có thể thu phí.

Tên gọi khác nhau tùy hãng tàu. Tại CMA CGM, "Express Release" nghĩa là surrender đủ bộ vận đơn gốc kèm thư bảo lãnh (L/I) tại cảng xếp hàng, sau đó đại lý tại nơi đến sẽ phát hành lệnh giao hàng (delivery order) cho người nhận hàng được chỉ định. Hãy xác nhận khi đặt chỗ (booking) xem bạn sẽ nhận chứng từ nào và theo phương thức giao hàng nào.

Sea waybill không thể chuyển nhượng, và người nhận hàng không cần bản gốc để nhận hàng. Theo Quy tắc thống nhất của CMI về Sea Waybill (CMI Uniform Rules for Sea Waybills, 1990), áp dụng khi hợp đồng vận chuyển dẫn chiếu đến các quy tắc này, người chuyên chở giao hàng cho người nhận hàng khi xác minh danh tính hợp lệ. Cho đến khi người nhận hàng yêu cầu nhận hàng tại nơi đến, người gửi hàng có thể thay đổi người nhận hàng bằng cách thông báo hợp lý cho người chuyên chở, ở những nơi pháp luật cho phép, trừ khi người gửi hàng đã chuyển quyền kiểm soát đó cho người nhận hàng chậm nhất vào thời điểm người chuyên chở nhận hàng, và điều này phải được ghi chú trên sea waybill.

Với bạn, kết quả tương tự: một khi bản gốc đã được surrender, hoặc sea waybill ghi tên người mua là người nhận hàng, bạn không còn giữ chứng từ nào ngăn được người mua nhận hàng. Với sea waybill, phương án duy nhất còn lại là quyền thay đổi người nhận hàng trước khi giao hàng, nếu bạn vẫn còn quyền đó.

Vận đơn nhà, vận đơn chủ và FIATA FBL

Nếu bạn gửi hàng qua một forwarder hoạt động với tư cách người chuyên chở, tức là người chuyên chở không có tàu (non-vessel-operating common carrier, NVOCC), bạn sẽ nhận được vận đơn nhà (House B/L) của họ. Forwarder đặt chỗ với hãng tàu dưới tên của chính mình và nhận vận đơn chủ (Master B/L) của hãng tàu. Quy định của Hoa Kỳ định nghĩa NVOCC là một người chuyên chở công cộng không khai thác tàu và đóng vai trò người gửi hàng trong quan hệ với hãng tàu viễn dương (ocean common carrier); dịch vụ của NVOCC bao gồm cả việc phát hành vận đơn.

Vì vậy, chỉ dẫn giao hàng của bạn sẽ gửi tới forwarder: đại lý của forwarder tại nơi đến giao hàng dựa trên vận đơn nhà, còn forwarder thu xếp việc nhận hàng theo vận đơn chủ. Tại Hoa Kỳ, một NVOCC đặt trụ sở tại Mỹ phải có giấy phép của Ủy ban Hàng hải Liên bang (Federal Maritime Commission, FMC), còn NVOCC đặt trụ sở ở nước ngoài có thể đăng ký thay vì xin giấy phép; mức ký quỹ hoặc bảo đảm tài chính khác yêu cầu là 75.000 USD đối với NVOCC có giấy phép và 150.000 USD đối với NVOCC nước ngoài đã đăng ký (46 CFR Part 515).

Vận đơn vận tải đa phương thức của FIATA (FIATA Multimodal Transport Bill of Lading, FBL) là một loại vận đơn có thể chuyển nhượng dành cho các forwarder hoạt động với tư cách người kinh doanh vận tải đa phương thức; FIATA quy định bên phát hành phải là thành viên của FIATA hoặc hiệp hội quốc gia và có bảo hiểm trách nhiệm còn hiệu lực. Theo UCP 600 Art. 14(l), thư tín dụng chấp nhận chứng từ vận tải do bất kỳ bên nào phát hành, kể cả forwarder, miễn là đáp ứng điều khoản liên quan; đối với vận đơn, Art. 20 yêu cầu, trong số các điều kiện khác, vận đơn phải ghi tên người chuyên chở và được người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý được nêu tên ký.

Lựa chọn nào phù hợp với điều kiện thanh toán của bạn

Chỉ cần hỏi một câu: tiền có về đến bạn trước khi người mua có thể nhận hàng hay không? Hãy chọn chứng từ theo điều kiện thanh toán, chứ không phải sau khi đã giao hàng.

• T/T trả đủ trước khi giao hàng: gần như không còn gì cần bảo vệ, nên sea waybill hoặc telex release giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chuyển phát nhanh.
• Đặt cọc, trả số dư khi đối chiếu copy vận đơn: nên lấy vận đơn gốc theo lệnh, gửi bản scan cho người mua, và chỉ chuyển phát bản gốc hoặc xin telex release sau khi số dư đã về đến tài khoản của bạn. Tránh dùng sea waybill hoặc vận đơn đích danh ghi tên người mua trong điều kiện này.
• Thư tín dụng: xuất trình đúng chứng từ L/C yêu cầu, thường là đủ bộ bản gốc (UCP 600 Art. 20), lập và ký hậu đúng như L/C ghi. Nếu L/C yêu cầu bản copy thể hiện các bản gốc đã được surrender, ICC TA Briefing No. 17 khuyến nghị dùng câu chữ như "Copy of the original bill of lading indicating that all the originals have been surrendered to the carrier or its agent" (Bản copy vận đơn gốc thể hiện rằng tất cả các bản gốc đã được surrender cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ). Chỉ surrender khi L/C yêu cầu: nếu sau đó chứng từ bị từ chối vì bất hợp lệ, người mua có thể đã nhận hàng rồi.
• D/P (nhờ thu kèm chứng từ, trả tiền nhận chứng từ): ngân hàng thu hộ chỉ giao chứng từ khi người mua đã trả tiền, điều này chỉ bảo vệ bạn nếu chứng từ thật sự kiểm soát được hàng hóa. Với hàng vận chuyển đường biển, điều đó có nghĩa là cần đủ bộ vận đơn gốc theo lệnh, gửi qua ngân hàng; telex release hoặc sea waybill sẽ cho phép người mua nhận hàng mà không cần trả tiền.
• Ghi sổ (open account) hoặc người mua bạn hoàn toàn tin tưởng: sea waybill thường là đơn giản nhất, và khi đó sự bảo vệ của bạn phụ thuộc vào uy tín tín dụng của người mua, chứ không phải vào chứng từ.

Vận đơn điện tử

Vận đơn điện tử (eBL) thay thế bản gốc giấy bằng một bản ghi trên nền tảng mà tại một thời điểm chỉ một bên có quyền kiểm soát. Tại Anh, Electronic Trade Documents Act 2023 (Đạo luật Chứng từ Thương mại Điện tử 2023), có hiệu lực từ ngày 20/9/2023, liệt kê vận đơn là một trong các chứng từ thuộc phạm vi điều chỉnh, và trao cho chứng từ thương mại điện tử hiệu lực tương đương chứng từ giấy nếu, trong số các điều kiện khác, một hệ thống đáng tin cậy nhận diện được chứng từ, bảo vệ chứng từ khỏi bị thay đổi trái phép, chỉ cho phép một người kiểm soát tại một thời điểm, và loại bỏ quyền kiểm soát của người giữ trước đó khi chuyển nhượng.

Ở những nơi khác, việc công nhận phụ thuộc vào pháp luật từng quốc gia; Luật mẫu của UNCITRAL về Hồ sơ Chuyển nhượng Điện tử (Model Law on Electronic Transferable Records, 2017) đưa ra một mô hình để các nước tham khảo. Các hãng tàu thuộc Hiệp hội Vận tải Container Kỹ thuật số (Digital Container Shipping Association, DCSA) đã cam kết vào năm 2023 sẽ phát hành 50% vận đơn dưới dạng điện tử trong vòng 5 năm, và 100% vào năm 2030. Trước khi đồng ý dùng eBL, hãy kiểm tra xem người mua, và bất kỳ ngân hàng nào theo thư tín dụng cho phép xuất trình điện tử (eUCP), có thể nhận chứng từ trên cùng một nền tảng hoặc nền tảng được kết nối hay không.