Бесплатный шаблон подтверждения заказа (подтверждение заказа покупателя)

Когда покупатель присылает заказ, поставщик должен подтвердить его письменно: что он поставит, по какой цене и когда, а также отличается ли что-либо от заказа. Эта таблица повторяет каждую позицию PO рядом с подтверждёнными количеством, ценой и датой отгрузки, отмечает изменяемые позиции и указывает правило Incoterms, условия оплаты и документы, чтобы обе стороны начинали производство с одинаковым пониманием.

Скачать .xlsx Все бесплатные шаблоны →

Подтверждение заказа – Пример, заполненный в бесплатном генераторе (тестовые данные)

Что включает шаблон

Поставщик и покупатель, номер и дата подтверждения, номер и дата PO
Каждая позиция PO с товаром, заказанным количеством и заказанной ценой за единицу
Подтверждённые количество, цена за единицу и дата отгрузки по каждой позиции, сумма рассчитывается по формуле
Пометка об изменении у каждой позиции, где подтверждение отличается от PO, по формуле
Правило Incoterms и указанное место, валюта и условия оплаты
Упаковка, документы и инспекция, как согласовано
Примечания о любых изменениях и о том, что должен принять покупатель
Подпись поставщика и принятие покупателем изменений

Источники

Руководства по теме

Венская конвенция (CISG): когда применяется к экспортному договору и что указатьЧто такое Венская конвенция ООН о договорах международной купли-продажи товаров (CISG), какие из 97 государств её применяют (Великобритания и…Что такое проформа-инвойс? Отличия от коммерческогоПроформа и коммерческий инвойс: для чего нужен каждый, когда таможня или банк не принимают проформу (19 CFR 141.91, UCP 600 Art. 18), бесплатные…Условия оплаты при экспорте: T/T, L/C, D/P, D/AПредоплата по T/T, депозит 30% и остаток 70% против копии B/L, аккредитив (L/C), D/P, D/A и открытый счёт: кто несёт риск, как работает каждый…Ошибки с Incoterms 2020: FOB или FCA, EXW, DDP, страхование CIFСамые частые ошибки экспортёров с Incoterms 2020: FOB и CIF для контейнеров, ловушки EXW и DDP, размытое место, слабое страхование, расхождения…

Зачем подтверждать заказ покупателя

Письменное подтверждение показывает, что поставщик принял заказ, и на каких условиях. Оно позволяет рано выявить ошибки, например устаревшую цену, количество, не соответствующее целым коробкам, или дату отгрузки, которую завод не может выдержать, и даёт обеим сторонам единый ориентир для производства, проформы-инвойса и коммерческого инвойса.

Изменения — это встречная оферта

Согласно Конвенции Организации Объединённых Наций о договорах международной купли-продажи товаров (CISG), если она применима, ответ, который дополняет или изменяет условия, является отказом и встречной офертой, если изменения существенны, например касаются цены, оплаты, качества и количества, места и срока поставки, ответственности или разрешения споров. Поэтому, если в подтверждении изменена позиция, чётко отметьте это и попросите покупателя письменно принять изменение.

Построчно, с теми же ссылочными номерами

Сохраняйте номера строк и коды товаров из PO покупателя, показывайте заказанные и подтверждённые значения рядом и позвольте таблице отмечать различия. Повторите правило Incoterms и указанное место, условия оплаты, упаковку и необходимые документы и используйте те же ссылочные номера позднее в проформе-инвойсе, коммерческом инвойсе и упаковочном листе.

Частые вопросы

Что такое подтверждение заказа?

Письменное подтверждение поставщиком заказа покупателя с указанием товаров, количеств, цен, сроков поставки и условий, которые он принимает, а также любых изменений.

Одно и то же ли подтверждение заказа и проформа-инвойс?

Не совсем. Подтверждение заказа подтверждает заказ покупателя; проформа-инвойс указывает цену и условия, часто чтобы запросить оплату или импортную лицензию. Многие поставщики отправляют оба документа с одинаковыми ссылочными номерами.

Что делать, если подтверждённые условия отличаются от PO?

Чётко отметьте изменения и попросите покупателя письменно их принять. По CISG, если она применима, существенные изменения делают ответ встречной офертой, а не акцептом.

Когда поставщик должен отправить подтверждение?

Как можно скорее после получения заказа покупателя и до закупки материалов или начала производства.

Рассчитывает ли шаблон суммы?

Да. Он умножает подтверждённое количество на подтверждённую цену за единицу по каждой позиции, суммирует заказ и отмечает позиции, где количество, цена или дата отличаются от PO.

Другие бесплатные инструменты

Поделиться с коллегойWhatsApp LinkedIn X

Triplicate бесплатен и постоянно улучшается. Он вам пригодился? Поддержать Triplicate ♥