Plantilla gratuita de acuse de recibo del pedido (confirmación de pedido)
Cuando un comprador envía una orden de compra, el proveedor debe confirmarla por escrito: qué entregará, a qué precio y cuándo, y si algo difiere del pedido. Esta hoja repite cada línea del PO junto a la cantidad, el precio y la fecha de embarque confirmados, marca las líneas que cambian e indica la regla Incoterms, las condiciones de pago y los documentos, de modo que ambas partes comiencen la producción con el mismo entendimiento.
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Qué incluye la plantilla
- Proveedor y comprador, número y fecha del acuse, número y fecha del PO
- Cada línea del PO con artículo, cantidad pedida y precio unitario pedido
- Cantidad, precio unitario y fecha de embarque confirmados para cada línea, con el importe calculado por fórmula
- Un indicador de cambio en cada línea en que la confirmación difiere del PO, por fórmula
- Regla Incoterms y lugar designado, moneda y condiciones de pago
- Embalaje, documentos e inspección, según lo acordado
- Notas sobre cualquier cambio y lo que el comprador debe aceptar
- Firma del proveedor y aceptación de los cambios por parte del comprador
Fuentes
Guías sobre este tema
Por qué confirmar una orden de compra
Un acuse de recibo por escrito demuestra que el proveedor aceptó el pedido y en qué condiciones. Permite detectar errores a tiempo, como un precio antiguo, una cantidad que no se ajusta a cajas completas o una fecha de embarque que la fábrica no puede cumplir, y ofrece a ambas partes una única referencia para la producción, la factura proforma y la factura comercial.
Los cambios son una contraoferta
Según la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG), cuando resulta aplicable, una respuesta que añade o modifica las condiciones constituye un rechazo y una contraoferta si las modificaciones son sustanciales, por ejemplo en el precio, el pago, la calidad y la cantidad, el lugar y la fecha de entrega, la responsabilidad o la solución de controversias. Por ello, cuando el acuse modifica una línea, márquelo claramente y pida al comprador que acepte el cambio por escrito.
Línea por línea, con las mismas referencias
Conserve los números de línea y los códigos de artículo del PO del comprador, muestre los valores pedidos y confirmados lado a lado y deje que la hoja señale las diferencias. Repita la regla Incoterms y el lugar designado, las condiciones de pago, el embalaje y los documentos requeridos, y utilice las mismas referencias más adelante en la factura proforma, la factura comercial y la lista de empaque.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un acuse de recibo del pedido?
La confirmación por escrito de una orden de compra por parte del proveedor, en la que indica los artículos, las cantidades, los precios, las fechas de entrega y las condiciones que acepta, y los cambios que haya.
¿Es lo mismo un acuse de recibo del pedido que una factura proforma?
No exactamente. El acuse confirma el pedido del comprador; la factura proforma indica el precio y las condiciones, a menudo para solicitar el pago o una licencia de importación. Muchos proveedores envían ambos documentos, con las mismas referencias.
¿Qué pasa si las condiciones confirmadas difieren del PO?
Marque claramente los cambios y pida al comprador que los acepte por escrito. Según la CISG, cuando resulta aplicable, los cambios sustanciales convierten la respuesta en una contraoferta y no en una aceptación.
¿Cuándo debe enviar el proveedor el acuse de recibo?
Lo antes posible tras recibir la orden de compra, y antes de comprar materiales o iniciar la producción.
¿La plantilla calcula los importes?
Sí. Multiplica la cantidad confirmada por el precio unitario confirmado de cada línea, suma el total del pedido y señala las líneas en las que la cantidad, el precio o la fecha difieren del PO.
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