قالب مجاني لإقرار استلام أمر الشراء (تأكيد الطلب)
عندما يرسل المشتري أمر شراء، ينبغي للمورّد أن يؤكده كتابةً: ما الذي سيسلّمه، وبأي سعر ومتى، وهل يختلف أي شيء عمّا ورد في الطلب. يكرر هذا الجدول كل بند من بنود أمر الشراء بجانب الكمية والسعر وتاريخ الشحن المؤكَّدة، ويُعلّم البنود التي تتغير، ويبيّن قاعدة Incoterms وشروط الدفع والمستندات، ليبدأ الطرفان الإنتاج بفهم واحد.
تنزيل .xlsxكل النماذج المجانية →
ما يغطيه النموذج
- المورّد والمشتري، ورقم الإقرار وتاريخه، ورقم أمر الشراء وتاريخه
- كل بند من أمر الشراء مع الصنف والكمية المطلوبة وسعر الوحدة المطلوب
- الكمية وسعر الوحدة وتاريخ الشحن المؤكَّدة لكل بند، مع احتساب المبلغ بمعادلة
- إشارة تغيير على كل بند يختلف فيه التأكيد عن أمر الشراء، بمعادلة
- قاعدة Incoterms والمكان المسمّى والعملة وشروط الدفع
- التعبئة والمستندات والفحص، وفق المتفق عليه
- ملاحظات حول أي تغيير وما يلزم أن يقبله المشتري
- توقيع المورّد وقبول المشتري للتغييرات
المصادر
أدلة حول هذا الموضوع
لماذا نؤكد أمر الشراء
يبيّن الإقرار الكتابي أن المورّد قبل الطلب وبأي شروط. وهو يكشف الأخطاء مبكراً، مثل سعر قديم أو كمية لا تناسب الكراتين الكاملة أو تاريخ شحن لا يستطيع المصنع الوفاء به، ويمنح الطرفين مرجعاً واحداً للإنتاج والفاتورة الأولية (البروفورما) والفاتورة التجارية.
التغييرات تُعدّ إيجاباً مقابلاً
بموجب اتفاقية الأمم المتحدة بشأن عقود البيع الدولي للبضائع (CISG)، حيثما تنطبق، يُعدّ الرد الذي يضيف إلى الشروط أو يعدّلها رفضاً وإيجاباً مقابلاً إذا كانت التعديلات جوهرية، مثل السعر والدفع والجودة والكمية ومكان التسليم ووقته والمسؤولية أو تسوية المنازعات. لذا عندما يغيّر الإقرار أحد البنود، ضع علامة واضحة عليه واطلب من المشتري قبول التغيير كتابةً.
بنداً بنداً وبالمراجع نفسها
احتفظ بأرقام بنود أمر الشراء لدى المشتري ورموز الأصناف، واعرض القيم المطلوبة والمؤكَّدة جنباً إلى جنب ودع الجدول يشير إلى الفروق. كرّر قاعدة Incoterms والمكان المسمّى وشروط الدفع والتعبئة والمستندات المطلوبة، واستخدم المراجع نفسها لاحقاً في الفاتورة الأولية والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة.
أسئلة شائعة
ما هو إقرار استلام أمر الشراء؟
هو تأكيد كتابي من المورّد لأمر الشراء، يبيّن الأصناف والكميات والأسعار ومواعيد التسليم والشروط التي يقبلها، وأي تغييرات.
هل إقرار استلام أمر الشراء هو نفسه الفاتورة الأولية؟
ليس تماماً. الإقرار يؤكد طلب المشتري، أما الفاتورة الأولية فتبيّن السعر والشروط، وغالباً لطلب الدفع أو للحصول على رخصة استيراد. ويرسل كثير من الموردين الاثنين بالمراجع نفسها.
ماذا لو اختلفت الشروط المؤكَّدة عن أمر الشراء؟
ضع علامة واضحة على التغييرات واطلب من المشتري قبولها كتابةً. وبموجب CISG، حيثما تنطبق، تجعل التعديلات الجوهرية الرد إيجاباً مقابلاً لا قبولاً.
متى ينبغي للمورّد إرسال الإقرار؟
في أقرب وقت ممكن بعد استلام أمر الشراء، وقبل شراء المواد أو بدء الإنتاج.
هل يحسب القالب المبالغ؟
نعم. فهو يضرب الكمية المؤكَّدة في سعر الوحدة المؤكَّد لكل بند، ويجمع إجمالي الطلب، ويشير إلى البنود التي تختلف فيها الكمية أو السعر أو التاريخ عن أمر الشراء.
المزيد من الأدوات المجانية
Triplicate مجاني ويتحسّن باستمرار. هل وجدته مفيدًا؟ ادعم Triplicate ♥
تفضّل التصفح بلا إعلانات؟ Pro يزيل كل الإعلانات · 1 USD شهريًا