Modèle gratuit d'accusé de réception de commande (confirmation de bon de commande)
Lorsqu'un acheteur envoie un bon de commande, le fournisseur doit le confirmer par écrit : ce qu'il livrera, à quel prix et quand, et si quelque chose diffère de la commande. Cette feuille reprend chaque ligne du PO à côté de la quantité, du prix et de la date d'expédition confirmés, signale les lignes qui changent et indique la règle Incoterms, les conditions de paiement et les documents, afin que les deux parties lancent la production avec la même compréhension.
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Ce que couvre le modèle
- Fournisseur et acheteur, numéro et date de l'accusé de réception, numéro et date du PO
- Chaque ligne du PO avec l'article, la quantité commandée et le prix unitaire commandé
- Quantité, prix unitaire et date d'expédition confirmés pour chaque ligne, avec le montant calculé par formule
- Un indicateur de modification sur chaque ligne où la confirmation diffère du PO, par formule
- Règle Incoterms et lieu désigné, devise et conditions de paiement
- Emballage, documents et inspection, selon l'accord
- Notes sur toute modification et sur ce que l'acheteur doit accepter
- Signature du fournisseur et acceptation des modifications par l'acheteur
Sources
Guides sur ce sujet
Pourquoi confirmer un bon de commande
Un accusé de réception écrit montre que le fournisseur a accepté la commande et à quelles conditions. Il permet de repérer tôt les erreurs, comme un ancien prix, une quantité qui ne correspond pas à des cartons complets ou une date d'expédition que l'usine ne peut pas tenir, et donne aux deux parties une référence unique pour la production, la facture proforma et la facture commerciale.
Les modifications sont une contre-proposition
Selon la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CISG), lorsqu'elle s'applique, une réponse qui ajoute ou modifie des conditions est un rejet et une contre-proposition si les modifications sont substantielles, par exemple le prix, le paiement, la qualité et la quantité, le lieu et la date de livraison, la responsabilité ou le règlement des différends. Lorsque l'accusé de réception modifie une ligne, signalez-le donc clairement et demandez à l'acheteur d'accepter la modification par écrit.
Ligne par ligne, avec les mêmes références
Conservez les numéros de ligne et les codes article du PO de l'acheteur, présentez côte à côte les valeurs commandées et confirmées et laissez la feuille signaler les différences. Reprenez la règle Incoterms et le lieu désigné, les conditions de paiement, l'emballage et les documents exigés, et utilisez les mêmes références par la suite sur la facture proforma, la facture commerciale et la liste de colisage.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un accusé de réception de commande ?
La confirmation écrite d'un bon de commande par le fournisseur, indiquant les articles, les quantités, les prix, les dates de livraison et les conditions qu'il accepte, ainsi que les éventuelles modifications.
Un accusé de réception de commande est-il la même chose qu'une facture proforma ?
Pas exactement. L'accusé de réception confirme la commande de l'acheteur ; la facture proforma indique le prix et les conditions, souvent pour demander un paiement ou une licence d'importation. De nombreux fournisseurs envoient les deux, avec les mêmes références.
Que faire si les conditions confirmées diffèrent du PO ?
Signalez clairement les modifications et demandez à l'acheteur de les accepter par écrit. Selon la CISG, lorsqu'elle s'applique, des modifications substantielles font de la réponse une contre-proposition plutôt qu'une acceptation.
Quand le fournisseur doit-il envoyer l'accusé de réception ?
Dès que possible après réception du bon de commande, et avant d'acheter des matières ou de lancer la production.
Le modèle calcule-t-il les montants ?
Oui. Il multiplie la quantité confirmée par le prix unitaire confirmé pour chaque ligne, totalise la commande et signale les lignes où la quantité, le prix ou la date diffèrent du PO.
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