Qu'est-ce qu'une facture proforma ? Différences avec la facture commerciale et douane

Deux factures, deux rôles

Une facture pro forma est un projet de facture que le vendeur envoie avant l'expédition. Elle indique ce qui sera expédié, à quel prix et à quelles conditions, afin que l'acheteur valide l'opération, verse un acompte ou la totalité du prix d'avance, ou demande un crédit documentaire (L/C). C'est une offre ou une confirmation de prix, pas une facture pour des marchandises déjà livrées.

Une facture commerciale est la facture définitive des marchandises réellement expédiées. L'acheteur paie sur cette base, les banques l'examinent dans le cadre d'un L/C, et la douane du pays d'importation s'en sert pour vérifier la description, la quantité et la valeur des marchandises et pour établir les droits et taxes à l'importation. La réglementation américaine décrit la facture pro forma comme la propre déclaration de valeur de l'importateur, utilisée lorsque la facture du vendeur manque (19 CFR 141.85).

• Quand : la pro forma avant la confirmation de la commande ou avant la production ; la facture commerciale à l'expédition ou après, une par envoi.
• Objet : la pro forma chiffre, confirme le prix et les conditions et déclenche le paiement ou le L/C ; la facture commerciale facture l'acheteur et étaye la déclaration en douane.
• Quantités : la pro forma indique ce qui a été commandé ; la facture commerciale indique ce qui a réellement été chargé.
• Douane : la facture commerciale est le document de référence ; une pro forma n'est acceptée que dans des cas limités, qui varient selon le pays.
• Crédits documentaires : la pro forma est souvent citée dans le crédit ; seule une facture commerciale est présentée pour être payé.
• Modifications : une pro forma peut être révisée avant l'expédition ; une facture commerciale déjà envoyée se corrige par un nouveau document, tel qu'un avoir ou une note de débit.

À quoi sert la facture pro forma

Les exportateurs utilisent la pro forma à plusieurs moments avant toute expédition. Comme elle devient la référence pour le paiement et pour le crédit, indiquez-y l'Incoterm avec son lieu désigné, la condition de paiement et la devise, et reprenez-les à l'identique sur la facture commerciale.

• Devis ou offre : l'acheteur voit exactement ce qu'il recevra, pour quel montant et à quelles conditions, idéalement avec une date de validité.
• Paiement anticipé : un acheteur qui verse un acompte ou la totalité du prix par T/T paie en général sur la base de la pro forma ; indiquez donc le montant, la devise et vos coordonnées bancaires.
• Crédit documentaire : l'acheteur remet la pro forma à sa banque pour demander le crédit, et de nombreux crédits décrivent la marchandise « as per proforma invoice No. ... dated ... » [selon la facture pro forma n° ... du ...]. Vérifiez le crédit par rapport à votre pro forma dès sa réception.
• Licences, autorisations et devises : dans certains pays, l'acheteur a besoin d'une pro forma pour demander une licence ou une autorisation d'importation, pour enregistrer l'importation auprès de sa banque ou pour acheter les devises nécessaires pour vous payer. Les règles diffèrent selon les pays ; demandez donc à l'acheteur quelles mentions sa banque ou son administration exige, comme les codes HS, le pays d'origine ou une date de validité.
• Confirmation de prix : elle fixe par écrit les prix et conditions convenus, de sorte que les deux parties puissent vérifier la commande avant le début de la production.

La facture commerciale : facture définitive et document douanier

La plupart des pays évaluent les importations sur la base de la valeur transactionnelle : le prix effectivement payé ou à payer pour les marchandises vendues à l'exportation, auquel s'ajoutent certains frais. La facture commerciale est la principale preuve de ce prix ; les droits et la TVA à l'importation en dépendent donc. Le HMRC appelle cela la Méthode 1 et précise qu'elle ne peut normalement pas être utilisée pour des marchandises fournies gratuitement, puisque rien n'est payé.

Les mentions exigées varient. La réglementation américaine (19 CFR 141.86) demande le port d'entrée ; l'heure, le lieu et les parties de la vente ; une description détaillée avec la qualité ou le grade ; les quantités ; le prix d'achat de chaque article dans la devise d'achat ; tous les frais détaillés par nature et par montant, comme le fret, l'assurance, la commission et l'emballage ; les remises ; le pays d'origine ; et tous les biens ou services fournis pour la production mais non compris dans le prix. La facture doit être en anglais ou accompagnée d'une traduction en anglais. Le Brésil (Règlement douanier, art. 557) demande en outre les marques et numéros des colis, les poids brut et net, les pays d'origine, d'acquisition et de provenance, les conditions de paiement et l'Incoterm, avec les marchandises décrites en portugais ou dans une langue officielle du GATT (anglais, français ou espagnol).

La liste de colisage est le document complémentaire. La réglementation américaine exige que la facture indique de façon suffisamment détaillée le contenu de chaque colis (19 CFR 141.86(e)), et la liste de colisage est le moyen habituel de donner les numéros et marques des colis, leur contenu, les poids net et brut et les dimensions. Établissez-la à partir des mêmes données d'expédition que la facture, afin que ses totaux concordent avec ceux de la facture et du document de transport.

Quand la douane n'accepte pas une pro forma

Aux États-Unis, une facture commerciale doit être déposée pour chaque envoi, sauf exemption (19 CFR 141.83). Si elle n'est pas disponible sous la forme requise, la CBP n'accepte l'entrée que si elle est convaincue que la cause échappe au contrôle de l'importateur, et l'importateur dépose une déclaration écrite, les éventuelles factures du vendeur ou de l'expéditeur ou, à défaut, une facture pro forma dans la forme prévue par 19 CFR 141.85, ainsi qu'une caution de 1,5 fois la valeur de la facture. La facture requise doit alors être produite dans les 120 jours suivant le dépôt du récapitulatif d'entrée (entry summary) ou, si elle est nécessaire pour les statistiques, dans les 50 jours suivant la date d'échéance du récapitulatif d'entrée, sauf prorogation de ce délai par la CBP pour un motif valable (19 CFR 141.91). La CBP peut aussi dispenser de la facture, mais l'importateur dépose tout de même une facture pro forma dûment remplie et signée (19 CFR 141.92).

Ailleurs, les règles diffèrent. Le Brésil exige que la déclaration d'importation soit appuyée par la facture commerciale originale signée par l'exportateur ; une facture émise électroniquement qui le mentionne, ainsi que les signatures numériques garantissant l'authenticité, sont acceptées. Au Royaume-Uni, les instructions du HMRC pour les déclarations indiquent que si la valeur déclarée repose sur une facture pro forma et que la valeur de la facture définitive diffère, le déclarant doit demander un ajustement après dédouanement (post-clearance adjustment). Interrogez l'acheteur ou son commissionnaire en douane avant d'expédier sur la seule base d'une pro forma.

Les marchandises envoyées gratuitement doivent aussi avoir une valeur. Pour les marchandises non expédiées dans le cadre d'un achat, la réglementation américaine demande que la facture indique la valeur de chaque article ou, à défaut, le prix que le vendeur aurait obtenu dans le cours normal du commerce pour des quantités de gros habituelles (19 CFR 141.86(a)(6)). Une facture commerciale américaine n'est pas exigée pour les marchandises non destinées à la vente ni à aucun usage commercial, mais toute facture disponible ou, à défaut, une pro forma doit tout de même être déposée (19 CFR 141.83(d)). Les instructions britanniques pour l'export indiquent d'utiliser la valeur marchande si vous ne vendez pas les marchandises, et le HMRC évalue normalement les importations gratuites selon les Méthodes 2 à 6, par exemple d'après le prix que l'importateur aurait payé. Indiquez une valeur réaliste pour chaque article et une mention telle que « No charge. Value for customs purposes only. » [Sans frais. Valeur à des fins douanières uniquement.] (voir la note de Triplicate sur l'envoi d'échantillons).

Crédits documentaires : la facture sur laquelle la banque paie

Selon l'article 18 des UCP 600, une facture commerciale doit paraître avoir été émise par le bénéficiaire, être établie au nom du donneur d'ordre et dans la même devise que le crédit, et n'a pas besoin d'être signée sauf si le crédit l'exige ; l'article 38 prévoit des exceptions pour les crédits transférés. La description des marchandises dans la facture doit correspondre à celle du crédit. Une banque peut accepter une facture d'un montant supérieur à celui que le crédit autorise, pourvu qu'elle n'ait pas payé ni négocié plus que ce montant.

Un document intitulé « Proforma invoice » ne satisfait pas à cette exigence. Les Pratiques bancaires internationales standard (ISBP) de la CCI précisent qu'une facture présentée dans le cadre d'un crédit ne doit pas être désignée comme « provisional », « pro-forma » ou autre mention analogue ; présentez donc une facture commerciale définitive, même lorsque le crédit ne demande qu'une « facture ». Si le crédit décrit la marchandise « as per proforma invoice No. ... », reprenez cette référence sur la facture commerciale. La note de Triplicate sur les irrégularités des crédits documentaires couvre les autres contrôles effectués par les banques.

Ce qui doit concorder, ce qui peut changer et comment les numéroter

La facture commerciale doit raconter la même histoire que la pro forma acceptée, le contrat et tout crédit documentaire. Des différences sont admises lorsque l'expédition elle-même diffère, à condition qu'elles soient expliquées et convenues avec l'acheteur. Le générateur gratuit de Triplicate établit la facture pro forma, la facture commerciale et la liste de colisage à partir des mêmes données, de sorte que les prix, les conditions et les descriptions concordent sur les trois documents.

• Doit concorder : vendeur et acheteur, description des marchandises, prix unitaires, devise, Incoterm avec son lieu désigné, condition de paiement, et référence de la pro forma, de la commande ou du L/C.
• Peut différer : les quantités et poids réellement expédiés, dans la limite de toute tolérance prévue par le contrat ou le crédit ; les expéditions partielles, chacune avec sa propre facture commerciale ; le navire ou le vol, les dates et le numéro du document de transport.
• Fret et assurance : le fret est inclus dans votre prix en CFR, CIF, CPT et CIP, et l'assurance aussi en CIF et CIP ; en FOB ou FCA, l'acheteur paie le transport principal. Lorsque la facture les inclut, indiquez-les séparément : la réglementation américaine veut tous les frais détaillés et les instructions britanniques demandent que le fret et l'assurance figurent séparément.
• Numérotation : donnez à la pro forma son propre numéro avec un suffixe de révision (par exemple PI-0123 Rev. 2), datez chaque version et marquez les anciennes versions comme remplacées. Donnez à chaque facture commerciale un nouveau numéro de votre séquence de ventes et rappelez-y les numéros de la pro forma, de la commande et du L/C.
• Corrections : ne réutilisez jamais un numéro et ne modifiez pas discrètement une facture commerciale déjà envoyée. Émettez une facture rectifiée ou un avoir ou une note de débit et prévenez l'acheteur, dont le commissionnaire en douane devra peut-être modifier la déclaration.
• Conservation : gardez toutes les versions. Au Royaume-Uni, le HMRC exige que les documents relatifs aux marchandises échangées déclarées auprès de lui soient conservés 4 ans, et les documents de TVA au moins 6 ans.