Apa Itu Proforma Invoice? Perbedaan dengan Commercial Invoice dan Aturan Bea Cukai

Dua invoice, dua fungsi

Proforma invoice adalah draf invoice yang dikirim penjual sebelum pengiriman. Isinya menjelaskan apa yang akan dikirim, dengan harga berapa, dan dengan syarat apa, sehingga pembeli dapat menyetujui kesepakatan, membayar uang muka atau seluruh harga di muka, atau mengajukan letter of credit (L/C). Ini adalah penawaran atau konfirmasi harga, bukan tagihan untuk barang yang sudah dipasok.

Commercial invoice adalah tagihan final untuk barang yang benar-benar dikirim. Pembeli membayar berdasarkan invoice ini, bank memeriksanya di bawah L/C, dan bea cukai negara pengimpor menggunakannya untuk memeriksa deskripsi, kuantitas, dan nilai barang serta menghitung bea dan pajak impor. Aturan AS menggambarkan pro forma invoice sebagai pernyataan nilai dari importir sendiri, yang dipakai ketika invoice penjual tidak ada (19 CFR 141.85).

• Kapan: proforma sebelum pesanan dikonfirmasi atau sebelum produksi; commercial invoice saat atau setelah pengiriman, satu untuk setiap pengiriman.
• Tujuan: proforma menawarkan, mengonfirmasi harga dan syarat, serta memicu pembayaran atau L/C; commercial invoice menagih pembeli dan mendukung deklarasi pabean.
• Kuantitas: proforma menunjukkan yang dipesan; commercial invoice menunjukkan yang benar-benar dimuat.
• Bea cukai: commercial invoice adalah dokumen standar; proforma hanya diterima dalam kasus terbatas, yang berbeda-beda di tiap negara.
• Letter of credit: proforma sering disebut dalam L/C; hanya commercial invoice yang diajukan untuk mendapat pembayaran.
• Perubahan: proforma dapat direvisi sebelum pengiriman; commercial invoice yang sudah dikirim dikoreksi dengan dokumen baru, seperti credit note atau debit note.

Untuk apa proforma invoice dipakai

Eksportir memakai proforma pada beberapa tahap sebelum barang dikirim. Karena dokumen ini menjadi acuan untuk pembayaran dan L/C, cantumkan Incoterm beserta tempat yang disebutkan, syarat pembayaran, dan mata uang, lalu ulangi persis sama di commercial invoice.

• Penawaran: pembeli melihat dengan jelas apa yang akan diterima, berapa harganya, dan dengan syarat apa, idealnya dengan tanggal masa berlaku.
• Pembayaran di muka: pembeli yang membayar uang muka atau seluruh harga lewat T/T biasanya membayar berdasarkan proforma, jadi cantumkan jumlah, mata uang, dan rincian bank Anda.
• Letter of credit: pembeli memberikan proforma ke banknya untuk mengajukan L/C, dan banyak L/C mendeskripsikan barang "as per proforma invoice No. ... dated ..." (sesuai proforma invoice No. ... tanggal ...). Periksa L/C terhadap proforma Anda begitu L/C tiba.
• Lisensi, izin, dan valuta asing: di sebagian negara pembeli membutuhkan proforma untuk mengajukan lisensi atau izin impor, mendaftarkan impor ke banknya, atau membeli valuta asing untuk membayar Anda. Aturannya berbeda-beda, jadi tanyakan kepada pembeli detail apa yang dibutuhkan bank atau otoritasnya, seperti kode HS, negara asal, atau tanggal masa berlaku.
• Konfirmasi harga: harga dan syarat yang disepakati dikunci secara tertulis, sehingga kedua pihak dapat memeriksa pesanan sebelum produksi dimulai.

Commercial invoice: tagihan final dan dokumen pabean

Sebagian besar negara menilai impor berdasarkan nilai transaksi: harga yang benar-benar dibayar atau akan dibayar untuk barang yang dijual untuk diekspor, ditambah biaya tertentu. Commercial invoice adalah bukti utama harga tersebut, sehingga bea dan PPN impor bergantung padanya. HMRC menyebutnya Method 1 dan menyatakan metode ini biasanya tidak bisa dipakai untuk barang yang dipasok cuma-cuma, karena tidak ada pembayaran.

Isi yang diwajibkan berbeda-beda. Aturan AS (19 CFR 141.86) meminta pelabuhan entry; waktu, tempat, dan para pihak dalam penjualan; deskripsi rinci dengan grade atau kualitas; kuantitas; harga beli tiap item dalam mata uang pembelian; semua biaya dirinci menurut nama dan jumlah, seperti freight, asuransi, komisi, dan pengemasan; rebate; negara asal; serta barang atau jasa yang dipasok untuk produksi tetapi tidak termasuk dalam harga. Invoice harus dalam bahasa Inggris atau disertai terjemahan bahasa Inggris. Brasil (Peraturan Kepabeanan, Regulamento Aduaneiro, Pasal 557) juga meminta tanda dan nomor kemasan, berat kotor dan bersih, negara asal, perolehan, dan pengadaan, syarat pembayaran, serta Incoterm, dengan barang dideskripsikan dalam bahasa Portugis atau salah satu bahasa resmi GATT (Inggris, Prancis, atau Spanyol).

Packing list adalah dokumen pendamping. Aturan AS mewajibkan invoice menyebutkan dengan cukup rinci isi tiap kemasan (19 CFR 141.86(e)), dan packing list adalah cara yang lazim untuk memberikan nomor dan tanda kemasan, isi, berat bersih dan kotor, serta dimensi. Buat dari data pengiriman yang sama dengan invoice agar totalnya sesuai dengan invoice dan dokumen pengangkutan.

Kapan bea cukai tidak menerima proforma

Di Amerika Serikat, commercial invoice harus diajukan untuk setiap pengiriman kecuali ada pengecualian (19 CFR 141.83). Jika invoice tidak tersedia dalam bentuk yang semestinya, CBP menerima entry hanya jika yakin bahwa penyebabnya di luar kendali importir, dan importir mengajukan pernyataan tertulis, invoice penjual atau shipper yang ada, atau jika tidak ada, pro forma invoice dalam bentuk yang ditetapkan di 19 CFR 141.85, serta bond sebesar satu setengah kali nilai invoice. Invoice yang disyaratkan kemudian harus diserahkan dalam 120 hari setelah entry summary diajukan atau, jika diperlukan untuk statistik, dalam 50 hari setelah entry summary jatuh tempo, kecuali CBP memperpanjang waktu itu dengan alasan yang patut (19 CFR 141.91). CBP juga dapat mengesampingkan kewajiban invoice, tetapi importir tetap mengajukan pro forma invoice yang telah ditandatangani (19 CFR 141.92).

Di tempat lain aturannya berbeda. Brasil mewajibkan deklarasi impor didukung commercial invoice asli yang ditandatangani eksportir; invoice yang diterbitkan secara elektronik dan menyatakan hal itu, serta tanda tangan digital yang menjamin keaslian, diterima. Di Inggris, panduan deklarasi HMRC menyatakan bahwa jika nilai yang dideklarasikan didasarkan pada proforma invoice dan nilai invoice final berbeda, declarant harus meminta post-clearance adjustment. Tanyakan kepada pembeli atau customs broker (PPJK)-nya sebelum Anda mengirim hanya dengan proforma.

Barang yang dikirim cuma-cuma tetap membutuhkan nilai. Untuk barang yang tidak dikirim berdasarkan pembelian, aturan AS meminta invoice menunjukkan nilai tiap item atau, jika tidak ada, harga yang akan diterima penjual dalam perdagangan biasa untuk jumlah grosir yang lazim (19 CFR 141.86(a)(6)). Commercial invoice AS tidak diwajibkan untuk barang yang tidak dimaksudkan untuk dijual atau penggunaan komersial apa pun, tetapi invoice yang tersedia, atau jika tidak ada, pro forma, tetap harus diajukan (19 CFR 141.83(d)). Panduan ekspor Inggris menyarankan memakai nilai pasar jika Anda tidak menjual barang tersebut, dan HMRC biasanya menilai impor cuma-cuma dengan Method 2 sampai 6, misalnya berdasarkan harga yang akan dibayar importir. Tunjukkan nilai realistis untuk tiap item dan pernyataan seperti "No charge. Value for customs purposes only." (tanpa biaya; nilai hanya untuk keperluan bea cukai) (lihat catatan Triplicate tentang pengiriman sampel).

Letter of credit: invoice yang menjadi dasar pembayaran bank

Berdasarkan UCP 600 Article 18, commercial invoice harus tampak diterbitkan oleh beneficiary, dibuat atas nama applicant dan dalam mata uang yang sama dengan L/C, serta tidak perlu ditandatangani kecuali L/C memintanya; Article 38 memberi pengecualian untuk transferable credit. Deskripsi barang di invoice harus sesuai dengan deskripsi di L/C. Bank boleh menerima invoice dengan jumlah lebih besar daripada yang diizinkan L/C, asalkan bank tersebut tidak membayar atau menegosiasikan melebihi jumlah itu.

Dokumen berjudul "Proforma invoice" tidak memenuhi syarat ini. International Standard Banking Practice (ISBP) dari ICC menyatakan bahwa invoice yang diajukan di bawah L/C tidak boleh diidentifikasi sebagai "provisional", "pro-forma", atau sejenisnya, jadi ajukan commercial invoice final, bahkan ketika L/C hanya meminta "invoice". Jika L/C mendeskripsikan barang "as per proforma invoice No. ...", ulangi referensi itu di commercial invoice. Catatan Triplicate tentang diskrepansi L/C membahas pemeriksaan lain yang dilakukan bank.

Apa yang harus sama, apa yang boleh berubah, dan cara penomorannya

Commercial invoice harus menceritakan hal yang sama dengan proforma yang telah diterima, kontrak, dan L/C apa pun. Perbedaan tidak masalah jika pengirimannya memang berbeda, selama dijelaskan dan disepakati dengan pembeli. Generator gratis Triplicate membuat proforma invoice, commercial invoice, dan packing list dari data yang sama, sehingga harga, syarat, dan deskripsi cocok di ketiganya.

• Harus sama: penjual dan pembeli, deskripsi barang, harga satuan, mata uang, Incoterm beserta tempat yang disebutkan, syarat pembayaran, dan referensi proforma, pesanan, atau L/C.
• Boleh berbeda: kuantitas dan berat yang benar-benar dikirim, dalam toleransi apa pun yang ada di kontrak atau L/C; pengiriman sebagian, masing-masing dengan commercial invoice sendiri; kapal atau penerbangan, tanggal, dan nomor dokumen pengangkutan.
• Freight dan asuransi: freight sudah termasuk dalam harga Anda pada CFR, CIF, CPT, dan CIP, dan asuransi juga pada CIF dan CIP; pada FOB atau FCA, pembeli membayar pengangkutan utama. Jika invoice memuatnya, tunjukkan secara terpisah: aturan AS meminta semua biaya dirinci, dan panduan Inggris meminta freight dan asuransi dicantumkan terpisah.
• Penomoran: beri proforma nomor tersendiri dengan akhiran revisi (misalnya PI-0123 Rev. 2), beri tanggal pada setiap versi, dan tandai versi lama sebagai superseded (digantikan). Beri setiap commercial invoice nomor baru dari urutan penjualan Anda dan cantumkan nomor proforma, pesanan, dan L/C di dalamnya.
• Koreksi: jangan pernah memakai ulang nomor atau mengubah diam-diam commercial invoice yang sudah dikirim. Terbitkan invoice koreksi atau credit note atau debit note, dan beri tahu pembeli, yang customs broker-nya mungkin perlu mengubah deklarasi.
• Arsip: simpan setiap versi. Di Inggris, HMRC mewajibkan catatan barang perdagangan yang dideklarasikan kepadanya disimpan selama 4 tahun, dan catatan PPN setidaknya 6 tahun.