プロフォーマインボイスとは？コマーシャルインボイスとの違いと通関ルール

2種類のインボイスと、それぞれの役割

プロフォーマインボイスは、売主が出荷前に送るインボイス形式の草案です。何を、いくらで、どの条件で出荷するかを示し、買主が取引を承認したり、手付金または全額を前払いしたり、信用状(L/C)を申請したりできるようにします。すでに供給した物品の請求書ではなく、見積書または価格確認書です。

コマーシャルインボイスは、実際に出荷した物品の最終的な請求書です。買主はこれに基づいて支払い、銀行は信用状のもとでこれを審査し、輸入国の税関は物品の記述、数量、価格を確認し、関税と輸入税を算定するためにこれを使います。米国の規則は、プロフォーマインボイスを、売主のインボイスがない場合に使う輸入者自身の価格申告書と位置づけています(19 CFR 141.85)。

• 時期:プロフォーマは注文確定前または生産前に、コマーシャルインボイスは出荷時または出荷後に、出荷ごとに1通ずつ発行します。
• 目的:プロフォーマは見積もり、価格と条件の確認、支払いや信用状の起点となり、コマーシャルインボイスは買主への請求と税関申告の裏付けとなります。
• 数量:プロフォーマには注文した数量、コマーシャルインボイスには実際に積み込んだ数量を記載します。
• 税関:標準的な書類はコマーシャルインボイスで、プロフォーマが認められるのは国ごとに異なる限られた場合だけです。
• 信用状:信用状にプロフォーマが記載されることは多いですが、支払いを受けるために提示するのはコマーシャルインボイスだけです。
• 変更:プロフォーマは出荷前なら改訂できますが、送付済みのコマーシャルインボイスは、クレジットノート(credit note)やデビットノート(debit note)など新しい書類で訂正します。

プロフォーマインボイスの用途

輸出者は、出荷前のさまざまな場面でプロフォーマを使います。プロフォーマは支払いや信用状の基準になるため、指定地付きのインコタームズ規則、支払条件、通貨を記載し、コマーシャルインボイスにも変更せずそのまま繰り返してください。

• 見積もり・オファー:買主は、何を、いくらで、どの条件で受け取るのかを正確に把握できます。有効期限も記載するのが望ましいです。
• 前払い:手付金または全額をT/T(電信送金)で前払いする買主は、通常プロフォーマに基づいて送金するため、金額、通貨、銀行口座情報を記載します。
• 信用状:買主はプロフォーマを取引銀行に渡して信用状を申請し、多くの信用状は物品を「as per proforma invoice No. ... dated ...」(プロフォーマインボイス番号...、日付...のとおり)と記述します。信用状が届いたらすぐにプロフォーマと照合してください。
• 許可、承認、外貨:国によっては、買主が輸入許可や承認を申請したり、輸入を銀行に登録したり、支払い用の外貨を購入したりするためにプロフォーマが必要です。規則は国ごとに異なるため、HSコード、原産国、有効期限など、買主の銀行や当局が必要とする項目を買主に確認してください。
• 価格確認:合意した価格と条件を書面で確定するため、生産開始前に双方が注文内容を確認できます。

コマーシャルインボイス:最終請求書と税関書類

ほとんどの国は、輸入品を取引価格、つまり輸出向けに販売された物品について実際に支払われた、または支払うべき価格に特定の費用を加えた額で評価します。コマーシャルインボイスはその価格の主要な証拠であり、関税と輸入VATはこれに左右されます。HMRCはこれをMethod 1と呼び、対価が支払われない無償の物品には通常使えないとしています。

必要な記載内容は国によって異なります。米国の規則(19 CFR 141.86)は、輸入港、売買の時期・場所・当事者、等級や品質を含む詳細な記述、数量、購入通貨建ての品目ごとの購入価格、運賃・保険料・手数料・梱包費など名称と金額を明記したすべての費用、リベート、原産国、そして生産のために供給されたが価格に含まれていない物品やサービスを求めています。インボイスは英語で作成するか、英訳を添付しなければなりません。ブラジル(通関規則第557条)も、荷印と梱包番号、総重量と正味重量、原産国・取得国・調達国、支払条件、インコタームズ規則を求め、物品の記述はポルトガル語またはGATTの公用語(英語、フランス語、スペイン語)で行う必要があります。

パッキングリストは対になる書類です。米国の規則はインボイスに各梱包の中身を十分詳細に記載するよう求めており(19 CFR 141.86(e))、梱包番号と荷印、内容物、正味重量と総重量、寸法は通常パッキングリストで示します。インボイスと同じ出荷データから作成し、合計がインボイスおよび運送書類と一致するようにしてください。

税関がプロフォーマを認めない場合

米国では、免除に該当しない限り、出荷ごとにコマーシャルインボイスを提出しなければなりません(19 CFR 141.83)。適切な形式で提出できない場合、CBPは、その原因が輸入者の管理の及ばないものであると認めたときに限り輸入申告を受理し、輸入者は書面の宣言書、売主または荷送人のインボイス、それがなければ19 CFR 141.85に定める形式のプロフォーマインボイス、およびインボイス価額の1.5倍のボンドを提出します。必要なインボイスは、エントリーサマリー(entry summary)の提出から120日以内に、統計のために必要な場合はエントリーサマリーの提出期限から50日以内に提出しなければなりません。ただしCBPが正当な理由で期限を延長した場合を除きます(19 CFR 141.91)。CBPがインボイスの提出を免除することもありますが、その場合でも輸入者は作成・署名済みのプロフォーマインボイスを提出します(19 CFR 141.92)。

他の国では規則が異なります。ブラジルは、輸入申告に輸出者が署名したコマーシャルインボイス原本を添付することを求めており、電子的に発行されその旨が記載されたインボイスや、真正性を保証する電子署名は認められます。英国では、HMRCの申告ガイダンスが、申告価格がプロフォーマインボイスに基づいていて最終インボイスの金額が異なる場合は、申告者(declarant)が通関後の調整(post-clearance adjustment)を請求しなければならないとしています。プロフォーマだけで出荷する前に、買主またはその通関業者に確認してください。

無償で送る物品にも価格は必要です。購入契約に基づかずに出荷される物品については、米国の規則は、インボイスに品目ごとの価格、それがなければ売主が通常の取引において通常の卸売数量で受け取ったであろう価格を記載するよう求めています(19 CFR 141.86(a)(6))。米国では、販売目的でも商業目的でもない物品にはコマーシャルインボイスは不要ですが、入手できるインボイス、それがなければプロフォーマを提出する必要があります(19 CFR 141.83(d))。英国の輸出ガイダンスは、物品を販売しない場合は市場価値を使うよう求めており、HMRCは無償の輸入品を通常Method 2から6で評価します(たとえば輸入者が支払ったであろう価格に基づきます)。品目ごとに現実的な価格を記載し、「No charge. Value for customs purposes only.」(無償。税関申告のみを目的とした価格。)のような文言を添えてください(Triplicateのサンプル発送の解説を参照)。

信用状:銀行が支払いの基準とするインボイス

UCP 600 Article 18では、コマーシャルインボイスは、外見上、受益者が発行したものであり、発行依頼人宛に、信用状と同じ通貨で作成されていなければならず、信用状が要求しない限り署名は不要です。譲渡された信用状の例外はArticle 38に規定されています。インボイス上の物品の記述は、信用状の記述と一致していなければなりません。銀行は、信用状が認める金額を超えるインボイスを受理することができますが、その金額を超えて支払いまたは買取りをしていないことが条件です。

「Proforma invoice」と題された書類では、この要件を満たしません。ICCの国際標準銀行実務(ISBP)は、信用状のもとで提示されるインボイスに「provisional」「pro-forma」などの表示があってはならないとしているため、信用状が単に「invoice」だけを求めている場合でも、最終的なコマーシャルインボイスを提示してください。信用状が物品を「as per proforma invoice No. ...」と記述している場合は、その参照をコマーシャルインボイスにも記載します。銀行が行うその他の確認は、Triplicateの信用状ディスクレパンシーの解説で扱っています。

一致させる項目、変更してよい項目、番号の付け方

コマーシャルインボイスは、承認されたプロフォーマ、契約、信用状と同じ内容でなければなりません。出荷そのものが異なる部分に差異があるのは問題ありませんが、その理由が説明され、買主と合意されている必要があります。Triplicateの無料作成ツールは、プロフォーマインボイス、コマーシャルインボイス、パッキングリストを同じデータから作成するため、3つの書類で価格、条件、品名が一致します。

• 一致させる項目:売主と買主、物品の記述、単価、通貨、指定地付きのインコタームズ規則、支払条件、そしてプロフォーマ、注文、信用状の参照番号。
• 異なってよい項目:契約または信用状の許容範囲内での実際に出荷した数量と重量;分割船積み(それぞれ別のコマーシャルインボイスを発行);船名や便名、日付、運送書類の番号。
• 運賃と保険料:運賃はCFR、CIF、CPT、CIPでは価格に含まれ、保険料もCIFとCIPでは含まれます。FOBやFCAでは買主が主運送費を負担します。インボイスにこれらを含める場合は別々に表示してください:米国の規則はすべての費用を項目別に記載するよう求め、英国のガイダンスは運賃と保険料を別々に記載するよう求めています。
• 番号:プロフォーマには改訂記号付きの固有番号(例:PI-0123 Rev. 2)を付け、すべての版に日付を入れ、旧版は差し替え済み(superseded)と表示します。コマーシャルインボイスには売上の連番から新しい番号を付け、プロフォーマ、注文、信用状の番号を記載します。
• 訂正:送付済みのコマーシャルインボイスの番号を再利用したり、こっそり修正したりしてはいけません。訂正インボイス、またはクレジットノートかデビットノートを発行し、買主に伝えてください。買主の通関業者が申告を修正する必要が生じることがあります。
• 記録:すべての版を保管してください。英国では、HMRCは申告した取引物品の記録を4年間、VAT記録を少なくとも6年間保管するよう求めています。