Proforma Invoice Meaning in Bengali – প্রোফর্মা ইনভয়েস বনাম কমার্শিয়াল ইনভয়েস: পার্থক্য ও কাস্টমস নিয়ম

দুটি ইনভয়েস, দুটি আলাদা কাজ

প্রোফর্মা ইনভয়েস হলো একটি খসড়া ইনভয়েস, যা সেলার শিপমেন্টের আগে পাঠায়। এতে লেখা থাকে কী শিপ হবে, কত দামে এবং কোন শর্তে, যাতে বায়ার চুক্তি অনুমোদন করতে, ডিপোজিট বা পুরো দাম অগ্রিম দিতে, অথবা লেটার অফ ক্রেডিটের (L/C) জন্য আবেদন করতে পারে। এটি অফার বা প্রাইস কনফার্মেশন, ইতিমধ্যে সরবরাহ করা মালের বিল নয়।

কমার্শিয়াল ইনভয়েস হলো আসলে শিপ করা মালের চূড়ান্ত বিল। বায়ার এর বিপরীতেই পেমেন্ট করে, L/C-র অধীনে ব্যাংক এটি পরীক্ষা করে, এবং ইমপোর্টকারী দেশের কাস্টমস এ থেকে মালের বিবরণ, কোয়ান্টিটি ও ভ্যালু যাচাই করে এবং ডিউটি ও ইমপোর্ট ট্যাক্স নির্ধারণ করে। US-এর নিয়মে প্রোফর্মা ইনভয়েস হলো ইমপোর্টারের নিজের ভ্যালু স্টেটমেন্ট, যা সেলারের ইনভয়েস না থাকলে ব্যবহার করা হয় (19 CFR 141.85)।

• কখন: প্রোফর্মা অর্ডার নিশ্চিত হওয়ার আগে বা প্রোডাকশনের আগে; কমার্শিয়াল ইনভয়েস শিপমেন্টের সময় বা পরে, প্রতিটি শিপমেন্টের জন্য একটি।
• উদ্দেশ্য: প্রোফর্মা দাম জানায়, প্রাইস ও শর্ত নিশ্চিত করে এবং পেমেন্ট বা L/C চালু করে; কমার্শিয়াল ইনভয়েস বায়ারকে বিল করে এবং কাস্টমস ডিক্লারেশনের ভিত্তি হয়।
• কোয়ান্টিটি: প্রোফর্মায় থাকে যা অর্ডার হয়েছে; কমার্শিয়াল ইনভয়েসে থাকে যা আসলে লোড হয়েছে।
• কাস্টমস: কমার্শিয়াল ইনভয়েস হলো স্ট্যান্ডার্ড ডকুমেন্ট; প্রোফর্মা গ্রহণ করা হয় শুধু সীমিত ক্ষেত্রে, যা দেশ অনুযায়ী আলাদা।
• লেটার অফ ক্রেডিট: ক্রেডিটে প্রায়ই প্রোফর্মার উল্লেখ থাকে; পেমেন্ট পেতে শুধু কমার্শিয়াল ইনভয়েস উপস্থাপন করা হয়।
• পরিবর্তন: শিপমেন্টের আগে প্রোফর্মা সংশোধন করা যায়; পাঠিয়ে দেওয়া কমার্শিয়াল ইনভয়েস নতুন ডকুমেন্ট দিয়ে শোধরানো হয়, যেমন ক্রেডিট নোট বা ডেবিট নোট।

প্রোফর্মা ইনভয়েস কীসের জন্য ব্যবহার হয়

কিছু শিপ হওয়ার আগে এক্সপোর্টাররা প্রোফর্মা বিভিন্ন জায়গায় ব্যবহার করে। যেহেতু এটিই পেমেন্ট ও ক্রেডিটের রেফারেন্স হয়ে দাঁড়ায়, তাই এতে Incoterm নির্দিষ্ট জায়গাসহ, পেমেন্ট টার্ম ও কারেন্সি লিখুন, এবং কমার্শিয়াল ইনভয়েসে সেগুলো অপরিবর্তিত রেখে পুনরায় লিখুন।

• কোটেশন বা অফার: বায়ার স্পষ্ট দেখতে পায় সে কী পাবে, কত দামে এবং কোন শর্তে, সম্ভব হলে মেয়াদের তারিখসহ।
• অগ্রিম পেমেন্ট: যে বায়ার T/T-তে ডিপোজিট বা পুরো দাম দেয়, সে সাধারণত প্রোফর্মার বিপরীতে পেমেন্ট করে, তাই অ্যামাউন্ট, কারেন্সি ও আপনার ব্যাংক বিবরণ দেখান।
• লেটার অফ ক্রেডিট: বায়ার ক্রেডিটের জন্য আবেদন করতে প্রোফর্মা নিজের ব্যাংকে দেয়, এবং অনেক ক্রেডিটে মালের বিবরণ থাকে "as per proforma invoice No. ... dated ..."। ক্রেডিট আসা মাত্র সেটি আপনার প্রোফর্মার সাথে মিলিয়ে দেখুন।
• লাইসেন্স, পারমিট ও ফরেন কারেন্সি: কিছু দেশে বায়ারের ইমপোর্ট লাইসেন্স বা পারমিটের আবেদন করতে, ইমপোর্ট নিজের ব্যাংকে নিবন্ধন করাতে বা আপনাকে পেমেন্টের জন্য ফরেন কারেন্সি কিনতে প্রোফর্মা লাগে। নিয়ম দেশ অনুযায়ী আলাদা, তাই বায়ারকে জিজ্ঞাসা করুন তার ব্যাংক বা কর্তৃপক্ষের কোন তথ্য দরকার, যেমন HS কোড, কান্ট্রি অফ অরিজিন বা মেয়াদের তারিখ।
• প্রাইস কনফার্মেশন: এটি সম্মত প্রাইস ও শর্ত লিখিতভাবে পাকা করে, যাতে প্রোডাকশন শুরুর আগে দুই পক্ষই অর্ডারটি যাচাই করতে পারে।

কমার্শিয়াল ইনভয়েস: চূড়ান্ত বিল ও কাস্টমস ডকুমেন্ট

বেশিরভাগ দেশ ইমপোর্টের ভ্যালু নির্ধারণ করে ট্রানজ্যাকশন ভ্যালুর ভিত্তিতে: এক্সপোর্টের জন্য বিক্রি করা মালের আসলে পরিশোধিত বা পরিশোধযোগ্য দাম, সাথে কিছু নির্দিষ্ট খরচ যোগ করে। কমার্শিয়াল ইনভয়েস সেই দামের প্রধান প্রমাণ, তাই ডিউটি ও ইমপোর্ট VAT এর উপরই নির্ভর করে। HMRC একে মেথড 1 বলে এবং জানায় যে বিনামূল্যে সরবরাহ করা মালের ক্ষেত্রে এটি সাধারণত ব্যবহার করা যায় না, কারণ কোনো পেমেন্ট হয় না।

প্রয়োজনীয় বিষয়বস্তু আলাদা হয়। US-এর নিয়মে (19 CFR 141.86) চাওয়া হয়: এন্ট্রির পোর্ট; বিক্রির সময়, স্থান ও পক্ষগুলো; গ্রেড বা মানসহ বিস্তারিত বিবরণ; কোয়ান্টিটি; প্রতিটি আইটেমের ক্রয়মূল্য ক্রয়ের কারেন্সিতে; সব চার্জ নাম ও অ্যামাউন্টসহ আলাদাভাবে, যেমন ফ্রেইট, ইন্স্যুরেন্স, কমিশন ও প্যাকিং; রিবেট; কান্ট্রি অফ অরিজিন; এবং উৎপাদনের জন্য সরবরাহ করা এমন কোনো মাল বা সেবা যা দামের অন্তর্ভুক্ত নয়। ইনভয়েস ইংরেজিতে হতে হবে অথবা ইংরেজি অনুবাদসহ আসতে হবে। ব্রাজিলে (Customs Regulation, art. 557) প্যাকেজের মার্কস ও নম্বর, গ্রস ও নেট ওজন, অরিজিন, অধিগ্রহণ ও সংগ্রহের দেশ, পেমেন্ট টার্মস এবং Incoterm-ও চাওয়া হয়, আর মালের বিবরণ পর্তুগিজে বা GATT-এর কোনো সরকারি ভাষায় (ইংরেজি, ফরাসি বা স্প্যানিশ) থাকতে হয়।

প্যাকিং লিস্ট হলো এর সহচর ডকুমেন্ট। US-এর নিয়মে ইনভয়েসে যথেষ্ট বিস্তারিতভাবে বলতে হয় প্রতিটি প্যাকেজে কী আছে (19 CFR 141.86(e)), এবং প্যাকেজ নম্বর ও মার্কস, কনটেন্ট, নেট ও গ্রস ওজন এবং ডাইমেনশন দেওয়ার স্বাভাবিক উপায় হলো প্যাকিং লিস্ট। এটি ইনভয়েসের একই শিপমেন্ট ডেটা থেকে বানান, যাতে এর টোটাল ইনভয়েস ও ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্টের সাথে মেলে।

কাস্টমস যখন প্রোফর্মা গ্রহণ করে না

ইউনাইটেড স্টেটসে কোনো অব্যাহতি প্রযোজ্য না হলে প্রতিটি শিপমেন্টের জন্য কমার্শিয়াল ইনভয়েস ফাইল করতে হয় (19 CFR 141.83)। সঠিক আকারে তা না পাওয়া গেলে CBP এন্ট্রি গ্রহণ করে শুধু তখনই যখন সে সন্তুষ্ট হয় যে কারণটি ইমপোর্টারের নিয়ন্ত্রণের বাইরে, এবং ইমপোর্টার একটি লিখিত ডিক্লারেশন, সেলার বা শিপারের যেকোনো ইনভয়েস অথবা তা না থাকলে 19 CFR 141.85-এ নির্ধারিত ফরমে প্রোফর্মা ইনভয়েস, এবং ইনভয়েস ভ্যালুর দেড় গুণ বন্ড ফাইল করে। এরপর প্রয়োজনীয় ইনভয়েস এন্ট্রি সামারি ফাইল করার পর 120 দিনের মধ্যে, অথবা পরিসংখ্যানের জন্য দরকার হলে এন্ট্রি সামারির নির্ধারিত তারিখের পর 50 দিনের মধ্যে দাখিল করতে হয়, যদি না CBP উপযুক্ত কারণে সময় বাড়ায় (19 CFR 141.91)। CBP বরং ইনভয়েসের শর্ত মওকুফও করতে পারে, কিন্তু ইমপোর্টারকে তখনও পূরণ ও স্বাক্ষর করা (executed) প্রোফর্মা ইনভয়েস ফাইল করতে হয় (19 CFR 141.92)।

অন্য জায়গায় নিয়ম আলাদা। ব্রাজিলে ইমপোর্ট ডিক্লারেশনের সাথে এক্সপোর্টারের স্বাক্ষরিত আসল কমার্শিয়াল ইনভয়েস থাকতে হয়; ইলেকট্রনিকভাবে ইস্যু করা ইনভয়েস, যাতে আসল হওয়ার কথা লেখা আছে, এবং খাঁটিত্বের নিশ্চয়তা দেওয়া ডিজিটাল স্বাক্ষর গ্রহণযোগ্য। UK-তে HMRC-র ডিক্লারেশন নির্দেশিকা বলে, ডিক্লেয়ার করা ভ্যালু প্রোফর্মা ইনভয়েসের ভিত্তিতে হলে এবং চূড়ান্ত ইনভয়েসের ভ্যালু আলাদা হলে ডিক্লারেন্টকে পোস্ট-ক্লিয়ারেন্স অ্যাডজাস্টমেন্টের জন্য অনুরোধ করতে হবে। শুধু প্রোফর্মার ভরসায় শিপ করার আগে বায়ার বা তার ব্রোকারকে জিজ্ঞাসা করুন।

বিনামূল্যে পাঠানো মালেরও ভ্যালু লাগে। যে মাল ক্রয়ের অধীনে শিপ হয় না, তার জন্য US-এর নিয়ম বলে ইনভয়েসে প্রতিটি আইটেমের ভ্যালু দেখাতে হবে, তা সম্ভব না হলে সেই দাম যা সেলার সাধারণ বাণিজ্যিক নিয়মে স্বাভাবিক পাইকারি কোয়ান্টিটিতে পেত (19 CFR 141.86(a)(6))। যে মাল বিক্রি বা কোনো বাণিজ্যিক ব্যবহারের জন্য নয়, তার জন্য US কমার্শিয়াল ইনভয়েস লাগে না, কিন্তু পাওয়া যায় এমন যেকোনো ইনভয়েস, না থাকলে প্রোফর্মা, তবুও ফাইল করতে হয় (19 CFR 141.83(d))। UK-র এক্সপোর্ট নির্দেশিকা বলে মাল বিক্রি না করলে মার্কেট ভ্যালু ব্যবহার করতে, আর HMRC সাধারণত বিনামূল্যের ইমপোর্টের ভ্যালু ঠিক করে মেথড 2 থেকে 6 দিয়ে, যেমন ইমপোর্টারকে যে দাম দিতে হতো তার ভিত্তিতে। প্রতিটি আইটেমের বাস্তবসম্মত ভ্যালু দেখান এবং "No charge. Value for customs purposes only." ধরনের একটি বিবৃতি লিখুন (স্যাম্পল শিপিং নিয়ে Triplicate-এর নোট দেখুন)।

লেটার অফ ক্রেডিট: যে ইনভয়েসের বিপরীতে ব্যাংক পেমেন্ট করে

UCP 600 Article 18 অনুযায়ী, কমার্শিয়াল ইনভয়েস দেখে মনে হতে হবে যে তা বেনিফিশিয়ারি ইস্যু করেছে, অ্যাপ্লিক্যান্টের নামে এবং ক্রেডিটের একই কারেন্সিতে তৈরি হতে হবে, আর ক্রেডিট না চাইলে তাতে স্বাক্ষর লাগে না; Article 38 ট্রান্সফার করা ক্রেডিটের জন্য ব্যতিক্রম দেয়। ইনভয়েসে মালের বিবরণ ক্রেডিটের বিবরণের সাথে মিলতে হবে। ক্রেডিটে অনুমোদিতের চেয়ে বেশি অ্যামাউন্টের ইনভয়েস ব্যাংক গ্রহণ করতে পারে, যদি সে ওই অ্যামাউন্টের বেশি পেমেন্ট বা নেগোশিয়েট না করে থাকে।

"Proforma invoice" শিরোনামের ডকুমেন্ট এটি পূরণ করে না। ICC-র International Standard Banking Practice (ISBP) বলে, ক্রেডিটের অধীনে উপস্থাপিত ইনভয়েসকে "provisional", "pro-forma" বা এমন কিছু হিসেবে চিহ্নিত করা যাবে না, তাই ক্রেডিটে শুধু "invoice" চাওয়া হলেও চূড়ান্ত কমার্শিয়াল ইনভয়েস উপস্থাপন করুন। ক্রেডিট যদি মালের বিবরণ দেয় "as per proforma invoice No. ..." বলে, সেই রেফারেন্স কমার্শিয়াল ইনভয়েসে পুনরায় লিখুন। ব্যাংকের অন্যান্য যাচাইয়ের জন্য L/C ডিসক্রিপেন্সি নিয়ে Triplicate-এর নোট দেখুন।

কী মিলতে হবে, কী বদলাতে পারে, এবং নম্বর দেবেন কীভাবে

কমার্শিয়াল ইনভয়েসের বর্ণনা গৃহীত প্রোফর্মা, চুক্তি এবং যেকোনো লেটার অফ ক্রেডিটের সাথে মিলতে হবে। শিপমেন্ট নিজেই যেখানে আলাদা সেখানে পার্থক্য ঠিক আছে, যদি তা ব্যাখ্যা করা থাকে এবং বায়ারের সাথে সম্মত হয়। Triplicate-এর ফ্রি জেনারেটর প্রোফর্মা ইনভয়েস, কমার্শিয়াল ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্ট একই ডেটা থেকে বানায়, তাই তিনটিতেই প্রাইস, শর্ত ও বিবরণ মিলে যায়।

• অবশ্যই মিলতে হবে: সেলার ও বায়ার, মালের বিবরণ, ইউনিট প্রাইস, কারেন্সি, নির্দিষ্ট জায়গাসহ Incoterm, পেমেন্ট টার্ম, এবং প্রোফর্মা, অর্ডার বা L/C রেফারেন্স।
• আলাদা হতে পারে: আসলে শিপ করা কোয়ান্টিটি ও ওজন, চুক্তি বা ক্রেডিটে দেওয়া টলারেন্সের মধ্যে; পার্শিয়াল শিপমেন্ট, প্রতিটির নিজস্ব কমার্শিয়াল ইনভয়েসসহ; জাহাজ বা ফ্লাইট, তারিখ এবং ট্রান্সপোর্ট ডকুমেন্টের নম্বর।
• ফ্রেইট ও ইন্স্যুরেন্স: CFR, CIF, CPT ও CIP-তে ফ্রেইট আপনার দামে থাকে, আর CIF ও CIP-তে ইন্স্যুরেন্সও; FOB বা FCA-তে মূল ক্যারেজের খরচ বায়ার দেয়। ইনভয়েসে এগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকলে আলাদাভাবে দেখান: US-এর নিয়মে সব চার্জ আলাদা করে চাওয়া হয় এবং UK নির্দেশিকা ফ্রেইট ও ইন্স্যুরেন্স আলাদা তালিকাভুক্ত করতে বলে।
• নম্বর দেওয়া: প্রোফর্মাকে রিভিশন সাফিক্সসহ নিজস্ব নম্বর দিন (যেমন PI-0123 Rev. 2), প্রতিটি ভার্সনে তারিখ দিন এবং পুরোনো ভার্সনে "superseded" [বাতিল/প্রতিস্থাপিত] চিহ্ন দিন। প্রতিটি কমার্শিয়াল ইনভয়েসকে আপনার সেলস সিকোয়েন্স থেকে নতুন নম্বর দিন এবং তাতে প্রোফর্মা, অর্ডার ও L/C নম্বর লিখুন।
• সংশোধন: পাঠিয়ে দেওয়া কমার্শিয়াল ইনভয়েসের নম্বর কখনো পুনরায় ব্যবহার করবেন না বা চুপিসারে এডিট করবেন না। সংশোধিত ইনভয়েস অথবা ক্রেডিট বা ডেবিট নোট ইস্যু করুন এবং বায়ারকে জানান, যার ব্রোকারকে ডিক্লারেশন সংশোধন করতে হতে পারে।
• রেকর্ড: প্রতিটি ভার্সন রাখুন। UK-তে HMRC-র কাছে ডিক্লেয়ার করা ট্রেডেড গুডসের রেকর্ড 4 বছর এবং VAT রেকর্ড কমপক্ষে 6 বছর রাখতে হয়।