Proforma Fatura Nedir? Ticari Faturadan Farkı ve Gümrük Kuralları

İki fatura, iki ayrı iş

Proforma fatura, satıcının sevkiyattan önce gönderdiği taslak faturadır. Neyin hangi fiyatla ve hangi koşullarla sevk edileceğini gösterir; böylece alıcı anlaşmayı onaylayabilir, kapora veya bedelin tamamını peşin ödeyebilir ya da akreditif (L/C) için başvurabilir. Bu bir tekliftir veya fiyat teyididir; teslim edilmiş mallar için düzenlenmiş bir fatura değildir.

Ticari fatura, gerçekte sevk edilen mallar için düzenlenen nihai faturadır. Alıcı ödemeyi buna karşı yapar, bankalar akreditif kapsamında bunu inceler ve ithalatçı ülkenin gümrüğü malların tanımını, miktarını ve değerini kontrol etmek, gümrük vergisini ve ithalat vergilerini hesaplamak için bu belgeyi kullanır. ABD kuralları pro forma faturayı, satıcının faturası bulunmadığında kullanılan, ithalatçının kendi değer beyanı olarak tanımlar (19 CFR 141.85).

• Zamanı: proforma fatura sipariş onaylanmadan veya üretimden önce; ticari fatura sevkiyat sırasında veya sonrasında, her sevkiyat için bir adet.
• Amacı: proforma fatura fiyatı ve koşulları teklif eder, teyit eder ve ödemeyi veya akreditifi tetikler; ticari fatura bedeli alıcıya faturalar ve gümrük beyanını destekler.
• Miktarlar: proforma fatura sipariş edileni gösterir; ticari fatura gerçekte yüklenen miktarı gösterir.
• Gümrük: standart belge ticari faturadır; proforma fatura yalnızca ülkeye göre değişen sınırlı durumlarda kabul edilir.
• Akreditifler: proforma fatura çoğu zaman akreditifte anılır; ödeme almak için yalnızca ticari fatura ibraz edilir.
• Değişiklikler: proforma fatura sevkiyattan önce revize edilebilir; gönderilmiş bir ticari fatura ise alacak dekontu (credit note) veya borç dekontu (debit note) gibi yeni bir belgeyle düzeltilir.

Proforma fatura ne için kullanılır

İhracatçılar proforma faturayı, henüz hiçbir şey sevk edilmeden önce birkaç noktada kullanır. Ödeme ve akreditif için referans haline geldiği için üzerine Incoterm'i belirtilen yerle birlikte, ödeme şeklini ve para birimini yazın ve bunları ticari faturada aynen tekrarlayın.

• Teklif: alıcı neyi, ne kadara ve hangi koşullarla alacağını tam olarak görür; ideal olarak bir geçerlilik tarihi de yer alır.
• Peşin ödeme: kapora veya bedelin tamamını T/T ile ödeyen alıcı genellikle ödemeyi proforma faturaya göre yapar; bu yüzden tutarı, para birimini ve banka bilgilerinizi gösterin.
• Akreditif: alıcı akreditif için başvurmak üzere proformayı bankasına verir ve birçok akreditif malı "as per proforma invoice No. ... dated ..." (proforma fatura No. ... tarih ... uyarınca) şeklinde tanımlar. Akreditif geldiği anda proforma faturanızla karşılaştırarak kontrol edin.
• Lisanslar, izinler ve döviz: bazı ülkelerde alıcının ithalat lisansı veya izni için başvurmak, ithalatı bankasına kaydettirmek ya da size ödeme yapmak üzere döviz satın almak için proforma faturaya ihtiyacı vardır. Kurallar ülkeden ülkeye değişir; bu yüzden alıcıya bankasının veya yetkili makamın hangi bilgileri istediğini, örneğin HS kodlarını, menşe ülkeyi veya geçerlilik tarihini sorun.
• Fiyat teyidi: üzerinde anlaşılan fiyatları ve koşulları yazılı olarak sabitler; böylece iki taraf da üretim başlamadan önce siparişi kontrol edebilir.

Ticari fatura: nihai fatura ve gümrük belgesi

Çoğu ülke ithalatı işlem değeri üzerinden kıymetlendirir: ihracat için satılan mallar karşılığında fiilen ödenen veya ödenecek fiyat, buna bazı maliyetlerin eklenmesiyle. Ticari fatura bu fiyatın başlıca kanıtıdır; bu yüzden gümrük vergisi ve ithalat KDV'si ona bağlıdır. HMRC buna Yöntem 1 (Method 1) der ve hiçbir ödeme yapılmadığı için bunun bedelsiz olarak tedarik edilen mallarda normalde kullanılamayacağını belirtir.

İstenen içerik değişir. ABD kuralları (19 CFR 141.86) giriş limanını; satışın zamanını, yerini ve taraflarını; kalite veya sınıfı da içeren ayrıntılı bir tanımı; miktarları; her kalemin satın alma para biriminde satın alma fiyatını; navlun, sigorta, komisyon ve ambalaj gibi tüm masrafların ad ve tutarla kalem kalem gösterilmesini; rebate'leri; menşe ülkeyi ve üretim için sağlanmış ancak fiyata dahil edilmemiş her türlü mal veya hizmeti ister. Fatura İngilizce olmalı veya İngilizce çevirisiyle birlikte verilmelidir. Brezilya (Gümrük Tüzüğü, Regulamento Aduaneiro, md. 557) ayrıca koli işaretlerini ve numaralarını, brüt ve net ağırlığı, menşe, edinim ve tedarik ülkelerini, ödeme şartlarını ve Incoterm'i ister; mallar Portekizce veya GATT'ın resmi dillerinden biriyle (İngilizce, Fransızca veya İspanyolca) tanımlanmalıdır.

Çeki listesi tamamlayıcı belgedir. ABD kuralları faturanın her kolinin içeriğini yeterli ayrıntıyla belirtmesini şart koşar (19 CFR 141.86(e)); koli numaralarını ve işaretlerini, içeriği, net ve brüt ağırlıkları ile ölçüleri vermenin olağan yolu da çeki listesidir. Toplamları faturayla ve taşıma belgesiyle uyumlu olsun diye bunu faturayla aynı sevkiyat verilerinden hazırlayın.

Gümrük ne zaman proforma faturayı kabul etmez

Amerika Birleşik Devletleri'nde, bir muafiyet geçerli olmadıkça her sevkiyat için bir ticari fatura verilmelidir (19 CFR 141.83). Fatura usulüne uygun biçimde mevcut değilse CBP, girişi yalnızca nedenin ithalatçının kontrolü dışında olduğu kanaatine varırsa kabul eder; ithalatçı da yazılı bir beyan, varsa satıcının veya göndericinin faturalarını, yoksa 19 CFR 141.85'te belirtilen biçimde bir pro forma faturayı ve fatura değerinin bir buçuk katı tutarında bir bono verir. Gerekli fatura daha sonra, CBP haklı bir gerekçeyle bu süreyi uzatmadıkça, giriş özetinin verilmesinden itibaren 120 gün içinde veya istatistik için gerekiyorsa giriş özetinin verilmesi gereken tarihten itibaren 50 gün içinde ibraz edilmelidir (19 CFR 141.91). CBP bunun yerine faturadan feragat edebilir; ancak ithalatçı yine de imzalanmış (executed) bir pro forma fatura verir (19 CFR 141.92).

Başka yerlerde kurallar farklıdır. Brezilya, ithalat beyanının ihracatçının imzaladığı orijinal ticari faturayla desteklenmesini şart koşar; bunu belirten elektronik düzenlenmiş bir fatura ve gerçekliği güvence altına alan dijital imzalar kabul edilir. Birleşik Krallık'ta HMRC'nin beyan rehberi, beyan edilen değer bir proforma faturaya dayanıyorsa ve nihai fatura değeri farklıysa, beyan sahibinin gümrükleme sonrası düzeltme (post-clearance adjustment) talep etmesi gerektiğini belirtir. Yalnızca proforma faturayla sevk etmeden önce alıcıya veya gümrük müşavirine sorun.

Bedelsiz gönderilen mallar için de bir değer gerekir. Satın alma kapsamında sevk edilmeyen mallar için ABD kuralları, faturanın her kalemin değerini ya da bu mümkün değilse satıcının olağan ticaret akışında olağan toptan miktarlarda alacağı fiyatı göstermesini ister (19 CFR 141.86(a)(6)). Satışa veya herhangi bir ticari kullanıma yönelik olmayan mallar için ABD ticari faturası gerekmez; ancak yine de mevcut herhangi bir fatura, yoksa bir pro forma fatura verilmelidir (19 CFR 141.83(d)). Birleşik Krallık ihracat rehberi, malları satmıyorsanız piyasa değerini kullanmanızı söyler; HMRC de bedelsiz ithalatları normalde Yöntem 2 ila 6 ile, örneğin ithalatçının ödeyeceği fiyat üzerinden kıymetlendirir. Her kalem için gerçekçi bir değer ve "No charge. Value for customs purposes only." (Bedelsizdir. Değer yalnızca gümrük amaçlıdır.) gibi bir ifade yazın (Triplicate'in numune gönderme notuna bakın).

Akreditifler: bankanın ödeme yaptığı fatura

UCP 600 Madde 18 uyarınca ticari fatura görünüşte lehtar tarafından düzenlenmiş olmalı, amirin adına ve akreditifle aynı para biriminde kesilmelidir; akreditif istemedikçe imzalanması gerekmez; Madde 38 devredilen akreditifler için istisnalar getirir. Faturadaki mal tanımı akreditifteki tanımla örtüşmelidir. Banka, akreditifin izin verdiğinden fazla tutarlı bir faturayı, bu tutarı aşan bir ödeme yapmamış veya iştira etmemişse (negotiate) kabul edebilir.

"Proforma invoice" başlıklı bir belge bunu karşılamaz. ICC'nin Uluslararası Standart Bankacılık Uygulaması (ISBP), bir akreditif kapsamında ibraz edilen faturanın "provisional" (geçici), "pro-forma" veya benzeri olarak tanımlanmaması gerektiğini belirtir; bu yüzden akreditif yalnızca bir "invoice" istese bile nihai bir ticari fatura ibraz edin. Akreditif malı "as per proforma invoice No. ..." şeklinde tanımlıyorsa bu referansı ticari faturada tekrarlayın. Bankaların yaptığı diğer kontroller için Triplicate'in akreditif uyuşmazlıkları notuna bakın.

Nelerin uyuşması gerekir, nelerin değişebileceği ve numaralandırma

Ticari fatura, kabul edilen proforma faturayla, sözleşmeyle ve varsa akreditifle aynı hikâyeyi anlatmalıdır. Farklılıklar, sevkiyatın kendisi farklı olduğu sürece, açıklanmış ve alıcıyla kararlaştırılmış olmaları koşuluyla sorun değildir. Triplicate'in ücretsiz oluşturucusu proforma faturayı, ticari faturayı ve çeki listesini aynı verilerden hazırlar; böylece fiyatlar, koşullar ve tanımlar üçünde de uyuşur.

• Uyuşması gerekenler: satıcı ve alıcı, mal tanımı, birim fiyatlar, para birimi, belirtilen yerle birlikte Incoterm, ödeme şekli ile proforma, sipariş veya akreditif referansı.
• Farklı olabilecekler: sözleşmede veya akreditifte öngörülen toleranslar dahilinde gerçekte sevk edilen miktarlar ve ağırlıklar; her biri kendi ticari faturasını taşıyan kısmi sevkiyatlar; gemi veya uçuş, tarihler ve taşıma belgesi numarası.
• Navlun ve sigorta: navlun CFR, CIF, CPT ve CIP'de fiyatınıza dahildir, sigorta da CIF ve CIP'de dahildir; FOB veya FCA'da ana taşıma ücretini alıcı öder. Faturada bunlar yer alıyorsa ayrı gösterin: ABD kuralları tüm masrafların kalem kalem gösterilmesini, Birleşik Krallık rehberi ise navlun ve sigortanın ayrı yazılmasını ister.
• Numaralandırma: proforma faturaya bir revizyon eki taşıyan kendi numarasını verin (örneğin PI-0123 Rev. 2), her versiyonu tarihleyin ve eski versiyonları geçersiz (superseded) olarak işaretleyin. Her ticari faturaya satış numara serinizden yeni bir numara verin ve üzerinde proforma, sipariş ve akreditif numaralarını belirtin.
• Düzeltmeler: bir numarayı asla yeniden kullanmayın ve gönderilmiş bir ticari faturayı sessizce düzenlemeyin. Düzeltilmiş bir fatura veya alacak ya da borç dekontu (credit/debit note) düzenleyin ve alıcıya bildirin; alıcının gümrük müşavirinin beyanı değiştirmesi gerekebilir.
• Kayıtlar: her versiyonu saklayın. Birleşik Krallık'ta HMRC, kendisine beyan edilen ticarete konu malların kayıtlarının 4 yıl, KDV kayıtlarının en az 6 yıl saklanmasını şart koşar.