ما هي الفاتورة المبدئية (بروفورما)؟ الفرق بينها وبين الفاتورة التجارية وقواعد الجمارك

فاتورتان ووظيفتان

الفاتورة المبدئية هي مسودة فاتورة يرسلها البائع قبل الشحن. تبيّن ما سيُشحن وبأي سعر وبأي شروط، ليتمكن المشتري من الموافقة على الصفقة، أو دفع عربون أو كامل الثمن مقدَّمًا، أو التقدم بطلب خطاب اعتماد (L/C). وهي عرض أو تأكيد للسعر، وليست مطالبة بثمن بضاعة جرى توريدها.

الفاتورة التجارية هي الفاتورة النهائية للبضاعة المشحونة فعلًا. يدفع المشتري مقابلها، وتفحصها البنوك بموجب خطاب الاعتماد، وتستخدمها جمارك بلد الاستيراد للتحقق من وصف البضاعة وكميتها وقيمتها وتحديد الرسوم وضرائب الاستيراد. وتصف القواعد الأمريكية الفاتورة المبدئية (pro forma) بأنها إقرار المستورد نفسه بالقيمة، يُستخدم عندما تغيب فاتورة البائع (19 CFR 141.85).

• التوقيت: الفاتورة المبدئية قبل تأكيد الطلب أو قبل الإنتاج؛ والفاتورة التجارية عند الشحن أو بعده، واحدة لكل شحنة.
• الغرض: الفاتورة المبدئية تعرض السعر والشروط وتؤكدها وتُطلق الدفع أو خطاب الاعتماد؛ والفاتورة التجارية تحاسب المشتري وتدعم البيان الجمركي.
• الكميات: الفاتورة المبدئية تبيّن ما طُلب؛ والفاتورة التجارية تبيّن ما حُمّل فعلًا.
• الجمارك: الفاتورة التجارية هي المستند المعتاد؛ ولا تُقبل الفاتورة المبدئية إلا في حالات محدودة تختلف من بلد إلى آخر.
• خطابات الاعتماد: كثيرًا ما تُذكر الفاتورة المبدئية في خطاب الاعتماد؛ ولا تُقدَّم للحصول على الدفع إلا الفاتورة التجارية.
• التعديلات: يمكن تنقيح الفاتورة المبدئية قبل الشحن؛ أما الفاتورة التجارية التي أُرسلت فتُصحَّح بمستند جديد، مثل إشعار دائن أو إشعار مدين.

فيمَ تُستخدم الفاتورة المبدئية

يستخدم المصدّرون الفاتورة المبدئية في عدة مراحل قبل شحن أي شيء. ولأنها تصبح مرجعًا للدفع ولخطاب الاعتماد، اكتب عليها شرط Incoterm مع المكان المسمّى وشرط الدفع والعملة، وكرّرها دون تغيير في الفاتورة التجارية.

• عرض السعر: يرى المشتري بدقة ما سيحصل عليه وبكم وبأي شروط، ويُفضَّل أن يكون معها تاريخ صلاحية.
• الدفع المقدَّم: المشتري الذي يدفع عربونًا أو كامل الثمن بحوالة T/T يدفع عادةً بناءً على الفاتورة المبدئية، لذا اذكر فيها المبلغ والعملة وبياناتك المصرفية.
• خطاب الاعتماد: يسلّم المشتري الفاتورة المبدئية إلى بنكه للتقدم بطلب خطاب الاعتماد، وكثير من خطابات الاعتماد تصف البضاعة بعبارة "as per proforma invoice No. ... dated ..." (وفق الفاتورة المبدئية رقم ... بتاريخ ...). قارن خطاب الاعتماد بفاتورتك المبدئية فور وصوله.
• التراخيص والتصاريح والعملة الأجنبية: في بعض الدول يحتاج المشتري إلى فاتورة مبدئية للتقدم بطلب ترخيص أو تصريح استيراد، أو لتسجيل الاستيراد لدى بنكه، أو لشراء عملة أجنبية ليدفع لك. وتختلف القواعد من بلد إلى آخر، فاسأل المشتري عن البيانات التي يطلبها بنكه أو الجهة المختصة، مثل رموز HS أو بلد المنشأ أو تاريخ الصلاحية.
• تأكيد السعر: تثبّت الأسعار والشروط المتفق عليها كتابةً، ليتمكن الطرفان من مراجعة الطلب قبل بدء الإنتاج.

الفاتورة التجارية: الفاتورة النهائية والمستند الجمركي

تقيّم معظم الدول الواردات على أساس قيمة الصفقة: أي السعر المدفوع فعلًا أو المستحق الدفع عن البضاعة المباعة للتصدير، مع إضافة تكاليف معينة. والفاتورة التجارية هي الدليل الرئيسي على ذلك السعر، لذا تعتمد عليها الرسوم وضريبة القيمة المضافة على الاستيراد. وتسمّي HMRC هذه الطريقة Method 1 (الطريقة 1)، وتشير إلى أنه لا يمكن عادةً استخدامها للبضائع الموردة مجانًا، لأنه لا يُدفع شيء.

تختلف البيانات المطلوبة. فالقواعد الأمريكية (19 CFR 141.86) تطلب ميناء الدخول؛ ووقت البيع ومكانه وأطرافه؛ ووصفًا مفصلًا مع الدرجة أو الجودة؛ والكميات؛ وسعر شراء كل صنف بعملة الشراء؛ وجميع التكاليف مبوّبة بالاسم والمبلغ، مثل الشحن والتأمين والعمولة والتعبئة؛ والخصومات (rebates)؛ وبلد المنشأ؛ وأي بضائع أو خدمات وُرِّدت للإنتاج ولم تُدرج في السعر. ويجب أن تكون الفاتورة بالإنجليزية أو مصحوبة بترجمة إنجليزية. أما البرازيل (Regulamento Aduaneiro، المادة 557) فتطلب أيضًا علامات الطرود وأرقامها، والوزن الإجمالي والصافي، وبلدان المنشأ والاقتناء والتوريد، وشروط الدفع، وIncoterm، مع وصف البضاعة بالبرتغالية أو بإحدى اللغات الرسمية لاتفاقية GATT (الإنجليزية أو الفرنسية أو الإسبانية).

قائمة التعبئة هي المستند المرافق. تشترط القواعد الأمريكية أن تبيّن الفاتورة بتفصيل كافٍ محتويات كل طرد (19 CFR 141.86(e))، وقائمة التعبئة هي الطريقة المعتادة لإعطاء أرقام الطرود وعلاماتها ومحتوياتها وأوزانها الصافية والإجمالية وأبعادها. أعدّها من بيانات الشحنة نفسها التي أعددت منها الفاتورة، لتتفق مجاميعها مع الفاتورة ومع مستند النقل.

متى لا تقبل الجمارك الفاتورة المبدئية

في الولايات المتحدة يجب تقديم فاتورة تجارية لكل شحنة ما لم ينطبق إعفاء (19 CFR 141.83). وإذا لم تتوفر بالشكل الصحيح، فإن CBP لا تقبل بيان الدخول (entry) إلا إذا اقتنعت بأن السبب خارج عن سيطرة المستورد، ويقدّم المستورد إقرارًا كتابيًا وأي فواتير للبائع أو الشاحن، وإلا فاتورة مبدئية (pro forma) بالصيغة المبيّنة في 19 CFR 141.85، إضافة إلى كفالة (bond) بمقدار مرة ونصف قيمة الفاتورة. ويجب بعد ذلك تقديم الفاتورة المطلوبة خلال 120 يومًا من تقديم ملخص الدخول (entry summary) أو، إذا لزمت للإحصاءات، خلال 50 يومًا من تاريخ استحقاق ملخص الدخول، ما لم تمدّد CBP هذه المهلة لسبب وجيه (19 CFR 141.91). ويجوز لـ CBP بدلًا من ذلك التنازل عن الفاتورة، لكن يظل على المستورد تقديم فاتورة pro forma موقَّعة (19 CFR 141.92).

وتختلف القواعد في أماكن أخرى. فالبرازيل تشترط أن يستند إقرار الاستيراد إلى الفاتورة التجارية الأصلية الموقّعة من المصدّر؛ وتُقبل الفاتورة الصادرة إلكترونيًا إذا نصّت على ذلك، وكذلك التواقيع الرقمية التي تضمن الأصالة. وفي المملكة المتحدة يقول دليل HMRC للإقرارات إنه إذا كانت القيمة المصرَّح بها مبنية على فاتورة مبدئية وكانت قيمة الفاتورة النهائية مختلفة، فعلى المصرِّح أن يطلب تعديلًا بعد التخليص (post-clearance adjustment). اسأل المشتري أو وسيطه الجمركي قبل أن تشحن بفاتورة مبدئية وحدها.

والبضائع المرسَلة مجانًا تحتاج مع ذلك إلى قيمة. فبالنسبة للبضائع غير المشحونة بموجب عملية شراء، تطلب القواعد الأمريكية أن تبيّن الفاتورة قيمة كل صنف، وإلا فالسعر الذي كان البائع سيتقاضاه في سياق التجارة المعتاد بكميات الجملة المعتادة (19 CFR 141.86(a)(6)). ولا تُشترط فاتورة تجارية أمريكية للبضائع غير المخصصة للبيع أو لأي استخدام تجاري، لكن يجب مع ذلك تقديم أي فاتورة متاحة، وإلا فاتورة pro forma (19 CFR 141.83(d)). ويوصي دليل التصدير البريطاني باستخدام القيمة السوقية إذا كنت لا تبيع البضاعة، وتقيّم HMRC عادةً الواردات المجانية بالطرق من 2 إلى 6 (Methods 2 to 6)، مثلًا على أساس السعر الذي كان المستورد سيدفعه. اذكر قيمة واقعية لكل صنف وعبارة مثل "No charge. Value for customs purposes only." (بلا مقابل. القيمة لأغراض جمركية فقط.) (راجع ملاحظة Triplicate عن شحن العينات).

خطابات الاعتماد: الفاتورة التي يدفع البنك مقابلها

بموجب المادة 18 من UCP 600، يجب أن تبدو الفاتورة التجارية صادرة عن المستفيد، وأن تُحرَّر باسم الآمر وبالعملة نفسها التي في خطاب الاعتماد، ولا يلزم توقيعها ما لم يشترط ذلك خطاب الاعتماد؛ وتمنح المادة 38 استثناءات لخطابات الاعتماد القابلة للتحويل. ويجب أن يتطابق وصف البضاعة في الفاتورة مع الوصف في خطاب الاعتماد. ويجوز للبنك قبول فاتورة بمبلغ يزيد على ما يسمح به خطاب الاعتماد، شريطة ألا يكون قد دفع أو تداول (negotiate) مبلغًا يزيد على ذلك.

ولا يفي مستند عنوانه "Proforma invoice" بهذا الشرط. فالممارسات المصرفية الدولية القياسية (ISBP) الصادرة عن ICC تنص على أن الفاتورة المقدَّمة بموجب خطاب اعتماد يجب ألا تُعرَّف بأنها "provisional" (مؤقتة) أو "pro-forma" أو ما شابه، لذا قدّم فاتورة تجارية نهائية حتى لو طلب خطاب الاعتماد "invoice" فقط. وإذا كان خطاب الاعتماد يصف البضاعة بعبارة "as per proforma invoice No. ..."، فكرّر هذا المرجع في الفاتورة التجارية. وتتناول ملاحظة Triplicate عن مخالفات خطاب الاعتماد الفحوص الأخرى التي تجريها البنوك.

ما يجب أن يتطابق وما يجوز أن يتغير وكيف تُرقَّم

ينبغي أن تروي الفاتورة التجارية القصة نفسها التي ترويها الفاتورة المبدئية المقبولة والعقد وأي خطاب اعتماد. والاختلافات مقبولة حيثما تختلف الشحنة نفسها، ما دامت موضَّحة ومتفقًا عليها مع المشتري. ويُنشئ مولّد Triplicate المجاني الفاتورة المبدئية والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة من البيانات نفسها، فتتطابق الأسعار والشروط والأوصاف في الثلاثة.

• يجب أن يتطابق: البائع والمشتري، ووصف البضاعة، وأسعار الوحدة، والعملة، وشرط Incoterm مع المكان المسمّى، وشرط الدفع، ومرجع الفاتورة المبدئية أو الطلب أو خطاب الاعتماد.
• يجوز أن يختلف: الكميات والأوزان المشحونة فعلًا، ضمن أي هامش تفاوت في العقد أو خطاب الاعتماد؛ والشحنات الجزئية، ولكل منها فاتورة تجارية خاصة بها؛ والسفينة أو الرحلة الجوية والتواريخ ورقم مستند النقل.
• الشحن والتأمين: الشحن مشمول في سعرك بشروط CFR وCIF وCPT وCIP، والتأمين أيضًا بشرطي CIF وCIP؛ وفي FOB أو FCA يدفع المشتري النقل الرئيسي. وحيثما تشمل الفاتورة هذين البندين، أظهرهما منفصلين: فالقواعد الأمريكية تريد تبويب جميع التكاليف، والدليل البريطاني يطلب إدراج الشحن والتأمين على حدة.
• الترقيم: أعطِ الفاتورة المبدئية رقمًا خاصًا بها مع لاحقة للمراجعة (مثل PI-0123 Rev. 2)، وأرِّخ كل نسخة، وعلِّم النسخ القديمة بأنها ملغاة (superseded). وأعطِ كل فاتورة تجارية رقمًا جديدًا من تسلسل مبيعاتك، واذكر فيها أرقام الفاتورة المبدئية والطلب وخطاب الاعتماد.
• التصحيحات: لا تعِد استخدام رقم ولا تعدّل بصمت فاتورة تجارية أُرسلت بالفعل. أصدر فاتورة مصحَّحة أو إشعار دائن أو إشعار مدين، وأبلغ المشتري، فقد يحتاج وسيطه الجمركي إلى تعديل الإقرار.
• السجلات: احتفظ بكل نسخة. وفي المملكة المتحدة تشترط HMRC حفظ سجلات البضائع المتداولة المصرَّح بها لديها لمدة 4 سنوات، وسجلات ضريبة القيمة المضافة لمدة 6 سنوات على الأقل.