形式发票是什么？与商业发票的区别及海关规定

两种发票，两种用途

形式发票是卖方在发货前发出的发票格式草稿。它列明将发运什么货物、价格多少、条件如何，使买方可以批准交易、预付定金或全款，或申请开立信用证（L/C）。它是报价或价格确认，而不是对已供货物的账单。

商业发票是对实际发运货物的最终账单。买方凭它付款，银行在信用证项下审核它，进口国海关则用它核对货物的描述、数量和价值，并核定关税和进口税。美国规定把形式发票描述为在缺少卖方发票时，由进口商自行出具的价值声明（19 CFR 141.85）。

• 时间：形式发票在订单确认前或生产前出具；商业发票在发货时或发货后出具，每票货物一份。
• 用途：形式发票用于报价、确认价格和条件，并触发付款或开证；商业发票向买方收款，并支持海关申报。
• 数量：形式发票显示订购的数量；商业发票显示实际装运的数量。
• 海关：商业发票是标准单据；形式发票只在有限情形下被接受，各国规定不同。
• 信用证：信用证中常会提到形式发票；但收款时提交的只能是商业发票。
• 变更：形式发票在发货前可以修订；已发出的商业发票则用新的单据更正，例如贷项通知单（credit note）或借项通知单（debit note）。

形式发票的用途

出口商在发货前的多个环节都会用到形式发票。由于它会成为付款和信用证的依据，请在上面写明带指定地点的 Incoterms 术语、付款方式和币种，并在商业发票上原样重复。

• 报价或报盘：买方可以清楚看到将收到什么货物、价格多少、条件如何，最好同时注明有效期。
• 预付款：以 T/T（电汇）预付定金或全款的买方，通常凭形式发票付款，因此请标明金额、币种和您的银行账户信息。
• 信用证：买方把形式发票交给其银行申请开证，许多信用证会把货物描述为 “as per proforma invoice No. ... dated ...”（按形式发票号 ...、日期 ...）。信用证一到，请立即与您的形式发票核对。
• 许可证、批准文件和外汇：在一些国家，买方申请进口许可证或批准文件、向银行办理进口登记，或购买外汇向您付款时，需要形式发票。各国规则不同，请向买方确认其银行或主管部门需要哪些信息，例如 HS 编码、原产国或有效期。
• 价格确认：它以书面形式固定已商定的价格和条件，使双方能在开始生产前核对订单。

商业发票：最终账单和海关单据

大多数国家以成交价格对进口货物估价，即为出口而销售的货物实际已付或应付的价格，再加上某些费用。商业发票是该价格的主要证据，因此关税和进口增值税都取决于它。HMRC 称之为 Method 1（成交价格法），并指出对于无偿提供的货物，由于不涉及付款，通常无法使用该方法。

具体要求的内容各不相同。美国规定（19 CFR 141.86）要求列明进口口岸；销售的时间、地点和当事方；含等级或品质的详细描述；数量；以购买币种表示的每件货物的购买价格；以名称和金额逐项列明的所有费用，如运费、保险费、佣金和包装费；回扣；原产国；以及为生产而提供但未计入价格的货物或服务。发票须使用英文或附有英文译本。巴西（《海关条例》第 557 条）还要求列明包装唛头和件号、毛重和净重、原产国、购买国和采购国、付款方式和 Incoterms 术语，货物描述须使用葡萄牙语或 GATT 的官方语言（英语、法语或西班牙语）。

装箱单是配套单据。美国规定要求发票以足够的细节说明每个包装内装有什么（19 CFR 141.86(e)），而件号和唛头、内容、净重和毛重、尺寸通常由装箱单提供。请使用与发票相同的发运数据制作装箱单，使其合计与发票和运输单据一致。

海关何时不接受形式发票

在美国，除非适用豁免，每票货物都必须提交商业发票（19 CFR 141.83）。如果无法以合规形式取得发票，只有在 CBP 确信原因超出进口商控制范围时，才会接受报关，进口商须提交书面声明、卖方或发货人的发票（如有），否则提交符合 19 CFR 141.85 所列格式的形式发票，以及相当于发票金额 1.5 倍的保证金。所需发票须在报关汇总单（entry summary）提交后 120 天内补交；如果统计需要，则须在报关汇总单到期日后 50 天内补交，除非 CBP 因正当理由延长期限（19 CFR 141.91）。CBP 也可以豁免发票，但进口商仍须提交已签署的形式发票（19 CFR 141.92）。

其他国家的规定不同。巴西要求进口申报须附有出口商签署的商业发票正本；以电子方式出具且注明这一点的发票，以及能保证真实性的电子签名，均被接受。在英国，HMRC 的申报指南指出，如果申报价值是依据形式发票确定的，而最终发票金额不同，申报人（declarant）必须申请清关后调整（post-clearance adjustment）。仅凭形式发票发货之前，请先询问买方或其报关行。

免费发运的货物同样需要有价值。对于不是依据购销合同发运的货物，美国规定要求发票列明每件货物的价值，如无法列明，则列明卖方在正常交易中按通常批发数量本可获得的价格（19 CFR 141.86(a)(6)）。对于不用于销售或任何商业用途的货物，美国不要求商业发票，但仍须提交现有的发票，否则提交形式发票（19 CFR 141.83(d)）。英国的出口指南说，如果不是出售货物，请使用市场价值；HMRC 通常按 Method 2 至 6 对免费进口货物估价，例如依据进口商本应支付的价格。请为每件货物填写合理价值，并加注类似 “No charge. Value for customs purposes only.”（无偿，价值仅供海关申报使用）的声明（参见 Triplicate 关于样品寄送的说明）。

信用证：银行凭以付款的发票

根据 UCP 600 Article 18，商业发票必须在表面上看来是由受益人出具，以申请人的名义开立，币种与信用证相同，除非信用证要求，否则无须签署；Article 38 对可转让信用证作了例外规定。发票上的货物描述必须与信用证中的描述相符。银行可以接受金额超过信用证允许额度的发票，只要它没有就超出该金额的部分付款或议付。

标题为 “Proforma invoice” 的单据不符合这一要求。ICC 的《国际标准银行实务》（ISBP）指出，信用证项下提交的发票不得标明为 “provisional”“pro-forma” 或类似字样，因此即使信用证只要求 “invoice”，也应提交最终的商业发票。如果信用证把货物描述为 “as per proforma invoice No. ...”，请在商业发票上重复该引用。银行进行的其他审核，请参见 Triplicate 关于信用证不符点的说明。

哪些必须一致，哪些可以变化，以及如何编号

商业发票应与已被接受的形式发票、合同以及任何信用证保持一致。凡是发运本身有所不同的地方，出现差异是可以的，只要说明了原因并与买方达成一致。Triplicate 的免费生成工具可根据同一数据制作形式发票、商业发票和装箱单，使三份单据的价格、条件和描述保持一致。

• 必须一致：卖方和买方、货物描述、单价、币种、带指定地点的 Incoterms 术语、付款方式，以及形式发票、订单或信用证的编号。
• 可以不同：在合同或信用证的容差范围内实际发运的数量和重量；分批装运，每批各有自己的商业发票；船名或航班、日期和运输单据号。
• 运费和保险费：在 CFR、CIF、CPT 和 CIP 下，运费包含在您的价格中，在 CIF 和 CIP 下保险费也包含在内；在 FOB 或 FCA 下，主运费由买方支付。如果发票包含这些费用，请分别列示：美国规定要求逐项列明所有费用，英国指南则要求分别列明运费和保险费。
• 编号：给形式发票一个单独的编号，并加上修订后缀（例如 PI-0123 Rev. 2），为每个版本注明日期，并将旧版本标明为已被取代（superseded）。每份商业发票按销售序列使用新的编号，并在其中引用形式发票、订单和信用证的编号。
• 更正：切勿重复使用编号，也不要悄悄修改已发出的商业发票。请开具更正后的发票，或贷项通知单或借项通知单，并告知买方，其报关行可能需要修改申报。
• 记录：保留每个版本。在英国，HMRC 要求向其申报的贸易货物记录保存 4 年，增值税记录至少保存 6 年。