Proforma Invoice Meaning in Hindi – प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बनाम कमर्शियल इनवॉइस: अंतर और कस्टम्स नियम

दो इनवॉइस, दो अलग काम

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस एक ड्राफ़्ट इनवॉइस है जो सेलर शिपमेंट से पहले भेजता है। इसमें लिखा होता है कि क्या शिप होगा, किस प्राइस पर और किन शर्तों पर, ताकि बायर डील मंज़ूर कर सके, डिपॉज़िट या पूरी कीमत एडवांस में दे सके, या लेटर ऑफ़ क्रेडिट (L/C) के लिए अप्लाई कर सके। यह ऑफ़र या प्राइस कन्फ़र्मेशन है, पहले ही सप्लाई हो चुके माल का बिल नहीं।

कमर्शियल इनवॉइस असल में शिप किए गए माल का फ़ाइनल बिल है। बायर इसी के बदले पेमेंट करता है, L/C के तहत बैंक इसकी जांच करते हैं, और इंपोर्टिंग देश का कस्टम्स इससे माल का डिस्क्रिप्शन, क्वांटिटी और वैल्यू जांचता है और ड्यूटी व इंपोर्ट टैक्स तय करता है। US के नियम प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस को इंपोर्टर का अपना वैल्यू स्टेटमेंट बताते हैं, जो तब इस्तेमाल होता है जब सेलर का इनवॉइस उपलब्ध न हो (19 CFR 141.85)।

• कब: प्रोफ़ॉर्मा ऑर्डर कन्फ़र्म होने से पहले या प्रोडक्शन से पहले; कमर्शियल इनवॉइस शिपमेंट के समय या बाद में, हर शिपमेंट के लिए एक।
• मकसद: प्रोफ़ॉर्मा कोट करता है, प्राइस और शर्तें कन्फ़र्म करता है और पेमेंट या L/C शुरू करवाता है; कमर्शियल इनवॉइस बायर को बिल देता है और कस्टम्स डिक्लेरेशन का आधार बनता है।
• क्वांटिटी: प्रोफ़ॉर्मा में वह दिखता है जो ऑर्डर हुआ; कमर्शियल इनवॉइस में वह जो असल में लोड हुआ।
• कस्टम्स: कमर्शियल इनवॉइस स्टैंडर्ड डॉक्यूमेंट है; प्रोफ़ॉर्मा सिर्फ़ सीमित मामलों में चलता है, जो देश के हिसाब से अलग हैं।
• लेटर ऑफ़ क्रेडिट: क्रेडिट में अक्सर प्रोफ़ॉर्मा का नाम होता है; पेमेंट पाने के लिए सिर्फ़ कमर्शियल इनवॉइस पेश होता है।
• बदलाव: प्रोफ़ॉर्मा शिपमेंट से पहले रिवाइज़ हो सकता है; भेजे जा चुके कमर्शियल इनवॉइस को नए डॉक्यूमेंट से सुधारा जाता है, जैसे क्रेडिट नोट या डेबिट नोट।

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस किसलिए इस्तेमाल होता है

एक्सपोर्टर कुछ भी शिप होने से पहले प्रोफ़ॉर्मा का इस्तेमाल कई जगह करते हैं। चूंकि यही पेमेंट और क्रेडिट का रेफ़रेंस बनता है, इसलिए इस पर Incoterm नामित जगह के साथ, पेमेंट टर्म और करेंसी लिखें, और कमर्शियल इनवॉइस पर इन्हें बिना बदले दोहराएं।

• कोटेशन या ऑफ़र: बायर को साफ़ दिखता है कि उसे क्या मिलेगा, कितने में और किन शर्तों पर, बेहतर हो कि वैलिडिटी डेट के साथ।
• एडवांस पेमेंट: जो बायर T/T से डिपॉज़िट या पूरी कीमत देता है, वह आम तौर पर प्रोफ़ॉर्मा के आधार पर पेमेंट करता है, इसलिए अमाउंट, करेंसी और अपनी बैंक डिटेल्स दिखाएं।
• लेटर ऑफ़ क्रेडिट: बायर क्रेडिट के लिए अप्लाई करने को प्रोफ़ॉर्मा अपने बैंक को देता है, और कई क्रेडिट माल को "as per proforma invoice No. ... dated ..." बताते हैं। क्रेडिट आते ही उसे अपने प्रोफ़ॉर्मा से मिलाकर जांच लें।
• लाइसेंस, परमिट और फ़ॉरेन करेंसी: कुछ देशों में बायर को इंपोर्ट लाइसेंस या परमिट के लिए अप्लाई करने, इंपोर्ट को अपने बैंक में रजिस्टर करने या आपको पेमेंट करने के लिए फ़ॉरेन करेंसी खरीदने के लिए प्रोफ़ॉर्मा चाहिए होता है। नियम देश के हिसाब से अलग हैं, इसलिए बायर से पूछें कि उसके बैंक या अथॉरिटी को कौन-सी डिटेल्स चाहिए, जैसे HS कोड, कंट्री ऑफ़ ओरिजिन या वैलिडिटी डेट।
• प्राइस कन्फ़र्मेशन: यह तय प्राइस और शर्तें लिखित में पक्की कर देता है, ताकि प्रोडक्शन शुरू होने से पहले दोनों पक्ष ऑर्डर जांच सकें।

कमर्शियल इनवॉइस: फ़ाइनल बिल और कस्टम्स डॉक्यूमेंट

ज़्यादातर देश इंपोर्ट की वैल्यू ट्रांज़ैक्शन वैल्यू पर तय करते हैं: एक्सपोर्ट के लिए बेचे गए माल का असल में दिया गया या देय प्राइस, जिसमें कुछ खर्च जोड़े जाते हैं। कमर्शियल इनवॉइस इस प्राइस का मुख्य सबूत है, इसलिए ड्यूटी और इंपोर्ट VAT इसी पर निर्भर करते हैं। HMRC इसे मेथड 1 कहता है और बताता है कि फ्री-ऑफ़-चार्ज माल के लिए इसे आम तौर पर इस्तेमाल नहीं किया जा सकता, क्योंकि कुछ भी पेमेंट नहीं होता।

ज़रूरी कंटेंट अलग-अलग होता है। US के नियम (19 CFR 141.86) में चाहिए: एंट्री का पोर्ट; बिक्री का समय, जगह और पार्टियां; ग्रेड या क्वालिटी के साथ विस्तृत डिस्क्रिप्शन; क्वांटिटी; हर आइटम का खरीद प्राइस खरीद की करेंसी में; सभी चार्ज नाम और अमाउंट के साथ अलग-अलग, जैसे फ्रेट, इंश्योरेंस, कमीशन और पैकिंग; रिबेट; कंट्री ऑफ़ ओरिजिन; और प्रोडक्शन के लिए दिया गया कोई माल या सेवा जो प्राइस में शामिल नहीं है। इनवॉइस अंग्रेज़ी में होना चाहिए या अंग्रेज़ी अनुवाद के साथ आना चाहिए। ब्राज़ील (Customs Regulation, art. 557) में पैकेज के मार्क्स और नंबर, ग्रॉस और नेट वज़न, ओरिजिन, अधिग्रहण और प्रोक्योरमेंट के देश, पेमेंट टर्म्स और Incoterm भी चाहिए, और माल का डिस्क्रिप्शन पुर्तगाली में या GATT की किसी आधिकारिक भाषा (अंग्रेज़ी, फ़्रेंच या स्पैनिश) में होना चाहिए।

पैकिंग लिस्ट इसका साथी डॉक्यूमेंट है। US के नियमों के मुताबिक इनवॉइस में पर्याप्त डिटेल में बताना होता है कि हर पैकेज में क्या है (19 CFR 141.86(e)), और पैकेज नंबर व मार्क्स, कंटेंट, नेट और ग्रॉस वज़न और डाइमेंशन देने का आम तरीका पैकिंग लिस्ट है। इसे इनवॉइस वाले ही शिपमेंट डेटा से बनाएं, ताकि इसके टोटल इनवॉइस और ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट से मेल खाएं।

जब कस्टम्स प्रोफ़ॉर्मा स्वीकार नहीं करता

यूनाइटेड स्टेट्स में हर शिपमेंट के लिए कमर्शियल इनवॉइस फ़ाइल करना ज़रूरी है, जब तक कोई छूट लागू न हो (19 CFR 141.83)। अगर वह सही रूप में उपलब्ध नहीं है, तो CBP एंट्री तभी स्वीकार करता है जब उसे संतोष हो कि कारण इंपोर्टर के नियंत्रण से बाहर है, और इंपोर्टर एक लिखित डिक्लेरेशन, सेलर या शिपर के कोई भी इनवॉइस या फिर 19 CFR 141.85 में बताए फ़ॉर्म में प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, और इनवॉइस वैल्यू का डेढ़ गुना बॉन्ड फ़ाइल करता है। इसके बाद ज़रूरी इनवॉइस एंट्री समरी फ़ाइल होने के बाद 120 दिन के अंदर, या अगर स्टैटिस्टिक्स के लिए चाहिए तो एंट्री समरी की ड्यू डेट के बाद 50 दिन के अंदर पेश करना होता है, जब तक CBP उचित कारण से यह समय न बढ़ाए (19 CFR 141.91)। CBP इसके बजाय इनवॉइस की शर्त माफ़ भी कर सकता है, पर इंपोर्टर को तब भी भरा और साइन किया हुआ (executed) प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस फ़ाइल करना होता है (19 CFR 141.92)।

दूसरी जगहों पर नियम अलग हैं। ब्राज़ील में इंपोर्ट डिक्लेरेशन के साथ एक्सपोर्टर द्वारा साइन किया ओरिजिनल कमर्शियल इनवॉइस होना ज़रूरी है; इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी इनवॉइस, जिस पर ओरिजिनल होने की बात लिखी हो, और प्रामाणिकता की गारंटी देने वाले डिजिटल सिग्नेचर स्वीकार हैं। UK में HMRC की डिक्लेरेशन गाइडेंस कहती है कि अगर डिक्लेयर की गई वैल्यू प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पर आधारित है और फ़ाइनल इनवॉइस की वैल्यू अलग है, तो डिक्लेरेंट को पोस्ट-क्लीयरेंस एडजस्टमेंट के लिए अनुरोध करना होगा। सिर्फ़ प्रोफ़ॉर्मा पर शिप करने से पहले बायर या उसके ब्रोकर से पूछ लें।

फ्री-ऑफ़-चार्ज माल की भी वैल्यू चाहिए। जो माल खरीद के तहत शिप नहीं होता, उसके लिए US के नियम कहते हैं कि इनवॉइस पर हर आइटम की वैल्यू दिखाई जाए, या वह न हो सके तो वह प्राइस जो सेलर को सामान्य ट्रेड कोर्स में सामान्य होलसेल क्वांटिटी में मिलता (19 CFR 141.86(a)(6))। जो माल बिक्री या किसी भी कमर्शियल इस्तेमाल के लिए नहीं है, उसके लिए US कमर्शियल इनवॉइस ज़रूरी नहीं है, लेकिन कोई भी उपलब्ध इनवॉइस, या न हो तो प्रोफ़ॉर्मा, फिर भी फ़ाइल करना होता है (19 CFR 141.83(d))। UK की एक्सपोर्ट गाइडेंस कहती है कि माल बेच नहीं रहे हों तो मार्केट वैल्यू इस्तेमाल करें, और HMRC आम तौर पर फ्री-ऑफ़-चार्ज इंपोर्ट की वैल्यू मेथड 2 से 6 से तय करता है, जैसे उस प्राइस के आधार पर जो इंपोर्टर को देना पड़ता। हर आइटम की वास्तविक वैल्यू दिखाएं और "No charge. Value for customs purposes only." जैसा स्टेटमेंट लिखें (सैंपल शिपिंग पर Triplicate का नोट देखें)।

लेटर ऑफ़ क्रेडिट: वह इनवॉइस जिसके बदले बैंक पेमेंट करता है

UCP 600 Article 18 के तहत, कमर्शियल इनवॉइस देखने में बेनिफ़िशियरी द्वारा इश्यू हुआ लगना चाहिए, एप्लिकेंट के नाम पर और क्रेडिट वाली ही करेंसी में बना होना चाहिए, और जब तक क्रेडिट न मांगे, उस पर साइन ज़रूरी नहीं; Article 38 ट्रांसफ़र्ड क्रेडिट के लिए अपवाद देता है। इनवॉइस में माल का डिस्क्रिप्शन क्रेडिट के डिस्क्रिप्शन से मेल खाना चाहिए। बैंक क्रेडिट की अनुमति से ज़्यादा अमाउंट का इनवॉइस स्वीकार कर सकता है, बशर्ते उसने उस अमाउंट से ज़्यादा पेमेंट या नेगोशिएट न किया हो।

"Proforma invoice" शीर्षक वाला डॉक्यूमेंट इस पर खरा नहीं उतरता। ICC की International Standard Banking Practice (ISBP) कहती है कि क्रेडिट के तहत पेश किए गए इनवॉइस को "provisional", "pro-forma" या ऐसा कुछ नहीं बताया जाना चाहिए, इसलिए क्रेडिट में सिर्फ़ "invoice" मांगा गया हो तब भी फ़ाइनल कमर्शियल इनवॉइस पेश करें। अगर क्रेडिट माल को "as per proforma invoice No. ..." बताता है, तो वही रेफ़रेंस कमर्शियल इनवॉइस पर दोहराएं। बैंक जो दूसरी जांचें करते हैं, उनके लिए L/C डिस्क्रिपेंसी पर Triplicate का नोट देखें।

क्या मैच होना चाहिए, क्या बदल सकता है, और नंबरिंग कैसे करें

कमर्शियल इनवॉइस की कहानी स्वीकृत प्रोफ़ॉर्मा, कॉन्ट्रैक्ट और किसी भी लेटर ऑफ़ क्रेडिट से मेल खानी चाहिए। जहां शिपमेंट खुद अलग हो वहां अंतर ठीक हैं, बशर्ते उन्हें समझाया गया हो और बायर से तय किया गया हो। Triplicate का फ्री जनरेटर प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, कमर्शियल इनवॉइस और पैकिंग लिस्ट एक ही डेटा से बनाता है, इसलिए तीनों में प्राइस, शर्तें और डिस्क्रिप्शन मैच करते हैं।

• ज़रूर मैच करें: सेलर और बायर, माल का डिस्क्रिप्शन, यूनिट प्राइस, करेंसी, नामित जगह के साथ Incoterm, पेमेंट टर्म, और प्रोफ़ॉर्मा, ऑर्डर या L/C का रेफ़रेंस।
• अलग हो सकते हैं: असल में शिप की गई क्वांटिटी और वज़न, कॉन्ट्रैक्ट या क्रेडिट में दी गई किसी टॉलरेंस के अंदर; पार्शियल शिपमेंट, हर एक का अपना कमर्शियल इनवॉइस; वेसल या फ़्लाइट, तारीखें और ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट नंबर।
• फ्रेट और इंश्योरेंस: CFR, CIF, CPT और CIP पर फ्रेट आपके प्राइस में होता है, और CIF व CIP पर इंश्योरेंस भी; FOB या FCA पर मेन कैरिज का पेमेंट बायर करता है। जहां इनवॉइस में ये शामिल हों, उन्हें अलग से दिखाएं: US के नियम सभी चार्ज अलग-अलग चाहते हैं और UK गाइडेंस फ्रेट और इंश्योरेंस अलग से लिस्ट करने को कहती है।
• नंबरिंग: प्रोफ़ॉर्मा को रिवीज़न सफ़िक्स के साथ अपना नंबर दें (जैसे PI-0123 Rev. 2), हर वर्ज़न पर तारीख डालें और पुराने वर्ज़न पर "superseded" [बदला जा चुका] का निशान लगाएं। हर कमर्शियल इनवॉइस को अपनी सेल्स सीरीज़ से नया नंबर दें और उस पर प्रोफ़ॉर्मा, ऑर्डर और L/C के नंबर लिखें।
• करेक्शन: भेजे जा चुके कमर्शियल इनवॉइस का नंबर कभी दोबारा इस्तेमाल न करें और उसे चुपचाप एडिट न करें। करेक्टेड इनवॉइस या क्रेडिट या डेबिट नोट जारी करें और बायर को बताएं, जिसके ब्रोकर को डिक्लेरेशन में संशोधन करना पड़ सकता है।
• रिकॉर्ड: हर वर्ज़न संभालकर रखें। UK में HMRC के पास डिक्लेयर किए गए ट्रेडेड गुड्स के रिकॉर्ड 4 साल और VAT रिकॉर्ड कम से कम 6 साल रखना ज़रूरी है।