Что такое проформа-инвойс? Отличия от коммерческого инвойса и таможенные правила

Два инвойса — две задачи

Проформа-инвойс — это предварительный счёт, который продавец направляет до отгрузки. В нём указано, что будет отгружено, по какой цене и на каких условиях, чтобы покупатель мог утвердить сделку, внести аванс или полную предоплату либо обратиться за аккредитивом (L/C). Это оферта или подтверждение цены, а не счёт за уже поставленный товар.

Коммерческий инвойс — окончательный счёт на фактически отгруженный товар. Покупатель платит по нему, банки проверяют его по аккредитиву, а таможня страны ввоза использует его, чтобы проверить описание, количество и стоимость товара и начислить пошлину и ввозные налоги. Правила США описывают проформа-инвойс как собственное заявление импортёра о стоимости, которое используется, когда инвойс продавца отсутствует (19 CFR 141.85).

• Когда: проформа — до подтверждения заказа или до начала производства; коммерческий инвойс — при отгрузке или после неё, по одному на каждую поставку.
• Назначение: проформа даёт предложение, подтверждает цену и условия и запускает оплату или аккредитив; коммерческий инвойс выставляет счёт покупателю и подтверждает таможенную декларацию.
• Количество: в проформе указано, что заказано; в коммерческом инвойсе — что фактически погружено.
• Таможня: стандартный документ — коммерческий инвойс; проформа принимается лишь в ограниченных случаях, которые зависят от страны.
• Аккредитивы: проформа часто упоминается в аккредитиве; для получения платежа предъявляется только коммерческий инвойс.
• Изменения: проформу можно пересмотреть до отгрузки; уже отправленный коммерческий инвойс исправляют новым документом, например кредит-нотой или дебет-нотой.

Для чего нужен проформа-инвойс

Экспортёры используют проформу на нескольких этапах ещё до отгрузки. Поскольку она становится основой для платежа и для аккредитива, укажите в ней Incoterm с названным местом, условие оплаты и валюту и повторите их без изменений в коммерческом инвойсе.

• Предложение или оферта: покупатель видит, что именно он получит, за какую сумму и на каких условиях, желательно с датой действия предложения.
• Предоплата: покупатель, который вносит аванс или полную стоимость банковским переводом (T/T), обычно платит по проформе, поэтому укажите сумму, валюту и свои банковские реквизиты.
• Аккредитив: покупатель передаёт проформу своему банку для открытия аккредитива, и во многих аккредитивах товар описан как «as per proforma invoice No. ... dated ...» [согласно проформа-инвойсу № ... от ...]. Сверьте аккредитив со своей проформой сразу после его получения.
• Лицензии, разрешения и валюта: в некоторых странах покупателю нужна проформа, чтобы получить лицензию или разрешение на импорт, зарегистрировать импорт в своём банке или купить иностранную валюту для оплаты вам. Правила различаются по странам, поэтому уточните у покупателя, какие сведения нужны его банку или ведомству, например коды HS, страна происхождения или дата действия.
• Подтверждение цены: она фиксирует согласованные цены и условия в письменном виде, чтобы обе стороны могли проверить заказ до начала производства.

Коммерческий инвойс: окончательный счёт и таможенный документ

Большинство стран оценивает импорт по стоимости сделки: цене, фактически уплаченной или подлежащей уплате за товар, проданный на экспорт, с добавлением определённых расходов. Коммерческий инвойс — главное доказательство этой цены, поэтому от него зависят пошлина и импортный НДС. HMRC называет это Методом 1 и отмечает, что его, как правило, нельзя применять к товару, поставляемому бесплатно, так как ничего не оплачивается.

Требования к содержанию различаются. Правила США (19 CFR 141.86) требуют указать порт ввоза; время, место и стороны продажи; подробное описание с указанием сорта или качества; количество; закупочную цену каждой позиции в валюте покупки; все расходы с указанием наименования и суммы, такие как фрахт, страхование, комиссия и упаковка; скидки; страну происхождения; а также любые товары или услуги, предоставленные для производства, но не включённые в цену. Инвойс должен быть на английском языке или сопровождаться переводом на английский. Бразилия (Таможенный регламент, ст. 557) дополнительно требует маркировку и номера мест, вес брутто и нетто, страны происхождения, приобретения и отправления, условия оплаты и Incoterm, причём товар должен быть описан на португальском или на одном из официальных языков GATT (английском, французском или испанском).

Упаковочный лист — сопутствующий документ. Правила США требуют, чтобы инвойс достаточно подробно указывал содержимое каждого места (19 CFR 141.86(e)), а упаковочный лист — обычный способ указать номера и маркировку мест, их содержимое, вес нетто и брутто и габариты. Составляйте его по тем же данным об отгрузке, что и инвойс, чтобы итоги совпадали с инвойсом и транспортным документом.

Когда таможня не принимает проформу

В США на каждую поставку должен быть подан коммерческий инвойс, если не применяется исключение (19 CFR 141.83). Если он недоступен в надлежащей форме, CBP принимает декларацию только при уверенности, что причина не зависит от импортёра, и импортёр подаёт письменное заявление, имеющиеся инвойсы продавца или грузоотправителя либо, если их нет, проформа-инвойс по форме, установленной в 19 CFR 141.85, а также бонд в размере 1,5 стоимости инвойса. Затем требуемый инвойс должен быть предъявлен в течение 120 дней после подачи сводной декларации (entry summary) или, если он нужен для статистики, в течение 50 дней после срока подачи сводной декларации, если только CBP не продлит этот срок по уважительной причине (19 CFR 141.91). CBP может вместо этого отказаться от требования инвойса, но импортёр всё равно подаёт заполненный и подписанный проформа-инвойс (19 CFR 141.92).

В других странах правила иные. Бразилия требует, чтобы импортная декларация подкреплялась оригиналом коммерческого инвойса, подписанным экспортёром; допускаются инвойс, выданный в электронном виде с соответствующей отметкой, и цифровые подписи, гарантирующие подлинность. В Великобритании в руководстве HMRC по заполнению деклараций сказано, что если заявленная стоимость основана на проформа-инвойсе, а стоимость по окончательному инвойсу отличается, декларант должен запросить корректировку после выпуска (post-clearance adjustment). Прежде чем отгружать только по проформе, уточните у покупателя или его таможенного брокера.

У товара, отправляемого бесплатно, тоже должна быть стоимость. Для товара, отправляемого не в рамках покупки, правила США требуют указать в инвойсе стоимость каждой позиции либо, если это невозможно, цену, которую продавец получил бы в обычном ходе торговли за обычное оптовое количество (19 CFR 141.86(a)(6)). Коммерческий инвойс США не требуется для товара, не предназначенного для продажи или какого-либо коммерческого использования, но любой имеющийся инвойс либо, при его отсутствии, проформа всё равно должны быть поданы (19 CFR 141.83(d)). Британское руководство по экспорту советует использовать рыночную стоимость, если вы не продаёте товар, а HMRC обычно оценивает бесплатный импорт по Методам 2–6, например по цене, которую заплатил бы импортёр. Укажите реалистичную стоимость каждой позиции и пометку вроде «No charge. Value for customs purposes only.» [Без оплаты. Стоимость указана только для таможенных целей.] (см. заметку Triplicate об отправке образцов).

Аккредитивы: инвойс, по которому платит банк

Согласно статье 18 UCP 600, коммерческий инвойс должен по внешним признакам быть выдан бенефициаром, быть выписан на имя приказодателя и в той же валюте, что и аккредитив, и не обязан быть подписан, если аккредитив этого не требует; статья 38 предусматривает исключения для переводных аккредитивов. Описание товара в инвойсе должно соответствовать описанию в аккредитиве. Банк может принять инвойс на сумму, превышающую разрешённую аккредитивом, если он не произвёл платёж или негоциацию на сумму больше этой.

Документ с названием «Proforma invoice» этому требованию не отвечает. Международная стандартная банковская практика (ISBP) ICC гласит, что инвойс, предъявляемый по аккредитиву, не должен определяться как «provisional», «pro-forma» или подобным образом, поэтому предъявляйте окончательный коммерческий инвойс, даже если аккредитив требует просто «инвойс». Если аккредитив описывает товар как «as per proforma invoice No. ...», повторите эту ссылку в коммерческом инвойсе. Заметка Triplicate о расхождениях по аккредитиву охватывает остальные проверки, которые проводят банки.

Что должно совпадать, что может меняться и как нумеровать

Коммерческий инвойс должен рассказывать ту же историю, что и принятая проформа, контракт и любой аккредитив. Различия допустимы там, где различается сама отгрузка, если они объяснены и согласованы с покупателем. Бесплатный генератор Triplicate формирует проформа-инвойс, коммерческий инвойс и упаковочный лист из одних и тех же данных, поэтому цены, условия и описания совпадают во всех трёх документах.

• Должно совпадать: продавец и покупатель, описание товара, цены за единицу, валюта, Incoterm с названным местом, условие оплаты и ссылка на проформу, заказ или L/C.
• Может отличаться: фактически отгруженные количество и вес в пределах допуска, указанного в контракте или аккредитиве; частичные отгрузки, каждая со своим коммерческим инвойсом; судно или рейс, даты и номер транспортного документа.
• Фрахт и страхование: фрахт входит в вашу цену на условиях CFR, CIF, CPT и CIP, а страхование — также на CIF и CIP; на FOB или FCA основную перевозку оплачивает покупатель. Если в инвойс они включены, показывайте их отдельной строкой: правила США требуют детализации всех расходов, а британское руководство просит указывать фрахт и страхование отдельно.
• Нумерация: присвойте проформе собственный номер с суффиксом ревизии (например, PI-0123 Rev. 2), датируйте каждую версию и помечайте старые версии как заменённые. Каждому коммерческому инвойсу присваивайте новый номер из вашей последовательности продаж и указывайте в нём номера проформы, заказа и L/C.
• Исправления: никогда не используйте номер повторно и не правьте втихую уже отправленный коммерческий инвойс. Выпустите исправленный инвойс либо кредит-ноту или дебет-ноту и сообщите покупателю, чьему брокеру, возможно, придётся изменить декларацию.
• Хранение: сохраняйте все версии. В Великобритании HMRC требует хранить 4 года документы о заявленных ему товарах, участвующих в торговле, а документы по VAT — не менее 6 лет.