프로포마 인보이스(PI) 뜻: 커머셜 인보이스(CI) 차이와 사용 시점, 통관 규정

인보이스 두 종류, 서로 다른 역할

프로포마 인보이스는 매도인이 선적 전에 보내는 인보이스 형식의 초안입니다. 무엇을 어떤 가격과 조건으로 선적할지 담고 있어, 바이어가 거래를 승인하고, 계약금이나 전액을 선금으로 지급하거나, 신용장(L/C)을 신청할 수 있게 합니다. 이미 공급한 물품에 대한 청구서가 아니라 견적 또는 가격 확인서입니다.

커머셜 인보이스는 실제 선적된 물품에 대한 최종 청구서입니다. 바이어는 이를 기준으로 대금을 지급하고, 은행은 신용장 거래에서 이를 심사하며, 수입국 세관은 물품의 품명, 수량, 가격을 확인하고 관세와 수입세를 산정하는 데 사용합니다. 미국 규정은 프로포마 인보이스를 매도인의 인보이스가 없을 때 사용하는 수입자 본인의 가격 진술서로 설명합니다(19 CFR 141.85).

• 시기: 프로포마는 주문 확정 전이나 생산 전에, 커머셜 인보이스는 선적 시점이나 선적 후에 선적마다 한 장씩 발행합니다.
• 목적: 프로포마는 가격과 조건을 제시·확정하고 대금 지급이나 신용장 개설의 계기가 되며, 커머셜 인보이스는 바이어에게 대금을 청구하고 통관 신고를 뒷받침합니다.
• 수량: 프로포마에는 주문한 수량이, 커머셜 인보이스에는 실제 적재한 수량이 표시됩니다.
• 세관: 커머셜 인보이스가 표준 서류이며, 프로포마는 국가별로 다른 제한적인 경우에만 인정됩니다.
• 신용장: 신용장에 프로포마가 언급되는 경우가 많지만, 대금을 받기 위해 제시하는 서류는 커머셜 인보이스뿐입니다.
• 변경: 프로포마는 선적 전에 수정할 수 있고, 이미 보낸 커머셜 인보이스는 크레디트 노트(credit note)나 데빗 노트(debit note) 같은 새 서류로 정정합니다.

프로포마 인보이스는 어디에 쓰이는가

수출자는 선적 전에 여러 단계에서 프로포마를 사용합니다. 프로포마가 대금 지급과 신용장의 기준이 되므로, 지정 장소를 포함한 인코텀즈 조건, 결제 조건, 통화를 반드시 적고 커머셜 인보이스에도 그대로 반복해 적으세요.

• 견적 또는 오퍼: 바이어는 무엇을 얼마에 어떤 조건으로 받게 되는지 정확히 확인할 수 있으며, 유효기간을 함께 적는 것이 좋습니다.
• 선금 지급: 계약금이나 전액을 T/T로 선지급하는 바이어는 보통 프로포마를 근거로 송금하므로, 금액, 통화, 은행 계좌 정보를 표시하세요.
• 신용장: 바이어는 프로포마를 거래은행에 제출해 신용장을 신청하며, 많은 신용장이 물품을 "as per proforma invoice No. ... dated ..."(프로포마 인보이스 번호 ..., 날짜 ... 기준)로 기술합니다. 신용장이 도착하면 즉시 프로포마와 대조하세요.
• 허가·승인과 외화: 일부 국가에서는 바이어가 수입 허가나 승인을 신청하거나, 은행에 수입을 등록하거나, 대금 지급용 외화를 매입할 때 프로포마가 필요합니다. 규정은 국가마다 다르므로 HS코드, 원산지, 유효기간 등 바이어의 은행이나 당국이 요구하는 항목을 바이어에게 확인하세요.
• 가격 확인: 합의한 가격과 조건을 서면으로 확정하므로, 생산에 들어가기 전에 양측이 주문 내용을 점검할 수 있습니다.

커머셜 인보이스: 최종 청구서이자 통관 서류

대부분의 국가는 수입 물품을 거래가격, 즉 수출을 위해 판매된 물품에 대해 실제로 지급했거나 지급할 가격에 일정 비용을 가산한 금액을 기준으로 평가합니다. 커머셜 인보이스는 그 가격의 주된 증빙이므로 관세와 수입 부가가치세가 여기에 좌우됩니다. HMRC는 이를 Method 1이라 부르며, 대금이 지급되지 않는 무상 물품에는 보통 사용할 수 없다고 안내합니다.

요구되는 기재사항은 국가마다 다릅니다. 미국 규정(19 CFR 141.86)은 입항지, 매매의 시기·장소·당사자, 등급이나 품질을 포함한 상세 품명, 수량, 구매통화로 표시한 품목별 구매가격, 운임·보험료·수수료·포장비 등 항목별로 명칭과 금액을 적은 모든 비용, 리베이트, 원산지, 그리고 생산을 위해 공급되었으나 가격에 포함되지 않은 물품이나 용역을 요구합니다. 인보이스는 영어로 작성하거나 영어 번역본을 첨부해야 합니다. 브라질(관세규정 제557조)은 포장의 화인과 번호, 총중량과 순중량, 원산지국, 취득국, 조달국, 결제 조건, 인코텀즈 조건도 요구하며, 물품은 포르투갈어 또는 GATT 공식 언어(영어, 프랑스어, 스페인어)로 기술해야 합니다.

패킹리스트는 짝이 되는 서류입니다. 미국 규정은 인보이스에 각 포장 안에 무엇이 들어 있는지 충분히 상세히 기재하도록 요구하며(19 CFR 141.86(e)), 포장 번호와 화인, 내용물, 순중량과 총중량, 치수는 보통 패킹리스트로 제공합니다. 인보이스와 같은 선적 데이터로 작성해 합계가 인보이스 및 운송서류와 일치하도록 하세요.

세관이 프로포마를 인정하지 않는 경우

미국에서는 면제 사유에 해당하지 않는 한 선적마다 커머셜 인보이스를 제출해야 합니다(19 CFR 141.83). 인보이스를 정상적인 형태로 제출할 수 없는 경우, CBP는 그 원인이 수입자가 통제할 수 없는 사유라고 판단될 때에만 수입신고를 받아들이며, 수입자는 서면 선언서, 매도인이나 송하인의 인보이스(있는 경우) 또는 그것이 없으면 19 CFR 141.85에 규정된 형식의 프로포마 인보이스, 그리고 인보이스 금액의 1.5배에 해당하는 보증금(bond)을 제출합니다. 이후 필요한 인보이스는 수입신고 요약서(entry summary) 제출일로부터 120일 이내에, 통계용으로 필요한 경우에는 수입신고 요약서 제출기한으로부터 50일 이내에 제출해야 하며, CBP가 정당한 사유로 기한을 연장한 경우는 예외입니다(19 CFR 141.91). CBP가 인보이스 제출을 면제할 수도 있지만, 그 경우에도 수입자는 작성·서명을 마친 프로포마 인보이스를 제출해야 합니다(19 CFR 141.92).

다른 나라는 규정이 다릅니다. 브라질은 수입신고서에 수출자가 서명한 커머셜 인보이스 원본을 첨부하도록 요구하며, 전자적으로 발행되어 그 사실이 표시된 인보이스와 진정성을 보장하는 전자서명은 인정됩니다. 영국에서 HMRC의 신고 가이드는 신고 가격이 프로포마 인보이스에 근거했는데 최종 인보이스 금액이 다르면 신고인(declarant)이 통관 후 조정(post-clearance adjustment)을 요청해야 한다고 설명합니다. 프로포마만으로 선적하기 전에 바이어나 바이어의 관세사에게 확인하세요.

무상으로 보내는 물품에도 가격이 필요합니다. 매매에 따라 선적되지 않는 물품의 경우, 미국 규정은 인보이스에 품목별 가격을, 그것이 없으면 매도인이 통상적인 거래에서 일반적인 도매 수량으로 받았을 가격을 적도록 요구합니다(19 CFR 141.86(a)(6)). 미국에서는 판매나 어떤 상업적 용도도 의도하지 않은 물품에는 커머셜 인보이스가 필요하지 않지만, 구할 수 있는 인보이스나 그것이 없으면 프로포마 인보이스는 여전히 제출해야 합니다(19 CFR 141.83(d)). 영국의 수출 안내는 물품을 판매하지 않는 경우 시장가치를 사용하라고 하며, HMRC는 무상 수입품을 보통 Method 2부터 6까지로 평가합니다(예: 수입자가 지급했을 가격 기준). 품목별로 현실적인 가격과 "No charge. Value for customs purposes only."(무상. 세관 신고용 가격임.)와 같은 문구를 적으세요(Triplicate의 샘플 발송 안내 참고).

신용장: 은행이 대금을 지급하는 기준이 되는 인보이스

UCP 600 Article 18에 따르면 커머셜 인보이스는 문면상 수익자가 발행한 것으로 보여야 하고, 개설의뢰인 앞으로, 신용장과 같은 통화로 작성되어야 하며, 신용장이 요구하지 않는 한 서명할 필요가 없습니다. 양도된 신용장의 예외는 Article 38에 규정되어 있습니다. 인보이스의 물품 명세는 신용장의 명세와 일치해야 합니다. 은행은 신용장이 허용하는 금액을 초과하는 인보이스를 수리할 수 있으나, 그 금액을 초과하여 지급하거나 매입하지 않은 경우에 한합니다.

"Proforma invoice"라는 제목의 서류는 이 요건을 충족하지 못합니다. ICC의 국제표준은행관행(ISBP)은 신용장에 따라 제시되는 인보이스에 "provisional", "pro-forma" 등의 표시가 있어서는 안 된다고 하므로, 신용장이 단지 "invoice"만 요구하더라도 최종 커머셜 인보이스를 제시해야 합니다. 신용장이 물품을 "as per proforma invoice No. ..."로 기술하면 그 참조 문구를 커머셜 인보이스에도 반복해 적으세요. 은행이 하는 그 밖의 심사는 Triplicate의 신용장 하자 안내에서 다룹니다.

일치해야 할 항목, 달라질 수 있는 항목, 번호 부여 방법

커머셜 인보이스는 수락된 프로포마, 계약, 신용장과 같은 내용이어야 합니다. 선적 자체가 달라진 부분은 차이가 있어도 괜찮지만, 그 이유가 설명되고 바이어와 합의되어야 합니다. Triplicate의 무료 생성기는 같은 데이터로 프로포마 인보이스, 커머셜 인보이스, 패킹리스트를 만들어 세 서류의 가격, 조건, 품명이 일치하게 합니다.

• 일치해야 하는 항목: 매도인과 매수인, 품명, 단가, 통화, 지정 장소를 포함한 인코텀즈 조건, 결제 조건, 그리고 프로포마·주문·신용장 참조 번호.
• 달라질 수 있는 항목: 계약이나 신용장의 허용 범위 안에서 실제 선적한 수량과 중량, 분할선적(각각 별도의 커머셜 인보이스 발행), 선박이나 항공편, 날짜, 운송서류 번호.
• 운임과 보험료: CFR, CIF, CPT, CIP에서는 운임이, CIF와 CIP에서는 보험료도 가격에 포함되며, FOB나 FCA에서는 매수인이 주운송을 부담합니다. 인보이스에 이를 포함하는 경우 별도로 표시하세요. 미국 규정은 모든 비용을 항목별로 적도록 하고, 영국 안내는 운임과 보험료를 따로 기재하도록 요구합니다.
• 번호 부여: 프로포마에는 개정 표시가 붙은 고유 번호(예: PI-0123 Rev. 2)를 부여하고, 모든 버전에 날짜를 적고, 이전 버전은 대체됨(superseded)으로 표시하세요. 커머셜 인보이스에는 매출 번호 체계에서 새 번호를 부여하고 프로포마, 주문, 신용장 번호를 함께 기재하세요.
• 정정: 이미 보낸 커머셜 인보이스의 번호를 재사용하거나 몰래 수정하지 마세요. 정정 인보이스나 크레디트 노트·데빗 노트를 발행하고 바이어에게 알리세요. 바이어의 관세사가 신고를 정정해야 할 수 있습니다.
• 기록 보관: 모든 버전을 보관하세요. 영국에서 HMRC는 신고한 무역 물품의 기록을 4년, 부가가치세 기록을 최소 6년 보관하도록 요구합니다.