Proforma Invoice Meaning in Urdu – پروفارما انوائس بمقابلہ کمرشل انوائس: فرق اور کسٹمز قواعد

دو انوائسز، دو الگ کام

پروفارما انوائس ایک مسودہ انوائس ہے جو بیچنے والا شپمنٹ سے پہلے بھیجتا ہے۔ اس میں لکھا ہوتا ہے کہ کیا شپ ہوگا، کس قیمت پر اور کن شرائط پر، تاکہ خریدار سودا منظور کر سکے، ڈپازٹ یا پوری قیمت پیشگی ادا کر سکے، یا لیٹر آف کریڈٹ (L/C) کے لیے درخواست دے سکے۔ یہ پیشکش یا قیمت کی تصدیق ہے، پہلے سے فراہم کیے جا چکے سامان کا بل نہیں۔

کمرشل انوائس دراصل شپ کیے گئے سامان کا حتمی بل ہے۔ خریدار اسی کے عوض ادائیگی کرتا ہے، L/C کے تحت بینک اس کی جانچ کرتے ہیں، اور درآمد کرنے والے ملک کا کسٹمز اس سے سامان کی تفصیل، مقدار اور ویلیو جانچتا ہے اور ڈیوٹی اور امپورٹ ٹیکس لگاتا ہے۔ US کے قواعد پروفارما انوائس کو امپورٹر کا اپنا ویلیو اسٹیٹمنٹ قرار دیتے ہیں، جو اس وقت استعمال ہوتا ہے جب بیچنے والے کی انوائس موجود نہ ہو (19 CFR 141.85)۔

• کب: پروفارما آرڈر کی تصدیق سے پہلے یا پروڈکشن سے پہلے؛ کمرشل انوائس شپمنٹ کے وقت یا بعد میں، ہر شپمنٹ کے لیے ایک۔
• مقصد: پروفارما قیمت بتاتی ہے، قیمت اور شرائط کی تصدیق کرتی ہے اور ادائیگی یا L/C کا آغاز کرواتی ہے؛ کمرشل انوائس خریدار کو بل دیتی ہے اور کسٹمز ڈیکلیریشن کی بنیاد بنتی ہے۔
• مقدار: پروفارما میں وہ ہوتا ہے جو آرڈر ہوا؛ کمرشل انوائس میں وہ جو دراصل لوڈ ہوا۔
• کسٹمز: کمرشل انوائس معیاری دستاویز ہے؛ پروفارما صرف محدود صورتوں میں قبول ہوتی ہے، جو ملک کے لحاظ سے مختلف ہیں۔
• لیٹر آف کریڈٹ: کریڈٹ میں اکثر پروفارما کا ذکر ہوتا ہے؛ ادائیگی حاصل کرنے کے لیے صرف کمرشل انوائس پیش کی جاتی ہے۔
• تبدیلیاں: پروفارما شپمنٹ سے پہلے نظرثانی شدہ بنائی جا سکتی ہے؛ بھیجی جا چکی کمرشل انوائس کو نئی دستاویز سے درست کیا جاتا ہے، جیسے کریڈٹ نوٹ یا ڈیبٹ نوٹ۔

پروفارما انوائس کس کام آتی ہے

ایکسپورٹرز کچھ بھی شپ ہونے سے پہلے پروفارما کئی جگہ استعمال کرتے ہیں۔ چونکہ یہی ادائیگی اور کریڈٹ کا حوالہ بنتی ہے، اس پر Incoterm نامزد جگہ کے ساتھ، ادائیگی کی شرط اور کرنسی لکھیں، اور کمرشل انوائس پر انہیں بغیر تبدیلی کے دہرائیں۔

• کوٹیشن یا پیشکش: خریدار کو صاف نظر آتا ہے کہ اسے کیا ملے گا، کتنے میں اور کن شرائط پر، بہتر ہے کہ میعاد کی تاریخ کے ساتھ۔
• پیشگی ادائیگی: جو خریدار T/T کے ذریعے ڈپازٹ یا پوری قیمت ادا کرتا ہے وہ عموماً پروفارما کے مطابق ادائیگی کرتا ہے، اس لیے رقم، کرنسی اور اپنی بینک تفصیلات دکھائیں۔
• لیٹر آف کریڈٹ: خریدار کریڈٹ کے لیے درخواست دینے کو پروفارما اپنے بینک کو دیتا ہے، اور کئی کریڈٹ سامان کو "as per proforma invoice No. ... dated ..." بیان کرتے ہیں۔ کریڈٹ آتے ہی اسے اپنی پروفارما سے ملا کر جانچ لیں۔
• لائسنس، پرمٹ اور غیر ملکی کرنسی: بعض ممالک میں خریدار کو امپورٹ لائسنس یا پرمٹ کی درخواست دینے، امپورٹ کو اپنے بینک میں رجسٹر کرانے یا آپ کو ادائیگی کے لیے غیر ملکی کرنسی خریدنے کے لیے پروفارما درکار ہوتی ہے۔ قواعد ملک کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے خریدار سے پوچھیں کہ اس کے بینک یا اتھارٹی کو کون سی تفصیلات چاہئیں، جیسے HS کوڈ، کنٹری آف اوریجن یا میعاد کی تاریخ۔
• قیمت کی تصدیق: یہ طے شدہ قیمتیں اور شرائط تحریری طور پر پکی کر دیتی ہے، تاکہ پروڈکشن شروع ہونے سے پہلے دونوں فریق آرڈر جانچ سکیں۔

کمرشل انوائس: حتمی بل اور کسٹمز دستاویز

زیادہ تر ممالک امپورٹ کی ویلیو ٹرانزیکشن ویلیو پر طے کرتے ہیں: ایکسپورٹ کے لیے فروخت کیے گئے سامان کی دراصل ادا کی گئی یا قابلِ ادا قیمت، جس میں کچھ اخراجات شامل کیے جاتے ہیں۔ کمرشل انوائس اس قیمت کا بنیادی ثبوت ہے، اس لیے ڈیوٹی اور امپورٹ VAT اسی پر منحصر ہیں۔ HMRC اسے میتھڈ 1 کہتا ہے اور بتاتا ہے کہ مفت فراہم کیے گئے سامان کے لیے اسے عموماً استعمال نہیں کیا جا سکتا، کیونکہ کچھ بھی ادا نہیں کیا جاتا۔

مطلوبہ مواد مختلف ہوتا ہے۔ US کے قواعد (19 CFR 141.86) میں درکار ہے: اینٹری کی بندرگاہ؛ فروخت کا وقت، جگہ اور فریقین؛ گریڈ یا معیار کے ساتھ تفصیلی بیان؛ مقدار؛ ہر آئٹم کی خرید قیمت خرید کی کرنسی میں؛ تمام چارجز نام اور رقم کے ساتھ الگ الگ، جیسے فریٹ، انشورنس، کمیشن اور پیکنگ؛ ریبیٹس؛ کنٹری آف اوریجن؛ اور پیداوار کے لیے فراہم کردہ کوئی بھی سامان یا خدمات جو قیمت میں شامل نہ ہوں۔ انوائس انگریزی میں ہونی چاہیے یا انگریزی ترجمے کے ساتھ آنی چاہیے۔ برازیل (Customs Regulation, art. 557) میں پیکجز کے مارکس اور نمبر، گراس اور نیٹ وزن، اوریجن، حصول اور خریداری کے ممالک، ادائیگی کی شرائط اور Incoterm بھی درکار ہیں، اور سامان کی تفصیل پرتگالی یا GATT کی کسی سرکاری زبان (انگریزی، فرانسیسی یا ہسپانوی) میں ہونی چاہیے۔

پیکنگ لسٹ اس کی ساتھی دستاویز ہے۔ US کے قواعد کے مطابق انوائس میں کافی تفصیل سے بتانا ہوتا ہے کہ ہر پیکج میں کیا ہے (19 CFR 141.86(e))، اور پیکج نمبر اور مارکس، مواد، نیٹ اور گراس وزن اور ڈائمینشنز دینے کا عام طریقہ پیکنگ لسٹ ہے۔ اسے انوائس والے ہی شپمنٹ ڈیٹا سے بنائیں تاکہ اس کے ٹوٹل انوائس اور ٹرانسپورٹ دستاویز سے مطابقت رکھیں۔

جب کسٹمز پروفارما قبول نہیں کرتا

ریاستہائے متحدہ میں ہر شپمنٹ کے لیے کمرشل انوائس فائل کرنا ضروری ہے، جب تک کوئی استثنا لاگو نہ ہو (19 CFR 141.83)۔ اگر وہ مناسب شکل میں دستیاب نہ ہو تو CBP اینٹری صرف اس صورت میں قبول کرتا ہے جب اسے اطمینان ہو کہ وجہ امپورٹر کے قابو سے باہر ہے، اور امپورٹر ایک تحریری ڈیکلیریشن، بیچنے والے یا شپر کی کوئی بھی انوائسز یا پھر 19 CFR 141.85 میں بیان کردہ فارم میں پروفارما انوائس، اور انوائس ویلیو کا ڈیڑھ گنا بانڈ فائل کرتا ہے۔ اس کے بعد مطلوبہ انوائس اینٹری سمری فائل ہونے کے بعد 120 دنوں کے اندر، یا اگر اعداد و شمار کے لیے درکار ہو تو اینٹری سمری کی مقررہ تاریخ کے بعد 50 دنوں کے اندر پیش کرنا ہوتی ہے، جب تک CBP معقول وجہ سے یہ مدت نہ بڑھا دے (19 CFR 141.91)۔ CBP اس کے بجائے انوائس کی شرط معاف بھی کر سکتا ہے، لیکن امپورٹر کو تب بھی بھری ہوئی اور دستخط شدہ (executed) پروفارما انوائس فائل کرنا ہوتی ہے (19 CFR 141.92)۔

دیگر جگہوں پر قواعد مختلف ہیں۔ برازیل میں امپورٹ ڈیکلیریشن کے ساتھ ایکسپورٹر کی دستخط شدہ اصل کمرشل انوائس ہونا ضروری ہے؛ الیکٹرانک طور پر جاری ایسی انوائس جس پر اصل ہونے کا ذکر ہو، اور صداقت کی ضمانت دینے والے ڈیجیٹل دستخط قابلِ قبول ہیں۔ UK میں HMRC کی ڈیکلیریشن گائیڈنس کہتی ہے کہ اگر ڈیکلیئر کی گئی ویلیو پروفارما انوائس پر مبنی ہو اور حتمی انوائس کی ویلیو مختلف ہو، تو ڈیکلیرنٹ کو پوسٹ کلیئرنس ایڈجسٹمنٹ کی درخواست کرنا ہوگی۔ صرف پروفارما پر شپ کرنے سے پہلے خریدار یا اس کے بروکر سے پوچھ لیں۔

مفت بھیجے گئے سامان کی بھی ویلیو درکار ہوتی ہے۔ جو سامان خرید کے تحت شپ نہ ہو، اس کے لیے US کے قواعد کہتے ہیں کہ انوائس پر ہر آئٹم کی ویلیو دکھائی جائے، یا یہ ممکن نہ ہو تو وہ قیمت جو بیچنے والے کو معمول کی تجارت میں معمول کی ہول سیل مقداروں پر ملتی (19 CFR 141.86(a)(6))۔ جو سامان فروخت یا کسی بھی تجارتی استعمال کے لیے نہ ہو، اس کے لیے US میں کمرشل انوائس ضروری نہیں، لیکن کوئی بھی دستیاب انوائس، یا نہ ہو تو پروفارما، پھر بھی فائل کرنا ہوتی ہے (19 CFR 141.83(d))۔ UK کی ایکسپورٹ گائیڈنس کہتی ہے کہ اگر آپ سامان بیچ نہیں رہے تو مارکیٹ ویلیو استعمال کریں، اور HMRC عموماً مفت امپورٹ کی ویلیو میتھڈ 2 تا 6 سے طے کرتا ہے، مثلاً اس قیمت کی بنیاد پر جو امپورٹر کو ادا کرنی پڑتی۔ ہر آئٹم کی حقیقت پسندانہ ویلیو دکھائیں اور "No charge. Value for customs purposes only." جیسا بیان لکھیں (سیمپل شپنگ پر Triplicate کا نوٹ دیکھیں)۔

لیٹر آف کریڈٹ: وہ انوائس جس کے عوض بینک ادائیگی کرتا ہے

UCP 600 Article 18 کے تحت، کمرشل انوائس بظاہر بینیفشری کی طرف سے جاری ہوئی ہونی چاہیے، اپلیکنٹ کے نام پر اور کریڈٹ والی ہی کرنسی میں بنی ہونی چاہیے، اور جب تک کریڈٹ نہ مانگے اس پر دستخط ضروری نہیں؛ Article 38 ٹرانسفرڈ کریڈٹس کے لیے استثنا دیتا ہے۔ انوائس میں سامان کی تفصیل کریڈٹ کی تفصیل سے مطابقت رکھنی چاہیے۔ بینک کریڈٹ کی اجازت سے زیادہ رقم کی انوائس قبول کر سکتا ہے، بشرطیکہ اس نے اس رقم سے زیادہ ادا یا نیگوشی ایٹ نہ کیا ہو۔

"Proforma invoice" عنوان والی دستاویز اس پر پوری نہیں اترتی۔ ICC کی International Standard Banking Practice (ISBP) کہتی ہے کہ کریڈٹ کے تحت پیش کی گئی انوائس کو "provisional"، "pro-forma" یا اس جیسا کچھ نہیں بتایا جانا چاہیے، اس لیے کریڈٹ میں صرف "invoice" مانگی گئی ہو تب بھی حتمی کمرشل انوائس پیش کریں۔ اگر کریڈٹ سامان کو "as per proforma invoice No. ..." بیان کرتا ہے تو وہی حوالہ کمرشل انوائس پر دہرائیں۔ بینک جو دوسری جانچیں کرتے ہیں ان کے لیے L/C ڈسکریپنسیز پر Triplicate کا نوٹ دیکھیں۔

کیا میچ ہونا چاہیے، کیا بدل سکتا ہے، اور نمبرنگ کیسے کریں

کمرشل انوائس کی کہانی قبول شدہ پروفارما، معاہدے اور کسی بھی لیٹر آف کریڈٹ سے ملنی چاہیے۔ جہاں شپمنٹ خود مختلف ہو وہاں فرق ٹھیک ہیں، بشرطیکہ ان کی وضاحت کی گئی ہو اور خریدار سے طے ہوا ہو۔ Triplicate کا مفت جنریٹر پروفارما انوائس، کمرشل انوائس اور پیکنگ لسٹ ایک ہی ڈیٹا سے بناتا ہے، اس لیے تینوں میں قیمتیں، شرائط اور تفصیلات میچ کرتی ہیں۔

• لازماً میچ کریں: بیچنے والا اور خریدار، سامان کی تفصیل، یونٹ پرائس، کرنسی، نامزد جگہ کے ساتھ Incoterm، ادائیگی کی شرط، اور پروفارما، آرڈر یا L/C کا حوالہ۔
• مختلف ہو سکتے ہیں: دراصل شپ کی گئی مقدار اور وزن، معاہدے یا کریڈٹ میں دی گئی کسی بھی ٹالرنس کے اندر؛ پارشل شپمنٹس، ہر ایک کی اپنی کمرشل انوائس کے ساتھ؛ جہاز یا پرواز، تاریخیں اور ٹرانسپورٹ دستاویز کا نمبر۔
• فریٹ اور انشورنس: CFR، CIF، CPT اور CIP پر فریٹ آپ کی قیمت میں ہوتا ہے، اور CIF اور CIP پر انشورنس بھی؛ FOB یا FCA پر مرکزی کیریج کی ادائیگی خریدار کرتا ہے۔ جہاں انوائس میں یہ شامل ہوں، انہیں الگ دکھائیں: US کے قواعد تمام چارجز الگ الگ چاہتے ہیں اور UK کی گائیڈنس فریٹ اور انشورنس الگ درج کرنے کو کہتی ہے۔
• نمبرنگ: پروفارما کو ریویژن لاحقے کے ساتھ اس کا اپنا نمبر دیں (مثلاً PI-0123 Rev. 2)، ہر ورژن پر تاریخ ڈالیں اور پرانے ورژنز پر "superseded" [تبدیل ہو چکا] کا نشان لگائیں۔ ہر کمرشل انوائس کو اپنی سیلز سیریز سے نیا نمبر دیں اور اس پر پروفارما، آرڈر اور L/C کے نمبر لکھیں۔
• اصلاحات: بھیجی جا چکی کمرشل انوائس کا نمبر کبھی دوبارہ استعمال نہ کریں اور اسے خاموشی سے ایڈٹ نہ کریں۔ درست کی گئی انوائس یا کریڈٹ یا ڈیبٹ نوٹ جاری کریں اور خریدار کو بتائیں، جس کے بروکر کو ڈیکلیریشن میں ترمیم کرنا پڑ سکتی ہے۔
• ریکارڈ: ہر ورژن محفوظ رکھیں۔ UK میں HMRC کے سامنے ڈیکلیئر کیے گئے تجارتی سامان کے ریکارڈ 4 سال اور VAT ریکارڈ کم از کم 6 سال رکھنا لازمی ہے۔