O que é fatura proforma? Diferença para a fatura comercial e regras aduaneiras

Duas faturas, duas funções

A fatura proforma é um rascunho de fatura que o vendedor envia antes do embarque. Ela informa o que será embarcado, a que preço e em que condições, para que o comprador aprove o negócio, pague um sinal ou o preço total antecipadamente, ou peça uma carta de crédito (L/C). É uma oferta ou confirmação de preço, não uma cobrança por mercadoria já fornecida.

A fatura comercial é a fatura final da mercadoria efetivamente embarcada. O comprador paga com base nela, os bancos a examinam numa L/C e a aduana do país importador a usa para conferir a descrição, a quantidade e o valor da mercadoria e para calcular o imposto de importação e os demais tributos. As normas dos EUA descrevem a fatura pro forma como a própria declaração de valor do importador, usada quando falta a fatura do vendedor (19 CFR 141.85).

• Quando: a proforma, antes de confirmar o pedido ou antes da produção; a fatura comercial, no embarque ou depois, uma para cada remessa.
• Finalidade: a proforma cota, confirma preço e condições e dispara o pagamento ou a L/C; a fatura comercial cobra o comprador e sustenta a declaração aduaneira.
• Quantidades: a proforma mostra o que foi pedido; a fatura comercial mostra o que realmente foi carregado.
• Aduana: a fatura comercial é o documento padrão; a proforma só é aceita em casos limitados, que variam conforme o país.
• Cartas de crédito: a proforma costuma ser citada no crédito; para receber, só se apresenta uma fatura comercial.
• Alterações: uma proforma pode ser revisada antes do embarque; uma fatura comercial já enviada é corrigida com um novo documento, como uma nota de crédito ou de débito.

Para que serve a fatura proforma

Os exportadores usam a proforma em vários momentos antes de embarcar qualquer coisa. Como ela vira a referência para o pagamento e para o crédito, escreva nela o Incoterm com o local nomeado, a condição de pagamento e a moeda, e repita tudo sem alterações na fatura comercial.

• Cotação ou oferta: o comprador vê exatamente o que vai receber, por quanto e em que condições, de preferência com uma data de validade.
• Pagamento antecipado: o comprador que paga um sinal ou o preço total por T/T normalmente paga contra a proforma, então informe o valor, a moeda e seus dados bancários.
• Carta de crédito: o comprador entrega a proforma ao seu banco para pedir o crédito, e muitos créditos descrevem a mercadoria "as per proforma invoice No. ... dated ..." [conforme a fatura proforma nº ... de ...]. Confira o crédito com a sua proforma assim que ele chegar.
• Licenças, autorizações e câmbio: em alguns países o comprador precisa de uma proforma para pedir uma licença ou autorização de importação, registrar a importação no banco ou comprar a moeda estrangeira com que vai pagar você. As regras variam por país, então pergunte ao comprador quais dados o banco ou a autoridade dele exige, como códigos HS, país de origem ou uma data de validade.
• Confirmação de preço: fixa por escrito os preços e as condições combinados, para que os dois lados possam conferir o pedido antes de a produção começar.

A fatura comercial: fatura final e documento aduaneiro

A maioria dos países avalia as importações pelo valor de transação: o preço efetivamente pago ou a pagar pela mercadoria vendida para exportação, com certos custos acrescidos. A fatura comercial é a principal prova desse preço, então o imposto de importação e o IVA na importação dependem dela. O HMRC chama isso de Método 1 e observa que ele normalmente não pode ser usado para mercadoria fornecida gratuitamente, porque nada é pago.

O conteúdo exigido varia. As normas dos EUA (19 CFR 141.86) pedem o porto de entrada; a hora, o local e as partes da venda; uma descrição detalhada com o grau ou a qualidade; as quantidades; o preço de compra de cada item na moeda da compra; todas as despesas discriminadas por nome e valor, como frete, seguro, comissão e embalagem; os abatimentos; o país de origem; e quaisquer bens ou serviços fornecidos para a produção mas não incluídos no preço. A fatura deve estar em inglês ou vir com uma tradução para o inglês. O Brasil (Regulamento Aduaneiro, art. 557) pede ainda marcas e números dos volumes, peso bruto e líquido, os países de origem, de aquisição e de procedência, as condições de pagamento e o Incoterm, com a mercadoria descrita em português ou em um idioma oficial do GATT (inglês, francês ou espanhol).

O packing list é o documento complementar. As normas dos EUA exigem que a fatura informe com detalhe suficiente o que cada volume contém (19 CFR 141.86(e)), e o packing list é a forma habitual de informar numeração e marcas dos volumes, conteúdo, pesos líquido e bruto e dimensões. Monte-o com os mesmos dados da remessa que a fatura, para que os totais batam com os da fatura e do documento de transporte.

Quando a aduana não aceita uma proforma

Nos Estados Unidos, uma fatura comercial deve ser apresentada para cada remessa, salvo se houver isenção (19 CFR 141.83). Se ela não estiver disponível na forma devida, a CBP só aceita a entrada se estiver convencida de que a causa foge ao controle do importador, e o importador apresenta uma declaração escrita, as faturas do vendedor ou do expedidor que houver ou, na falta delas, uma fatura pro forma na forma prevista em 19 CFR 141.85, e uma garantia de 1,5 vez o valor da fatura. A fatura exigida deve então ser apresentada em até 120 dias após o registro do entry summary ou, se for necessária para estatísticas, em até 50 dias após a data em que o entry summary vence, a menos que a CBP prorrogue esse prazo por motivo justificado (19 CFR 141.91). A CBP pode, em vez disso, dispensar a fatura, mas o importador ainda apresenta uma fatura pro forma preenchida e assinada (19 CFR 141.92).

Em outros lugares as regras são diferentes. O Brasil exige que a declaração de importação seja instruída com a fatura comercial original assinada pelo exportador; são aceitas a fatura emitida eletronicamente que assim indique e as assinaturas digitais que garantam a autenticidade. No Reino Unido, a orientação do HMRC para declarações diz que, se o valor declarado se basear numa fatura proforma e o valor da fatura final for diferente, o declarante deve pedir um ajuste pós-desembaraço (post-clearance adjustment). Pergunte ao comprador ou ao despachante dele antes de embarcar apenas com uma proforma.

A mercadoria enviada gratuitamente também precisa de um valor. Para mercadoria que não é enviada em razão de uma compra, as normas dos EUA pedem que a fatura mostre o valor de cada item ou, na falta disso, o preço que o vendedor teria recebido no curso normal do comércio em quantidades atacadistas usuais (19 CFR 141.86(a)(6)). Não se exige fatura comercial dos EUA para mercadoria que não se destina à venda nem a qualquer uso comercial, mas ainda assim deve ser apresentada qualquer fatura disponível ou, na falta dela, uma pro forma (19 CFR 141.83(d)). A orientação britânica de exportação diz para usar o valor de mercado se você não estiver vendendo a mercadoria, e o HMRC normalmente avalia importações gratuitas pelos Métodos 2 a 6, por exemplo com base no preço que o importador pagaria. Mostre um valor realista para cada item e uma frase como "No charge. Value for customs purposes only." [Sem cobrança. Valor apenas para fins aduaneiros.] (veja a nota da Triplicate sobre envio de amostras).

Cartas de crédito: a fatura contra a qual o banco paga

Pelo Artigo 18 da UCP 600, a fatura comercial deve parecer ter sido emitida pelo beneficiário, deve ser feita em nome do solicitante e na mesma moeda do crédito, e não precisa ser assinada, a menos que o crédito exija; o Artigo 38 traz exceções para créditos transferidos. A descrição da mercadoria na fatura deve corresponder à descrição do crédito. Um banco pode aceitar uma fatura de valor superior ao que o crédito permite, desde que não tenha pago nem negociado mais do que esse valor.

Um documento intitulado "Proforma invoice" não atende a isso. As Práticas Bancárias Internacionais Padrão (ISBP) da ICC dizem que uma fatura apresentada sob um crédito não deve ser identificada como "provisional", "pro-forma" ou algo parecido; por isso, apresente uma fatura comercial final mesmo quando o crédito pedir apenas uma "fatura". Se o crédito descrever a mercadoria "as per proforma invoice No. ...", repita essa referência na fatura comercial. A nota da Triplicate sobre discrepâncias em carta de crédito cobre as demais verificações que os bancos fazem.

O que precisa bater, o que pode mudar e como numerar

A fatura comercial deve contar a mesma história que a proforma aceita, o contrato e qualquer carta de crédito. Diferenças são aceitáveis quando a própria remessa é diferente, desde que sejam explicadas e combinadas com o comprador. O gerador gratuito da Triplicate faz a fatura proforma, a fatura comercial e o packing list a partir dos mesmos dados, de modo que preços, condições e descrições batem nos três documentos.

• Precisa bater: vendedor e comprador, descrição da mercadoria, preços unitários, moeda, o Incoterm com o local nomeado, a condição de pagamento e a referência da proforma, do pedido ou da L/C.
• Pode diferir: as quantidades e os pesos realmente embarcados, dentro de qualquer tolerância do contrato ou do crédito; embarques parciais, cada um com a sua fatura comercial; o navio ou o voo, as datas e o número do documento de transporte.
• Frete e seguro: o frete está no seu preço em CFR, CIF, CPT e CIP, e o seguro também em CIF e CIP; em FOB ou FCA o comprador paga o transporte principal. Quando a fatura os incluir, mostre-os separadamente: as normas dos EUA querem todas as despesas discriminadas e a orientação britânica pede frete e seguro listados em separado.
• Numeração: dê à proforma um número próprio com um sufixo de revisão (por exemplo PI-0123 Rev. 2), date cada versão e marque as versões antigas como substituídas. Dê a cada fatura comercial um número novo da sua sequência de vendas e cite nela os números da proforma, do pedido e da L/C.
• Correções: nunca reutilize um número nem edite discretamente uma fatura comercial já enviada. Emita uma fatura corrigida ou uma nota de crédito ou de débito e avise o comprador, cujo despachante talvez precise retificar a declaração.
• Registros: guarde todas as versões. No Reino Unido, o HMRC exige que os registros das mercadorias comercializadas declaradas a ele sejam guardados por 4 anos, e os registros de IVA por pelo menos 6 anos.