Requisitos da fatura comercial para a alfândega: guia mundial

Os campos que toda autoridade aduaneira espera

A alfândega usa a fatura comercial para conferir o que são as mercadorias, quanto valem e de onde vêm, e o despachante do importador geralmente copia seus dados para a declaração de importação. Os países redigem suas regras de formas diferentes, mas uma fatura com os campos abaixo atende ao núcleo comum em quase todos os lugares. As regras dos EUA permitem que qualquer informação exigida vá em um anexo da fatura.

• Vendedor ou exportador e comprador, com nomes e endereços completos. Acrescente o consignatário se a mercadoria for para outro lugar, o importador de registro se for diferente, e os números fiscais, EORI ou de importador quando o destino os utilizar.
• Número e data da fatura, e referências como o número do pedido ou do contrato.
• Uma descrição de cada linha em linguagem comercial clara: o que é o item, seu material, uso, qualidade e modelo, por exemplo "women's knitted cotton T-shirts" (camisetas femininas de malha de algodão), e não "garments" (vestuário). A DHL alerta que "samples" (amostras) ou "parts" (peças) isoladamente não bastam como descrição, e um número de modelo sozinho não diz nada à alfândega.
• Código HS de cada linha: poucos países o exigem na fatura, mas os despachantes o copiam, então informe um código conferido na tarifa do destino.
• Quantidade e unidade de medida, preço unitário, total da linha e total da fatura, com a moeda em código ISO, como USD ou EUR, e não apenas "$".
• Condições de entrega: a regra Incoterms 2020 e o local designado, por exemplo "FOB Busan, Incoterms 2020".
• País de origem de cada linha.
• Volumes: quantidade e tipo, marcas e números, pesos líquido e bruto, coincidentes com o packing list e o documento de transporte.
• Condições de pagamento e descontos, com frete, seguro, embalagem e comissões como valores separados.
• O motivo da exportação quando não há venda (amostra, reparo, devolução, presente), o nome de uma pessoa que conheça a operação e qualquer assinatura ou declaração que o destino exija.

Valor aduaneiro: o que mostrar separadamente e o que somar

Pelo Acordo de Valoração Aduaneira da OMC (WTO), o valor aduaneiro é normalmente o valor de transação: o preço efetivamente pago ou a pagar pelas mercadorias vendidas para exportação, ajustado conforme o artigo 8. Somam-se os custos que o comprador assume e que o preço não inclui: comissões de venda, contêineres e embalagem, assists como moldes, ferramentas ou trabalho de engenharia fornecidos pelo comprador gratuitamente ou a custo reduzido, royalties e taxas de licença pagos como condição da venda, e qualquer parcela da receita de revenda que retorne ao vendedor.

O artigo 8.2 permite que cada país decida se o transporte, o carregamento e o seguro até o local de importação fazem parte do valor. A UE e o Reino Unido os incluem até o ponto em que a mercadoria entra em seu território, um valor do tipo CIF (Código Aduaneiro da União, UCC, artigo 71). Os EUA excluem o frete e o seguro internacionais, e por isso 19 CFR 141.86 pede todas as despesas discriminadas por nome e valor. Japão, China e Índia também usam valores do tipo CIF, e Canadá e Austrália, valores do tipo FOB.

Portanto, mostre frete, seguro, embalagem e outras despesas como valores separados, mesmo em uma fatura CIF ou DDP. O HMRC, por exemplo, só permite que os importadores excluam custos posteriores à chegada com comprovação, como o valor indicado separadamente na fatura do vendedor. Liste todos os descontos e nunca emita uma segunda fatura, mais baixa, para a alfândega: a alfândega pode pedir o contrato e os registros de pagamento, e a subavaliação leva a retenções, imposto adicional e multas.

Estados Unidos: 19 CFR 141.81 a 141.92

Uma fatura comercial deve ser apresentada para cada remessa quando o resumo de entrada (entry summary) é registrado, e uma mesma fatura não pode cobrir mais de uma remessa de um expedidor a um consignatário em um mesmo navio ou meio de transporte, exceto remessas parceladas que cheguem em até 10 dias (19 CFR 141.81, 141.82). As isenções de 19 CFR 141.83, como mercadorias não destinadas à venda ou consignadas a um órgão do governo dos EUA, não fixam limite de valor, e desde que a isenção de minimis de USD 800 foi suspensa em 29 de agosto de 2025, pacotes de courier de baixo valor também precisam de uma entrada.

O importador ou o despachante acrescenta a subposição do HTSUS, a menos que os dados da fatura sejam enviados eletronicamente à CBP (19 CFR 141.90), e 19 CFR 141.89 pede informações adicionais para cerca de 45 classes de mercadorias, como calçados, têxteis, máquinas e ferro ou aço. Se a fatura comercial não estiver pronta na entrada, uma fatura proforma pode ser apresentada sob fiança, e a fatura deve ser entregue em até 120 dias (19 CFR 141.85, 141.91). Exportadores dos EUA de itens da Commerce Control List que não sejam EAR99 também devem pôr a declaração de controle de destino (destination control statement) na fatura (15 CFR 758.6).

Segundo 19 CFR 141.86, a própria fatura deve mostrar:

• O porto de entrada e quando, onde, por quem e para quem as mercadorias foram vendidas; para mercadorias não vendidas, onde, quando, por quem e para quem foram enviadas.
• Uma descrição detalhada: o nome pelo qual cada item é conhecido, sua qualidade ou categoria, as marcas, números e símbolos sob os quais é vendido, e as marcas e números dos volumes.
• Quantidades nos pesos e medidas do país de embarque ou dos EUA.
• O preço de compra de cada item na moeda da compra; para mercadorias não vendidas, o valor que cada item alcançaria em quantidades usuais de atacado no país de exportação.
• Todas as despesas discriminadas por nome e valor: frete, seguro, comissão, caixas, contêineres, revestimentos e embalagem. A embalagem e o frete interno até o porto de exportação podem permanecer no preço se a fatura assim indicar.
• Reembolsos, drawbacks e bonificações concedidos na exportação, o país de origem e os assists (matrizes, moldes, ferramentas, trabalho de engenharia) não incluídos no preço.
• O conteúdo de cada volume, todo desconto sobre o preço de lista, a numeração de páginas nas faturas em papel, inglês ou uma tradução fiel para o inglês, e o nome de um funcionário responsável do exportador que conheça a operação.

União Europeia e Reino Unido

A lei da UE não fixa um formato de fatura. A fatura é um documento de instrução que deve estar em poder do declarante e à disposição da alfândega quando a declaração é apresentada, e ser entregue quando a lei da UE exigir ou a alfândega pedir (UCC, artigo 163). O despachante tira dela o preço, a moeda, as condições de entrega, a origem e as despesas, então os campos básicos são o que ele precisa, com os números EORI quando as partes os tiverem. O novo Código Aduaneiro da União, o Regulamento (UE) 2026/2108, entrou em vigor em setembro de 2026 e se aplica em fases, por isso acompanhe as mudanças.

Uma alíquota reduzida geralmente depende de uma declaração de origem escrita na fatura ou em outro documento comercial, com a redação exata que o acordo estabelece. No Sistema Geral de Preferências (GSP) da UE, o exportador deve estar registrado no REX, a menos que as mercadorias originárias da remessa valham EUR 6.000 ou menos; no Acordo de Comércio e Cooperação UE–Reino Unido, uma declaração para uma remessa acima de EUR 6.000 traz o número REX do exportador (UE) ou o número EORI (Reino Unido).

No Reino Unido, o HMRC usa a fatura do vendedor, ou o documento que pede o pagamento, como prova do valor de transação, e soma os custos de entrega até o local onde as mercadorias entram no Reino Unido. Pelo Developing Countries Trading Scheme (DCTS), qualquer exportador de um país beneficiário pode fazer uma declaração de origem em uma fatura ou outro documento comercial que descreva as mercadorias o bastante para identificá-las. Uma empresa não estabelecida no Reino Unido só importa para a Grã-Bretanha por meio de alguém que atue em seu nome de forma indireta.

Canadá, Brasil e outros mercados

Para remessas comerciais, o Canadá exige uma Canada Customs Invoice (formulário CI1) ou uma fatura comercial com as mesmas informações, em inglês ou francês (CBSA Memorandum D1-4-1). Os dados incluem o vendedor, o consignatário e o comprador, o país de origem, o local de embarque direto para o Canadá, as condições de venda e de pagamento, a moeda de liquidação, os volumes, uma descrição que informe o estado das mercadorias que não são novas, a quantidade, o preço unitário, os pesos e os custos de transporte, seguro e embalagem de exportação incluídos no total ou excluídos dele. O exportador, o importador ou um agente pode acrescentar alguns desses dados. A CBSA (Agência de Serviços Fronteiriços do Canadá) pode pedir documentos comprobatórios, devidos em sete dias, e os registros de importação são guardados por seis anos.

Alguns países estabelecem regras mais rígidas. O regulamento aduaneiro do Brasil lista o conteúdo da fatura, incluindo os países de origem, de aquisição e de procedência, os pesos bruto e líquido, o frete, as condições de pagamento e o Incoterm. Ele aceita português, inglês, francês ou espanhol, e o original deve ser assinado pelo exportador, à mão ou com certificado digital (Regulamento Aduaneiro, artigo 557 e artigos relacionados).

Na Austrália, no Japão, na China e na Índia, o importador ou seu despachante registra a declaração a partir dos dados da sua fatura, então os campos básicos se aplicam. As regras sobre faturas certificadas ou legalizadas, traduções para o idioma local e códigos HS na fatura variam conforme o país, principalmente no Oriente Médio e na América Latina, então pergunte ao importador ou a seu despachante antes do primeiro embarque.

Remessas por courier, amostras e mercadorias enviadas sem custo

As transportadoras expressas desembaraçam a mercadoria com base na sua fatura, então valem as mesmas regras. A UPS exige uma fatura comercial, ou fatura proforma, para todas as remessas internacionais, exceto documentos sem valor comercial. A FedEx aceita uma fatura proforma para mercadoria gratuita, como amostras, mas observa que nem todos os países a aceitam e recomenda uma fatura comercial em todos os casos.

"Sem valor comercial" significa sem pagamento, e não sem valor. A FedEx afirma que um valor aduaneiro é exigido mesmo sem valor de transação e que zero não é aceitável, e as regras dos EUA pedem o valor que cada item alcançaria em quantidades usuais de atacado. Acrescente uma declaração como "Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only" [amostras sem valor comercial, não destinadas à revenda; valor somente para fins aduaneiros] (veja a nota da Triplicate sobre o envio de amostras).

O alívio para remessas de baixo valor diminuiu: os EUA suspenderam a isenção de minimis de USD 800 em 29 de agosto de 2025, e desde 1º de julho de 2026 as vendas à distância da UE em remessas de até EUR 150 pagam um imposto de importação de EUR 3 por item. Espere que os pacotes de courier sejam conferidos com a fatura como qualquer outra importação. As regras mudam com frequência; isto é orientação prática, não aconselhamento jurídico, então confirme com a autoridade aduaneira do destino ou com um despachante aduaneiro licenciado.