Exigences de la facture commerciale en douane : guide mondial

Les mentions qu'attend toute administration douanière

La douane se sert de la facture commerciale pour vérifier la nature, la valeur et l'origine des marchandises, et le commissionnaire de l'importateur en reprend généralement les données dans la déclaration d'importation. Les pays formulent leurs règles différemment, mais une facture comportant les mentions ci-dessous satisfait le socle commun presque partout. La réglementation américaine permet de reporter toute information requise sur une annexe jointe à la facture.

• Vendeur ou exportateur, et acheteur, avec noms et adresses complets. Ajoutez le destinataire si la marchandise va ailleurs, l'importateur officiel s'il est différent, et les numéros fiscaux, EORI ou d'importateur lorsque le pays de destination les utilise.
• Numéro et date de la facture, et références telles que le numéro de commande ou de contrat.
• Une description de chaque ligne en langage commercial clair : nature de l'article, matière, usage, qualité et modèle, par exemple « women's knitted cotton T-shirts » (T-shirts en maille de coton pour femme), et non « garments » (vêtements). DHL avertit que « samples » (échantillons) ou « parts » (pièces) seuls ne constituent pas une description suffisante, et qu'un numéro de modèle seul n'apprend rien à la douane.
• Code SH (HS) de chaque ligne : peu de pays l'exigent sur la facture, mais les commissionnaires le recopient ; indiquez donc un code vérifié dans le tarif douanier du pays de destination.
• Quantité et unité de mesure, prix unitaire, total de la ligne et total de la facture, avec la devise en code ISO tel que USD ou EUR, et pas seulement « $ ».
• Conditions de livraison : la règle Incoterms 2020 et le lieu convenu, par exemple « FOB Busan, Incoterms 2020 ».
• Pays d'origine de chaque ligne.
• Colis : nombre et nature, marques et numéros, poids net et brut, conformes à la liste de colisage et au document de transport.
• Conditions de paiement et remises, avec le fret, l'assurance, l'emballage et les commissions indiqués comme montants distincts.
• Le motif de l'exportation en l'absence de vente (échantillon, réparation, retour, cadeau), le nom d'une personne connaissant l'opération, et toute signature ou mention exigée par le pays de destination.

Valeur en douane : ce qu'il faut indiquer séparément et ce qu'il faut ajouter

Selon l'Accord sur l'évaluation en douane de l'OMC (WTO), la valeur en douane est normalement la valeur transactionnelle : le prix effectivement payé ou à payer pour des marchandises vendues pour l'exportation, ajusté conformément à l'article 8. On ajoute les coûts supportés par l'acheteur que le prix ne comprend pas : commissions de vente, conteneurs et emballages, apports (assists) tels que moules, outils ou travaux d'ingénierie fournis par l'acheteur gratuitement ou à coût réduit, redevances et droits de licence payés comme condition de la vente, et toute part du produit de la revente revenant au vendeur.

L'article 8.2 laisse chaque pays décider si le transport, le chargement et l'assurance jusqu'au lieu d'importation font partie de la valeur. L'UE et le Royaume-Uni les incluent jusqu'au point d'entrée des marchandises sur leur territoire, soit une valeur de type CIF (Code des douanes de l'Union, UCC, article 71). Les États-Unis excluent le fret et l'assurance internationaux, ce qui explique que 19 CFR 141.86 demande tous les frais détaillés par nature et montant. Le Japon, la Chine et l'Inde utilisent aussi des valeurs de type CIF, le Canada et l'Australie des valeurs de type FOB.

Indiquez donc le fret, l'assurance, l'emballage et les autres frais comme montants distincts, même sur une facture CIF ou DDP. Le HMRC, par exemple, n'autorise les importateurs à exclure les coûts postérieurs à l'arrivée que sur justificatifs, comme le montant indiqué séparément sur la facture du vendeur. Mentionnez toutes les remises, et n'établissez jamais une seconde facture, moins élevée, pour la douane : la douane peut demander le contrat et les justificatifs de paiement, et la sous-évaluation entraîne des blocages, des droits supplémentaires et des pénalités.

États-Unis : 19 CFR 141.81 à 141.92

Une facture commerciale doit être présentée pour chaque envoi lors du dépôt de la déclaration récapitulative d'entrée (entry summary), et une même facture ne peut couvrir plus d'un envoi d'un expéditeur à un destinataire sur un même navire ou moyen de transport, sauf pour les envois échelonnés arrivant dans un délai de 10 jours (19 CFR 141.81, 141.82). Les exemptions de 19 CFR 141.83, comme les marchandises non destinées à la vente ou consignées à un organisme du gouvernement américain, ne fixent aucun seuil de valeur, et depuis la suspension de la franchise de minimis de 800 USD le 29 août 2025, les colis express de faible valeur nécessitent aussi une entrée en douane.

L'importateur ou le commissionnaire ajoute la sous-position du HTSUS, sauf si les données de la facture sont transmises par voie électronique à CBP (19 CFR 141.90), et 19 CFR 141.89 demande des informations supplémentaires pour environ 45 catégories de marchandises, comme les chaussures, les textiles, les machines et le fer ou l'acier. Si la facture commerciale n'est pas prête à l'entrée, une facture pro forma peut être déposée sous caution, et la facture doit suivre dans un délai de 120 jours (19 CFR 141.85, 141.91). Les exportateurs américains d'articles de la Commerce Control List autres que EAR99 doivent aussi porter sur la facture la mention de contrôle de destination (destination control statement) (15 CFR 758.6).

Selon 19 CFR 141.86, la facture elle-même doit indiquer :

• Le port d'entrée, et quand, où, par qui et à qui les marchandises ont été vendues ; pour les marchandises non vendues, où, quand, par qui et à qui elles ont été expédiées.
• Une description détaillée : le nom sous lequel chaque article est connu, sa qualité ou sa catégorie, les marques, numéros et symboles sous lesquels il est vendu, et les marques et numéros des colis.
• Les quantités exprimées en poids et mesures du pays d'expédition ou des États-Unis.
• Le prix d'achat de chaque article dans la devise de l'achat ; pour les marchandises non vendues, la valeur que chaque article rapporterait en quantités de gros usuelles dans le pays d'exportation.
• Tous les frais détaillés par nature et montant : fret, assurance, commission, caisses, conteneurs, enveloppes et emballage. L'emballage et le fret intérieur jusqu'au port d'exportation peuvent rester inclus dans le prix si la facture l'indique.
• Les ristournes, drawbacks et primes accordés à l'exportation, le pays d'origine, et les apports (assists : matrices, moules, outils, travaux d'ingénierie) non inclus dans le prix.
• Le contenu de chaque colis, toute remise sur le prix catalogue, la numérotation des pages pour les factures papier, l'anglais ou une traduction anglaise fidèle, et le nom d'un employé responsable de l'exportateur connaissant l'opération.

Union européenne et Royaume-Uni

Le droit de l'UE ne fixe aucun format de facture. La facture est un document d'accompagnement qui doit être en possession du déclarant et tenu à la disposition de la douane lors du dépôt de la déclaration, et remis lorsque le droit de l'UE l'exige ou que la douane le demande (UCC, article 163). Le commissionnaire y prend le prix, la devise, les conditions de livraison, l'origine et les frais ; les mentions de base sont donc ce qu'il lui faut, avec les numéros EORI lorsque les parties en ont. Le nouveau Code des douanes de l'Union, le règlement (UE) 2026/2108, est entré en vigueur en septembre 2026 et s'applique par phases ; suivez donc les évolutions.

Un droit réduit dépend généralement d'une déclaration d'origine portée sur la facture ou un autre document commercial, dans les termes exacts fixés par l'accord. Dans le cadre du Système de préférences généralisées (GSP) de l'UE, l'exportateur doit être enregistré dans REX, sauf si les produits originaires de l'envoi valent 6 000 EUR ou moins ; dans le cadre de l'accord de commerce et de coopération UE–Royaume-Uni, une déclaration pour un envoi de plus de 6 000 EUR indique le numéro REX de l'exportateur (UE) ou son numéro EORI (Royaume-Uni).

Au Royaume-Uni, le HMRC retient la facture du vendeur, ou tout document de demande de paiement, comme preuve de la valeur transactionnelle, et ajoute les frais de livraison jusqu'au lieu d'entrée des marchandises au Royaume-Uni. Dans le cadre du Developing Countries Trading Scheme (DCTS), tout exportateur d'un pays bénéficiaire peut établir une déclaration d'origine sur une facture ou un autre document commercial décrivant les marchandises assez précisément pour les identifier. Une entreprise non établie au Royaume-Uni n'importe en Grande-Bretagne que par l'intermédiaire d'une personne agissant pour elle en représentation indirecte.

Canada, Brésil et autres marchés

Pour les envois commerciaux, le Canada exige soit une Canada Customs Invoice (formulaire CI1), soit une facture commerciale contenant les mêmes renseignements, en anglais ou en français (CBSA Memorandum D1-4-1). Les données comprennent le vendeur, le destinataire et l'acheteur, le pays d'origine, le lieu d'expédition directe vers le Canada, les conditions de vente et de paiement, la devise du règlement, les colis, une description indiquant l'état des marchandises qui ne sont pas neuves, la quantité, le prix unitaire, les poids, ainsi que les frais de transport, d'assurance et d'emballage d'exportation compris dans le total ou exclus de celui-ci. L'exportateur, l'importateur ou un agent peut ajouter certaines de ces données. La CBSA (Agence des services frontaliers du Canada) peut demander des justificatifs, à fournir dans un délai de sept jours, et les documents d'importation sont conservés pendant six ans.

Certains pays fixent des règles plus strictes. Le règlement douanier du Brésil énumère le contenu de la facture, notamment les pays d'origine, d'acquisition et de provenance, les poids brut et net, le fret, les conditions de paiement et l'Incoterm. Il accepte le portugais, l'anglais, le français ou l'espagnol, et l'original doit être signé par l'exportateur, à la main ou au moyen d'un certificat numérique (Regulamento Aduaneiro, article 557 et articles connexes).

En Australie, au Japon, en Chine et en Inde, l'importateur ou son commissionnaire dépose la déclaration à partir des données de votre facture, de sorte que les mentions de base s'appliquent. Les règles sur les factures certifiées ou légalisées, les traductions en langue locale et les codes SH sur la facture varient selon les pays, notamment au Moyen-Orient et en Amérique latine ; interrogez donc l'importateur ou son commissionnaire avant le premier envoi.

Envois express, échantillons et marchandises envoyées à titre gratuit

Les transporteurs express dédouanent les marchandises à partir de votre facture ; les mêmes règles s'appliquent donc. UPS exige une facture commerciale, ou une facture pro forma, pour tous les envois transfrontaliers, à l'exception des documents sans valeur commerciale. FedEx accepte une facture pro forma pour des marchandises gratuites telles que des échantillons, mais précise que tous les pays ne l'acceptent pas et recommande dans tous les cas une facture commerciale.

« Sans valeur commerciale » signifie sans paiement, et non sans valeur. FedEx indique qu'une valeur en douane est requise même en l'absence de valeur transactionnelle et que zéro n'est pas acceptable, et la réglementation américaine demande la valeur que chaque article rapporterait en quantités de gros usuelles. Ajoutez une mention telle que « Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only » [échantillons sans valeur commerciale, non destinés à la revente ; valeur à des fins douanières uniquement] (voir la note de Triplicate sur l'expédition d'échantillons).

L'allègement pour les envois de faible valeur s'est réduit : les États-Unis ont suspendu leur franchise de minimis de 800 USD le 29 août 2025, et depuis le 1er juillet 2026, les ventes à distance de l'UE en envois jusqu'à 150 EUR paient un droit de douane de 3 EUR par article. Attendez-vous à ce que les colis express soient vérifiés par rapport à la facture comme toute autre importation. Les règles changent souvent ; il s'agit d'un conseil pratique, pas d'un avis juridique, aussi confirmez auprès de l'administration douanière du pays de destination ou d'un commissionnaire en douane agréé.