Hóa đơn thương mại cho hải quan: checklist yêu cầu toàn cầu

Các mục mà mọi cơ quan hải quan đều mong đợi

Hải quan dùng hóa đơn thương mại để kiểm tra hàng hóa là gì, trị giá bao nhiêu và xuất xứ từ đâu, còn đại lý hải quan của nhà nhập khẩu thường sao chép dữ liệu từ hóa đơn vào tờ khai nhập khẩu. Mỗi nước diễn đạt quy định khác nhau, nhưng hóa đơn có đủ các mục dưới đây đáp ứng yêu cầu cốt lõi chung ở hầu hết mọi nơi. Quy định của Mỹ cho phép ghi mọi thông tin bắt buộc vào phụ lục đính kèm hóa đơn.

• Người bán hoặc nhà xuất khẩu và người mua, kèm tên và địa chỉ đầy đủ. Bổ sung người nhận hàng nếu hàng được chuyển đến nơi khác, người nhập khẩu đứng tên (importer of record) nếu khác với người mua, cùng mã số thuế, EORI hoặc mã số nhà nhập khẩu ở những nước đến có dùng.
• Số và ngày hóa đơn, cùng các tham chiếu như số đơn đặt hàng hoặc số hợp đồng.
• Mô tả từng dòng hàng bằng ngôn ngữ thương mại thông thường: hàng là gì, chất liệu, công dụng, cấp loại và mẫu mã, ví dụ "women's knitted cotton T-shirts" (áo thun nữ dệt kim cotton), chứ không phải "garments" (quần áo). DHL cảnh báo rằng chỉ ghi "samples" hoặc "parts" là mô tả không đạt, và chỉ có số model thì hải quan không biết gì về hàng.
• Mã HS cho từng dòng hàng: ít nước bắt buộc ghi trên hóa đơn, nhưng đại lý hải quan sẽ sao chép, nên hãy ghi mã đã đối chiếu với biểu thuế của nước đến.
• Số lượng và đơn vị tính, đơn giá, thành tiền từng dòng và tổng hóa đơn, với loại tiền theo mã ISO như USD hoặc EUR, không chỉ ghi "$".
• Điều kiện giao hàng: điều kiện Incoterms 2020 kèm địa điểm nêu rõ, ví dụ "FOB Busan, Incoterms 2020".
• Nước xuất xứ của từng dòng hàng.
• Kiện hàng: số lượng và loại kiện, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, khớp với phiếu đóng gói và chứng từ vận tải.
• Điều kiện thanh toán và chiết khấu, trong đó cước vận chuyển, bảo hiểm, chi phí đóng gói và hoa hồng được ghi thành các khoản riêng.
• Lý do xuất khẩu khi không có giao dịch mua bán (hàng mẫu, sửa chữa, trả lại, quà tặng), tên một người nắm rõ giao dịch, cùng mọi chữ ký hoặc tuyên bố mà nước đến yêu cầu.

Trị giá hải quan: khoản nào ghi riêng, khoản nào phải cộng thêm

Theo Hiệp định Trị giá Hải quan của WTO, trị giá hải quan thông thường là trị giá giao dịch: giá thực tế đã trả hoặc phải trả cho hàng hóa được bán để xuất khẩu, điều chỉnh theo Điều 8. Những chi phí do người mua chịu mà giá chưa bao gồm sẽ được cộng thêm: hoa hồng bán hàng, container và chi phí đóng gói, các khoản hỗ trợ (assists) như khuôn mẫu, dụng cụ hoặc thiết kế kỹ thuật do người mua cung cấp miễn phí hoặc với chi phí giảm, tiền bản quyền và phí giấy phép phải trả như một điều kiện của việc mua bán, và mọi khoản tiền thu được từ việc bán lại được chuyển cho người bán.

Điều 8.2 cho phép mỗi nước tự quyết định chi phí vận tải, bốc xếp và bảo hiểm đến địa điểm nhập khẩu có thuộc trị giá hải quan hay không. EU và Anh tính các chi phí này đến điểm hàng vào lãnh thổ của họ, tức trị giá kiểu CIF (Bộ luật Hải quan Liên minh (Union Customs Code, UCC), Điều 71). Mỹ không tính cước vận tải quốc tế và bảo hiểm, vì vậy 19 CFR 141.86 yêu cầu liệt kê từng khoản phí theo tên và số tiền. Nhật Bản, Trung Quốc và Ấn Độ cũng dùng trị giá kiểu CIF, còn Canada và Australia dùng trị giá kiểu FOB.

Vì vậy hãy ghi riêng cước vận chuyển, bảo hiểm, chi phí đóng gói và các khoản phí khác thành từng khoản, ngay cả trên hóa đơn CIF hoặc DDP. Chẳng hạn, HMRC chỉ cho phép nhà nhập khẩu loại trừ các chi phí phát sinh sau khi hàng đến nếu có bằng chứng, như số tiền được ghi riêng trên hóa đơn của người bán. Hãy liệt kê mọi khoản chiết khấu và tuyệt đối không lập hóa đơn thứ hai với giá thấp hơn để khai hải quan: hải quan có thể yêu cầu hợp đồng và chứng từ thanh toán, còn khai thấp giá trị sẽ dẫn đến giữ hàng, truy thu thuế và xử phạt.

Hoa Kỳ: 19 CFR 141.81 đến 141.92

Phải xuất trình hóa đơn thương mại cho từng lô hàng khi nộp tờ khai tổng hợp nhập khẩu (entry summary); một hóa đơn không được bao gồm nhiều lô hàng do cùng một người gửi hàng gửi cho cùng một người nhận hàng trên cùng một tàu hoặc phương tiện vận tải, trừ các lô giao nhiều đợt đến trong vòng 10 ngày (19 CFR 141.81, 141.82). Các trường hợp miễn trừ tại 19 CFR 141.83, như hàng không để bán hoặc hàng gửi cho cơ quan chính phủ Mỹ, không đặt ngưỡng trị giá, và kể từ khi chế độ miễn trừ de minimis 800 USD bị đình chỉ vào 29/8/2025, các kiện chuyển phát nhanh giá trị thấp cũng cần làm thủ tục nhập khẩu.

Người nhập khẩu hoặc đại lý hải quan bổ sung phân nhóm HTSUS trừ khi dữ liệu hóa đơn được gửi điện tử cho CBP (19 CFR 141.90), và 19 CFR 141.89 yêu cầu thêm thông tin chi tiết cho khoảng 45 nhóm hàng như giày dép, hàng dệt may, máy móc và sắt thép. Nếu hóa đơn thương mại chưa sẵn sàng khi làm thủ tục nhập khẩu, có thể nộp hóa đơn chiếu lệ theo bảo lãnh (bond), và hóa đơn thương mại phải được nộp bổ sung trong vòng 120 ngày (19 CFR 141.85, 141.91). Nhà xuất khẩu Mỹ xuất mặt hàng thuộc Danh mục kiểm soát thương mại (Commerce Control List) khác EAR99 còn phải ghi tuyên bố kiểm soát điểm đến (destination control statement) trên hóa đơn (15 CFR 758.6).

Theo 19 CFR 141.86, bản thân hóa đơn phải thể hiện:

• Cảng nhập, và hàng được bán khi nào, ở đâu, do ai bán cho ai; với hàng không bán thì là gửi đi ở đâu, khi nào, do ai gửi cho ai.
• Mô tả chi tiết: tên thường gọi của từng mặt hàng, cấp loại hoặc chất lượng, ký hiệu, số và biểu tượng dùng khi bán, cùng ký mã hiệu của các kiện hàng.
• Số lượng theo đơn vị đo lường của nước gửi hàng hoặc của Mỹ.
• Giá mua của từng mặt hàng bằng đồng tiền dùng để mua; với hàng không bán thì là giá trị mà mỗi mặt hàng sẽ có được khi bán với số lượng bán buôn thông thường tại nước xuất khẩu.
• Mọi khoản phí được liệt kê theo tên và số tiền: cước vận chuyển, bảo hiểm, hoa hồng, thùng, container, vật liệu bao bọc và đóng gói. Chi phí đóng gói và cước vận tải nội địa đến cảng xuất có thể nằm trong giá nếu hóa đơn ghi rõ điều đó.
• Các khoản giảm giá, hoàn thuế (drawback) và tiền thưởng được hưởng khi xuất khẩu, nước xuất xứ, và các khoản hỗ trợ (assists) (khuôn dập, khuôn đúc, dụng cụ, công việc kỹ thuật) chưa nằm trong giá.
• Nội dung của từng kiện, mọi khoản chiết khấu so với giá niêm yết, số trang trên hóa đơn giấy, tiếng Anh hoặc bản dịch tiếng Anh chính xác, và tên một nhân viên chịu trách nhiệm của nhà xuất khẩu, người nắm rõ giao dịch.

Liên minh châu Âu và Vương quốc Anh

Luật EU không quy định mẫu hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ đi kèm mà người khai báo phải giữ và sẵn sàng cho hải quan khi nộp tờ khai, đồng thời phải nộp khi luật EU yêu cầu hoặc hải quan đề nghị (Bộ luật Hải quan Liên minh (Union Customs Code, UCC), Điều 163). Đại lý hải quan lấy giá, loại tiền, điều kiện giao hàng, xuất xứ và các khoản phí từ hóa đơn, nên các mục cốt lõi là những gì họ cần, kèm mã EORI nếu các bên có. Bộ luật Hải quan Liên minh mới, Regulation (EU) 2026/2108, có hiệu lực từ tháng 9/2026 và được áp dụng theo từng giai đoạn, vì vậy hãy theo dõi các thay đổi.

Thuế suất thấp hơn thường phụ thuộc vào tuyên bố xuất xứ (statement on origin) ghi trên hóa đơn hoặc chứng từ thương mại khác, đúng nguyên văn mà hiệp định quy định. Theo GSP của EU, nhà xuất khẩu phải đăng ký trong REX trừ khi hàng có xuất xứ trong lô hàng có trị giá từ 6.000 EUR trở xuống; theo Hiệp định Thương mại và Hợp tác EU–Anh, tuyên bố cho lô hàng trên 6.000 EUR phải ghi mã REX của nhà xuất khẩu (EU) hoặc mã EORI (Anh).

Tại Anh, HMRC dùng hóa đơn của người bán, hoặc bất kỳ chứng từ nào đòi thanh toán, làm bằng chứng về trị giá giao dịch, và cộng chi phí giao hàng đến địa điểm hàng vào Anh. Theo Chương trình thương mại với các nước đang phát triển (Developing Countries Trading Scheme, DCTS), bất kỳ nhà xuất khẩu nào ở nước thụ hưởng cũng có thể lập khai báo xuất xứ trên hóa đơn hoặc chứng từ thương mại khác, miễn là mô tả hàng đủ rõ để nhận dạng. Doanh nghiệp không thành lập tại Anh chỉ có thể nhập khẩu vào Great Britain thông qua một bên đại diện gián tiếp cho mình.

Canada, Brazil và các thị trường khác

Với hàng thương mại, Canada yêu cầu Hóa đơn hải quan Canada (Canada Customs Invoice, mẫu CI1) hoặc hóa đơn thương mại có cùng thông tin, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (CBSA Memorandum D1-4-1). Dữ liệu gồm người bán, người nhận hàng và người mua, nước xuất xứ, nơi gửi hàng trực tiếp đến Canada, điều kiện bán và điều kiện thanh toán, đồng tiền thanh toán, kiện hàng, mô tả hàng có nêu rõ tình trạng nếu không phải hàng mới, số lượng, đơn giá, trọng lượng, cùng chi phí vận tải, bảo hiểm và đóng gói xuất khẩu đã tính vào hoặc loại khỏi tổng giá. Nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu hoặc đại lý có thể bổ sung một số mục. CBSA có thể yêu cầu chứng từ chứng minh, phải nộp trong vòng bảy ngày, và hồ sơ nhập khẩu được lưu giữ sáu năm.

Một số nước đặt ra quy định chặt chẽ hơn. Quy chế hải quan của Brazil liệt kê nội dung hóa đơn, gồm nước xuất xứ, nước mua hàng và nước xuất phát, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh, cước vận chuyển, điều kiện thanh toán và điều kiện Incoterms. Brazil chấp nhận tiếng Bồ Đào Nha, Anh, Pháp hoặc Tây Ban Nha, và bản gốc phải được nhà xuất khẩu ký, bằng chữ ký tay hoặc chứng thư số (Regulamento Aduaneiro, Điều 557 và các điều liên quan).

Tại Australia, Nhật Bản, Trung Quốc và Ấn Độ, nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan của họ khai báo dựa trên dữ liệu hóa đơn của bạn, nên các mục cốt lõi đều áp dụng. Quy định về hóa đơn có chứng thực hoặc hợp pháp hóa, bản dịch sang ngôn ngữ địa phương và mã HS trên hóa đơn khác nhau tùy nước, nhất là ở Trung Đông và Mỹ Latinh, vì vậy hãy hỏi nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan của họ trước lô hàng đầu tiên.

Hàng chuyển phát nhanh, hàng mẫu và hàng gửi miễn phí

Các hãng chuyển phát nhanh thông quan hàng theo hóa đơn của bạn, nên áp dụng cùng các quy tắc. UPS yêu cầu hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn chiếu lệ cho mọi lô hàng xuyên biên giới, trừ chứng từ không có giá trị thương mại. FedEx chấp nhận hóa đơn chiếu lệ cho hàng miễn phí như hàng mẫu, nhưng lưu ý không phải nước nào cũng chấp nhận và khuyến nghị dùng hóa đơn thương mại trong mọi trường hợp.

"Không có giá trị thương mại" nghĩa là không có thanh toán, không phải không có giá trị. FedEx nêu rằng vẫn cần trị giá hải quan ngay cả khi không có trị giá giao dịch và giá trị bằng 0 không được chấp nhận, còn quy định của Mỹ yêu cầu ghi giá trị mà mỗi mặt hàng sẽ có được khi bán với số lượng bán buôn thông thường. Hãy thêm một câu như "Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only" [Hàng mẫu không có giá trị thương mại, không dùng để bán lại. Giá trị chỉ phục vụ mục đích hải quan] (xem bài của Triplicate về gửi hàng mẫu).

Ưu đãi cho hàng giá trị thấp đã thu hẹp: Mỹ đã đình chỉ chế độ miễn trừ de minimis 800 USD vào 29/8/2025, và từ 1/7/2026, hàng bán từ xa vào EU trong các lô hàng đến 150 EUR phải nộp thuế hải quan 3 EUR cho mỗi mặt hàng. Hãy dự kiến các kiện chuyển phát nhanh sẽ được đối chiếu với hóa đơn như mọi hàng nhập khẩu khác. Quy định thay đổi thường xuyên; đây là hướng dẫn thực tiễn, không phải tư vấn pháp lý, vì vậy hãy xác nhận với cơ quan hải quan nước đến hoặc đại lý hải quan được cấp phép.