Quy trình thông quan nhập khẩu từng bước: Mỹ, EU, Anh, Canada

Ai thông quan hàng hóa và cần đăng ký những gì

Thông quan nhập khẩu do người nhập khẩu đứng tên (Importer of Record, IOR) thực hiện: bên khai báo hàng hóa với hải quan, trực tiếp hoặc thông qua đại lý hải quan, nộp thuế và các khoản thuế nhập khẩu, đồng thời chịu trách nhiệm về phân loại, trị giá và xuất xứ đã khai. IOR lưu hồ sơ khai báo và nhận mọi khoản hoàn thuế. Đại lý hải quan hoặc forwarder thường chỉ là đại diện của IOR, và IOR không phải lúc nào cũng là công ty nhận hàng (xem ghi chú của Triplicate về người nhập khẩu đứng tên).

Theo Incoterms 2020, người mua làm thủ tục thông quan nhập khẩu và trả thuế theo mọi điều kiện, trừ DDP. Theo DDP, người bán làm việc đó, nên người bán hoặc bên do người bán chỉ định phải được phép đóng vai trò người nhập khẩu, và một số nước hạn chế điều này: ICC nêu Brazil, nơi người bán nước ngoài không được tự sắp xếp thông quan nhập khẩu, và lưu ý rằng người bán ngoài EU cần có đại diện thành lập tại EU. ICC khuyến nghị những người bán không thể đáp ứng các nghĩa vụ này nên dùng DAP hoặc DPU. Mỗi nước cũng đặt ra các yêu cầu đăng ký riêng:

• Mỹ: IOR phải là chủ sở hữu hoặc người mua hàng, hoặc đại lý hải quan được cấp phép do một trong hai bên chỉ định, và thuế là khoản nợ cá nhân của IOR ngay cả khi đại lý hải quan không nộp (19 CFR 141.1). IOR cần có mã số người nhập khẩu (IRS EIN, hoặc mã do CBP cấp qua CBP Form 5106), giấy ủy quyền cho đại lý hải quan và bảo lãnh hải quan cho tờ khai chính thức: bảo lãnh theo từng lần, hoặc bảo lãnh liên tục bằng 10% thuế, phí và lệ phí của 12 tháng gần nhất, tối thiểu 50.000 USD. Pháp nhân không cư trú còn cần có đại lý cư trú để nhận tống đạt và bảo lãnh do một bên bảo lãnh là pháp nhân cư trú cấp.
• Liên minh châu Âu: luật EU dùng khái niệm người khai báo (declarant), thông thường phải thành lập tại EU, nên người bán ngoài EU bán theo DDP dùng đại diện gián tiếp, khai báo dưới tên của chính đại diện đó và cũng chịu trách nhiệm nộp thuế. Mọi doanh nghiệp thành lập tại EU đều cần mã EORI; doanh nghiệp ngoài EU chỉ cần mã EORI riêng khi tự nộp tờ khai hoặc tờ khai tóm tắt nhập cảnh, hoặc khi hoạt động với tư cách người vận chuyển. Mã số VAT không phải là EORI, vì vậy hãy kiểm tra số trên dịch vụ xác thực EORI của Ủy ban châu Âu.
• Vương quốc Anh: mã GB EORI thường yêu cầu có cơ sở tại Anh; HMRC cấp ngay trừ khi phải kiểm tra, và việc kiểm tra có thể mất tới 5 ngày làm việc. Doanh nghiệp không thành lập tại Anh chỉ nhập khẩu vào Anh (Great Britain) thông qua một bên hành động gián tiếp thay mặt mình, và bên đó giữ mã EORI.
• Canada: người nhập khẩu cần có Business Number gồm chín chữ số kèm tài khoản chương trình xuất nhập khẩu (RM), được mở và quản lý trên Cổng khách hàng CARM của CBSA, cũng là nơi ủy quyền cho đại lý hải quan. Công ty nước ngoài có thể nhập khẩu với tư cách người nhập khẩu không cư trú, đặt khoản bảo đảm tài chính của chính mình trên CARM và lưu hồ sơ tại Canada hoặc nhờ một đại diện ở đó lưu giữ.

Chứng từ, giấy phép và dữ liệu hàng hóa khai trước

Đại lý hải quan lập tờ khai dựa trên chứng từ của người xuất khẩu. Hóa đơn thương mại nêu tên người bán và người mua, mô tả từng dòng hàng bằng ngôn ngữ thương mại thông thường, ghi số lượng, đơn giá, tổng tiền, mã tiền tệ ISO, điều kiện Incoterms kèm địa điểm đã nêu và nước xuất xứ, trong đó cước vận chuyển, phí bảo hiểm và các khoản khác được ghi riêng. Mỗi nước đến có thêm quy định riêng: Mỹ liệt kê nội dung bắt buộc tại 19 CFR 141.86, bằng tiếng Anh hoặc kèm bản dịch tiếng Anh chính xác, còn Canada yêu cầu dữ liệu của Hóa đơn hải quan Canada (Canada Customs Invoice, CI1), bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Phiếu đóng gói ghi nội dung, trọng lượng và kích thước của từng kiện, và các số tổng phải khớp với hóa đơn cũng như vận đơn hoặc vận đơn hàng không (xem ghi chú của Triplicate về yêu cầu đối với hóa đơn thương mại).

Thuế suất ưu đãi cần có chứng từ chứng minh xuất xứ đúng dạng mà hiệp định thương mại quy định: giấy chứng nhận như EUR.1, Form E hoặc Form RCEP, hoặc bản khai hay xác nhận xuất xứ do người xuất khẩu, nhà sản xuất hoặc người nhập khẩu lập. Theo các hiệp định của EU, người xuất khẩu không có tư cách REX hoặc nhà xuất khẩu được ủy quyền chỉ có thể lập bản khai như vậy cho lô hàng đến 6.000 EUR. Canada không yêu cầu giấy chứng nhận đối với hàng nhập khẩu thương mại có trị giá tính thuế từ 3.300 CAD trở xuống, nhưng người nhập khẩu phải lưu hồ sơ chứng minh xuất xứ. Nếu không có chứng từ hợp lệ, hãy chuẩn bị chịu thuế suất thông thường.

Dữ liệu hàng hóa phải nộp trước khi hàng đến, đôi khi trước khi xếp hàng. Với hàng đường biển đi Mỹ, người nhập khẩu ISF nộp Khai báo an ninh nhà nhập khẩu (Importer Security Filing) chậm nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài, có bảo lãnh bảo đảm; ISF nộp trễ hoặc không chính xác có thể bị phạt bồi thường thiệt hại ấn định (liquidated damages) 5.000 USD cho mỗi vi phạm. Với EU, người vận chuyển, đôi khi là forwarder hoặc nhà khai thác bưu chính, nộp tờ khai tóm tắt nhập cảnh ICS2 cho mọi phương thức vận tải, trong đó một số dữ liệu phải nộp trước khi xếp hàng đối với hàng không, vì vậy hãy cung cấp cho họ mã EORI của người nhận hàng hoặc, nếu người đó chưa có, địa chỉ đầy đủ. Hàng hóa thuộc diện quản lý thường còn cần giấy phép, đăng ký hoặc thông báo của một cơ quan khác, ví dụ:

• Thực phẩm vào Mỹ: cơ sở nước ngoài đăng ký với FDA, và mọi lô hàng, kể cả mẫu thương mại, cần có thông báo trước (prior notice) cho FDA ít nhất 2 giờ trước khi đến nếu đi đường bộ, 4 giờ nếu đường hàng không hoặc đường sắt và 8 giờ nếu đường biển.
• Mỹ phẩm vào Mỹ: không cần FDA phê duyệt, nhưng theo MoCRA, nhà máy đăng ký với FDA và người chịu trách nhiệm (responsible person) niêm yết từng sản phẩm.
• Mỹ phẩm vào EU và Anh: người chịu trách nhiệm (Responsible Person) thành lập tại đó thông báo từng sản phẩm trước khi bán, qua CPNP ở EU hoặc SCPN ở Anh (Great Britain).
• Mỹ phẩm vào Canada: nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu tại Canada nộp Biểu mẫu thông báo mỹ phẩm (Cosmetic Notification Form) trong vòng 10 ngày sau lần bán đầu tiên; kem chống nắng cần có DIN hoặc NPN trước khi nhập khẩu để bán.

Mã HS, trị giá hải quan và xuất xứ: cách tính thuế

Thuế phụ thuộc vào ba yếu tố được khai trên tờ khai: mã thuế, trị giá hải quan và nước xuất xứ. 6 số đầu của mã là Hệ thống hài hòa (Harmonized System, HS), được hơn 200 quốc gia và nền kinh tế sử dụng; mỗi nước thêm các số phía sau, vì vậy tờ khai dùng mã đầy đủ của nước đến: 10 số trong HTSUS của Mỹ, 8 số trong Danh mục kết hợp (Combined Nomenclature) của EU và 10 số trong TARIC, và 10 số đối với hàng nhập khẩu vào Anh. Việc phân loại tuân theo các Quy tắc tổng quát giải thích (General Rules of Interpretation) theo thứ tự, và một quyết định ràng buộc, do CBP đưa ra theo 19 CFR Part 177 hoặc là thông tin thuế quan ràng buộc (Binding Tariff Information) của EU có giá trị 3 năm, giúp bạn chắc chắn trước khi giao hàng. HS 2028 có hiệu lực từ 1/1/2028.

Theo Hiệp định Trị giá Hải quan của WTO, trị giá hải quan thông thường là trị giá giao dịch: mức giá thực trả hoặc phải trả, cộng với các chi phí do người mua chịu mà giá chưa bao gồm, như hoa hồng bán hàng, đóng gói, hỗ trợ (assists) và tiền bản quyền trả như một điều kiện của việc bán hàng. Mỗi nước quyết định có tính cước vận chuyển và bảo hiểm hay không. EU và Anh cộng chúng đến điểm hàng vào lãnh thổ của họ, tức trị giá dạng CIF, Nhật Bản, Trung Quốc và Ấn Độ cũng vậy; Mỹ không tính cước vận tải quốc tế và bảo hiểm, còn Canada và Úc cũng dùng trị giá dạng FOB. Nếu không thể dùng trị giá giao dịch, hải quan áp dụng lần lượt các phương pháp khác, và không phương pháp nào được dùng trị giá tối thiểu hoặc trị giá áp đặt tùy tiện.

Xuất xứ quyết định thuế suất, các khoản thuế bổ sung và việc có được hưởng ưu đãi hay không. Xuất xứ không ưu đãi thường là nước nơi diễn ra công đoạn chế biến đáng kể cuối cùng, nên đóng gói lại hoặc dán nhãn lại ở nước khác không làm thay đổi xuất xứ. Ở Mỹ, chương 99 cộng thêm thuế vào thuế suất chung theo sản phẩm và xuất xứ, chẳng hạn thuế Section 301 ở mức 10% hoặc 12,5% đối với phần lớn hàng hóa của 60 nền kinh tế từ 24/7/2026 và thuế Section 232 đối với kim loại và các hàng hóa khác được liệt kê. Tờ khai chính thức còn phải nộp Phí xử lý hàng hóa (Merchandise Processing Fee) bằng 0,3464% trị giá (từ 1/10/2026 tối thiểu 34,58 USD và tối đa 670,86 USD), và hàng đường biển phải nộp Phí bảo trì cảng (Harbor Maintenance Fee) 0,125%.

Nộp thuế, VAT hoặc GST nhập khẩu và giải phóng hàng

Đại lý hải quan nộp tờ khai, người nhập khẩu đứng tên nộp thuế, và hải quan giải phóng hàng, cho hàng rời khỏi sự kiểm soát của mình, sau khi tờ khai được chấp nhận và mọi cuộc kiểm tra (nếu có) hoàn tất. Ở Mỹ, đại lý hải quan nộp tờ khai (entry) và tờ khai tổng hợp nhập khẩu (entry summary) (CBP Form 3461 và 7501), rồi nộp thuế và phí theo mức có hiệu lực vào ngày khai báo. Tờ khai chính thức, thường áp dụng cho hàng trên 2.500 USD, cần có bảo lãnh được đăng ký trước khi giải phóng hàng; tờ khai đơn giản (informal entry), thường đến 2.500 USD, được nộp thuế khi trình tờ khai. Nếu hóa đơn thương mại chưa sẵn sàng, có thể nộp hóa đơn proforma kèm bảo lãnh và phải bổ sung hóa đơn trong vòng 120 ngày.

Ở EU, Anh và Canada, VAT hoặc GST nhập khẩu phải nộp thêm vào thuế, và việc ai có thể khấu trừ hoặc thu hồi khoản này rất quan trọng khi bạn định giá DDP:

• Liên minh châu Âu: VAT nhập khẩu theo thuế suất của nước nhập khẩu. Người mua là doanh nghiệp đã đăng ký VAT thường được khấu trừ, người tiêu dùng thì không. Người bán ngoài EU phải nộp VAT nhập khẩu trong giao dịch DDP bị coi là thực hiện việc bán tiếp theo tại nước đó, nên thường cần đăng ký VAT ở đó.
• Vương quốc Anh: VAT nhập khẩu, ví dụ 20% đối với mỹ phẩm. Người nhập khẩu đã đăng ký VAT tại Anh có thể hạch toán khoản này trong tờ khai VAT thông qua cơ chế hạch toán VAT hoãn nộp (postponed VAT accounting); người nhập khẩu không thành lập tại Anh phải chỉ thị bằng văn bản cho đại lý của mình và được ghi nhận là người nhận hàng. Doanh nghiệp không thành lập tại Anh không có ngưỡng đăng ký và phải đăng ký VAT Anh ngay khi thực hiện cung ứng chịu thuế ở bất kỳ giá trị nào tại Anh.
• Canada: CBSA thu GST 5% trên trị giá đã nộp thuế; ở các tỉnh áp dụng HST, phần thuế của tỉnh đối với hàng thương mại thường do người nhập khẩu tự tính trong tờ khai của mình. Đại lý hải quan nộp yêu cầu giải phóng hàng và Tờ khai kế toán thương mại (Commercial Accounting Declaration, CAD); nếu không có bảo đảm cho hình thức giải phóng trước khi thanh toán (release prior to payment) đã đặt trên CARM, thuế sẽ được nộp tại văn phòng CBSA trước khi giải phóng hàng. Người nhập khẩu đã đăng ký GST/HST có thể thu hồi thuế này dưới dạng tín dụng thuế đầu vào (input tax credit); người nhập khẩu không cư trú chưa đăng ký thì không.

Kiểm tra, giữ hàng và cách tránh

Phần lớn các vụ giữ hàng quy về dữ liệu: chứng từ không khớp nhau, mô tả mà hải quan không thể phân loại, trị giá bị nghi ngờ, hoặc thiếu một tờ khai, mã số hay giấy phép. Hải quan so sánh tờ khai với hóa đơn, phiếu đóng gói và bản kê khai hàng hóa (manifest) của người vận chuyển, nên số kiện, trọng lượng, mô tả hoặc người nhận hàng khác nhau là nguyên nhân thường gặp. Từ ngữ chung chung cũng là vấn đề: quy định về manifest tàu biển của Mỹ từ chối các cụm như “general cargo”, và ICS2 của EU giữ một danh sách từ cấm không được đứng một mình làm mô tả. Hãy viết rõ mặt hàng là gì, chất liệu và công dụng.

Không có chuẩn toàn cầu về thời gian kiểm tra. Kiểm tra chứng từ có thể thông quan trong vài giờ sau khi chứng từ đến, và HMRC đặt mục tiêu thông quan hàng nhập khẩu đường hàng không và đường bộ đã đến trong vòng 2 giờ kể từ khi nhận được chứng từ đã yêu cầu, trong khi kiểm tra thực tế hoặc rà soát của cơ quan chuyên ngành có thể mất nhiều ngày. Ở Mỹ, CBP phải quyết định giải phóng hay giữ hàng trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi hàng được đưa ra kiểm tra, và nếu không có quyết định trong 30 ngày thì được coi là từ chối nhập cảnh (exclusion), có thể khiếu nại. Sau khi FDA giữ hàng, người nhập khẩu thường có 10 ngày làm việc để phản hồi, và hàng bị từ chối phải được tái xuất hoặc tiêu hủy trong vòng 90 ngày.

Việc giữ hàng tốn tiền: các trạm kiểm tra của Mỹ tính phí cho người sử dụng, và hàng lưu kho tạm thời tại EU phải được đưa vào một thủ tục hải quan hoặc tái xuất trong vòng 90 ngày. Ở Mỹ, hầu hết hàng nhập khẩu phải ghi tên nước xuất xứ bằng tiếng Anh, và hàng không ghi nhãn bị áp thêm 10% thuế, trừ khi được ghi nhãn, tái xuất hoặc tiêu hủy dưới sự giám sát của CBP. Người xuất khẩu hiếm khi tự nộp tờ khai nhưng cung cấp phần lớn chứng từ, vì vậy hãy luôn liên lạc được cho đến khi hàng được giải phóng (xem ghi chú của Triplicate về lý do hải quan giữ hàng).

Sau khi giải phóng hàng: hồ sơ, điều chỉnh, hoàn thuế và bưu kiện giá trị thấp

Hãy lưu hồ sơ: ở Mỹ 5 năm kể từ ngày khai báo, ở Canada sáu năm, còn bằng chứng xuất xứ lưu theo thời hạn mà hiệp định thương mại và luật quốc gia yêu cầu, thường từ ba đến năm năm. Hải quan có thể kiểm tra trị giá đã khai và yêu cầu bằng chứng như hợp đồng và chứng từ thanh toán, nên hãy lưu chúng cùng hồ sơ khai báo. Nếu phát hiện sai sót, hãy điều chỉnh: ở Mỹ, khoản thuế bị thiếu do khai báo gian dối hoặc cẩu thả phải được nộp dù có bị phạt hay không, và việc khai báo tự nguyện trước (prior disclosure) được thực hiện trước khi một cuộc điều tra chính thức bắt đầu sẽ giảm mức phạt do sơ suất xuống còn tiền lãi trên số tiền chưa nộp. Ở EU, người nộp tờ khai chịu trách nhiệm về tính chính xác của tờ khai.

Tiền hoàn thuế được trả cho người nhập khẩu đứng tên trên tờ khai. Tờ khai của Mỹ được quyết toán thuế (liquidated) khi CBP chốt số thuế, và trong vòng 180 ngày sau khi quyết toán, người nhập khẩu có thể nộp khiếu nại (protest). Sau khi Tòa án Tối cao phán quyết ngày 20/2/2026 rằng IEEPA không cho phép áp thuế, CBP hoàn các khoản thuế đó kèm lãi thông qua công cụ CAPE trong Cổng ACE: từ 20/4/2026 đối với các tờ khai chưa quyết toán và tờ khai đã quyết toán trong vòng 80 ngày gần nhất, và theo thông báo của CBP, từ 6/10/2026 (Phase 3) đối với các tờ khai đã quyết toán chính thức thuộc diện tái quyết toán theo lệnh tòa án (xem ghi chú của Triplicate về hoàn thuế của Mỹ). Thuế Section 301 và 232 không được hoàn qua CAPE, nhưng thuế Section 301 có thể thu hồi qua hoàn thuế xuất khẩu (duty drawback) nếu sau đó hàng được xuất khẩu và đáp ứng quy định về drawback. Theo nhiều hiệp định thương mại, người nhập khẩu cũng có thể yêu cầu hoàn thuế sau khi nhập khẩu, trong thời hạn mà luật của nước đó cho phép.

Bưu kiện giá trị thấp không còn được bỏ qua thông quan. Chế độ miễn trừ de minimis 800 USD của Mỹ đã bị đình chỉ đối với tất cả các nước từ 29/8/2025, đình chỉ vô thời hạn từ 24/6/2026, và theo luật sẽ chấm dứt vào 1/7/2027, nên các lô hàng giá trị thấp cần có tờ khai, tờ khai đơn giản đến 2.500 USD; quà tặng thực sự (bona fide) đến 100 USD vẫn được miễn. Ở EU, từ 1/7/2026 đến 1/7/2028, bán hàng từ xa (distance sales) trong lô hàng đến 150 EUR chịu thuế hải quan 3 EUR mỗi mặt hàng, tức các hàng hóa có cùng phân loại thuế, và một khoản phí xử lý riêng 2 EUR mỗi mặt hàng dự kiến bắt đầu chậm nhất vào 1/11/2026; hãy xác nhận ngày này. Ở Anh, không tính VAT nhập khẩu đối với lô hàng của người tiêu dùng từ £135 trở xuống, vì người bán hoặc sàn thương mại điện tử tính VAT tại thời điểm bán. Hàng mẫu vẫn cần có trị giá hải quan thực tế: không chấp nhận trị giá bằng không.