Despacho aduanero de importación paso a paso: EE. UU., UE, Reino Unido, Canadá

Quién despacha la mercancía y qué debe registrar

El despacho de importación lo hace el importador de registro (IOR): la parte que declara la mercancía en aduana, por sí misma o mediante un agente aduanal, paga los aranceles y los impuestos de importación, y responde de la clasificación, el valor y el origen declarados. Conserva los registros de la entrada y recibe los reembolsos. Un agente o transitario normalmente actúa solo como su representante, y el IOR no siempre es la empresa a la que se envía la mercancía (ver la nota de Triplicate sobre el importador de registro).

Según los Incoterms 2020, el comprador despacha la mercancía para la importación y paga los aranceles y los impuestos en todas las reglas salvo DDP. En DDP lo hace el vendedor, así que este o una parte que designe debe poder actuar como importador, algo que algunos países restringen: la ICC cita a Brasil, donde un vendedor extranjero no puede gestionar el despacho de importación, y señala que los vendedores de fuera de la UE necesitan un representante establecido en la UE. La ICC aconseja a los vendedores que no puedan cumplir estas obligaciones que usen DAP o DPU. Además, cada país fija sus propios registros:

• Estados Unidos: el IOR debe ser el propietario o comprador de la mercancía, o un agente aduanal con licencia designado por uno de ellos, y los aranceles son una deuda personal suya aunque el agente no los pague (19 CFR 141.1). Necesita un número de importador (EIN del IRS, o un número asignado por la CBP mediante el CBP Form 5106), un poder para su agente y una fianza aduanera para las entradas formales: una fianza de transacción única o una fianza continua del 10% de los aranceles, impuestos y tasas de los últimos 12 meses, de al menos USD 50 000. Una corporación no residente necesita además un agente residente para notificaciones judiciales y una fianza otorgada por una afianzadora residente.
• Unión Europea: el derecho de la UE usa la figura del declarante, que normalmente debe estar establecido en la UE, así que un vendedor de fuera de la UE en DDP recurre a un representante indirecto que declara en su propio nombre y también debe el arancel. Toda empresa establecida en la UE necesita un número EORI; una empresa de fuera de la UE necesita el suyo solo para presentar por sí misma declaraciones o declaraciones sumarias de entrada, o para actuar como transportista. Un número de IVA no es un EORI, así que verifica los números en el servicio de validación de EORI de la Comisión Europea.
• Reino Unido: un EORI de GB normalmente exige tener un local en el Reino Unido; la HMRC lo emite de inmediato salvo que haga comprobaciones, que pueden tardar hasta 5 días hábiles. Una empresa no establecida en el Reino Unido solo importa a Gran Bretaña a través de alguien que actúe indirectamente por ella y que tenga el EORI.
• Canadá: el importador necesita un Business Number de nueve dígitos con una cuenta del programa de importación-exportación (RM), que se abre y gestiona en el CARM Client Portal de la CBSA (Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá), donde también delega facultades en su agente aduanal. Una empresa extranjera puede importar como importador no residente, constituyendo su propia garantía financiera en CARM y conservando los registros en Canadá o con un agente allí.

Documentos, permisos y datos anticipados de la carga

El agente aduanal prepara la declaración a partir de los documentos del exportador. La factura comercial indica el vendedor y el comprador, describe cada línea en lenguaje comercial claro y da la cantidad, el precio unitario, el total, un código de moneda ISO, la regla Incoterms con el lugar designado y el país de origen, con el flete, el seguro y otros cargos indicados por separado. Cada destino añade sus propias reglas: EE. UU. enumera el contenido exigido en 19 CFR 141.86, en inglés o con una traducción exacta al inglés, y Canadá pide los datos de su Canada Customs Invoice (CI1), en inglés o francés. La lista de empaque da el contenido, los pesos y las dimensiones de cada bulto, y sus totales deben coincidir con la factura y con el conocimiento de embarque o la guía aérea (ver la nota de Triplicate sobre los requisitos de la factura comercial).

Para aplicar un arancel preferencial se necesita una prueba de origen en la forma exacta que fija el acuerdo comercial: un certificado como el EUR.1, el Form E o el Form RCEP, o una declaración o certificación de origen hecha por el exportador, el productor o el importador. En los acuerdos de la UE, los exportadores sin condición de REX ni de exportador autorizado solo pueden hacer esas declaraciones para envíos de hasta EUR 6000. Canadá no exige certificado para las importaciones comerciales con un valor en aduana de CAD 3300 o menos, pero el importador debe conservar los registros que prueben el origen. Sin una prueba válida, se aplica el arancel estándar.

Los datos anticipados de la carga se presentan antes de la llegada, a veces antes de la carga. Para la carga marítima con destino a EE. UU., el importador ISF presenta la Importer Security Filing al menos 24 horas antes de que la mercancía se cargue en el puerto extranjero, respaldada por una fianza; una ISF tardía o inexacta puede suponer daños liquidados de USD 5000 por infracción. Para la UE, el transportista, o a veces un transitario o un operador postal, presenta una declaración sumaria de entrada ICS2 para todos los modos, con algunos datos exigibles antes de la carga en el modo aéreo, así que dale el EORI del consignatario o, si no lo tiene, su dirección completa. Las mercancías reguladas suelen necesitar además el permiso, el registro o el aviso de otra agencia, por ejemplo:

• Alimentos en EE. UU.: la instalación extranjera se registra ante la FDA, y todo envío, incluidas las muestras comerciales, necesita un aviso previo a la FDA al menos 2 horas antes de la llegada por carretera, 4 por aire o ferrocarril y 8 por mar.
• Cosméticos en EE. UU.: no requieren aprobación de la FDA, pero según la MoCRA la fábrica se registra ante la FDA y la persona responsable lista cada producto.
• Cosméticos en la UE y el Reino Unido: una Persona Responsable establecida allí notifica cada producto antes de su venta, mediante el CPNP en la UE o el SCPN en Gran Bretaña.
• Cosméticos en Canadá: el fabricante o el importador en Canadá presenta un Cosmetic Notification Form dentro de los 10 días posteriores a la primera venta; los protectores solares necesitan un DIN o un NPN antes de importarse para la venta.

Código HS, valor en aduana y origen: cómo se calcula el arancel

El arancel depende de tres datos declarados en la entrada: el código arancelario, el valor en aduana y el país de origen. Los primeros 6 dígitos del código son el Sistema Armonizado, que usan más de 200 países y economías; cada uno agrega dígitos, así que la entrada usa el código completo del destino: 10 dígitos en el HTSUS de EE. UU., 8 en la Nomenclatura Combinada de la UE y 10 en el TARIC, y 10 para las importaciones al Reino Unido. La clasificación sigue en orden las Reglas Generales de Interpretación, y una resolución vinculante, de la CBP conforme a 19 CFR Part 177 o como información arancelaria vinculante de la UE con validez de 3 años, da certeza antes de embarcar. El HS 2028 entra en vigor el 1 de enero de 2028.

Según el Acuerdo de Valoración Aduanera de la OMC, el valor en aduana es normalmente el valor de transacción: el precio realmente pagado o por pagar, más los costos que asume el comprador y que el precio no incluye, como las comisiones de venta, el embalaje, los assists y las regalías pagadas como condición de venta. Cada país decide si el transporte y el seguro cuentan. La UE y el Reino Unido los suman hasta el punto en que la mercancía entra en su territorio, un valor de tipo CIF, igual que Japón, China e India; EE. UU. excluye el flete y el seguro internacionales, y Canadá y Australia también usan valores de tipo FOB. Si no puede usarse el valor de transacción, la aduana aplica los demás métodos en orden, y ninguno puede usar valores mínimos o arbitrarios.

El origen decide la tasa del arancel, los aranceles adicionales y cualquier preferencia. El origen no preferencial suele ser el país de la última transformación sustancial, así que reempacar o reetiquetar en otro país no lo cambia. En EE. UU., el capítulo 99 suma aranceles a la tasa general según el producto y el origen, como el arancel de la Sección 301 del 10% o 12,5% sobre la mayoría de las mercancías de 60 economías desde el 24 de julio de 2026 y los aranceles de la Sección 232 sobre metales y otras mercancías listadas. Las entradas formales pagan además la Merchandise Processing Fee del 0,3464% del valor (desde el 1 de octubre de 2026, como mínimo USD 34,58 y como máximo USD 670,86), y la carga marítima la Harbor Maintenance Fee del 0,125%.

Pago del arancel y del IVA o GST de importación, y liberación

El agente aduanal presenta la declaración, el importador de registro paga y la aduana libera la mercancía, es decir, la deja salir de su control, una vez aceptada la declaración y hechas las verificaciones que correspondan. En EE. UU. el agente presenta la entrada y el resumen de entrada (CBP Forms 3461 y 7501) y paga el arancel y las tasas conforme a las tarifas vigentes en la fecha de entrada. Una entrada formal, en general de más de USD 2500, necesita una fianza registrada antes de la liberación; una entrada informal, en general de hasta USD 2500, se paga al presentarla. Si la factura comercial no está lista, puede presentarse una factura proforma con una fianza, y la factura debe llegar dentro de 120 días.

En la UE, el Reino Unido y Canadá, el IVA o el GST de importación se debe además del arancel, y quién puede recuperarlo importa al fijar el precio en DDP:

• Unión Europea: IVA de importación a la tasa del país de importación. Un comprador empresarial registrado a efectos del IVA normalmente puede deducirlo; un consumidor no. Un vendedor de fuera de la UE que debe el IVA de importación en una venta en DDP se considera que realiza su venta posterior en ese país, así que normalmente necesita un registro de IVA allí.
• Reino Unido: IVA de importación, del 20% en los cosméticos, por ejemplo. Un importador registrado a efectos del IVA en el Reino Unido puede contabilizarlo en su declaración de IVA mediante el aplazamiento del IVA de importación (postponed VAT accounting); un importador no establecido debe dar instrucciones por escrito a su agente y figurar como consignatario. Una empresa no establecida no tiene umbral de registro y debe registrarse a efectos del IVA del Reino Unido en cuanto realice entregas sujetas a impuesto de cualquier valor en el Reino Unido.
• Canadá: la CBSA cobra un GST del 5% sobre el valor con arancel pagado; en las provincias con HST, la parte provincial sobre las mercancías comerciales generalmente se autoliquida en la declaración del importador. El agente presenta la liberación y la Commercial Accounting Declaration (CAD); si no hay liberación previa al pago respaldada por una garantía constituida en CARM, los aranceles y los impuestos se pagan en una oficina de la CBSA antes de la liberación. Un importador registrado para GST/HST puede recuperar el impuesto como crédito fiscal por insumos (input tax credit); un importador no residente no registrado no puede.

Inspecciones y retenciones, y cómo evitarlas

La mayoría de las retenciones se deben a los datos: documentos que no coinciden, descripciones que la aduana no puede clasificar, valores que pone en duda, o una declaración, un número o un permiso faltante. La aduana compara la declaración con la factura, la lista de empaque y el manifiesto del transportista, así que una diferencia en el número de bultos, el peso, la descripción o el consignatario es un motivo frecuente. Las palabras genéricas también son un problema: las normas de manifiesto de buques de EE. UU. rechazan términos como general cargo, y el ICS2 de la UE mantiene una lista de palabras prohibidas que no pueden figurar solas como descripción. Escribe qué es el artículo, su material y su uso.

No existe un estándar global sobre cuánto duran las verificaciones. Las revisiones documentales pueden resolverse en horas una vez que llegan los documentos, y la HMRC busca despachar las importaciones aéreas y terrestres ya llegadas dentro de 2 horas de recibir los documentos que pidió, mientras que los exámenes físicos o las revisiones de otras agencias pueden tardar días. En EE. UU., la CBP debe decidir sobre la liberación o la detención dentro de 5 días hábiles desde que la mercancía se presenta para examen, y si no hay decisión en 30 días se cuenta como una exclusión, que puede impugnarse mediante una protesta (protest). Tras una detención de la FDA, el importador normalmente tiene 10 días hábiles para responder, y la mercancía rechazada debe exportarse o destruirse dentro de 90 días.

Las retenciones cuestan dinero: las estaciones de examen de EE. UU. facturan sus tarifas al usuario, y la mercancía en depósito temporal de la UE debe someterse a un procedimiento aduanero o reexportarse dentro de 90 días. En EE. UU., la mayoría de los artículos importados deben llevar marcado el nombre en inglés del país de origen, y la mercancía sin marcar paga un arancel adicional del 10% a menos que se marque, se exporte o se destruya bajo la supervisión de la CBP. El exportador rara vez presenta la entrada, pero aporta la mayoría de los documentos, así que debe seguir localizable hasta la liberación (ver la nota de Triplicate sobre por qué las aduanas retienen los envíos).

Después de la liberación: registros, correcciones, reembolsos y envíos de bajo valor

Conserva los registros: en EE. UU. durante 5 años desde la fecha de entrada, en Canadá durante seis años, y las pruebas de origen durante el tiempo que exijan el acuerdo comercial y la ley nacional, normalmente de tres a cinco años. La aduana puede verificar un valor declarado y pedir pruebas, como el contrato y el comprobante de pago, así que guárdalos junto con la entrada. Si descubres un error, corrígelo: en EE. UU., el arancel que se dejó de pagar por una entrada falsa o negligente debe pagarse se imponga o no una sanción, y una divulgación previa hecha antes de que empiece una investigación formal reduce una sanción por negligencia a los intereses sobre el monto no pagado. En la UE, la persona que presenta la declaración es responsable de su exactitud.

Los reembolsos van al importador de registro indicado en la entrada. Una entrada de EE. UU. se liquida cuando la CBP determina el arancel de forma definitiva, y dentro de los 180 días posteriores a la liquidación el importador puede presentar una protesta. Después de que la Corte Suprema resolviera el 20 de febrero de 2026 que la IEEPA no autoriza aranceles, la CBP reembolsa esos aranceles con intereses mediante su herramienta CAPE en el ACE Portal: desde el 20 de abril de 2026 para las entradas no liquidadas y las liquidadas en los últimos 80 días y, según anunció la CBP, desde el 6 de octubre de 2026 (Fase 3) para las entradas con liquidación definitiva cubiertas por una reliquidación ordenada por un tribunal (ver la nota de Triplicate sobre los reembolsos de aranceles de EE. UU.). Los aranceles de las Secciones 301 y 232 no se reembolsan mediante CAPE, pero los de la Sección 301 pueden recuperarse mediante la devolución de aranceles (duty drawback) si la mercancía se exporta después y se cumplen las reglas del drawback. En muchos acuerdos comerciales, el importador también puede reclamar un reembolso después de la importación, dentro del plazo que permita su ley.

Los envíos de bajo valor ya no se libran del despacho. La exención de minimis de USD 800 de EE. UU. está suspendida para todos los países desde el 29 de agosto de 2025, de forma indefinida desde el 24 de junio de 2026, y por ley termina el 1 de julio de 2027, así que los envíos de bajo valor necesitan una entrada, informal hasta USD 2500; los regalos genuinos (bona fide gifts) de hasta USD 100 siguen exentos. En la UE, del 1 de julio de 2026 al 1 de julio de 2028, las ventas a distancia en envíos de hasta EUR 150 pagan un arancel aduanero de EUR 3 por artículo, entendido como las mercancías que comparten una misma clasificación arancelaria, y una tasa de manipulación aparte de EUR 2 por artículo debe empezar a aplicarse a más tardar el 1 de noviembre de 2026; confirma la fecha. En el Reino Unido no se cobra IVA de importación en los envíos a consumidores de £135 o menos, porque el vendedor o el marketplace cobra el IVA en el punto de venta. Las muestras igual necesitan un valor en aduana realista: no se acepta cero.