Requisitos de la factura comercial para la aduana: lista mundial

Los campos que espera toda autoridad aduanera

La aduana usa la factura comercial para comprobar qué es la mercancía, cuánto vale y de dónde viene, y el agente del importador normalmente copia sus datos en la declaración de importación. Cada país redacta sus reglas de forma distinta, pero una factura con los campos siguientes cumple el núcleo común casi en todas partes. Las normas de EE. UU. permiten incluir cualquier dato exigido en un anexo de la factura.

• Vendedor o exportador y comprador, con nombres y direcciones completos. Añade el consignatario si la mercancía va a otra parte, el importador de registro si es distinto, y los números fiscales, EORI o de importador cuando el destino los use.
• Número y fecha de la factura, y referencias como el número de pedido o de contrato.
• Una descripción de cada línea en lenguaje comercial claro: qué es el artículo, su material, uso, calidad y modelo, por ejemplo "women's knitted cotton T-shirts" (camisetas de punto de algodón para mujer), no "garments" (prendas de vestir). DHL advierte que "samples" (muestras) o "parts" (piezas) por sí solos no son una descripción adecuada, y un número de modelo solo no le dice nada a la aduana.
• Código HS de cada línea: pocos países lo exigen en la factura, pero los agentes lo copian, así que indica un código que hayas verificado en el arancel del destino.
• Cantidad y unidad de medida, precio unitario, total de la línea y total de la factura, con la moneda como código ISO, como USD o EUR, y no solo "$".
• Condiciones de entrega: la regla Incoterms 2020 y el lugar designado, por ejemplo "FOB Busan, Incoterms 2020".
• País de origen de cada línea.
• Bultos: número y tipo, marcas y números, pesos neto y bruto, que coincidan con la lista de empaque y el documento de transporte.
• Condiciones de pago y descuentos, con el flete, el seguro, el empaque y las comisiones como importes separados.
• El motivo de la exportación cuando no hay venta (muestra, reparación, devolución, regalo), el nombre de una persona que conozca la operación y cualquier firma o declaración que exija el destino.

Valor en aduana: qué mostrar por separado y qué sumar

Según el Acuerdo de la OMC (WTO) sobre Valoración en Aduana, el valor en aduana es normalmente el valor de transacción: el precio realmente pagado o por pagar por las mercancías vendidas para la exportación, ajustado conforme al artículo 8. Se suman los costes que asume el comprador y que el precio no incluye: comisiones de venta, envases y empaque, assists como moldes, herramientas o trabajos de ingeniería que el comprador suministra gratis o a coste reducido, regalías y derechos de licencia pagados como condición de la venta, y cualquier ingreso de una reventa que vuelva al vendedor.

El artículo 8.2 permite a cada país decidir si el transporte, la carga y el seguro hasta el lugar de importación forman parte del valor. La UE y el Reino Unido los incluyen hasta el punto en que la mercancía entra en su territorio, un valor de tipo CIF (Código Aduanero de la Unión, UCC, artículo 71). EE. UU. excluye el flete y el seguro internacionales, por lo que 19 CFR 141.86 pide todos los cargos detallados por nombre e importe. Japón, China e India también usan valores de tipo CIF, y Canadá y Australia valores de tipo FOB.

Por eso, muestra el flete, el seguro, el empaque y otros cargos como importes separados, incluso en una factura CIF o DDP. HMRC, por ejemplo, permite a los importadores excluir los costes posteriores a la llegada solo con pruebas, como el importe indicado por separado en la factura del vendedor. Enumera todos los descuentos y nunca emitas una segunda factura, más baja, para la aduana: la aduana puede pedir el contrato y los registros de pago, y la subvaloración conlleva retenciones, aranceles adicionales y sanciones.

Estados Unidos: 19 CFR 141.81 a 141.92

Debe presentarse una factura comercial por cada envío cuando se presenta el resumen de entrada (entry summary), y una misma factura no puede cubrir más de un envío de un expedidor a un consignatario en un buque o medio de transporte, salvo los envíos fraccionados que lleguen en un plazo de 10 días (19 CFR 141.81, 141.82). Las exenciones de 19 CFR 141.83, como las mercancías no destinadas a la venta o consignadas a un organismo del gobierno de EE. UU., no fijan umbral de valor, y desde que la exención de minimis de USD 800 se suspendió el 29 de agosto de 2025, los paquetes de mensajería de bajo valor también necesitan una entrada.

El importador o el agente añade la subpartida del HTSUS, salvo que los datos de la factura se envíen electrónicamente a CBP (19 CFR 141.90), y 19 CFR 141.89 pide datos adicionales para unas 45 clases de mercancías, como calzado, textiles, maquinaria y hierro o acero. Si la factura comercial no está lista en la entrada, puede presentarse una factura proforma bajo fianza, y la factura debe seguir en un plazo de 120 días (19 CFR 141.85, 141.91). Los exportadores de EE. UU. de artículos de la Lista de Control del Comercio (Commerce Control List) distintos de EAR99 también deben poner la declaración de control de destino (destination control statement) en la factura (15 CFR 758.6).

Según 19 CFR 141.86, la propia factura debe indicar:

• El puerto de entrada y cuándo, dónde, por quién y a quién se vendieron las mercancías; si no se vendieron, dónde, cuándo, por quién y a quién se enviaron.
• Una descripción detallada: el nombre con el que se conoce cada artículo, su calidad o categoría, las marcas, números y símbolos con los que se vende, y las marcas y números de los bultos.
• Las cantidades en los pesos y medidas del país de envío o de EE. UU.
• El precio de compra de cada artículo en la moneda de la compra; si no se vendieron, el valor que cada artículo alcanzaría en cantidades mayoristas habituales en el país de exportación.
• Todos los cargos detallados por nombre e importe: flete, seguro, comisión, cajas, contenedores, envolturas y empaque. El empaque y el flete interior hasta el puerto de exportación pueden quedar en el precio si la factura lo indica.
• Reembolsos, devoluciones de derechos (drawbacks) y bonificaciones concedidos a la exportación, el país de origen, y los assists (matrices, moldes, herramientas, trabajos de ingeniería) no incluidos en el precio.
• El contenido de cada bulto, todo descuento sobre el precio de lista, la numeración de páginas en las facturas en papel, inglés o una traducción exacta al inglés, y el nombre de un empleado responsable del exportador que conozca la operación.

Unión Europea y Reino Unido

El derecho de la UE no fija un formato de factura. La factura es un documento justificativo que debe estar en poder del declarante y a disposición de la aduana cuando se presenta la declaración, y entregarse cuando lo exija el derecho de la UE o lo pida la aduana (UCC, artículo 163). El agente toma de ella el precio, la moneda, las condiciones de entrega, el origen y los cargos, así que los campos básicos son lo que necesita, con los números EORI cuando las partes los tengan. El nuevo Código Aduanero de la Unión, el Reglamento (UE) 2026/2108, entró en vigor en septiembre de 2026 y se aplica por fases, así que conviene seguir los cambios.

Un arancel reducido suele depender de una declaración de origen escrita en la factura o en otro documento comercial, con la redacción exacta que fije el acuerdo. En el Sistema de Preferencias Generalizadas (GSP) de la UE, el exportador debe estar registrado en REX, salvo que las mercancías originarias del envío valgan EUR 6000 o menos; en el Acuerdo de Comercio y Cooperación UE–Reino Unido, una declaración para un envío de más de EUR 6000 lleva el número REX del exportador (UE) o su número EORI (Reino Unido).

En el Reino Unido, HMRC usa la factura del vendedor, o el documento que pida el pago, como prueba del valor de transacción, y suma los costes de entrega hasta el lugar donde la mercancía entra en el Reino Unido. Con el Developing Countries Trading Scheme (DCTS), cualquier exportador de un país beneficiario puede hacer una declaración de origen en una factura u otro documento comercial que describa las mercancías lo bastante bien para identificarlas. Una empresa no establecida en el Reino Unido importa a Gran Bretaña solo a través de alguien que actúe por ella de forma indirecta.

Canadá, Brasil y otros mercados

Para los envíos comerciales, Canadá exige una Canada Customs Invoice (formulario CI1) o una factura comercial con la misma información, en inglés o francés (CBSA Memorandum D1-4-1). Los datos incluyen el vendedor, el consignatario y el comprador, el país de origen, el lugar de envío directo a Canadá, las condiciones de venta y de pago, la moneda de liquidación, los bultos, una descripción que indique el estado de las mercancías que no son nuevas, la cantidad, el precio unitario, los pesos, y los costes de transporte, seguro y empaque de exportación incluidos en el total o excluidos de él. El exportador, el importador o un agente pueden añadir algunos de estos datos. La CBSA (Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá) puede pedir documentos justificativos, que deben entregarse en un plazo de siete días, y los registros de importación se conservan durante seis años.

Algunos países fijan reglas más estrictas. El reglamento aduanero de Brasil enumera el contenido de la factura, incluidos los países de origen, de adquisición y de procedencia, los pesos bruto y neto, el flete, las condiciones de pago y el Incoterm. Acepta portugués, inglés, francés o español, y el original debe estar firmado por el exportador, a mano o con certificado digital (Regulamento Aduaneiro, artículo 557 y artículos relacionados).

En Australia, Japón, China e India, el importador o su agente presenta la declaración a partir de los datos de tu factura, así que se aplican los campos básicos. Las reglas sobre facturas certificadas o legalizadas, traducciones al idioma local y códigos HS en la factura varían según el país, sobre todo en Oriente Medio y América Latina, así que pregunta al importador o a su agente antes del primer envío.

Envíos por mensajería, muestras y mercancía enviada sin cargo

Los transportistas exprés despachan la mercancía con tu factura, así que se aplican las mismas reglas. UPS exige una factura comercial, o factura proforma, para todos los envíos transfronterizos salvo los documentos sin valor comercial. FedEx acepta una factura proforma para mercancía gratuita, como las muestras, pero señala que no todos los países la aceptan y recomienda una factura comercial en todos los casos.

"Sin valor comercial" significa sin pago, no sin valor. FedEx dice que se requiere un valor en aduana incluso sin valor de transacción y que cero no es aceptable, y las normas de EE. UU. piden el valor que cada artículo alcanzaría en cantidades mayoristas habituales. Añade una declaración como "Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only" [muestras sin valor comercial, no destinadas a la reventa; valor solo a efectos aduaneros] (consulta la nota de Triplicate sobre el envío de muestras).

El alivio para envíos de bajo valor se ha reducido: EE. UU. suspendió su exención de minimis de USD 800 el 29 de agosto de 2025, y desde el 1 de julio de 2026 las ventas a distancia de la UE en envíos de hasta EUR 150 pagan un arancel de EUR 3 por artículo. Cuenta con que los paquetes de mensajería se contrasten con la factura como cualquier otra importación. Las reglas cambian con frecuencia; esto es orientación práctica, no asesoría legal, así que confirma con la autoridad aduanera del destino o con un agente aduanal autorizado.