Persyaratan Commercial Invoice untuk Bea Cukai: Checklist Global

Kolom yang diharapkan setiap otoritas bea cukai

Bea cukai memakai commercial invoice untuk memeriksa apa barangnya, berapa nilainya, dan dari mana asalnya, dan customs broker importir biasanya menyalin datanya ke deklarasi impor. Setiap negara merumuskan aturannya secara berbeda, tetapi invoice dengan kolom-kolom di bawah ini memenuhi inti yang umum hampir di mana saja. Aturan AS memperbolehkan informasi yang diwajibkan dicantumkan pada lampiran invoice sebagai gantinya.

• Penjual atau eksportir, dan pembeli, dengan nama dan alamat lengkap. Tambahkan consignee jika barang dikirim ke pihak lain, importir resmi (importer of record) jika berbeda, serta nomor pajak, EORI, atau nomor importir jika negara tujuan memakainya.
• Nomor dan tanggal invoice, serta referensi seperti nomor pesanan atau kontrak.
• Deskripsi setiap baris dengan bahasa dagang yang jelas: apa barangnya, bahannya, kegunaan, grade, dan modelnya, misalnya "kaus katun rajut wanita", bukan "pakaian". DHL mengingatkan bahwa "sampel" atau "suku cadang" saja bukan deskripsi yang memadai, dan nomor model saja tidak memberi tahu bea cukai apa pun.
• Kode HS untuk setiap baris: hanya sedikit negara yang mewajibkannya di invoice, tetapi broker menyalinnya, jadi berikan kode yang sudah Anda periksa terhadap tarif negara tujuan.
• Kuantitas dan satuan ukuran, harga satuan, total per baris, dan total invoice, dengan mata uang berupa kode ISO seperti USD atau EUR, bukan hanya "$".
• Syarat penyerahan: aturan Incoterms 2020 dan tempat yang disebutkan, misalnya "FOB Busan, Incoterms 2020".
• Negara asal untuk setiap baris.
• Kemasan: jumlah dan jenis, shipping mark dan nomor, berat bersih dan kotor, yang cocok dengan packing list dan dokumen pengangkutan.
• Syarat pembayaran dan diskon, dengan freight, asuransi, packing, dan komisi dicantumkan sebagai jumlah terpisah.
• Alasan ekspor jika tidak ada penjualan (sampel, perbaikan, pengembalian, hadiah), nama orang yang mengetahui transaksi, serta tanda tangan atau pernyataan apa pun yang diwajibkan negara tujuan.

Nilai pabean: apa yang dicantumkan terpisah dan apa yang ditambahkan

Berdasarkan WTO Customs Valuation Agreement, nilai pabean pada umumnya adalah nilai transaksi: harga yang benar-benar dibayar atau akan dibayar untuk barang yang dijual untuk diekspor, disesuaikan menurut Pasal 8. Biaya yang ditanggung pembeli dan tidak termasuk dalam harga ditambahkan: komisi penjualan, kontainer dan packing, assist seperti cetakan, perkakas, atau rekayasa teknik yang disediakan pembeli secara gratis atau dengan biaya lebih rendah, royalti dan biaya lisensi yang dibayar sebagai syarat penjualan, serta hasil penjualan kembali yang dikembalikan kepada penjual.

Pasal 8.2 membiarkan setiap negara memutuskan apakah pengangkutan, pemuatan, dan asuransi sampai tempat impor termasuk dalam nilai. UE dan Inggris memasukkannya sampai titik barang memasuki wilayah mereka, yaitu nilai tipe CIF (Union Customs Code, Pasal 71). AS tidak memasukkan freight dan asuransi internasional, itulah sebabnya 19 CFR 141.86 meminta setiap biaya dirinci menurut nama dan jumlah. Jepang, Tiongkok, dan India juga memakai nilai tipe CIF, sedangkan Kanada dan Australia memakai nilai tipe FOB.

Jadi cantumkan freight, asuransi, packing, dan biaya lain sebagai jumlah terpisah, bahkan pada invoice CIF atau DDP. HMRC, misalnya, hanya membolehkan importir mengecualikan biaya setelah kedatangan jika ada bukti seperti jumlah yang dicantumkan terpisah pada invoice penjual. Daftarkan setiap diskon, dan jangan pernah menerbitkan invoice kedua yang lebih rendah untuk bea cukai: bea cukai dapat meminta kontrak dan catatan pembayaran, dan penetapan nilai yang terlalu rendah berujung pada penahanan, tambahan bea, dan sanksi.

Amerika Serikat: 19 CFR 141.81 sampai 141.92

Commercial invoice harus diserahkan untuk setiap pengiriman saat entry summary diajukan, dan satu invoice tidak boleh mencakup lebih dari satu pengiriman dari satu consignor ke satu consignee dengan satu kapal atau alat angkut, kecuali pengiriman angsuran yang tiba dalam 10 hari (19 CFR 141.81, 141.82). Pengecualian dalam 19 CFR 141.83, seperti barang yang tidak dijual atau dikirim ke lembaga pemerintah AS, tidak menetapkan ambang nilai, dan sejak pembebasan de minimis USD 800 ditangguhkan pada 29 Agustus 2025, paket kurir bernilai rendah pun memerlukan entry.

Importir atau broker menambahkan subpos HTSUS kecuali data invoice dikirim ke CBP secara elektronik (19 CFR 141.90), dan 19 CFR 141.89 meminta rincian tambahan untuk sekitar 45 kelas barang, seperti alas kaki, tekstil, mesin, serta besi atau baja. Jika commercial invoice belum siap saat entry, proforma invoice dapat diajukan dengan bond, dan invoice harus menyusul dalam 120 hari (19 CFR 141.85, 141.91). Eksportir AS untuk barang dalam Commerce Control List selain EAR99 juga harus mencantumkan destination control statement pada invoice (15 CFR 758.6).

Berdasarkan 19 CFR 141.86, invoice itu sendiri harus mencantumkan:

• Pelabuhan masuk, serta kapan, di mana, oleh siapa, dan kepada siapa barang dijual; untuk barang yang tidak dijual, di mana, kapan, oleh siapa, dan kepada siapa barang dikirim.
• Deskripsi terperinci: nama yang dipakai untuk setiap barang, grade atau kualitasnya, mark, nomor, dan simbol yang dipakai saat dijual, serta mark dan nomor kemasan.
• Kuantitas dalam satuan berat dan ukuran negara pengirim atau AS.
• Harga pembelian setiap barang dalam mata uang pembelian; untuk barang yang tidak dijual, nilai yang akan diperoleh setiap barang dalam kuantitas grosir yang lazim di negara pengekspor.
• Semua biaya yang dirinci menurut nama dan jumlah: freight, asuransi, komisi, peti, kontainer, pembungkus, dan packing. Packing dan freight darat sampai pelabuhan ekspor boleh tetap termasuk dalam harga jika invoice menyatakannya.
• Rabat (rebate), drawback, dan subsidi (bounty) yang diberikan atas ekspor, negara asal, serta assist (cetakan, perkakas, pekerjaan rekayasa) yang tidak termasuk dalam harga.
• Isi setiap kemasan, setiap diskon dari harga daftar, penomoran halaman pada invoice kertas, bahasa Inggris atau terjemahan bahasa Inggris yang akurat, dan nama karyawan eksportir yang bertanggung jawab dan mengetahui transaksi.

Uni Eropa dan Inggris

Hukum UE tidak menetapkan format invoice. Invoice adalah dokumen pendukung yang harus dimiliki declarant dan tersedia bagi bea cukai saat deklarasi diajukan, serta diserahkan jika hukum UE mewajibkannya atau bea cukai memintanya (Union Customs Code, Pasal 163). Broker mengambil harga, mata uang, syarat penyerahan, asal, dan biaya dari invoice, sehingga kolom inti adalah yang dibutuhkan, beserta nomor EORI jika para pihak memilikinya. Union Customs Code yang baru, Regulation (EU) 2026/2108, mulai berlaku pada September 2026 dan diterapkan bertahap, jadi pantau perubahannya.

Tarif bea yang lebih rendah biasanya bergantung pada pernyataan asal yang ditulis pada invoice atau dokumen komersial lain, dengan kalimat persis yang ditetapkan perjanjian. Di bawah GSP UE, eksportir harus terdaftar di REX kecuali nilai barang berasal dalam kiriman tersebut EUR 6.000 atau kurang; di bawah EU–UK Trade and Cooperation Agreement, pernyataan untuk kiriman di atas EUR 6.000 memuat nomor REX eksportir (UE) atau nomor EORI (Inggris).

Di Inggris, HMRC memakai invoice penjual, atau dokumen apa pun yang meminta pembayaran, sebagai bukti nilai transaksi, dan menambahkan biaya pengiriman sampai tempat barang memasuki Inggris. Di bawah Developing Countries Trading Scheme (DCTS), eksportir mana pun di negara penerima manfaat dapat membuat deklarasi asal pada invoice atau dokumen komersial lain yang menjelaskan barang dengan cukup baik untuk mengidentifikasinya. Bisnis yang tidak berkedudukan di Inggris hanya dapat mengimpor ke Britania Raya (Great Britain) melalui pihak yang bertindak secara tidak langsung atas namanya.

Kanada, Brasil, dan pasar lain

Untuk pengiriman komersial, Kanada mewajibkan Canada Customs Invoice (formulir CI1) atau commercial invoice dengan informasi yang sama, dalam bahasa Inggris atau Prancis (CBSA Memorandum D1-4-1). Datanya meliputi vendor, consignee, dan purchaser, negara asal, tempat pengiriman langsung ke Kanada, syarat penjualan dan syarat pembayaran, mata uang penyelesaian, kemasan, deskripsi yang menyatakan kondisi barang yang tidak baru, kuantitas, harga satuan, berat, serta biaya transportasi, asuransi, dan packing ekspor yang termasuk atau tidak termasuk dalam total. Eksportir, importir, atau agen dapat menambahkan sebagian di antaranya. CBSA dapat meminta dokumen pendukung, yang harus diserahkan dalam 7 hari, dan catatan impor disimpan selama 6 tahun.

Sebagian negara menetapkan aturan yang lebih ketat. Peraturan kepabeanan Brasil (Regulamento Aduaneiro) mencantumkan isi invoice, termasuk negara asal, perolehan, dan asal pengiriman (provenance), berat kotor dan bersih, freight, syarat pembayaran, dan Incoterm. Peraturan itu menerima bahasa Portugis, Inggris, Prancis, atau Spanyol, dan aslinya harus ditandatangani eksportir, dengan tangan atau sertifikat digital (Regulamento Aduaneiro, Pasal 557 dan pasal terkait).

Di Australia, Jepang, Tiongkok, dan India, importir atau broker-nya mengajukan deklarasi berdasarkan data invoice Anda, sehingga kolom inti berlaku. Aturan tentang invoice yang disertifikasi atau dilegalisasi, terjemahan ke bahasa setempat, dan kode HS pada invoice berbeda-beda di tiap negara, terutama di Timur Tengah dan Amerika Latin, jadi tanyakan kepada importir atau broker-nya sebelum pengiriman pertama.

Pengiriman kurir, sampel, dan barang yang dikirim gratis

Perusahaan ekspres mengurus customs clearance memakai invoice Anda, jadi aturan yang sama berlaku. UPS mewajibkan commercial invoice, atau proforma invoice, untuk semua pengiriman lintas negara kecuali dokumen yang tidak bernilai komersial. FedEx menerima proforma invoice untuk barang gratis seperti sampel, tetapi mencatat bahwa tidak semua negara menerimanya dan menyarankan commercial invoice dalam semua kasus.

"Tanpa nilai komersial" berarti tanpa pembayaran, bukan tanpa nilai. FedEx menyatakan nilai pabean tetap diperlukan walaupun tidak ada nilai transaksi dan bahwa nol tidak dapat diterima, dan aturan AS meminta nilai yang akan diperoleh setiap barang dalam kuantitas grosir yang lazim. Tambahkan pernyataan seperti "Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only" [Sampel tanpa nilai komersial, bukan untuk dijual kembali. Nilai hanya untuk keperluan bea cukai] (lihat catatan Triplicate tentang pengiriman sampel).

Keringanan untuk nilai rendah menyempit: AS menangguhkan pembebasan de minimis USD 800 pada 29 Agustus 2025, dan sejak 1 Juli 2026 penjualan jarak jauh UE dalam kiriman sampai EUR 150 membayar bea pabean EUR 3 per item. Perkirakan paket kurir diperiksa terhadap invoice seperti impor lainnya. Aturan sering berubah; ini panduan praktis, bukan nasihat hukum, jadi konfirmasikan kepada otoritas bea cukai negara tujuan atau customs broker berlisensi.