Gümrük İçin Ticari Fatura Gereklilikleri: Dünya Geneli Kontrol Listesi

Her gümrük idaresinin beklediği alanlar

Gümrük, ticari faturayı malın ne olduğunu, ne kadar değeri bulunduğunu ve nereden geldiğini kontrol etmek için kullanır; ithalatçının gümrük müşaviri de verileri genellikle ithalat beyannamesine buradan aktarır. Ülkeler kurallarını farklı ifade eder, ancak aşağıdaki alanları içeren bir fatura, hemen her yerde ortak çekirdeği karşılar. ABD kuralları, gerekli her bilginin bunun yerine faturaya ek bir belgede verilmesine de izin verir.

• Satıcı veya ihracatçı ile alıcı; tam unvan ve adresleriyle. Mallar başka bir yere gidiyorsa teslim alan tarafı (consignee), farklıysa kayıtlı ithalatçıyı (importer of record) ve varış ülkesinin kullandığı yerlerde vergi, EORI veya ithalatçı numaralarını ekleyin.
• Fatura numarası ve tarihi ile sipariş veya sözleşme numarası gibi referanslar.
• Her satırın sade ticari dille tanımı: kalemin ne olduğu, malzemesi, kullanımı, kalitesi ve modeli; örneğin "giyim eşyası" değil, "kadın örme pamuklu tişört". DHL, tek başına "numune" veya "parça" ifadesinin yeterli bir tanım olmadığı konusunda uyarır; yalnızca model numarası da gümrüğe hiçbir şey anlatmaz.
• Her satır için HS kodu: birkaç ülke bunu faturada zorunlu tutar, ancak gümrük müşavirleri kodu faturadan kopyalar; bu yüzden varış ülkesinin tarifesine göre doğruladığınız bir kod verin.
• Miktar ve ölçü birimi, birim fiyat, satır toplamı ve fatura toplamı; para birimi yalnızca "$" değil, USD veya EUR gibi bir ISO kodu olarak.
• Teslim koşulları: Incoterms 2020 kuralı ve belirlenen yer, örneğin "FOB Busan, Incoterms 2020".
• Her satır için menşe ülke.
• Koliler: sayısı ve türü, koli işaretleri ve numaraları, net ve brüt ağırlıklar; çeki listesi ve taşıma belgesiyle uyumlu olmalı.
• Ödeme koşulları ve iskontolar; navlun, sigorta, ambalaj ve komisyonlar ayrı tutarlar olarak gösterilir.
• Satış yoksa ihracat nedeni (numune, onarım, iade, hediye), işlemi bilen bir kişinin adı ve varış ülkesinin istediği her imza veya beyan.

Gümrük kıymeti: neyi ayrı göstermeli, neyi eklemeli

WTO Gümrük Kıymeti Anlaşması'na göre gümrük kıymeti normalde işlem değeridir: ihracat için satılan mallar için fiilen ödenen veya ödenecek fiyat; bu fiyat Madde 8 uyarınca düzeltilir. Alıcının üstlendiği ve fiyatın dışında kalan masraflar eklenir: satış komisyonları, konteynerler ve ambalaj, alıcının ücretsiz veya indirimli sağladığı kalıp, takım veya mühendislik gibi katkılar (assists), satış koşulu olarak ödenen royalty ve lisans ücretleri ve yeniden satış hasılatından satıcıya dönen kısım.

Madde 8.2, taşıma, yükleme ve sigortanın ithalat yerine kadar olan kısmının kıymete dahil olup olmayacağına her ülkenin karar vermesine izin verir. AB ve Birleşik Krallık bunları malların topraklarına girdiği noktaya kadar dahil eder; bu, CIF tipi bir kıymettir (Birlik Gümrük Kodu, Union Customs Code, Madde 71). ABD uluslararası navlun ve sigortayı dışarıda bırakır; 19 CFR 141.86'nın tüm masrafların ad ve tutarla kalem kalem gösterilmesini istemesinin nedeni budur. Japonya, Çin ve Hindistan da CIF tipi, Kanada ve Avustralya ise FOB tipi kıymet kullanır.

Bu nedenle CIF veya DDP faturada bile navlun, sigorta, ambalaj ve diğer masrafları ayrı tutarlar olarak gösterin. Örneğin HMRC, ithalatçıların varıştan sonraki masrafları yalnızca satıcının faturasında ayrı gösterilen tutar gibi kanıtlarla dışarıda bırakmasına izin verir. Her iskontoyu listeleyin ve gümrük için asla ikinci, daha düşük bir fatura düzenlemeyin: gümrük sözleşmeyi ve ödeme kayıtlarını isteyebilir, düşük beyan ise bekletmelere, ek vergiye ve cezalara yol açar.

Amerika Birleşik Devletleri: 19 CFR 141.81 – 141.92

Giriş özeti (entry summary) verilirken her sevkiyat için bir ticari fatura ibraz edilmelidir; tek bir fatura, bir göndericiden tek bir alıcıya aynı gemi veya taşıma aracıyla yapılan birden fazla sevkiyatı kapsayamaz; 10 gün içinde varan taksitli sevkiyatlar bunun dışındadır (19 CFR 141.81, 141.82). Satışa konu olmayan veya bir ABD devlet kurumuna gönderilen mallar gibi 19 CFR 141.83'teki muafiyetler hiçbir değer eşiği belirlemez ve 800 USD'lik de minimis muafiyeti 29 Ağustos 2025'te askıya alındığından, düşük değerli kurye paketleri için de giriş gerekir.

Fatura verileri CBP'ye elektronik olarak iletilmediği sürece HTSUS alt pozisyonunu ithalatçı veya gümrük müşaviri ekler (19 CFR 141.90); 19 CFR 141.89 ise ayakkabı, tekstil, makine ile demir veya çelik gibi yaklaşık 45 mal sınıfı için ek ayrıntı ister. Giriş sırasında ticari fatura hazır değilse, bono altında bir proforma fatura verilebilir ve fatura 120 gün içinde izlemelidir (19 CFR 141.85, 141.91). Commerce Control List'te EAR99 dışındaki ürünleri ihraç eden ABD'li ihracatçılar, faturaya varış yeri kontrol beyanını (destination control statement) da yazmalıdır (15 CFR 758.6).

19 CFR 141.86 uyarınca faturanın kendisi şunları göstermelidir:

• Giriş limanı; malların ne zaman, nerede, kim tarafından ve kime satıldığı; satılmamış mallar için ne zaman, nerede, kim tarafından ve kime sevk edildiği.
• Ayrıntılı tanım: her kalemin bilinen adı, kalitesi veya sınıfı, altında satıldığı işaretler, numaralar ve semboller ile kolilerin işaretleri ve numaraları.
• Miktarlar, gönderi ülkesinin veya ABD'nin ağırlık ve ölçü birimleriyle.
• Her kalemin satın alma para birimindeki satın alma fiyatı; satılmamış mallar için, her kalemin ihracat ülkesinde olağan toptan miktarlarda alacağı değer.
• Ad ve tutarla kalem kalem gösterilen tüm masraflar: navlun, sigorta, komisyon, kasalar, konteynerler, kaplamalar ve ambalaj. Ambalaj ve ihracat limanına kadar iç navlun, fatura bunu belirtiyorsa fiyatın içinde kalabilir.
• İhracatta tanınan iskontolar (rebates), geri ödemeler (drawbacks) ve primler (bounties), menşe ülke ve fiyata dahil edilmemiş katkılar (assists: kalıp, matris, takım, mühendislik çalışması).
• Her kolinin içeriği, liste fiyatından yapılan her iskonto, kâğıt faturalarda sayfa numaralandırması, İngilizce veya doğru bir İngilizce çeviri ve ihracatçının işlemi bilen sorumlu bir çalışanının adı.

Avrupa Birliği ve Birleşik Krallık

AB hukuku bir fatura biçimi belirlemez. Fatura, beyan sahibinin elinde bulunması ve beyan verildiğinde gümrüğe hazır tutulması gereken, AB hukukunun gerektirdiği hâllerde veya gümrük istediğinde teslim edilen bir destekleyici belgedir (Birlik Gümrük Kodu, Madde 163). Gümrük müşaviri fiyatı, para birimini, teslim koşullarını, menşei ve masrafları buradan alır; bu yüzden temel alanlar yeterlidir, tarafların EORI numarası varsa bunlar da eklenir. Yeni Birlik Gümrük Kodu, Regulation (EU) 2026/2108, Eylül 2026'da yürürlüğe girdi ve aşamalı olarak uygulanıyor; değişiklikleri izleyin.

Daha düşük bir vergi oranı genellikle, faturaya veya başka bir ticari belgeye, anlaşmanın belirlediği tam ifadeyle yazılan bir menşe beyanına bağlıdır. AB GSP kapsamında, sevkiyattaki menşeli malların değeri 6.000 EUR veya altında olmadıkça ihracatçının REX'e kayıtlı olması gerekir; AB–Birleşik Krallık Ticaret ve İş Birliği Anlaşması kapsamında, 6.000 EUR'yu aşan bir sevkiyat için beyan, ihracatçının REX numarasını (AB) veya EORI numarasını (Birleşik Krallık) taşır.

Birleşik Krallık'ta HMRC, işlem değerinin kanıtı olarak satıcının faturasını veya ödeme isteyen herhangi bir belgeyi kullanır ve teslimat masraflarını malların Birleşik Krallık'a girdiği yere kadar ekler. Gelişmekte Olan Ülkeler Ticaret Programı (Developing Countries Trading Scheme, DCTS) kapsamında, yararlanıcı bir ülkedeki herhangi bir ihracatçı, malları tanımlamaya yetecek kadar iyi tanımlayan bir fatura veya başka bir ticari belge üzerinde menşe beyanı düzenleyebilir. Birleşik Krallık'ta yerleşik olmayan bir işletme, Büyük Britanya'ya yalnızca kendisi adına dolaylı olarak hareket eden biri aracılığıyla ithalat yapabilir.

Kanada, Brezilya ve diğer pazarlar

Ticari sevkiyatlar için Kanada, ya Canada Customs Invoice (Kanada Gümrük Faturası, CI1 formu) ya da aynı bilgileri içeren bir ticari fatura ister; İngilizce veya Fransızca olmalıdır (CBSA Memorandum D1-4-1). Veriler arasında satıcı (vendor), teslim alan taraf (consignee) ve satın alan (purchaser), menşe ülke, Kanada'ya doğrudan sevkiyat yeri, satış koşulları ve ödeme şartları, ödeme para birimi, koliler, yeni olmayan malların durumunu belirten bir tanım, miktar, birim fiyat, ağırlıklar ile toplama dahil edilen veya edilmeyen taşıma, sigorta ve ihracat ambalajı masrafları yer alır. Bunların bir kısmını ihracatçı, ithalatçı veya bir temsilci ekleyebilir. CBSA destekleyici belgeler isteyebilir; bunlar 7 gün içinde verilmelidir ve ithalat kayıtları 6 yıl saklanır.

Bazı ülkeler daha katı kurallar koyar. Brezilya Gümrük Yönetmeliği (Regulamento Aduaneiro), menşe, edinim ve geliş (procedência) ülkeleri, brüt ve net ağırlıklar, navlun, ödeme koşulları ve Incoterm dahil fatura içeriğini sıralar. Portekizce, İngilizce, Fransızca veya İspanyolca kabul eder ve asıl nüsha ihracatçı tarafından, elle veya dijital sertifikayla imzalanmalıdır (Regulamento Aduaneiro, Madde 557 ve ilgili maddeler).

Avustralya, Japonya, Çin ve Hindistan'da ithalatçı veya gümrük müşaviri beyanı sizin fatura verilerinizden verir; bu yüzden temel alanlar geçerlidir. Onaylı veya legalize edilmiş faturalar, yerel dilde çeviriler ve faturada HS kodu konusundaki kurallar ülkeden ülkeye, özellikle Orta Doğu ve Latin Amerika'da farklılık gösterir; bu yüzden ilk sevkiyattan önce ithalatçıya veya gümrük müşavirine sorun.

Kurye sevkiyatları, numuneler ve bedelsiz gönderilen mallar

Hızlı kargo taşıyıcıları malları sizin faturanızla gümrükler, bu yüzden aynı kurallar geçerlidir. UPS, ticari değeri olmayan belgeler dışındaki tüm sınır ötesi sevkiyatlar için ticari fatura veya proforma fatura ister. FedEx, numune gibi bedelsiz mallar için proforma faturayı kabul eder, ancak tüm ülkelerin bunu kabul etmediğini belirtir ve her durumda ticari fatura önerir.

"Ticari değeri yok", ödeme yok demektir; değer yok demek değildir. FedEx, işlem değeri olmasa bile gümrük kıymetinin gerekli olduğunu ve sıfırın kabul edilemeyeceğini söyler; ABD kuralları ise her kalemin olağan toptan miktarlarda alacağı değeri ister. "Samples of no commercial value, not for resale. Value for customs purposes only" [Ticari değeri olmayan numuneler, yeniden satış için değildir. Değer yalnızca gümrük amaçlıdır] gibi bir ifade ekleyin (Triplicate'in numune gönderimi notuna bakın).

Düşük değerli sevkiyatlara tanınan kolaylık daraldı: ABD, 800 USD'lik de minimis muafiyetini 29 Ağustos 2025'te askıya aldı ve 1 Temmuz 2026'dan itibaren 150 EUR'ya kadar olan sevkiyatlardaki AB uzaktan satışları kalem başına 3 EUR gümrük vergisi ödüyor. Kurye paketlerinin de diğer ithalatlar gibi faturayla karşılaştırılarak kontrol edilmesini bekleyin. Kurallar sık değişir; bu, hukuki tavsiye değil pratik bir rehberdir, bu yüzden varış ülkesinin gümrük idaresi veya lisanslı bir gümrük müşaviriyle teyit edin.