¿Qué es un packing list o lista de empaque? Qué incluir y que coincida con el B/L

Quién usa la lista de empaque y para qué

La factura comercial indica qué se vendió y por cuánto; la lista de empaque indica cómo está empacada la mercancía. Cada usuario la lee con un fin distinto, así que una sola cifra errónea puede causar problemas en varios lugares a la vez.

• Aduana: para ver qué contiene cada bulto, elegir cuáles abrir y verificar cantidades y pesos. La normativa de EE. UU. exige que cada factura indique con suficiente detalle qué contiene cada bulto, y permite incluir esa información en un anexo, como una lista de empaque (19 CFR 141.86(e) e (i)).
• Forwarder y transportista: para reservar espacio, planificar la estiba y emitir el conocimiento de embarque o la guía aérea a partir de tus instrucciones de embarque, que toman de la lista de empaque el número de bultos, los pesos y el volumen.
• Almacén y consignatario: para recibir la mercancía, cotejar cada caja con la lista, informar faltantes o daños y almacenarla.
• Bancos: cuando una carta de crédito exige una lista de empaque, el banco la coteja con el crédito y con los demás documentos presentados.
• Aseguradora: en un siniestro, para demostrar qué había en un bulto perdido o dañado.

Qué incluir en una lista de empaque

No existe un formato internacional único. La aduana, los transportistas y los compradores buscan los datos siguientes, y los bancos aceptan cualquier documento que cumpla la función de una lista de empaque, salvo que el crédito pida más. Indica:

• Encabezado: embarcador (exportador) y consignatario con sus direcciones, parte a notificar si la hay, número y fecha de la lista de empaque, y número y fecha de la factura comercial a la que corresponde.
• Envío: lugar de carga y destino, buque o vuelo si se conoce, Incoterm y número de B/L o de guía aérea una vez emitido.
• Marcas y números: las marcas de embarque exactamente como están impresas en los bultos.
• Cada línea: rango de números de caja (por ejemplo, C/No. 1-20), número y tipo de bultos (cajas, palés, cajones, tambores), descripción de la mercancía acorde con la factura, cantidad por bulto y cantidad total.
• Pesos: peso neto y bruto por bulto y por línea, normalmente en kilogramos, y los totales.
• Medidas: dimensiones exteriores de cada tipo de bulto (largo × ancho × alto) y volumen en metros cúbicos (CBM), por línea y en total.
• Totales: número de bultos en cifras y en letras, peso neto total, peso bruto total y CBM total.
• Contenedor completo (FCL): número, tamaño y tipo de contenedor, y número de precinto.
• Si se pide: códigos HS, país de origen, números de lote, fechas de caducidad, estado del embalaje de madera (ISPM 15) y marcas de manipulación. Los precios normalmente van solo en la factura.

Pesos, medidas y cajas mixtas

El peso neto es el de la mercancía sola; el peso bruto es el de la mercancía más todo el embalaje, como cajas interiores, cajas exteriores y palés. Usa una sola unidad, normalmente kilogramos, con el mismo número de decimales en todos los documentos. Redondea el peso de cada bulto a la precisión que imprimes, multiplica por el número de bultos y suma las líneas impresas, de modo que cualquiera que lo verifique con una calculadora obtenga los mismos totales.

El CBM por caja es largo × ancho × alto en metros; multiplícalo por el número de cajas y suma las líneas. Mide la caja por fuera, incluidos los abultamientos y, en el caso de los palés, el palé cargado, con la base incluida. La calculadora de CBM gratuita de Triplicate hace esta aritmética y muestra cómo caben las cajas en un contenedor.

Cuando una caja contiene varios productos, asígnale un solo número de caja y lista cada producto en su propia línea bajo ese número, con su cantidad, pero indica el peso bruto y las medidas de la caja una sola vez para que los totales no la cuenten dos veces. Una última caja parcialmente llena lleva su propia línea con la cantidad y el peso menores.

Coincidencia con la factura, el conocimiento de embarque y el VGM

La lista de empaque, la factura comercial, las instrucciones de embarque y el conocimiento de embarque deben mostrar el mismo embarcador, consignatario, marcas, descripción de la mercancía, número y tipo de bultos, peso bruto y volumen. El transportista copia estos datos de tus instrucciones y no verifica lo que hay dentro de un contenedor precintado, por lo que el B/L suele llevar cláusulas como "shipper's load, stow and count" (carga, estiba y conteo por cuenta del embarcador) o "said to contain" (dice contener, STC). El artículo 26(b) de la UCP 600 hace aceptables esas cláusulas bajo una carta de crédito.

En la carga paletizada, indica ambas unidades en todos los documentos, por ejemplo "4 PALLETS STC 160 CARTONS". Bajo las Reglas de La Haya-Visby, que aplican muchos países, los bultos que el B/L enumera como empacados en un contenedor o sobre un palé cuentan como los bultos para el límite de responsabilidad del transportista; si solo se enumeran palés, cada palé cuenta como un bulto.

La masa bruta verificada (VGM) es una declaración aparte que exige el Capítulo VI, Regla 2 del SOLAS desde el 1 de julio de 2016: un contenedor lleno no puede cargarse sin ella. El embarcador pesa el contenedor lleno (Método 1), o pesa todos los bultos y la carga, incluidos palés, material de estiba y material de sujeción, y suma la tara del contenedor (Método 2, con un método aprobado en el lugar donde se llena el contenedor). Por eso el VGM es mayor que el peso bruto de la lista de empaque, pero ambos deben ser coherentes. Las mercancías peligrosas requieren además su propia declaración (conforme al Código IMDG por mar, la Declaración del Expedidor de Mercancías Peligrosas de la IATA por aire); la lista de empaque no la sustituye.

Cartas de crédito: UCP 600 e ISBP 821

Los bancos examinan una lista de empaque solo si el crédito la pide. Según el artículo 14(d) de la UCP 600, sus datos, leídos en contexto, no tienen que ser idénticos, pero no deben contradecir el crédito, el propio documento ni ningún otro documento estipulado. Según el artículo 14(e), los documentos distintos de la factura comercial pueden describir la mercancía en términos generales que no contradigan el crédito, de modo que la lista de empaque puede usar una descripción más breve que la factura.

Si el crédito no indica quién emite la lista de empaque ni qué debe contener, los bancos la aceptan tal como se presenta si parece cumplir su función y sus datos no se contradicen (artículo 14(f)); el embarcador que figure no tiene que ser el beneficiario (artículo 14(k)). La ISBP 821, la guía de la CCI de 2023 sobre la práctica bancaria internacional estándar, lo aplica a las listas de empaque: un documento titulado lista de empaque, con un título similar o sin título es aceptable si da información de empaque, y los totales, como cantidades, pesos, medidas y bultos, no deben contradecir el crédito ni los demás documentos.

Si el crédito fija requisitos de empaque, como cajas de exportación sobre palés, o pide una declaración en la lista de empaque, esta no debe contradecirlos y debe incluir esa declaración.

¿Es obligatoria por ley la lista de empaque?

Depende del país y, donde la ley no la exige, suele pedirla el agente aduanal del importador, el transportista o el comprador.

• Estados Unidos: una lista de empaque, cuando corresponda, forma parte de la documentación de entrada necesaria para liberar la mercancía (19 CFR 142.3(a)(4)). La factura debe indicar qué contiene cada bulto, y una lista de empaque anexa puede cumplirlo; si falta el peso o la medida necesarios para determinar el arancel, el consignatario paga el pesaje o la medición antes de la liberación (19 CFR 141.86(e), (f) e (i)).
• Unión Europea: los documentos justificativos del régimen aduanero, que en la práctica incluyen la factura y la lista de empaque, deben estar en poder del declarante y a disposición de la aduana cuando se presenta la declaración, y deben aportarse cuando el Derecho de la UE lo exija o los controles aduaneros los necesiten (Código Aduanero de la Unión, artículo 163).
• China: las normas de declaración aduanera incluyen el contrato, la factura y la lista de empaque (装箱清单) entre los documentos que respaldan una declaración de importación o exportación. Con la declaración sin papel, normalmente se suben o se presentan cuando la aduana los pide; consúltalo con el agente aduanal del importador.
• India: la Foreign Trade Policy 2023 incluye una factura comercial con lista de empaque (commercial invoice cum packing list) entre los documentos obligatorios para exportaciones e importaciones, junto con el documento de transporte y la shipping bill o la bill of entry; también se aceptan una factura y una lista de empaque por separado.
• Otros mercados: muchas autoridades aduaneras y agentes aduanales esperan una lista de empaque con la declaración, sobre todo en envíos de varios bultos o de mercancías mixtas. Pregunta al importador antes de embarcar.