O que é packing list? O que incluir na exportação e como bater com o B/L

Quem usa o packing list e para quê

A fatura comercial diz o que foi vendido e por quanto; o packing list diz como a mercadoria está embalada. Cada usuário o lê com uma finalidade diferente, então um único número errado pode causar problemas em vários lugares ao mesmo tempo.

• Aduana: para ver o que há em cada volume, escolher volumes para abrir e conferir quantidades e pesos. As regras dos EUA exigem que cada fatura indique com detalhe suficiente o que há em cada volume individual e permitem que essa informação conste de um anexo, como um packing list (19 CFR 141.86(e) e (i)).
• Agente de cargas e transportador: para reservar espaço, planejar a estivagem e emitir o conhecimento de embarque ou o conhecimento aéreo a partir das suas instruções de embarque, que tiram do packing list o número de volumes, os pesos e a cubagem.
• Armazém e consignatário: para receber a mercadoria, conferir cada caixa com a lista, informar faltas ou avarias e armazenar a mercadoria.
• Bancos: quando uma carta de crédito exige um packing list, o banco o confere com o crédito e com os demais documentos apresentados.
• Seguradora: em um sinistro, para mostrar o que havia em um volume perdido ou danificado.

O que colocar em um packing list

Não existe um formulário internacional único. A aduana, os transportadores e os compradores procuram os dados abaixo, e os bancos aceitam qualquer documento que cumpra a função de um packing list, a menos que o crédito peça mais. Informe:

• Cabeçalho: embarcador (exportador) e consignatário com endereços, notify party, se houver, número e data do packing list, e número e data da fatura comercial a que ele pertence.
• Embarque: local de carregamento e destino, navio ou voo, se conhecido, Incoterm e número do B/L ou do conhecimento aéreo depois de emitido.
• Marcas e números: as marcas de embarque exatamente como impressas nos volumes.
• Cada linha: faixa de números das caixas (por exemplo, C/No. 1-20), número e tipo de volumes (caixas, paletes, engradados, tambores), descrição da mercadoria conforme a fatura, quantidade por volume e quantidade total.
• Pesos: peso líquido e bruto por volume e por linha, normalmente em quilogramas, e os totais.
• Medidas: dimensões externas de cada tipo de volume (C × L × A) e cubagem em metros cúbicos (CBM), por linha e no total.
• Totais: número de volumes em algarismos e por extenso, peso líquido total, peso bruto total e CBM total.
• Cargas completas de contêiner (FCL): número, tamanho e tipo do contêiner, e número do lacre.
• Se solicitado: códigos HS, país de origem, números de lote, datas de validade, a situação da embalagem de madeira (ISPM 15) e marcas de manuseio. Os preços geralmente constam só da fatura.

Pesos, dimensões e caixas mistas

Peso líquido é o da mercadoria sozinha; peso bruto é o da mercadoria mais toda a embalagem, como caixas internas, caixas de papelão e paletes. Use uma única unidade, normalmente quilogramas, com o mesmo número de casas decimais em todos os documentos. Arredonde o peso de cada volume para a precisão que você imprime, multiplique pelo número de volumes e some as linhas impressas, de modo que qualquer pessoa que confira com uma calculadora chegue aos mesmos totais.

O CBM por caixa é comprimento × largura × altura em metros; multiplique pelo número de caixas e some as linhas. Meça a caixa por fora, incluindo qualquer abaulamento e, no caso de paletes, o palete carregado, com a base incluída. A calculadora de CBM gratuita da Triplicate faz essa conta e mostra como as caixas ocupam um contêiner.

Quando uma caixa contém vários produtos, dê a ela um único número e liste cada produto em sua própria linha sob esse número, com a respectiva quantidade, mas mostre o peso bruto e o tamanho da caixa apenas uma vez, para que os totais não a contem duas vezes. Uma última caixa parcialmente cheia tem a própria linha, com a quantidade e o peso menores.

Conferência com a fatura, o conhecimento de embarque e o VGM

O packing list, a fatura comercial, as instruções de embarque e o conhecimento de embarque devem mostrar o mesmo embarcador, consignatário, marcas, descrição da mercadoria, número e tipo de volumes, peso bruto e cubagem. O transportador copia esses dados das suas instruções e não verifica o que há dentro de um contêiner lacrado, por isso o B/L costuma trazer cláusulas como "shipper's load, stow and count" (carga, estivagem e contagem por conta do embarcador) ou "said to contain" (diz conter, STC). O artigo 26(b) da UCP 600 torna essas cláusulas aceitáveis sob uma carta de crédito.

Para carga paletizada, mostre as duas unidades em todos os documentos, por exemplo "4 PALLETS STC 160 CARTONS". Pelas Regras de Haia-Visby, aplicadas por muitos países, os volumes que o B/L relaciona como embalados em um contêiner ou em um palete contam como os volumes para o limite de responsabilidade do transportador; se apenas paletes forem relacionados, cada palete conta como um volume.

A massa bruta verificada (VGM) é uma declaração separada exigida pelo Capítulo VI, Regra 2 da SOLAS desde 1º de julho de 2016: um contêiner cheio não pode ser carregado sem ela. O embarcador pesa o contêiner cheio (Método 1) ou pesa todos os volumes e a carga, incluindo paletes, material de estiva e material de peação, e soma a tara do contêiner (Método 2, usando um método aprovado no local onde o contêiner é cheio). O VGM é, portanto, maior que o peso bruto do packing list, mas os dois devem ser coerentes. Mercadorias perigosas também exigem sua própria declaração (pelo Código IMDG no transporte marítimo, a Declaração do Expedidor de Artigos Perigosos da IATA no aéreo); o packing list não a substitui.

Cartas de crédito: UCP 600 e ISBP 821

Os bancos só examinam um packing list se o crédito o pedir. Pelo artigo 14(d) da UCP 600, seus dados, lidos em contexto, não precisam ser idênticos, mas não podem conflitar com o crédito, com o próprio documento nem com qualquer outro documento estipulado. Pelo artigo 14(e), documentos que não sejam a fatura comercial podem descrever a mercadoria em termos gerais que não conflitem com o crédito, então o packing list pode usar uma descrição mais curta que a da fatura.

Se o crédito não disser quem emite o packing list nem o que ele deve conter, os bancos o aceitam como apresentado se ele parecer cumprir sua função e seus dados não conflitarem (artigo 14(f)); o embarcador indicado não precisa ser o beneficiário (artigo 14(k)). A ISBP 821, o guia da CCI de 2023 sobre a prática bancária internacional padrão, aplica isso aos packing lists: um documento intitulado packing list, com título semelhante ou sem título é aceitável se trouxer informações de embalagem, e totais como quantidades, pesos, medidas e volumes não podem conflitar com o crédito nem com os demais documentos.

Se o crédito estabelecer requisitos de embalagem, como caixas de exportação em paletes, ou pedir uma declaração no packing list, o packing list não pode contradizê-los e deve incluir essa declaração.

O packing list é exigido por lei?

Depende do país e, onde a lei não o exige, o despachante do importador, o transportador ou o comprador geralmente o exige.

• Estados Unidos: um packing list, quando apropriado, faz parte da documentação de entrada necessária para liberar a mercadoria (19 CFR 142.3(a)(4)). A fatura deve indicar o que há em cada volume, o que um packing list anexado pode cumprir; se faltar o peso ou a medida necessários para apurar o imposto, o consignatário paga a pesagem ou a medição antes da liberação (19 CFR 141.86(e), (f) e (i)).
• União Europeia: os documentos de apoio ao regime aduaneiro, que na prática incluem a fatura e o packing list, devem estar em poder do declarante e à disposição da aduana quando a declaração é apresentada, e devem ser fornecidos quando o direito da UE o exigir ou os controles aduaneiros precisarem deles (Código Aduaneiro da União, artigo 163).
• China: as regras de declaração aduaneira listam o contrato, a fatura e o packing list (装箱清单) entre os documentos de apoio a uma declaração de importação ou exportação. Com a declaração sem papel, eles geralmente são enviados ou apresentados quando a aduana pede; confirme com o despachante do importador.
• Índia: a Foreign Trade Policy 2023 lista uma fatura comercial com packing list (commercial invoice cum packing list) entre os documentos obrigatórios para exportações e importações, junto com o documento de transporte e a shipping bill ou a bill of entry; fatura e packing list separados também são aceitos.
• Outros mercados: muitas autoridades aduaneiras e despachantes esperam um packing list junto com a declaração, sobretudo em embarques de vários volumes ou de mercadorias mistas. Pergunte ao importador antes de embarcar.