Packing list là gì? Nội dung xuất khẩu cần có và cách khớp với vận đơn (B/L)

Ai dùng packing list và dùng để làm gì

Hóa đơn thương mại cho biết đã bán gì và với giá bao nhiêu; packing list cho biết hàng được đóng gói như thế nào. Mỗi bên đọc nó để lấy thông tin khác nhau, nên chỉ một con số sai có thể gây rắc rối ở nhiều nơi cùng lúc.

• Hải quan: để xem trong từng kiện có gì, chọn kiện để mở kiểm tra và đối chiếu số lượng, trọng lượng. Quy định của Mỹ yêu cầu mỗi hóa đơn phải ghi đủ chi tiết nội dung của từng kiện riêng lẻ, và cho phép thông tin đó nằm trong tài liệu đính kèm như packing list (19 CFR 141.86(e) và (i)).
• Forwarder và người chuyên chở: để đặt chỗ, lên kế hoạch xếp hàng và phát hành vận đơn hoặc vận đơn hàng không từ chỉ thị giao hàng (shipping instructions) của bạn; số kiện, trọng lượng và thể tích trong chỉ thị này được lấy từ packing list.
• Kho và người nhận hàng: để nhận hàng, đối chiếu từng thùng với danh sách, báo thiếu hoặc hư hỏng và đưa hàng vào kho.
• Ngân hàng: khi thư tín dụng yêu cầu packing list, ngân hàng đối chiếu nó với L/C và các chứng từ khác được xuất trình.
• Công ty bảo hiểm: khi bồi thường, để chứng minh trong kiện hàng bị mất hoặc hư hỏng có những gì.

Packing list cần ghi những gì

Không có mẫu quốc tế thống nhất. Hải quan, hãng vận chuyển và người mua tìm các thông tin dưới đây, và ngân hàng chấp nhận mọi chứng từ đóng vai trò của packing list trừ khi L/C yêu cầu thêm. Cần thể hiện:

• Phần đầu: người gửi hàng (nhà xuất khẩu) và người nhận hàng kèm địa chỉ, bên được thông báo (notify party) nếu có, số và ngày của packing list, cùng số và ngày của hóa đơn thương mại đi kèm.
• Thông tin lô hàng: nơi xếp hàng và nơi đến, tên tàu hoặc chuyến bay nếu đã biết, điều kiện Incoterms, và số B/L hoặc số vận đơn hàng không sau khi được phát hành.
• Ký mã hiệu: ký mã hiệu (shipping mark) đúng như in trên kiện hàng.
• Từng dòng hàng: dải số thùng (ví dụ C/No. 1-20), số lượng và loại kiện (thùng carton, pallet, thùng gỗ, phuy), mô tả hàng hóa khớp với hóa đơn, số lượng mỗi kiện và tổng số lượng.
• Trọng lượng: trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì mỗi kiện và mỗi dòng, thường tính bằng kilôgam, cùng các tổng cộng.
• Kích thước: kích thước bên ngoài của từng loại kiện (D × R × C) và thể tích tính bằng mét khối (CBM), theo từng dòng và tổng cộng.
• Tổng cộng: tổng số kiện bằng số và bằng chữ, tổng trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng cả bì và tổng CBM.
• Hàng nguyên container (FCL): số container, kích cỡ và loại container, và số seal.
• Nếu được yêu cầu: mã HS, nước xuất xứ, số lô, hạn sử dụng, tình trạng bao bì gỗ (ISPM 15) và ký hiệu xử lý hàng hóa. Giá thường chỉ ghi trên hóa đơn.

Trọng lượng, kích thước và thùng đóng nhiều sản phẩm

Trọng lượng tịnh chỉ là phần hàng hóa; trọng lượng cả bì là hàng hóa cộng toàn bộ bao bì, như hộp nhỏ bên trong, thùng carton và pallet. Dùng một đơn vị, thường là kilôgam, với cùng số chữ số thập phân trên mọi chứng từ. Hãy làm tròn trọng lượng của từng kiện theo độ chính xác sẽ in ra, nhân với số kiện rồi cộng các dòng đã in, để bất kỳ ai kiểm tra bằng máy tính cũng ra cùng kết quả.

CBM mỗi thùng bằng dài × rộng × cao tính bằng mét; nhân với số thùng rồi cộng các dòng. Đo thùng carton bên ngoài, tính cả phần phình ra, còn với pallet thì đo pallet đã xếp hàng, tính cả đế. Công cụ tính CBM miễn phí của Triplicate thực hiện phép tính này và cho thấy các thùng xếp vào container như thế nào.

Khi một thùng chứa nhiều sản phẩm, hãy cho nó một số thùng và liệt kê từng sản phẩm trên một dòng riêng dưới số đó, kèm số lượng, nhưng chỉ ghi trọng lượng cả bì và kích thước của thùng một lần để tổng cộng không bị tính hai lần. Thùng cuối cùng đóng chưa đầy có dòng riêng với số lượng và trọng lượng thấp hơn.

Khớp với hóa đơn, vận đơn và VGM

Packing list, hóa đơn thương mại, chỉ thị giao hàng và vận đơn nên thể hiện cùng người gửi hàng, người nhận hàng, ký mã hiệu, mô tả hàng hóa, số lượng và loại kiện, trọng lượng cả bì và thể tích. Người chuyên chở sao chép các thông tin này từ chỉ thị của bạn và không kiểm tra bên trong container đã niêm phong có gì, nên vận đơn thường có các điều khoản như "shipper's load, stow and count" (người gửi hàng tự xếp, chèn lót và đếm) hoặc "said to contain" (được cho là chứa, STC). UCP 600 Art. 26(b) quy định các điều khoản này được chấp nhận theo thư tín dụng.

Với hàng đóng pallet, hãy thể hiện cả hai đơn vị ở mọi nơi, ví dụ "4 PALLETS STC 160 CARTONS". Theo Quy tắc Hague-Visby mà nhiều nước áp dụng, các kiện được ghi trên vận đơn là đóng trong container hoặc trên pallet được tính là số kiện để xác định giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở; nếu chỉ ghi pallet thì mỗi pallet được tính là một kiện.

Khối lượng toàn bộ container đã xác minh (VGM, verified gross mass) là một khai báo riêng do Quy định 2 Chương VI của SOLAS (Chapter VI, Regulation 2) yêu cầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2016: container đã đóng hàng không được xếp lên tàu nếu thiếu VGM. Người gửi hàng cân container đã đóng hàng (Phương pháp 1, Method 1), hoặc cân toàn bộ các kiện và hàng hóa, gồm cả pallet, vật liệu chèn lót (dunnage) và vật liệu chằng buộc, rồi cộng với khối lượng vỏ container (tare) (Phương pháp 2, Method 2, dùng phương pháp được chấp thuận tại nơi đóng hàng vào container). Vì vậy VGM cao hơn trọng lượng cả bì trên packing list, nhưng hai con số phải nhất quán. Hàng nguy hiểm còn cần tờ khai hàng nguy hiểm riêng (theo IMDG Code đối với đường biển, Shipper's Declaration for Dangerous Goods của IATA đối với đường hàng không); packing list không thay thế được tờ khai này.

Thư tín dụng: UCP 600 và ISBP 821

Ngân hàng chỉ kiểm tra packing list nếu L/C yêu cầu. Theo UCP 600 Art. 14(d), dữ liệu trên packing list, khi đọc trong ngữ cảnh, không cần giống hệt nhưng không được mâu thuẫn với L/C, với chính chứng từ đó hoặc với bất kỳ chứng từ quy định nào khác. Theo Art. 14(e), các chứng từ không phải hóa đơn thương mại có thể mô tả hàng hóa bằng thuật ngữ chung không mâu thuẫn với L/C, nên packing list có thể dùng mô tả ngắn hơn hóa đơn.

Nếu L/C không nêu ai phát hành packing list hoặc nó phải chứa gì, ngân hàng chấp nhận chứng từ như được xuất trình nếu nó có vẻ đáp ứng chức năng của mình và dữ liệu không mâu thuẫn (Art. 14(f)); người gửi hàng được ghi không nhất thiết là người thụ hưởng (Art. 14(k)). ISBP 821, hướng dẫn của ICC năm 2023 về thông lệ ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế, áp dụng điều này cho packing list: chứng từ có tiêu đề packing list, tiêu đề tương tự hoặc không có tiêu đề đều được chấp nhận nếu có thông tin đóng gói, và các tổng số như số lượng, trọng lượng, kích thước và số kiện không được mâu thuẫn với L/C hoặc các chứng từ khác.

Nếu L/C đặt ra yêu cầu đóng gói, chẳng hạn thùng carton xuất khẩu trên pallet, hoặc yêu cầu một xác nhận trên packing list, thì packing list không được mâu thuẫn với các yêu cầu đó và phải có xác nhận ấy.

Packing list có bắt buộc theo luật không?

Tùy từng nước; nơi nào luật không đòi hỏi, đại lý hải quan của người nhập khẩu, người chuyên chở hoặc người mua thường vẫn yêu cầu.

• Hoa Kỳ: "packing list, khi phù hợp" là một phần của bộ chứng từ khai báo cần có để thông quan hàng hóa (19 CFR 142.3(a)(4)). Hóa đơn phải ghi nội dung của từng kiện, và packing list đính kèm có thể đáp ứng yêu cầu này; nếu thiếu trọng lượng hoặc kích thước cần để tính thuế, người nhận hàng phải trả chi phí cân hoặc đo trước khi hàng được thông quan (19 CFR 141.86(e), (f) và (i)).
• Liên minh châu Âu: chứng từ chứng minh cho thủ tục hải quan, trên thực tế gồm hóa đơn và packing list, phải do người khai báo giữ và sẵn sàng cho hải quan khi nộp tờ khai, và phải xuất trình khi luật EU yêu cầu hoặc khi kiểm soát hải quan cần đến (Union Customs Code Điều 163).
• Trung Quốc: quy định khai báo hải quan liệt kê hợp đồng, hóa đơn và packing list (装箱清单) trong số các chứng từ đi kèm tờ khai xuất nhập khẩu. Với khai báo không giấy tờ, chúng thường được tải lên hoặc xuất trình khi hải quan yêu cầu; hãy xác nhận với đại lý hải quan của người nhập khẩu.
• Ấn Độ: Foreign Trade Policy 2023 liệt kê commercial invoice cum packing list (hóa đơn thương mại kiêm packing list) trong các chứng từ bắt buộc đối với xuất khẩu và nhập khẩu, cùng với chứng từ vận tải và tờ khai xuất khẩu (shipping bill) hoặc tờ khai nhập khẩu (bill of entry); hóa đơn và packing list tách riêng cũng được chấp nhận.
• Các thị trường khác: nhiều cơ quan hải quan và đại lý hải quan yêu cầu packing list đi kèm tờ khai, nhất là với lô hàng gồm nhiều kiện hoặc hàng hỗn hợp. Hãy hỏi người nhập khẩu trước khi giao hàng.