Proforma invoice là gì? Khác biệt với hóa đơn thương mại, quy định hải quan

Hai loại hóa đơn, hai chức năng

Hóa đơn chiếu lệ là bản hóa đơn nháp do người bán gửi trước khi giao hàng. Nó nêu rõ sẽ giao hàng gì, với giá nào và điều kiện nào, để người mua có thể chấp thuận giao dịch, đặt cọc hoặc thanh toán trước toàn bộ, hay xin mở thư tín dụng (L/C). Đây là chào giá hoặc xác nhận giá, không phải hóa đơn đòi tiền cho hàng đã cung cấp.

Hóa đơn thương mại là hóa đơn cuối cùng cho lô hàng thực tế đã giao. Người mua thanh toán dựa trên hóa đơn này, ngân hàng kiểm tra nó theo L/C, còn hải quan nước nhập khẩu dùng nó để kiểm tra mô tả, số lượng và trị giá hàng hóa, từ đó tính thuế nhập khẩu và các loại thuế khác. Quy định của Mỹ mô tả hóa đơn chiếu lệ (pro forma invoice) là bản tự khai trị giá của chính nhà nhập khẩu, dùng khi không có hóa đơn của người bán (19 CFR 141.85).

• Thời điểm: hóa đơn chiếu lệ phát hành trước khi xác nhận đơn hàng hoặc trước khi sản xuất; hóa đơn thương mại phát hành khi giao hàng hoặc sau đó, mỗi lô hàng một bản.
• Mục đích: hóa đơn chiếu lệ dùng để chào giá, xác nhận giá và điều kiện, và kích hoạt việc thanh toán hoặc mở L/C; hóa đơn thương mại dùng để thu tiền người mua và làm căn cứ cho tờ khai hải quan.
• Số lượng: hóa đơn chiếu lệ ghi số lượng đã đặt; hóa đơn thương mại ghi số lượng thực tế đã xếp lên phương tiện.
• Hải quan: hóa đơn thương mại là chứng từ tiêu chuẩn; hóa đơn chiếu lệ chỉ được chấp nhận trong một số trường hợp hạn chế, tùy từng quốc gia.
• Thư tín dụng: hóa đơn chiếu lệ thường được nêu trong L/C; nhưng chỉ có hóa đơn thương mại mới được xuất trình để nhận tiền.
• Thay đổi: hóa đơn chiếu lệ có thể sửa đổi trước khi giao hàng; hóa đơn thương mại đã gửi thì được điều chỉnh bằng một chứng từ mới, chẳng hạn giấy báo có (credit note) hoặc giấy báo nợ (debit note).

Hóa đơn chiếu lệ dùng để làm gì

Nhà xuất khẩu dùng hóa đơn chiếu lệ ở nhiều thời điểm trước khi giao hàng. Vì nó trở thành căn cứ để thanh toán và mở L/C, hãy ghi trên đó điều kiện Incoterms kèm địa điểm chỉ định, điều kiện thanh toán và loại tiền, rồi lặp lại y nguyên trên hóa đơn thương mại.

• Chào giá hoặc báo giá: người mua thấy chính xác mình sẽ nhận được gì, với giá bao nhiêu và điều kiện nào, tốt nhất là kèm ngày hết hiệu lực của báo giá.
• Thanh toán trước: người mua đặt cọc hoặc trả toàn bộ bằng chuyển tiền T/T thường thanh toán dựa trên hóa đơn chiếu lệ, vì vậy hãy ghi số tiền, loại tiền và thông tin tài khoản ngân hàng của bạn.
• Thư tín dụng: người mua đưa hóa đơn chiếu lệ cho ngân hàng của mình để xin mở L/C, và nhiều L/C mô tả hàng hóa là "as per proforma invoice No. ... dated ..." (theo hóa đơn chiếu lệ số ..., ngày ...). Hãy đối chiếu L/C với hóa đơn chiếu lệ của bạn ngay khi nhận được.
• Giấy phép, chấp thuận và ngoại tệ: ở một số nước, người mua cần hóa đơn chiếu lệ để xin giấy phép hoặc chấp thuận nhập khẩu, đăng ký lô hàng nhập khẩu với ngân hàng, hoặc mua ngoại tệ để thanh toán cho bạn. Quy định khác nhau tùy nước, vì vậy hãy hỏi người mua xem ngân hàng hoặc cơ quan chức năng của họ cần những thông tin nào, chẳng hạn mã HS, nước xuất xứ hay ngày hết hiệu lực.
• Xác nhận giá: nó cố định giá và điều kiện đã thỏa thuận bằng văn bản, để hai bên có thể kiểm tra đơn hàng trước khi bắt đầu sản xuất.

Hóa đơn thương mại: hóa đơn cuối cùng và chứng từ hải quan

Hầu hết các nước xác định trị giá hàng nhập khẩu theo trị giá giao dịch: giá thực tế đã trả hoặc phải trả cho hàng hóa được bán để xuất khẩu, cộng thêm một số chi phí nhất định. Hóa đơn thương mại là bằng chứng chính về mức giá đó, nên thuế nhập khẩu và VAT nhập khẩu phụ thuộc vào nó. HMRC gọi đây là Phương pháp 1 và lưu ý thường không thể áp dụng cho hàng hóa cung cấp miễn phí, vì không có khoản thanh toán nào.

Nội dung bắt buộc khác nhau tùy nước. Quy định của Mỹ (19 CFR 141.86) yêu cầu ghi cảng nhập khẩu; thời gian, địa điểm và các bên của giao dịch mua bán; mô tả chi tiết kèm cấp loại hoặc chất lượng; số lượng; giá mua của từng mặt hàng bằng loại tiền dùng để mua; mọi khoản phí được liệt kê riêng theo tên và số tiền, như cước vận chuyển, bảo hiểm, hoa hồng và đóng gói; các khoản giảm giá hoàn lại; nước xuất xứ; cùng mọi hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp để sản xuất nhưng không nằm trong giá. Hóa đơn phải bằng tiếng Anh hoặc kèm bản dịch tiếng Anh. Quy định hải quan của Brazil (điều 557) còn yêu cầu ghi ký mã hiệu và số kiện, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh, nước xuất xứ, nước mua và nước cung ứng, điều kiện thanh toán và điều kiện Incoterms, với mô tả hàng hóa bằng tiếng Bồ Đào Nha hoặc một ngôn ngữ chính thức của GATT (tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha).

Phiếu đóng gói là chứng từ đi kèm. Quy định của Mỹ yêu cầu hóa đơn nêu đủ chi tiết nội dung của từng kiện hàng (19 CFR 141.86(e)), và phiếu đóng gói thường là cách để cung cấp số kiện và ký mã hiệu, nội dung bên trong, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, cùng kích thước. Hãy lập nó từ cùng dữ liệu lô hàng với hóa đơn, để số tổng khớp với hóa đơn và chứng từ vận tải.

Khi nào hải quan không chấp nhận hóa đơn chiếu lệ

Tại Mỹ, mỗi lô hàng phải nộp một hóa đơn thương mại, trừ khi được miễn (19 CFR 141.83). Nếu không có hóa đơn đúng mẫu, CBP chỉ chấp nhận tờ khai khi thấy nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà nhập khẩu, và nhà nhập khẩu nộp văn bản cam kết, các hóa đơn của người bán hoặc người gửi hàng (nếu có) hoặc nếu không có thì nộp hóa đơn chiếu lệ (pro forma invoice) theo mẫu quy định tại 19 CFR 141.85, cùng bảo lãnh (bond) bằng một lần rưỡi trị giá hóa đơn. Sau đó phải xuất trình hóa đơn bắt buộc trong vòng 120 ngày kể từ khi nộp tờ khai tóm tắt nhập khẩu (entry summary) hoặc, nếu cần cho thống kê, trong vòng 50 ngày sau hạn nộp tờ khai tóm tắt nhập khẩu, trừ khi CBP gia hạn vì lý do chính đáng (19 CFR 141.91). CBP cũng có thể miễn yêu cầu hóa đơn, nhưng nhà nhập khẩu vẫn phải nộp hóa đơn chiếu lệ đã hoàn tất và ký (19 CFR 141.92).

Ở nơi khác, quy định khác đi. Brazil yêu cầu tờ khai nhập khẩu phải kèm bản gốc hóa đơn thương mại có chữ ký của nhà xuất khẩu; hóa đơn phát hành điện tử có ghi rõ điều đó và chữ ký số bảo đảm tính xác thực đều được chấp nhận. Tại Anh, hướng dẫn khai báo của HMRC nêu rằng nếu trị giá khai báo dựa trên hóa đơn chiếu lệ và trị giá hóa đơn cuối cùng khác đi, người khai báo (declarant) phải yêu cầu điều chỉnh sau thông quan (post-clearance adjustment). Hãy hỏi người mua hoặc đại lý hải quan của họ trước khi giao hàng chỉ với hóa đơn chiếu lệ.

Hàng gửi miễn phí vẫn cần có giá trị. Đối với hàng hóa không được giao theo một giao dịch mua bán, quy định của Mỹ yêu cầu hóa đơn ghi giá trị của từng mặt hàng, hoặc nếu không có thì ghi mức giá mà người bán lẽ ra sẽ nhận được trong hoạt động thương mại thông thường với số lượng bán buôn thông thường (19 CFR 141.86(a)(6)). Hóa đơn thương mại của Mỹ không bắt buộc đối với hàng hóa không nhằm mục đích bán hay bất kỳ mục đích thương mại nào, nhưng vẫn phải nộp hóa đơn sẵn có, hoặc nếu không có thì nộp hóa đơn chiếu lệ (19 CFR 141.83(d)). Hướng dẫn xuất khẩu của Anh nêu rằng hãy dùng giá trị thị trường nếu bạn không bán hàng, và HMRC thường định giá hàng nhập khẩu miễn phí theo Phương pháp 2 đến 6, ví dụ dựa trên giá mà nhà nhập khẩu lẽ ra phải trả. Hãy ghi giá trị thực tế cho từng mặt hàng kèm câu như "No charge. Value for customs purposes only." (Không thu tiền. Giá trị chỉ dùng cho mục đích hải quan.) (xem ghi chú của Triplicate về gửi hàng mẫu).

Thư tín dụng: hóa đơn mà ngân hàng dựa vào để thanh toán

Theo UCP 600 Article 18, hóa đơn thương mại phải có vẻ ngoài là do người thụ hưởng phát hành, lập đứng tên người mở L/C và cùng loại tiền với L/C, và không cần ký trừ khi L/C yêu cầu; Article 38 nêu các ngoại lệ đối với L/C chuyển nhượng. Mô tả hàng hóa trên hóa đơn phải phù hợp với mô tả trong L/C. Ngân hàng có thể chấp nhận hóa đơn có số tiền vượt mức L/C cho phép, miễn là ngân hàng chưa thanh toán hoặc chiết khấu quá số tiền đó.

Một chứng từ có tiêu đề "Proforma invoice" không đáp ứng yêu cầu này. Thông lệ ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế (ISBP) của ICC nêu rằng hóa đơn xuất trình theo L/C không được ghi là "provisional", "pro-forma" hoặc tương tự, vì vậy hãy xuất trình hóa đơn thương mại chính thức ngay cả khi L/C chỉ yêu cầu "invoice". Nếu L/C mô tả hàng hóa là "as per proforma invoice No. ...", hãy lặp lại tham chiếu đó trên hóa đơn thương mại. Ghi chú của Triplicate về bất hợp lệ trong thư tín dụng nêu các kiểm tra khác của ngân hàng.

Gì phải khớp, gì có thể thay đổi, và cách đánh số

Hóa đơn thương mại phải nhất quán với hóa đơn chiếu lệ đã được chấp nhận, hợp đồng và mọi L/C. Có khác biệt cũng không sao ở những chỗ lô hàng thực tế khác đi, miễn là được giải thích và thỏa thuận với người mua. Công cụ tạo chứng từ miễn phí của Triplicate lập hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói từ cùng một bộ dữ liệu, nên giá, điều kiện và mô tả khớp nhau trên cả ba chứng từ.

• Phải khớp: người bán và người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, loại tiền, điều kiện Incoterms kèm địa điểm chỉ định, điều kiện thanh toán, và số tham chiếu của hóa đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng hoặc L/C.
• Có thể khác: số lượng và trọng lượng thực tế đã giao, trong phạm vi dung sai của hợp đồng hoặc L/C; giao hàng từng phần, mỗi phần có hóa đơn thương mại riêng; tàu hoặc chuyến bay, ngày tháng và số chứng từ vận tải.
• Cước vận chuyển và bảo hiểm: cước nằm trong giá của bạn ở điều kiện CFR, CIF, CPT và CIP, và bảo hiểm cũng nằm trong giá ở CIF và CIP; ở FOB hoặc FCA, người mua trả cước vận chuyển chính. Khi hóa đơn có bao gồm các khoản này, hãy ghi riêng: quy định của Mỹ yêu cầu liệt kê riêng mọi khoản phí, và hướng dẫn của Anh yêu cầu ghi riêng cước và bảo hiểm.
• Đánh số: cho hóa đơn chiếu lệ một số riêng kèm hậu tố sửa đổi (ví dụ PI-0123 Rev. 2), ghi ngày cho mỗi phiên bản và đánh dấu các phiên bản cũ là đã bị thay thế (superseded). Mỗi hóa đơn thương mại lấy một số mới từ dãy số bán hàng của bạn và dẫn số của hóa đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng và L/C.
• Điều chỉnh: không bao giờ dùng lại số hoặc lặng lẽ sửa một hóa đơn thương mại đã gửi. Hãy phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc giấy báo có hay giấy báo nợ và thông báo cho người mua, vì đại lý hải quan của họ có thể phải sửa tờ khai.
• Hồ sơ: lưu giữ mọi phiên bản. Tại Anh, HMRC yêu cầu lưu hồ sơ hàng hóa thương mại đã khai báo trong 4 năm, và hồ sơ VAT ít nhất 6 năm.