निःशुल्क ऑर्डर एक्नॉलेजमेंट टेम्पलेट (परचेज़ ऑर्डर की पुष्टि)
जब कोई क्रेता परचेज़ ऑर्डर भेजता है, तो आपूर्तिकर्ता को उसकी पुष्टि लिखित रूप में करनी चाहिए: वह क्या डिलीवर करेगा, किस कीमत पर और कब, और क्या ऑर्डर से कुछ अलग है। यह शीट PO की हर लाइन को पुष्ट की गई मात्रा, कीमत और शिपमेंट तिथि के बगल में दोहराती है, बदलने वाली लाइनों को चिह्नित करती है, और Incoterms नियम, भुगतान की शर्तें तथा दस्तावेज़ बताती है, ताकि दोनों पक्ष एक ही समझ के साथ उत्पादन शुरू करें।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- आपूर्तिकर्ता और क्रेता, एक्नॉलेजमेंट संख्या व तिथि, PO संख्या व तिथि
- आइटम, ऑर्डर की गई मात्रा और ऑर्डर की गई यूनिट कीमत के साथ PO की हर लाइन
- हर लाइन की पुष्ट मात्रा, यूनिट कीमत और शिपमेंट तिथि, राशि फ़ॉर्मूले से
- हर उस लाइन पर बदलाव का संकेत जहाँ पुष्टि PO से अलग है, फ़ॉर्मूले से
- Incoterms नियम और नामित स्थान, मुद्रा और भुगतान की शर्तें
- पैकिंग, दस्तावेज़ और निरीक्षण, जैसा तय हुआ हो
- किसी भी बदलाव पर टिप्पणियाँ और क्रेता को क्या स्वीकार करना है
- आपूर्तिकर्ता के हस्ताक्षर और बदलावों पर क्रेता की स्वीकृति
सोर्स
इस विषय पर गाइड
परचेज़ ऑर्डर की पुष्टि क्यों करें
लिखित एक्नॉलेजमेंट दिखाता है कि आपूर्तिकर्ता ने ऑर्डर स्वीकार किया और किन शर्तों पर। यह गलतियाँ जल्दी पकड़ लेता है, जैसे पुरानी कीमत, ऐसी मात्रा जो पूरे कार्टन में फिट न हो, या ऐसी शिपमेंट तिथि जिसे फ़ैक्टरी पूरा न कर सके, और उत्पादन, प्रोफ़ार्मा इनवॉइस तथा कमर्शियल इनवॉइस के लिए दोनों पक्षों को एक ही संदर्भ देता है।
बदलाव प्रतिप्रस्ताव होते हैं
माल के अंतर्राष्ट्रीय विक्रय के अनुबंधों पर संयुक्त राष्ट्र अभिसमय (CISG) के तहत, जहाँ वह लागू होता है, ऐसा उत्तर जो शर्तों में कुछ जोड़ता या उन्हें बदलता है, अस्वीकृति और प्रतिप्रस्ताव माना जाता है यदि बदलाव महत्वपूर्ण हों, उदाहरण के लिए कीमत, भुगतान, माल की गुणवत्ता और मात्रा, डिलीवरी का स्थान और समय, दायित्व या विवाद निपटान। इसलिए जब एक्नॉलेजमेंट किसी लाइन को बदले, तो उसे स्पष्ट रूप से चिह्नित करें और क्रेता से बदलाव को लिखित रूप में स्वीकार करने को कहें।
लाइन-दर-लाइन, एक ही संदर्भों के साथ
क्रेता की PO लाइन संख्याएँ और आइटम कोड वही रखें, ऑर्डर किए गए और पुष्ट किए गए मान साथ-साथ दिखाएँ और अंतर को शीट से चिह्नित होने दें। Incoterms नियम और नामित स्थान, भुगतान की शर्तें, पैकिंग और आवश्यक दस्तावेज़ दोहराएँ, और आगे प्रोफ़ार्मा इनवॉइस, कमर्शियल इनवॉइस तथा पैकिंग लिस्ट में भी वही संदर्भ इस्तेमाल करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ऑर्डर एक्नॉलेजमेंट क्या है?
परचेज़ ऑर्डर की आपूर्तिकर्ता द्वारा दी गई लिखित पुष्टि, जिसमें वे आइटम, मात्राएँ, कीमतें, डिलीवरी तिथियाँ और शर्तें बताई जाती हैं जिन्हें वह स्वीकार करता है, और कोई भी बदलाव।
क्या ऑर्डर एक्नॉलेजमेंट और प्रोफ़ार्मा इनवॉइस एक ही हैं?
पूरी तरह नहीं। एक्नॉलेजमेंट क्रेता के ऑर्डर की पुष्टि करता है; प्रोफ़ार्मा इनवॉइस कीमत और शर्तें बताता है, अक्सर भुगतान माँगने या आयात लाइसेंस के लिए। कई आपूर्तिकर्ता दोनों भेजते हैं, उन्हीं संदर्भों के साथ।
यदि पुष्ट की गई शर्तें PO से अलग हों तो क्या करें?
बदलावों को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें और क्रेता से उन्हें लिखित रूप में स्वीकार करने को कहें। CISG के तहत, जहाँ वह लागू होता है, महत्वपूर्ण बदलाव उत्तर को स्वीकृति के बजाय प्रतिप्रस्ताव बना देते हैं।
आपूर्तिकर्ता को एक्नॉलेजमेंट कब भेजना चाहिए?
परचेज़ ऑर्डर मिलने के बाद जितनी जल्दी हो सके, और सामग्री खरीदने या उत्पादन शुरू करने से पहले।
क्या टेम्पलेट राशियों की गणना करता है?
हाँ। यह हर लाइन की पुष्ट मात्रा को पुष्ट यूनिट कीमत से गुणा करता है, ऑर्डर का कुल जोड़ता है, और उन लाइनों को चिह्नित करता है जिनमें मात्रा, कीमत या तिथि PO से अलग हो।
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