कस्टम्स क्लियरेंस के लिए फ्री ऑथराइज़ेशन लेटर (फ़ॉरवर्डर या कस्टम्स ब्रोकर)
ऑथराइज़ेशन लेटर के ज़रिए फ्रेट फ़ॉरवर्डर या कस्टम्स ब्रोकर आपकी ओर से एक्सपोर्ट या इम्पोर्ट की औपचारिकताएँ संभाल सकता है: डिक्लेरेशन दाखिल करना, दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना, ड्यूटी चुकाना या कार्गो प्राप्त करना। कई एजेंट इस तरह का हस्ताक्षरित पत्र स्वीकार कर लेते हैं, लेकिन कुछ देशों और एजेंटों को अपना पावर ऑफ़ अटॉर्नी फ़ॉर्म चाहिए होता है, इसलिए पहले अपने एजेंट से पूछ लें।
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टेम्पलेट में क्या-क्या शामिल है
- प्रिंसिपल (एक्सपोर्टर या इम्पोर्टर): नाम, पता और टैक्स या कस्टम्स आईडी, जैसे EORI नंबर
- एजेंट (फ्रेट फ़ॉरवर्डर या कस्टम्स ब्रोकर): नाम, पता और, यदि हो तो, लाइसेंस या रजिस्ट्रेशन नंबर
- एजेंट क्या कर सकता है: एक्सपोर्ट या इम्पोर्ट क्लियरेंस, डिक्लेरेशन दाखिल करना, दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर, ड्यूटी और टैक्स का भुगतान, कार्गो प्राप्त करना या रिलीज़ करना
- रिप्रेज़ेंटेशन का प्रकार, जहाँ कानून में इसका भेद किया गया हो: डायरेक्ट या इनडायरेक्ट (EU, UK)
- शामिल शिपमेंट: इनवॉइस और B/L या AWB नंबर के साथ एक शिपमेंट, या किसी अवधि की सभी शिपमेंट
- वैधता की तारीखें और पत्र को कैसे रद्द किया जा सकता है
- यह घोषणा कि आपकी दी गई जानकारी सही है और कानून के अनुसार आप ज़िम्मेदार बने रहते हैं
- स्थान, तारीख, नाम, पद, हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर
सोर्स
- 15 CFR 30.3: EEI filer requirements and authorizing an agent (eCFR)
- 19 CFR Part 141, Subpart C: powers of attorney (eCFR)
- 19 CFR 111.36: relations with unlicensed persons (eCFR)
- US CBP, Power of Attorney job aid for customs brokers (2022)
- Union Customs Code, Regulation (EU) No 952/2013, article 18: customs representative (legislation.gov.uk copy)
- Union Customs Code, article 19: empowerment (legislation.gov.uk copy)
- GOV.UK, Appoint someone to deal with customs on your behalf
- Singapore Customs, Authorise a declaring agent
इस विषय पर गाइड
कब पत्र काफ़ी है और कब आधिकारिक फ़ॉर्म ज़रूरी है
कई फ़ॉरवर्डर और कैरियर हस्ताक्षरित ऑथराइज़ेशन लेटर स्वीकार कर लेते हैं, लेकिन कुछ अधिकारी और एजेंट अपना फ़ॉर्म माँगते हैं। अमेरिका में कस्टम्स ब्रोकर के पास इम्पोर्टर का वैध पावर ऑफ़ अटॉर्नी होना चाहिए (19 CFR 141.46); CBP Form 5291 का उपयोग किया जा सकता है (19 CFR 141.32), और ब्रोकर को इसे सीधे इम्पोर्टर के साथ निष्पादित करना होता है, फ़ॉरवर्डर के माध्यम से नहीं (19 CFR 111.36)। अमेरिकी एक्सपोर्ट में EEI दाखिल करने वाले एजेंट को एक्सपोर्टर से पावर ऑफ़ अटॉर्नी या लिखित ऑथराइज़ेशन चाहिए (15 CFR 30.3), और केवल कार्गो ले जाने का ऑथराइज़ेशन काफ़ी नहीं है। सिंगापुर में ट्रेडर TradeNet में इलेक्ट्रॉनिक रूप से डिक्लेयरिंग एजेंट को अधिकृत करते हैं। अपने एजेंट से पूछें कि उसे कौन-सा फ़ॉर्म चाहिए।
डायरेक्ट या इनडायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन (EU और UK)
EU के यूनियन कस्टम्स कोड (अनुच्छेद 18) के तहत कस्टम्स रिप्रेज़ेंटेटिव या तो आपके नाम से और आपकी ओर से काम करता है (डायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन) या अपने नाम से आपकी ओर से (इनडायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन)। रिप्रेज़ेंटेटिव को बताना होगा कि वह आपके लिए काम कर रहा है, और उससे अपने अधिकार का प्रमाण माँगा जा सकता है (अनुच्छेद 19)। UK की गाइडेंस के अनुसार एजेंट लिखित निर्देशों के बिना आपकी ओर से काम नहीं कर सकता, जिनमें स्पष्ट हो कि वह डायरेक्ट या इनडायरेक्ट रूप से काम कर रहा है; डायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन में कस्टम्स डेट के लिए केवल आप ज़िम्मेदार होते हैं, इनडायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन में आप और एजेंट दोनों संयुक्त रूप से ज़िम्मेदार होते हैं।
दायरा सीमित रखें और नियंत्रण अपने पास रखें
साफ़ लिखें कि एजेंट क्या कर सकता है, किन शिपमेंट या किस अवधि के लिए, और आप पत्र को कैसे रद्द कर सकते हैं। आपके द्वारा दी गई जानकारी की सटीकता की ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है: UK की गाइडेंस ट्रेडरों को याद दिलाती है कि अपनी कस्टम्स डिक्लेरेशन के लिए ड्यू डिलिजेंस की ज़िम्मेदारी अब भी उनकी है, और अमेरिकी नियम एक्सपोर्टर को उस एक्सपोर्ट जानकारी के लिए ज़िम्मेदार ठहराते हैं जो वह अपने एजेंट को देता है। हस्ताक्षरित प्रति अपने शिपमेंट रिकॉर्ड के साथ रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कस्टम्स क्लियरेंस के लिए ऑथराइज़ेशन लेटर क्या होता है?
एक हस्ताक्षरित पत्र, जिसमें एक्सपोर्टर या इम्पोर्टर किसी फ्रेट फ़ॉरवर्डर या कस्टम्स ब्रोकर को अपनी ओर से कस्टम्स की औपचारिकताएँ संभालने के लिए नियुक्त करता है, जैसे डिक्लेरेशन दाखिल करना, दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना और ड्यूटी चुकाना, किसी एक शिपमेंट या तय अवधि के लिए।
क्या ऑथराइज़ेशन लेटर और कस्टम्स पावर ऑफ़ अटॉर्नी एक ही चीज़ हैं?
दोनों का काम एक ही है, लेकिन कुछ देशों में तय फ़ॉर्म पर औपचारिक पावर ऑफ़ अटॉर्नी ज़रूरी होता है। उदाहरण के लिए अमेरिका में कस्टम्स ब्रोकर को इम्पोर्टर से पावर ऑफ़ अटॉर्नी चाहिए, और CBP Form 5291 का उपयोग किया जा सकता है। देखें कि आपका एजेंट और अधिकारी क्या स्वीकार करते हैं।
क्या एक पत्र कई शिपमेंट को कवर कर सकता है?
हाँ। आप इसे एक शिपमेंट तक सीमित रख सकते हैं, उसके इनवॉइस और ट्रांसपोर्ट डॉक्यूमेंट नंबर के साथ, या अंतिम तारीख तय करके किसी अवधि की सभी शिपमेंट को कवर कर सकते हैं। यह भी लिखें कि इसे कैसे रद्द किया जा सकता है।
पत्र पर हस्ताक्षर कौन करे?
कंपनी की ओर से हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्ति, जैसे डायरेक्टर, नाम, पद, तारीख और (यदि उपयोग होती हो) कंपनी की मुहर के साथ। कुछ एजेंट और अधिकारी बिज़नेस रजिस्ट्रेशन की प्रति भी माँगते हैं।
क्या ऑथराइज़ेशन से एजेंट मेरी डिक्लेरेशन के लिए ज़िम्मेदार हो जाता है?
पूरी तरह नहीं। आपकी दी गई जानकारी की सटीकता की ज़िम्मेदारी आपकी रहती है। EU और UK में एजेंट कस्टम्स डेट की देनदारी में तभी साझेदार होता है जब इनडायरेक्ट रिप्रेज़ेंटेशन हो।
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