Lettre d'autorisation gratuite pour le dédouanement (transitaire ou commissionnaire en douane)

Une lettre d'autorisation permet à un transitaire ou à un commissionnaire en douane d'accomplir pour vous les formalités d'export ou d'import : déposer des déclarations, signer des documents, payer les droits ou retirer la marchandise. Beaucoup d'agents acceptent une lettre signée comme celle-ci, mais certains pays et certains agents exigent leur propre formulaire de procuration ; vérifiez donc d'abord auprès de votre agent.

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Lettre d'autorisation douanière – Exemple rempli avec le générateur gratuit (données fictives)

Ce que couvre le modèle

Mandant (exportateur ou importateur) : nom, adresse et identifiant fiscal ou douanier, tel qu'un numéro EORI
Mandataire (transitaire ou commissionnaire en douane) : nom, adresse et numéro de licence ou d'enregistrement, le cas échéant
Ce que l'agent peut faire : dédouanement export ou import, dépôt des déclarations, signature des documents, paiement des droits et taxes, retrait ou remise de la marchandise
Type de représentation lorsque la loi la distingue : directe ou indirecte (UE, Royaume-Uni)
Expéditions couvertes : une seule expédition avec sa facture et son numéro de B/L ou d'AWB, ou toutes les expéditions d'une période
Dates de validité et modalités de révocation de la lettre
Une déclaration attestant que les informations que vous fournissez sont exactes et que vous restez responsable dans les conditions prévues par la loi
Lieu, date, nom, fonction, signature et cachet de l'entreprise

Sources

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Quand une lettre suffit, et quand un formulaire officiel est nécessaire

Beaucoup de transitaires et de transporteurs acceptent une lettre d'autorisation signée, mais certaines autorités et certains agents exigent leur propre formulaire. Aux États-Unis, un commissionnaire en douane doit détenir une procuration valide de l'importateur (19 CFR 141.46) ; le formulaire CBP Form 5291 peut être utilisé (19 CFR 141.32), et le commissionnaire doit la signer directement avec l'importateur, et non par l'intermédiaire d'un transitaire (19 CFR 111.36). Pour les exportations américaines, un agent qui dépose l'EEI a besoin d'une procuration ou d'une autorisation écrite de l'exportateur (15 CFR 30.3), et une autorisation limitée au déplacement de la marchandise ne suffit pas. À Singapour, les opérateurs autorisent un agent déclarant par voie électronique dans TradeNet. Demandez à votre agent de quel formulaire il a besoin.

Représentation directe ou indirecte (UE et Royaume-Uni)

Selon le Code des douanes de l'Union (article 18), un représentant en douane agit soit en votre nom et pour votre compte (représentation directe), soit en son propre nom mais pour votre compte (représentation indirecte). Le représentant doit déclarer qu'il agit pour vous et peut devoir fournir la preuve de son pouvoir de représentation (article 19). Les orientations du Royaume-Uni indiquent qu'un agent ne peut pas agir pour vous sans instructions écrites précisant s'il agit directement ou indirectement ; en représentation directe, vous seul êtes redevable de la dette douanière, en représentation indirecte, vous et l'agent en êtes solidairement redevables.

Limitez l'étendue et gardez le contrôle

Indiquez précisément ce que l'agent peut faire, pour quelles expéditions ou quelle période, et comment vous pouvez révoquer la lettre. Vous restez responsable de l'exactitude des informations que vous fournissez : les orientations du Royaume-Uni rappellent aux opérateurs qu'ils restent responsables de la diligence raisonnable sur leurs déclarations en douane, et les règles américaines rendent l'exportateur responsable des informations d'exportation qu'il remet à son agent. Conservez une copie signée avec vos dossiers d'expédition.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une lettre d'autorisation pour le dédouanement ?

Une lettre signée par laquelle un exportateur ou un importateur mandate un transitaire ou un commissionnaire en douane pour accomplir en son nom les formalités douanières, comme le dépôt des déclarations, la signature des documents et le paiement des droits, pour une expédition ou pour une période donnée.

Une lettre d'autorisation est-elle la même chose qu'une procuration douanière ?

Elles remplissent la même fonction, mais certains pays exigent une procuration formelle sur un formulaire imposé. Aux États-Unis, par exemple, les commissionnaires en douane ont besoin d'une procuration de l'importateur, et le formulaire CBP Form 5291 peut être utilisé. Vérifiez ce que votre agent et les autorités acceptent.

Une seule lettre peut-elle couvrir plusieurs expéditions ?

Oui. Vous pouvez la limiter à une expédition, avec les numéros de sa facture et de ses documents de transport, ou couvrir toutes les expéditions d'une période avec une date de fin. Précisez comment elle peut être révoquée.

Qui doit signer la lettre ?

Une personne habilitée à signer pour l'entreprise, comme un dirigeant, avec son nom, sa fonction, la date et le cachet de l'entreprise s'il est utilisé. Certains agents et certaines autorités demandent aussi une copie de l'immatriculation de l'entreprise.

L'autorisation rend-elle l'agent responsable de mes déclarations ?

Pas entièrement. Vous restez responsable de l'exactitude des informations que vous fournissez. Dans l'UE et au Royaume-Uni, l'agent partage la responsabilité de la dette douanière uniquement en cas de représentation indirecte.

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