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無料の注文請書テンプレート(注文書の確認)

バイヤーから注文書(PO)が届いたら、サプライヤーは、何を、いくらで、いつ納入するのか、また注文と異なる点があるかどうかを書面で確認する必要があります。このシートはPOの各明細を、確認した数量、価格、出荷日と並べて示し、変更のある明細に印を付け、Incoterms規則、支払条件、書類を記載するため、双方が同じ認識で生産を始められます。

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注文請書(注文確認書) – 無料作成ツールで作成した記入例（サンプルデータ）

テンプレートの記載内容

  • サプライヤーとバイヤー、請書番号と日付、PO番号と日付
  • 品目、注文数量、注文単価を含むPOの各明細
  • 各明細の確認した数量、単価、出荷日と、数式による金額
  • 確認内容がPOと異なる各明細の変更フラグ(数式による)
  • Incoterms規則と指定場所、通貨、支払条件
  • 合意した梱包、書類、検査
  • 変更点に関するメモと、バイヤーが承諾すべき事項
  • サプライヤーの署名と、変更点に対するバイヤーの承諾

出典

  1. UNCITRAL, United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG), articles 14 and 19
  2. CISG-online, text of the Convention

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注文書を確認する理由

書面による請書は、サプライヤーが注文を受諾したこと、およびその条件を示します。古い単価、カートンの入り数に合わない数量、工場が守れない出荷日といった誤りを早い段階で見つけられ、生産、プロフォーマインボイス、コマーシャルインボイスについて、双方が共通の拠り所を持てます。

変更は反対申込みとなります

国際物品売買契約に関する国際連合条約(CISG)が適用される場合、条件を追加または変更する回答は申込みの拒絶となり、その変更が重要なもの、たとえば価格、支払、品質および数量、引渡しの場所および時期、責任、紛争解決に関するものであるときは、反対申込みとなります。そのため、請書で明細を変更する場合は、その旨を明示し、バイヤーに変更を書面で承諾するよう求めてください。

明細ごとに、同じ参照番号で

バイヤーのPOの明細番号と品目コードをそのまま使い、注文内容と確認内容を並べて示し、相違点はシートに表示させます。Incoterms規則と指定場所、支払条件、梱包、必要書類を改めて記載し、のちのプロフォーマインボイス、コマーシャルインボイス、パッキングリストにも同じ参照番号を使ってください。

よくある質問

注文請書とは何ですか。

注文書に対するサプライヤーの書面による確認で、受け入れる品目、数量、価格、納期、条件と、変更点を記載します。

注文請書とプロフォーマインボイスは同じものですか。

厳密には同じではありません。注文請書はバイヤーの注文を確認するものです。プロフォーマインボイスは価格と条件を示すもので、支払の依頼や輸入許可の申請のために使われることが多くあります。多くのサプライヤーは、同じ参照番号で両方を送ります。

確認した条件がPOと異なる場合はどうなりますか。

変更点を明示し、バイヤーに書面で承諾を求めてください。CISGが適用される場合、重要な変更があると、その回答は承諾ではなく反対申込みになります。

サプライヤーはいつ請書を送るべきですか。

注文書を受け取った後できるだけ早く、材料を購入する前、または生産を始める前に送ります。

テンプレートは金額を計算しますか。

はい。各明細で確認した数量に確認した単価を掛け、注文の合計を出し、数量、価格、日付がPOと異なる明細に印を付けます。

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