বিনামূল্যের অর্ডার অ্যাকনলেজমেন্ট টেমপ্লেট (পারচেজ অর্ডার নিশ্চিতকরণ)
ক্রেতা পারচেজ অর্ডার পাঠালে সরবরাহকারীর উচিত তা লিখিতভাবে নিশ্চিত করা: কী ডেলিভারি দেবে, কত দামে ও কখন, এবং অর্ডারের সঙ্গে কোনো পার্থক্য আছে কি না। এই শিটে PO-এর প্রতিটি লাইন নিশ্চিত করা পরিমাণ, দাম ও শিপমেন্টের তারিখের পাশে পুনরায় দেখানো হয়, যেসব লাইনে পরিবর্তন আছে সেগুলো চিহ্নিত করা হয়, এবং Incoterms নিয়ম, পেমেন্টের শর্ত ও নথিপত্র উল্লেখ করা হয়, যাতে উভয় পক্ষ একই বোঝাপড়া নিয়ে উৎপাদন শুরু করে।
.xlsx ডাউনলোড করুনসব ফ্রি টেমপ্লেট →
টেমপ্লেটে কী কী আছে
- সরবরাহকারী ও ক্রেতা, অ্যাকনলেজমেন্ট নম্বর ও তারিখ, PO নম্বর ও তারিখ
- আইটেম, অর্ডার করা পরিমাণ ও অর্ডার করা একক দামসহ PO-এর প্রতিটি লাইন
- প্রতিটি লাইনের নিশ্চিত পরিমাণ, একক দাম ও শিপমেন্টের তারিখ, অঙ্ক সূত্রের মাধ্যমে
- যেসব লাইনে নিশ্চিতকরণ PO থেকে ভিন্ন, সেখানে পরিবর্তনের চিহ্ন, সূত্রের মাধ্যমে
- Incoterms নিয়ম ও নির্ধারিত স্থান, মুদ্রা ও পেমেন্টের শর্ত
- প্যাকিং, নথিপত্র ও পরিদর্শন, যেমন সম্মত হয়েছে
- যেকোনো পরিবর্তন সম্পর্কে মন্তব্য এবং ক্রেতাকে কী গ্রহণ করতে হবে
- সরবরাহকারীর স্বাক্ষর এবং পরিবর্তনগুলোতে ক্রেতার সম্মতি
সোর্স
এই বিষয়ে গাইড
কেন পারচেজ অর্ডার নিশ্চিত করবেন
লিখিত অ্যাকনলেজমেন্ট দেখায় যে সরবরাহকারী অর্ডারটি গ্রহণ করেছে এবং কোন শর্তে। এটি পুরোনো দাম, পূর্ণ কার্টনে না মেলা পরিমাণ, বা কারখানা যে শিপমেন্টের তারিখ রাখতে পারবে না, এমন ভুল আগেই ধরে ফেলে, এবং উৎপাদন, প্রোফর্মা ইনভয়েস ও কমার্শিয়াল ইনভয়েসের জন্য উভয় পক্ষকে একটি অভিন্ন রেফারেন্স দেয়।
পরিবর্তন মানে পাল্টা প্রস্তাব
আন্তর্জাতিক পণ্য বিক্রয় চুক্তি সংক্রান্ত জাতিসংঘ কনভেনশন (CISG) প্রযোজ্য হলে, যে উত্তর শর্তে কিছু যোগ করে বা শর্ত বদলায় তা প্রত্যাখ্যান এবং পাল্টা প্রস্তাব বলে গণ্য হয়, যদি পরিবর্তনগুলো গুরুত্বপূর্ণ হয়, যেমন দাম, পেমেন্ট, পণ্যের মান ও পরিমাণ, ডেলিভারির স্থান ও সময়, দায় বা বিরোধ নিষ্পত্তি। তাই অ্যাকনলেজমেন্টে কোনো লাইন বদলালে তা স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করুন এবং ক্রেতাকে পরিবর্তনটি লিখিতভাবে গ্রহণ করতে বলুন।
লাইন ধরে ধরে, একই রেফারেন্সসহ
ক্রেতার PO লাইন নম্বর ও আইটেম কোড অপরিবর্তিত রাখুন, অর্ডার করা ও নিশ্চিত করা মান পাশাপাশি দেখান এবং পার্থক্য শিটকেই চিহ্নিত করতে দিন। Incoterms নিয়ম ও নির্ধারিত স্থান, পেমেন্টের শর্ত, প্যাকিং এবং প্রয়োজনীয় নথিপত্র পুনরায় উল্লেখ করুন, এবং পরে প্রোফর্মা ইনভয়েস, কমার্শিয়াল ইনভয়েস ও প্যাকিং লিস্টেও একই রেফারেন্স ব্যবহার করুন।
সাধারণ প্রশ্ন
অর্ডার অ্যাকনলেজমেন্ট কী?
পারচেজ অর্ডারের বিষয়ে সরবরাহকারীর লিখিত নিশ্চিতকরণ, যেখানে সে যে আইটেম, পরিমাণ, দাম, ডেলিভারির তারিখ ও শর্ত গ্রহণ করছে এবং কোনো পরিবর্তন থাকলে তা উল্লেখ থাকে।
অর্ডার অ্যাকনলেজমেন্ট কি প্রোফর্মা ইনভয়েসের মতোই?
ঠিক তা নয়। অ্যাকনলেজমেন্ট ক্রেতার অর্ডার নিশ্চিত করে; প্রোফর্মা ইনভয়েসে দাম ও শর্ত উল্লেখ থাকে, প্রায়ই পেমেন্ট চাওয়ার জন্য বা আমদানি লাইসেন্সের জন্য। অনেক সরবরাহকারী একই রেফারেন্সসহ দুটিই পাঠায়।
নিশ্চিত করা শর্ত PO থেকে ভিন্ন হলে কী হবে?
পরিবর্তনগুলো স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করুন এবং ক্রেতাকে লিখিতভাবে তা গ্রহণ করতে বলুন। CISG প্রযোজ্য হলে, গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন উত্তরটিকে গ্রহণ নয়, পাল্টা প্রস্তাবে পরিণত করে।
সরবরাহকারীর কখন অ্যাকনলেজমেন্ট পাঠানো উচিত?
পারচেজ অর্ডার পাওয়ার পর যত দ্রুত সম্ভব, এবং উপকরণ কেনা বা উৎপাদন শুরুর আগে।
টেমপ্লেটটি কি অঙ্ক হিসাব করে?
হ্যাঁ। এটি প্রতিটি লাইনের নিশ্চিত পরিমাণকে নিশ্চিত একক দাম দিয়ে গুণ করে, অর্ডারের মোট বের করে, এবং যেসব লাইনে পরিমাণ, দাম বা তারিখ PO থেকে ভিন্ন সেগুলো চিহ্নিত করে।
আরও ফ্রি টুলস
Triplicate ফ্রি এবং ক্রমাগত আরও ভালো হচ্ছে। কাজে লেগেছে? Triplicate-কে সাপোর্ট করুন ♥
বিজ্ঞাপন ছাড়া চান? Pro সব বিজ্ঞাপন সরিয়ে দেয় · মাসে $1